VIAD CORP POLITIQUE DE GESTION DES DOSSIERS

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1 VIAD CORP POLITIQUE DE GESTION DES DOSSIERS

2 OBJECTIF 3 Définitions PROCÉDURES 4 Gestion des dossiers Conservation en cas de contestation, litige, assignation ou enquête Conservation et archivage des dossiers Calendrier de conservation Procédures d élimination CERTIFICAT ANNUEL DE CONFORMITÉ 8 VIOLATIONS ET DÉNONCIATIONS DE VIOLATIONS 8 Violations Dénonciations de violations AUTRES POLITIQUES QUI S APPLIQUENT 9 Amendements et révisions EXCEPTIONS À LA POLITIQUE 9 ANNEXE A procédure d auto-évaluation employé 11 ANNEXE B procédure évaluation chefs de service 13 ANNEXE C procédure storage Iron Mountain 15 Où vous renseigner si vous avez besoin d aide : Si vous avez besoin d aide pour toute information technique incluse dans le présent document, ou si vous avez des questions additionnelles, contactez votre superviseur ou le Représentant à la gestion des dossiers de la Compagnie. Pour usage interne uniquement Droits réservés 2007 Viad Corp. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite sans l autorisation écrite de Viad Corp. Révisée 04/01/08 2

3 1. OBJECTIF Le premier objectif de cette politique est de fournir des règles et des lignes directrices qui régissent la gestion méthodique des dossiers depuis leur création, leur archivage et leur repérage, y compris leur statut actif, inactif et archivé, jusqu à leur élimination finale en conformité avec les différentes réglementations, règles, lois et les différents statuts gouvernementaux, fédéraux, provinciaux et locaux qui exigent des compagnies qu elles conservent ou maintiennent des dossiers spécifiques pour des durées déterminées. La conformité avec cette politique assurera que : Les dossiers qui doivent être conservés conformément aux réglementations et lois gouvernementales, fédérales, provinciales et locales soient préservés pendant la durée exigée; Les dossiers qui sont nécessaires au fonctionnement de la Compagnie soient conservés de façon méthodique pour être accessibles suivant les besoins de la compagnie; Les dossiers qui impliquent des actions judiciaires en instance ou d autres procédures gouvernementales, tels que les vérifications fiscales et les litiges, soient identifiés et conservés aussi longtemps que l exigent de telles actions et procédures, et qu ils ne sont pas éliminés une fois l avis reçu. Pour s assurer que les dossiers nécessaires à de telles actions et procédures ne soient pas détruits, un Avis de conservation ou une lettre de Mise en suspens pour raisons judiciaires sera émis par le Service juridique aux personnes qui peuvent avoir connaissance de faits relatifs à de telles actions en instance; Les dossiers qui doivent être conservés en permanence, que ce soit conformément à une exigence judiciaire ou de la loi ou conformément aux pratiques prudentes d affaires, soient correctement identifiés, catalogués et traités en vue d un archivage permanent par le service approprié; Les dossiers qui ne sont pas tenus d être conservés conformément à une des catégories décrites ci-dessus soient traités en vue de leur élimination; et Toutes les informations de la compagnie en possession du ou contrôlées par le personnel, en tant que biens de la Compagnie, et tous les fichiers et dossiers contenant de telles informations, soient livrées à la direction lors de départs à la retraite ou de tout autre type de cessation d emploi ou de mission. Le second objectif de cette politique est de réduire les dépenses d archivage et de conservation engagées par la Compagnie en conservant uniquement les informations que la compagnie est obligée de conserver. La Compagnie investit des ressources considérables en vue de maintenir des informations courantes et historiques concernant les affaires courantes, les informations financières et autres associées à la compagnie et à ses activités. Les coûts engagés pour maintenir de telles informations incluent ce qui suit : Les coûts associés au maintien des informations électroniques sur des systèmes informatiques et des supports électroniques utilisés pour conserver de telles informations; Révisée 04/01/08 3

4 Les coûts associés à l utilisation de l espace commercial ou d espace d entreposage onéreux pour l archivage des dossiers actifs et archivés; Les frais d entreposage physique fixés par d autres entreprises pour le maintien de et l offre d accès aux boîtes d archivage des dossiers comprenant la correspondance, les tableaux de ventilation financière, les rapports, les microfilms, les microfiches, etc.; Les frais d entreposage physique fixés par d autres entreprises pour le maintien hors site de copies d informations électroniques à des fins de reprise après sinistre; et Les coûts du personnel interne tenu de tenir une trace de l emplacement physique des dossiers actifs et archivés et de conserver les informations relatives aux dossiers présentement archivés hors site par d autres entreprises. La présente politique supplante toutes autres politiques de la Compagnie concernant la conservation et la gestion des dossiers. Définitions Les définitions suivantes sont utilisées telles quelles, qu elles aient des lettres majuscules ou non : «Service juridique» désigne, dans le cas de GES Exposition Services, Inc. et ses compagnies affiliées, le service juridique de GES; dans tous les autres cas, il désigne le Service juridique de Viad. «Dossier» est un document ou une communication électronique contenant des données ou des renseignements de nature et de forme quelconques générés ou reçus par une organisation, et contenant des renseignements nécessaires au fonctionnement des activités commerciales de ladite organisation. Habituellement considéré comme de valeur suffisante pour être conservé systématiquement pour une période de temps. «Gestion des dossiers» est le contrôle méthodique des dossiers depuis leur création, en passant par leur utilisation et leur conservation active, leur archivage inactif ou semiactif, jusqu à leur élimination finale ou leur conservation dans les archives. «Représentant à la gestion des dossiers» est la personne responsable d assister la Compagnie avec la mise en place et l administration de cette politique. «Période de conservation» est la durée pendant laquelle un dossier doit être conservé pour satisfaire aux exigences administratives, historiques, légales et de vérification d une organisation. «Calendrier de conservation» est un échéancier qui identifie la durée pendant laquelle un dossier doit être conservé sous un statut actif ou inactif avant son élimination finale. 2. PROCÉDURES Gestion des dossiers. Cette politique s applique aux administrateurs, employés et agents (collectivement et individuellement désignés «personnel») au sein de Viad Corp, ses filiales et compagnies exploitantes (collectivement et individuellement désignées comme «la Compagnie»). Chaque administrateur, employé et agent de la compagnie est responsable de la gestion des dossiers. Révisée 04/01/08 4

5 Tout le personnel de la Compagnie devrait être au courant de l importance de se conformer de façon stricte et uniforme aux politiques, procédures et périodes de conservation établies en vertu de la présente politique. Les pratiques de gestion des dossiers doivent être établies par chaque compagnie exploitante et chaque service au sein de chaque compagnie exploitante selon les besoins de son activité, et ces pratiques doivent être systématiquement révisées pour assurer la conformité. La présente politique expose systématiquement des exigences précises en matière de conservation des informations associées aux fonctions, aux systèmes d application (grand livre, comptes à recevoir, paie, etc.) ou aux services plutôt qu à la forme ou au support sur lequel l information est contenue. Cette politique s applique aux documents et dossiers électroniques aussi bien qu à ceux contenus sous une forme plus traditionnelle tels que le papier, les microfilms et les microfiches. Le contenu du document ou du dossier détermine sa période de conservation et non la forme ou le format sous lequel le document ou le dossier est contenu. Conservation en cas de contestation, litige, assignation ou enquête. En cas de litige, d assignation, de demande réglementaire, de procès criminel, ou d action de même nature, le personnel de la Compagnie n a pas le droit d altérer, de mutiler, dissimuler, effacer, jeter ou détruire toute information ou donnée, y compris les courriels, les communications électroniques, les dossiers et les documents, qu ils soient créés ou archivés sur copie papier ou électroniquement, et reliés de quelque façon que ce soit au litige, à l assignation, à la demande réglementaire, au procès criminel ou action de même nature. Le Service juridique émettra un Avis de conservation ou une lettre de Mise en suspens pour raisons juridiques pour vous avertir d un litige en instance ou imminent, ou d autres actions en justice, et vous avisez de vos obligations précise en matière de conservation. Le Service juridique vous avertira aussi lorsque la suppression d une telle information et donnée est autorisée. Conservation et archivage des dossiers. Les dossiers et autres matériels contenant des données et des informations que la Compagnie n est pas tenue de conserver en vertu de la loi ou des réglementations et qui n ont plus de valeur administrative ou commerciale légitime, doivent être détruits, effacés ou autrement éliminés. Les documents et autres matériels contenant des données et des informations qui ont une valeur administrative ou commerciale légitime devraient généralement inclure ceux qui : fournissent des informations pertinentes et importantes sur des projets réguliers et actifs, des activités de gestion de contrats ou des offres de services relatives à la façon et aux raisons pour lesquelles des décisions d affaires importantes ont été prises, à l intention ou au but d une décision commerciale, d une transaction ou d une relation, ou relatives à la ou aux personnes qui ont été impliquées dans le processus décisionnel; ou sont directement reliés aux projets complétés et clos, des activités de gestion de contrat ou des offres de services qui sont connues pour être récurrentes et dans Révisée 04/01/08 5

6 lesquelles la conservation des dossiers connexes est considérée comme vitale au renouvellement réussi de l activité; sont reliés aux questions, litiges, affaires ou questions juridiques, réglementaires ou d emploi; et ont été considérés comme une exception à cette politique conformément à la section 6. Les dossiers que la Compagnie est tenue de conserver doivent être conservés et archivés conformément à la présente politique. Tous les dossiers étant conservés et archivés doivent être identifiés de façon appropriée (c.-à-d., par un mot clé, type de document, etc.), archivés d une façon à assurer la sécurité et l intégrité du dossier et conservés pour la durée identifiée dans le Calendrier de conservation inclus comme composante de cette politique. Les capacités d entreposage physique sécurisé varieront pour chaque compagnie exploitante. Chaque compagnie exploitante devra choisir un lieu d entreposage sécurisé approprié ou un dépôt de dossiers hors site qui satisfasse à ses besoins d affaires. L annexe C ci-jointe contient les procédures à suivre pour l archivage et la récupération des dossiers entreposés physiquement à Iron Mountain, un dépôt de dossiers hors site utilisé par Viad Corp. Ces procédures peuvent être utiles aux compagnies exploitantes qui entreposent physiquement des archives sur site. Les copies de tout dossier doivent être éliminées une fois leur but initial desservi. En aucune circonstance, les copies des dossiers ou des fichiers mentionnés dans la présente politique ne pourront être conservés plus longtemps que la durée de conservation établie stipulée dans cette politique pour une telle catégorie de dossiers. Les dossiers qui n ont plus lieu d être conservés doivent être éliminés tel que stipulé dans la section Procédures d élimination. Calendrier de conservation. Cette politique est structurée pour assurer que les dossiers de la Compagnie sont identifiés, classés et conservés dans un lieu approprié pour la période de conservation applicable. Les périodes de conservation du Calendrier de conservation ont été établies après avoir considéré les exigences de conservation connues émises conformément à des lois, des règles et des réglementations gouvernementales, fédérales, provinciales, et/ou locales, ainsi que le besoin de la Compagnie de conserver certains dossiers conformément aux pratiques prudentes d affaires. Les périodes de conservations représentent les durées pendant lesquelles les dossiers spécifiés doivent être conservés. À l expiration de la période de conservation, les dossiers concernés devront être éliminés sur une base régulière conformément à la procédure de l organisation, à moins que les dossiers continuent d avoir une valeur administrative ou commerciale légitime ou que le Service juridique ait transmis au préalable des instructions écrites pour suspendre temporairement l élimination régulière prévue des dossiers périmés. Chaque compagnie exploitante est responsable de l identification et de la conformité avec les exigences de conservation des dossiers de son industrie et de sa juridiction. De surcroît, les exigences légales changent au cours du temps et de nouvelles exigences Révisée 04/01/08 6

7 seront périodiquement mises en place. Au fur et à mesure que le Comité de gestion des dossiers a connaissance de changements ou d ajouts, des suppléments à cette politique seront envoyés à chaque compagnie exploitante affectée par de tels changements ou ajouts. Le personnel des compagnies exploitantes qui est directement impliqué avec diverses exigences légales devrait informer le Comité de gestion des dossiers des changements dont ils prennent connaissance. Toutes les périodes de conservation dans le Calendrier de conservation sont indiquées en années. Consultez la «Légende de conservation» contenue dans le Calendrier de conservation pour des explications sur les codes de conservation. La période de conservation de tous les dossiers qui ont une durée spécifique lorsqu ils sont considérés comme complétés, obsolètes, ou réglés, commence après que cette période soit atteinte. Par exemple, la période de conservation pour les dossiers relatifs au personnel est calculée après la date de cessation d emploi de l employé. La période de conservation pour tous les autres dossiers commence après que l année en cours ait expirée. La période de conservation pour les dossiers sur des biens possédés (tels que biens immobiliers, biens personnels, les actions dans d autres entités et tout autre actif immobilisé ou incorporel) ne commence à courir qu après que le bien ait été vendu ou cédé. Les informations conservées sur toute forme de support de communication autre que le papier devront être conservées dans leur format originel et, dans la mesure du possible, pour la même période de temps requise que pour le papier. Cela s applique aux données conservées sur microfilm ou microfiche, les serveurs, les disquettes, les disques compacts, les DVD, les disques magnétiques, ou les bandes magnétiques ou toute autre forme de support de communication électronique. LE CALENDRIER DE CONSERVATION A ÉTÉ DÉVELOPPÉ EN SE BASANT SUR LES EXIGENCES LÉGALES ET/OU OPÉRATIONNELLES SPÉCIFIQUES ET SPÉCIALISÉES APPLICABLES À CHAQUE SERVICE ET EN SE BASANT SUR UNE ANALYSE D UTILISATION RÉELLE DES DOSSIERS. LE MÊME DOSSIER PEUT AVOIR DES NOMS DIFFÉRENTS ET/OU ÊTRE UTILISÉ DIFFÉREMMENT AU SEIN DE COMPAGNIES EXPLOITANTES DIFFÉRENTES. LA CONSERVATION D UN TEL DOSSIER PEUT PAR CONSÉQUENT ÊTRE DIFFÉRENTE. LES QUESTIONS OU LES PROBLÈMES DOIVENT ÊTRE ADRESSÉS AU(X) REPRÉSENTANT(S) À LA GESTION DES DOSSIERS DE LA COMPAGNIE. Procédures d élimination. Le chef de service ou la personne ayant la responsabilité de superviser l administration de la présente politique devra diriger l élimination routinière des dossiers pour lesquels la période de conservation fixée a expiré. L unique exception à cette règle concerne les situations où le Service juridique a émis au préalable un avis écrit pour suspendre temporairement l élimination programmée régulière de certains dossiers. Le Service juridique émettra des instructions écrites quant au moment où l élimination régulière des dossiers identifiés pourra reprendre. Révisée 04/01/08 7

8 Les méthodes pour une élimination acceptable incluent : L utilisation de déchiqueteuses à papier ou d équipement similaire; L utilisation de centres ou d usine de recyclage du papier; La suppression d un dossier électronique du serveur ou de tout autre lieu de conservation approuvé; La destruction du support contenant un dossier électronique; et Le brûlage en incinérateurs clos par un tiers autorisé. Les dossiers papier, les fichiers ou autre support de communication tangible ne devraient pas être brûlés dans des feux allumés en plein air ou éliminés dans des sites d enfouissement ou une décharge non réglementée. 3. CERTIFICAT ANNUEL DE CONFORMITÉ Les certificats de conformité seront remplis annuellement au plus tard le 1 er août et de la façon suivante : Tout le personnel de la Compagnie remplira un certificat de conformité qui certifie que l utilisateur a effectué une auto-évaluation (contenue dans l annexe A) et est, à tous les égards, en conformité avec la présente politique. Tous les chefs de service rempliront un certificat de conformité qui atteste que le service a effectué une évaluation de conformité au service (contenue dans l annexe B) et que les dossiers du service sont, à tous les égards, en conformité avec la présente politique. Chaque compagnie exploitante remplira un certificat de conformité relatif à cette politique. La direction de Viad Corp émettra périodiquement des rapports au Comité de vérification de Viad Corp concernant la présente politique et le statut de conformité des compagnies exploitantes de Viad. Les certificats de conformité pour les utilisateurs individuels et les chefs de service seront mis à leur disposition par le Représentant à la gestion des dossiers de la Compagnie pendant la période de certification annuelle et ils devront être remplis par tout le personnel au plus tard le 1 er août de chaque année. Une fois les certificats remplis et signés, tous les formulaires devront être retournés au Représentant à la gestion des dossiers. Il est recommandé que le processus du certificat de conformité fasse partie du processus du budget annuel du service au cours duquel chaque responsable de service /directeur ou vice-président pourra passer en revue et attester de la conformité du service en regard d une telle politique. 4. VIOLATIONS ET DÉNONCIATIONS DE VIOLATIONS Violations. Les violations à cette police devront être prises au sérieux et pourraient entraîner des actions disciplinaires, y compris la cessation d emploi, l annulation de contrat, et/ou la responsabilité civile ou criminelle. Révisée 04/01/08 8

9 Dénonciations de violations. Les utilisateurs ayant connaissance du fait que quelqu un conserve ou détruit des dossiers en violation de la politique de la Compagnie, sont tenus de dénoncer immédiatement l incident. La non dénonciation des activités irrégulières peut entraîner des actions disciplinaires, y compris la cessation d emploi ou l annulation de contrat, et/ou la responsabilité civile ou criminelle. Vous pouvez informer votre superviseur, le(s) Représentant(s) à la gestion des dossiers de la Compagnie, l agent à la conformité de la compagnie, un administrateur, le service des ressources humaines, ou le Service juridique. Vous pouvez aussi utiliser la ligne prioritaire directe confidentielle TOUJOURS HONNÊTE de votre région (appel sans frais aux États-Unis d Amérique au ) pour dénoncer une quelconque violation. 5. AUTRES POLITIQUES QUI S APPLIQUENT Toutes les politiques existantes de la Compagnie s appliquent aux employés et à la conduite d autres personnels en relation avec la gestion des dossiers, y compris mais sans se limiter à, les politiques de la Compagnie concernant la propriété intellectuelle, le délit d initié, l abus de biens de la Compagnie, la discrimination, le harcèlement, le harcèlement sexuel, la sécurité des informations et des données, et la confidentialité, incluant spécifiquement ce qui suit : Le manuel de conformité et de code d étiquette Toujours honnête de la Compagnie Le guide des politiques de la Compagnie La politique d utilisation des technologies de la Compagnie Les politiques des technologies de l information affichées sur le système Intranet de la Compagnie Amendements et révisions. La présente politique et toute autre politique de la Compagnie peut être amendée ou révisée de temps à autre au gré des besoins, tel qu autorisé par le président-directeur général de Viad suivant la recommandation du Comité de gestion des dossiers. Le Calendrier de conservation peut être amendé ou révisé de temps à autre au gré des besoins par le Comité de gestion des dossiers. 6. EXCEPTIONS À LA POLITIQUE Les exceptions écrites à cette politique peuvent être accordées lorsqu il existe un besoin de conserver le dossier pour une raison commerciale ou administrative légitime ou lorsqu il y a une exigence légale ou réglementaire ou une obligation de le faire. Toutes les demandes d exceptions à cette politique doivent être faites par écrit, signées par le président-directeur général de la compagnie exploitante, ou un vice-président de Viad, et soumises au Comité de gestion des dossiers de Viad Corp. Votre superviseur peut faire une demande d exception en votre nom en coordination avec le Représentant à la gestion des dossiers et le Service juridique. Les demandes d exception considérées par le Comité de gestion des dossiers seront soumises au président de Viad Corp et le directeur général pour approbation ou refus tel que prescrit par le Comité de gestion des dossiers. L avis de Révisée 04/01/08 9

10 refus ou d acception de la demande d exception vous sera retourné avec une copie pour le Représentant à la gestion des dossiers et au Service juridique. CALENDRIER DE CONSERVATION Veuillez consulter la feuille Excel intitulée «Calendrier de conservation» disponible sur l Intranet de Viad. Le Calendrier de conservation est divisé en différentes feuilles, et il est possible de le trier et d y faire des recherches. Le Calendrier de conservation est révisé et amendé de temps en temps. Révisée 04/01/08 10

11 ANNEXE A Auto-évaluation de la politique de gestion des dossiers (pour les utilisateurs individuels) Tout administrateur, employé et agent de la Compagnie est responsable de la gestion des dossiers. La Politique de gestion des dossiers de la Compagnie (la «Politique») offre le contrôle méthodique des dossiers depuis leur création, leur archivage et leur repérage, y compris leur statut actif, inactif et archivé, jusqu à leur élimination finale. Les dossiers incluent les originaux et les copies de toute l information générée à l interne qu elle soit sur papier, microfilm, disquette, disque compact, DVD, bande pour ordinateur ou qu elle soit sous format numérique ou électronique. Les dossiers peuvent aussi inclure des informations reçues de sources extérieures. L auto-évaluation ci-dessous est un outil pour vous aider à évaluer le progrès que vous avez accompli au cours des 12 derniers mois vis-à-vis de la conformité avec la présente Politique. Auto-évaluation Politiques et procédures J ai lu et compris la présente Politique et j ai une compréhension raisonnable de quels dossiers doivent être conservés et de quels dossiers doivent être détruits. Je comprends que je ne peux pas éliminer de dossiers sauf conformément à la Politique. J ai participé récemment à une journée de nettoyage du bureau ou des filières («Journée de nettoyage») ou j ai autrement dévolu un temps suffisant à la revue et à l élimination des documents ou fichiers inutiles. Courriel Je supprime des courriels lorsqu ils n ont plus de valeur commerciale ou administrative légitime. J ai examiné mes courriels actuels pour déterminer qu ils continuent d avoir une valeur administrative et commerciale légitime et que leur rétention répond aux exigences de la présente Politique. Chaque courriel que j ai conservé et qui a plus d un an est conservé conformément à la Politique ou est soumis à une exception écrite à la Politique. Oui, j ai accompli cette tâche au cours des 12 derniers mois Non, je n ai pas accompli cette tâche au cours des 12 derniers mois et je m engage à réaliser cette tâche dans les 12 prochains mois Révisée 04/01/08 11

12 Pièces jointes au courriel et documents électroniques J ai examiné mes pilotes de système (pilote local, pilotes en réseau partagé, et pilote de réseau personnel) où je stocke personnellement des données et j ai pris des mesures raisonnables pour atteindre l objectif d assurer que chaque document, image ou fichier réponde aux exigences de la Politique. J ai passé en revue les documents que j ai personnellement conservés sur tout dispositif de stockage portable autorisé (CD, clés USB, agenda électronique, etc.) et j ai pris des mesures raisonnables pour atteindre le but d assurer que chaque document, image ou fichier réponde aux exigences de la Politique. Support papier et non électronique J ai passé en revue mes dossiers papier et autres supports pour déterminer que chacun d eux répond aux exigences de la Politique. Les dossiers que j ai classé, conservés ou archivés sont identifiés avec assez d information pour aider à leur récupération. Protection et sécurité des dossiers J ai contrôlé mes informations et mes dossiers pour qu ils soient disponibles uniquement à ceux qui ont besoin de le savoir. J ai entrepris les démarches appropriées pour protéger et sécuriser adéquatement mes informations et mes dossiers contenant des informations confidentielles. Mes informations et mes dossiers sont organisés pour que les personnes qui ont besoin d informations ou de dossiers particuliers puissent facilement et rapidement trouver et récupérer lesdites informations sans avoir à recourir à moi. Révisée 04/01/08 12

13 ANNEXE B Évaluation de conformité du service à la politique de gestion des dossiers (pour les chefs de service) Tout chef de service est responsable de veiller à ce que les dossiers de son service soient conservés à un endroit commun accessible immédiatement, et que ces dossiers de service soient entreposés ou archivés. La Politique de gestion des dossiers de la Compagnie (la «Politique») offre le contrôle méthodique des dossiers depuis leur création, leur archivage et leur repérage, y compris leur statut actif, inactif et archivé, jusqu à leur élimination finale. Les dossiers incluent les originaux et les copies de toute l information générée à l interne qu elle soit sur papier, microfilm, disquette, disque compact, DVD, bande pour ordinateur ou qu elle soit sous format numérique ou électronique. Les dossiers peuvent aussi inclure des informations reçues de sources extérieures. La présente évaluation de conformité du service ci-dessous est un outil pour vous aider à évaluer les progrès que votre service a accomplit au cours des 12 derniers mois vis-à-vis de la conformité avec la présente Politique. Tous les dossiers de service qui sont immédiatement disponibles dans un endroit commun d entreposage ou qui sont présentement en cours de préparation pour être conservés ou archivés doivent se conformer aux exigences en matière de politique de gestion des dossiers de la Compagnie. Chaque service devra prendre des mesures raisonnables en ce qui concerne le rappel de dossiers de services déjà conservés ou archivés conformément à la Politique. Évaluation de conformité du service Oui, mon service a accompli cette tâche au cours des 12 derniers mois Structure du programme Mon service a une personne assignée à la gestion du classement, de la conservation et de l archivage des dossiers du service. Les dossiers du service présentement classés ou en cours de préparation pour être conservés ou archivés par mon service sont étiquetés avec des informations suffisantes pour aider à leur récupération. Les dossiers du service en cours de préparation pour être conservés ou archivés par mon service ont des dates de destruction appropriées. Politiques et procédures Chaque employé dans mon service a rempli un certificat Non, mon service n a pas accompli cette tâche au cours des 12 derniers mois et il s engage à réaliser cette tâche dans les 12 prochains mois Révisée 04/01/08 13

14 annuel de conformité relatif à la présente Politique. Mon service a participé récemment à une journée de nettoyage du bureau ou des filières («Journée de nettoyage») ou a autrement dévolu un temps suffisant à la revue et à l élimination des documents ou fichiers inutiles. Dossiers de service conservés ou archivés Mon service possède un inventaire détaillé actualisé de tous les dossiers du service qui sont conservés ou qui ont été archivés. Mon service a périodiquement passé en revue notre inventaire de dossiers du service conservés ou archivés pour s assurer que les dossiers adéquats sont conservés et détruits. Mon service a détruit des dossiers de service prévus pour être détruits, y compris les fichiers électroniques. Mon service identifie clairement les dossiers du service, leur donne l attention de conservation appropriée, et les conserve séparément des dossiers de service temporaires. Protection et sécurité des dossiers Mon service contrôle les informations et les dossiers du service pour qu ils soient disponibles uniquement aux personnes qui ont besoin de le savoir. Mon service protège et sécurise adéquatement ses dossiers de service et ses informations qui sont vitales ou qui contiennent des informations confidentielles. Les informations et les dossiers de mon service sont organisés de telle sorte qu il est facile et rapide de les trouver et de les récupérer. Révisée 04/01/08 14

15 ANNEXE C Procédures pour le dépôt de dossiers de Iron Mountain L annexe C contient les procédures courantes pour archiver, récupérer et détruire les dossiers en utilisant Iron Mountain comme dépôt hors site des dossiers. Iron Mountain peut réviser ses procédures générales en tout temps et devra avertir ses clients, tel que Via Corp, de ces changements. Les procédures les plus courantes pour Iron Mountain doivent être suivies pour archiver, récupérer et détruire les dossiers, que ces procédures soient reflétées ou non dans l Annexe C. Transfert aux archives Le dépôt de Iron Mountain, ou «Les archives», est conçu uniquement pour l archivage à long terme des dossiers de la Compagnie qui ne sont plus actifs mais qui doivent être conservés conformément à la Politique de gestion des dossiers de la Compagnie. Chaque chef de service doit déterminer quels dossiers doivent être archivés et pour combien de temps. En vue de maintenir un inventaire des dossiers transférés pour un archivage à long terme, il faut préparer une feuille de Transfert des dossiers à archiver. En plus de cette feuille, la boîte des dossiers doit être étiquetée correctement. Les dossiers qui doivent être transférés pour archivage devraient être préparés de la manière suivante : 1. Les dossiers doivent être empaquetés dans une boîte d archivage de dimensions standard de 12 po x 10 po x 15 po. Les chèques payés doivent être emballés dans des conteneurs à chèques standard. Il est impératif que toutes les filières soient purgés des dossiers non essentiels avant l archivage. 2. Les boîtes d archivage ne doivent pas être trop ou peu remplies. Lorsque les dossiers dans une boîte sont comprimés manuellement, il devrait rester un espace minimum de deux pouces entre les dossiers et le bord de la boîte. 3. Tous les dossiers dans une boîte doivent avoir la même date de revue ou de destruction. Ne pas inclure des dossiers avec des dates de revue ou de destruction différentes dans la même boîte. La boîte d archivage doit contenir une étiquette avec un numéro de code à barres (les étiquettes de code à barres sont fournies par Iron Mountain) et elle doit contenir les informations suivantes : 1. Le nom de la compagnie/filiale et du service; 2. Le type de document et/ou mot clé; 3. Une brève description des dossiers; Révisée 04/01/08 15

16 4. La date des dossiers; et 5. La date de destruction ou de revue. La section Description longue peut être utilisée pour une description plus détaillée des dossiers. Une fois le formulaire de Transfert des dossiers à archiver rempli, faites-le signer et dater par votre chef de service. Le chef de service doit signer tous les formulaires Transfert des dossiers à archiver comme assurance que seuls soient archivés les dossiers de la compagnie qui doivent être conservés. Collez la grande étiquette de boîte au-dessus du numéro de code à barres sur l étiquette de la boîte et la plus petite étiquette avec le même numéro sur la feuille de Transfert des dossiers à archiver. Faites une copie de la feuille de Transfert des dossiers à archiver. Conserver l originale dans vos filières et placez une copie dans la boîte à transférer aux archives. Une fois ces étapes accomplies, la grande étiquette de boîte avec le code à barres est appliquée à la boîte, sous la poignée. Les entrées suivantes sont faites par l entremise du site Internet de Iron Mountain : 1. Numéro de boîte du client (numéro de code à barres). 2. Code d identification du service (c.-à-d., 1200, 1500, etc.). 3. Description principale (type de document/mot clé). 4. Description secondaire (suite du type de document / mot clé ou autre description spécifique). 5. Initialisation (initiales de la partie responsable). 6. De (date)/ À (date) (dates de début et de fin des dossiers). 7. Description longue (description détaillée, spécifique des dossiers). Une fois l identification et le formulaire de Transfert des dossiers à archiver complétés et l information saisie en ligne, la cueillette des boîtes peut être arrangée en contactant les Services postaux. En plus d ajouter de nouvelles archives, le service en ligne de Iron Mountain peut être utilisé pour surveiller toute activité d archivage, par exemple, la recherche d inventaire, la récupération d archives, et les dates de destruction. Récupération des archives Les dossiers archivés à Iron Mountain peuvent être récupérés sur demande électronique via le site Internet de Iron Mountain. Pour les demandes de dossiers faites avant 15 heures, les dossiers seront livrés le jour ouvrable suivant. Pour les demandes faites après 15 heures, les dossiers seront livrés le second jour ouvrable suivant la demande. Pour retourner des dossiers, contactez les Services postaux. Révisée 04/01/08 16

17 Si des demandes sont reçues pour des documents appartenant à un autre service/ou une autre partie autre que le demandeur, l Agent de conformité à la gestion des dossiers confirmera le pouvoir de sortie du dossier et pourra avoir à demander l archive pour le demandeur. Les informations suivantes sont exigées pour les demandes : 1. Personne demandant les dossiers. 2. Le service, la compagnie, l adresse postale, le numéro de téléphone du demandeur. 3. Le numéro de boîte. Revue des dossiers Deux fois par an (tel que déterminé par le Comité de gestion des dossiers), un rapport complet des dossiers d archive de service est envoyé aux chefs des services respectifs. Le chef de service ou la personne désignée devra consulter la personne responsable des dossiers soumis à une revue pour qu ils soient détruits ou qu ils reçoivent une date d examen. L information «date de revue future» peut être mise à jour électroniquement en utilisant le site Internet de Iron Mountain. Le rapport reflétera aussi tout dossier dont la période de revue stipulée est dépassée. Une demande d élimination ou de destruction de dossiers doit être envoyée au représentant de la compagnie de Iron Mountain. Une «Liste de destruction préliminaire» sera générée pour indiquer toutes les archives marquées comme à détruire. Un rapport sera envoyé pour une revue finale. Le formulaire doit être examiné et approuvé par un chef de service autorisé puis retourné. Une fois la destruction effectuée, une lettre de destruction finale sera envoyée au chef de service. Conservez cette lettre dans vos filières. L élimination partielle des dossiers n est pas encouragée. La fusion de boîtes partielles à un nouveau conteneur doit refléter le numéro de boîte précédent sur la feuille de Transfert des dossiers à archiver révisée. Une demande doit être faite pour retirer en permanence l ancienne boîte des archives pour éviter des frais d archivage futurs. Des copies de la feuille de Transfert des dossiers à archiver révisée doivent être conservées dans les filières de votre service. Les questions relatives à la fusion ou à l élimination partielle des dossiers doivent être adressées à votre chef de service ou au Représentant à la gestion des dossiers. Révisée 04/01/08 17