Renseignements importants relatifs à Vacances WestJet pour les groupes

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1 Renseignements importants relatifs à Vacances WestJet pour les groupes Pour modifier ou annuler votre réservation, ou pour sélectionner un siège moyennant des frais, veuillez appeler Vacances WestJet Groupes au durant les heures de bureau. Afin de vous assurer que votre expérience voyage soit aussi agréable que possible, allouez amplement de temps pour vous rendre à l aéroport, déposer vos bagages et franchir le contrôle de sécurité et les douanes. Vous pouvez effectuer un enregistrement en ligne ou sur votre téléphone intelligent 24 heures avant l heure de départ prévue de votre vol. Pour connaître les délais limites et les méthodes d'enregistrement pour chaque aéroport, veuillez visiter Vous êtes prêt à vous enregistrer? Si oui, visitez No de TPS: No de permis de l OPC du Québec: Vous a pp elez de l e xt éri eur du Ca na da ou des Ét a ts -Unis? Numéro local : Ce numéro local peut être utilisé à partir d un pays que ne figure pas dans la liste ou dans le cas où le numéro de téléphone sans frais approprié ne fonctionne pas. Des frais d'interurbain s'appliqueront. Antigua Bahamas Barbade Bermudes Colombie République dominicaine Grand Caïman Irlande Jamaïque Mexique Porto Rico Sainte-Lucie Trinité-et-Tobago Turques et Caïques Royaume-Uni ATS pour les personnes malentendantes : Sans frais : Page 1

2 Modalités et conditions Taille minimale du groupe Afin d'être admissible à un tarif de groupe de Vacances WestJet, votre groupe doit réserver entre 10 et 50 chambres. Pour une réservation de groupe dans un hôtel Sandals, votre groupe doit réserver au moins cinq chambres. Pour les groupes réservant plus de 50 chambres, des modalités et conditions additionnelles sont en vigueur. Contactez-nous au pour en savoir davantage. Prix des forfaits et validité Les propositions indiquent le prix par invité en dollars canadiens. Étant donné que les prix peuvent varier en fonction de votre destination et de votre date de départ, veuillez consulter votre proposition de prix de groupe pour les dates de validité. Les tarifs de groupe sont offerts pour les voyages d'agrément seulement. Ils ne sont pas offerts pour les congrès ou les conférences. Les hôtels se réservent le droit d'imposer les tarifs de congrès ou de conférences aux invités de Vacances WestJet, le cas échéant. Vacances WestJet ne sera pas tenue responsable des frais additionnels imposés par l'hôtel. Paiement Vacances WestJet exige un dépôt de 150 $ CAN par invité au moment de la réservation. Ce dépôt est non remboursable en cas d'annulation. Hôtels Sandals : Pour les 15 chambres/30 invités initiaux d'une réservation Sandals Resort, le dépôt n'est exigé que 90 jours après la réservation, ou jusqu'à 120 jours avant le départ, selon la première éventualité. Pour une réservation de plus de 15 chambres, un dépôt de 150 $ CAN par invité est exigé au moment de la réservation. Le paiement complet de votre réservation de groupe, comprenant celles dans des hôtels Sandals, est dû 45 jours avant la date de départ prévue. Veuillez consulter la section sur l'attrition pour de plus amples renseignements. Les réservations de groupe qui ne sont pas payées en entier avant la date limite seront annulées. Vacances WestJet accepte les cartes Visa, MasterCard, American Express et les chèques provenant des agences. Lorsqu'un paiement par chèque d'agence est effectué, une copie du chèque est exigée par courriel ou par télécopieur. Chèques (payables à Vacances WestJet) : Assurez-vous d'inscrire le code de réservation sur le chèque. Envoyez votre chèque à l'adresse suivante : WestJet Mailstop C3W 22 Aerial Place NE Calgary, Alberta, Canada T2E 3J1 Page 2

3 L'argent comptant, les banques de voyage WestJet, les dollars WestJet et les cartescadeaux de WestJet ne sont pas acceptés comme modes de paiement pour les réservations de groupes de Vacances WestJet. Si vous êtes un agent de voyage qui utilise SoftVoyage, les paiements peuvent être effectués par Rev Net, télécopieur, messager ou Poste Canada. Les courriels ne sont pas acceptés. Assurezvous d'inscrire le numéro de dossier et le nom de l'agent de l'équipe des groupes sur le formulaire de paiement. Afin de respecter la nouvelle procédure PCI, aucun dossier contenant des renseignements de cartes de paiement ne sera conservé par l'équipe des groupes. Paiement de réservation anticipée pour hôtel : Toutes les propositions de prix pour les réservations de groupes comprennent le rabais pour les réservations anticipées. Veuillez consulter la date de validité de votre proposition. Advenant l'expiration de votre proposition de prix, une nouvelle proposition sera créée selon les prix offerts à ce moment. Politique d'annulation : Toutes les annulations doivent être effectuées en appelant l'équipe des groupes de Vacances WestJet. Moins de 45 jours avant la date de départ prévue : Le montant complet n'est pas remboursable. 45 jours ou plus avant la date de départ prévue : Perte du dépôt par invité, cependant les politiques d'attrition s'appliqueront. Politique de modification : CHANGEMENT DE NOMS : 21 jours ou plus avant la date de départ prévue : sans frais. Moins de 21 jours avant la date de départ prévue : aucun changement permis. Pour toute autre modification : Aucune modification 45 jours ou moins avant la date de départ prévue. Les modifications apportées à l'itinéraire des vols après l'expiration de la proposition de prix sont sujettes à la différence des tarifs ainsi qu'à des frais de modification de 75 $ plus la TPS par invité. Les modifications ne peuvent être effectuées si l'hôtel a placé un ordre de «stop sell». Les déclassements ne sont pas permis. Exemple : Initialement, un forfait de deux semaines a été réservé et l'invité aimerait maintenant modifier la durée à une semaine. Exemple : Initialement, une suite junior a été réservée et l'invité aimerait maintenant modifier la suite pour une chambre de base. Page 3

4 Politique du voyagiste Réservez un forfait pour 15 invités et votre 16e invité voyagera gratuitement (non valable pour Las Vegas). Un maximum de deux invités peut voyager gratuitement par réservation de groupe. L'évaluation du voyagiste est un prix par personne comprenant l'avion, l'hôtel basé sur une occupation double et les taxes pour la catégorie de chambre la plus basse sur le dossier. Si le dossier comprend plusieurs durées, l'évaluation du voyagiste sera calculée selon la durée majoritaire des 15 invités. Il est possible que Vacances WestJet offre d'autres promotions proposées directement par l'hôtel. Veuillez vous renseigner. Attrition : 45 jours ou plus avant le départ, 20 % des invités peuvent annuler sans perdre le dépôt. Les dépôts de ces invités peuvent être utilisés pour payer la réservation de groupe. La taille minimale de 10 chambres doit être respectée afin d'être admissible à une réservation de groupe. 45 jours avant la date de départ prévue : toute réduction de la taille du groupe entrainera la perte du montant payé pour les invités annulés. L'annulation du groupe en entier aura pour conséquence la perte à 100% du montant payé. Liste des invités : Notre formulaire de réservation comprenant une liste des noms de tous les invités doit être rempli et envoyé à l'équipe des groupes de Vacances WestJet au moins 45 jours avant la date de départ prévue. Le programme Secure Flight des États-Unis exige que les passagers indiquent leur nom complet, leur date de naissance et leur sexe au moment de la réservation. L'agent de voyage est responsable de collecter et fournir ces renseignements pour les réservations de groupes. Une version finale de vos documents de voyage (liste des chambres et itinéraires) sera envoyée lorsque tous les noms des invités auront été confirmés. Lorsque l'équipe des groupes de Vacances WestJet est informée d'un ordre de «stop sell», tous les noms sont exigés dans les 24 heures suivant l'avis et aucun changement de nom n'est permis. Si un forfait de groupe comprend des modalités et conditions d'un hôtel qui sont différentes de celles de Vacances WestJet, vous serez avisé de ces conditions. Sélection de sièges et enregistrement : Un bloc de sièges adjacents vers l'arrière de la cabine sera réservé lorsque le paiement complet sera effectué.. La sélection de sièges est offerte gratuitement de 24 heures à 60 minutes avant le départ prévu via l'enregistrement en ligne, l'enregistrement mobile et l'enregistrement libreservice à l'aéroport. Les invités voyageant dans un groupe peuvent utiliser l'enregistrement en ligne, mobile ou aux bornes libre-service à l'aéroport (aéroports sélectionnés). Page 4 Franchise de bagages de cabine WestJet permet à chaque invité d'apporter un bagage de cabine et un article personnel. Dans tous les cas, les articles doivent entrer dans le gabarit sans dépasser les dimensions ci-dessous :

5 Bagage de cabine : Maximum de 53 cm x 23 cm x 38 cm (21 po x 9 po x 15po) Article personnel : Maximum de 41 cm x 15 cm x 33 cm (16 po x 6 po x 13 po) Les articles qui dépassent les dimensions du gabarit seront placés dans la soute à bagages enregistrés et peuvent faire l'objet des frais de bagages applicables. Les effets personnels importants comme les médicaments, pièces d'identité, documents de voyage et clés devraient être placés dans votre article personnel au cas où il faudrait transférer votre bagage de cabine dans la soute à bagages. Franchise de bagages enregistrés WestJet et WestJet Encore acceptent des bagages ayant des dimensions maximales (longueur + largeur + hauteur) de 157 cm (62 po) et un poids maximal de 23 kg (50 lb). Les bagages surdimensionnés (dimensions combinées allant jusqu à 203 cm/80 seront acceptés si l espace à bord le permet pour toutes les destinations à l exception de la Jamaïque et de Trinité-et-Tobago (où WestJet accepte seulement un sac de golf par invité, lequel peut être surdimensionné).des frais peuvent s'appliquer pour tous les bagages et les frais peuvent être combinés (p. ex. si un bagage est une deuxième pièce et est aussi en surpoids, les deux frais s'appliquent). La franchise de bagages est basée sur le tarif acheté, par direction. Règles concernant les bagages pour le tarif Écono : Un bagage peut être enregistré au prix de 25 à 29,50 $ par invité payant, par direction, pour les vols à l'intérieur du Canada et au départ ou à destination des États-Unis. Il n'y a pas de frais pour un premier bagage pour les destinations internationales (Caraïbes, Amérique centrale, Europe et Mexique). Un deuxième bagage peut être enregistré au prix de 35 à 41,30 $ par direction. Un troisième bagage* peut être enregistré au prix de 100 à 118 $ par direction. Un quatrième bagage* peut être enregistré au prix de 100 à 118 $ par direction pour les vols opérés par WestJet Airlines. Règles concernant les bagages pour le tarif Flex : Un bagage peut être enregistré gratuitement par invité payant. Un deuxième bagage peut être enregistré au prix de 35 à 41,30 $ par direction. Un troisième bagage* peut être enregistré au prix de 100 à 118 $ par direction. Un quatrième bagage* peut être enregistré au prix de 100 à 118 $ par direction pour les vols opérés par WestJet Airlines. * Les troisième et quatrième bagages enregistrés seront acceptés si l espace à bord le permet pour toutes les destinations à l exception de la Jamaïque et de Trinité-et-Tobago. Page 5

6 Légal Force majeure WestJet et Vacances WestJet ne seront pas tenues responsables de l inexécution de leurs obligations, y compris, sans toutefois s y limiter, de toute perte ou de tout dommage résultant d un retard ou d une annulation, d une perte d effets personnels, d une maladie, d un préjudice physique, d un accident, d un décès, d une détérioration des services de voyage, d un inconvénient, d une perte de jouissance, d une déception ou d une frustration, que ce soit sur le plan physique ou mental, attribuable à l un des événements suivants : un acte de Dieu; une guerre, une révolution, une insurrection, une émeute, un blocage ou tout autre acte illégal contre l autorité ou l ordre public, ce qui comprend un acte ou une menace terroriste; un incendie, une inondation, une explosion, un séisme, une épidémie, une quarantaine, une tempête, la foudre, une tornade ou de mauvaises conditions météorologiques en général; Page 6

7 un accident ou une défaillance de l aéronef ou de son équipement, la perte ou le détournement d un aéronef, une pénurie de main-d œuvre, de carburant ou d installations, ou une incapacité à les fournir; une grève, un lock-out, un conflit de travail ou tout autre trouble industriel touchant soit les employés de WestJet ou de Vacances WestJet, soit les employés de leurs fournisseurs, soit toute autre entité dont dépendent WestJet et Vacances WestJet; une mesure, une omission, un ordre ou un règlement gouvernemental ou tout défaut d obtenir l approbation d une autorité gouvernementale compétente dans les circonstances suivant les besoins aux fins de conduite des opérations mentionnées aux présentes, ou toute restriction gouvernementale ou légale s appliquant à ces opérations; toute autre entité dont dépendent WestJet et Vacances WestJet pour fournir en partie ou en totalité les services de voyage aux termes des présentes; tout autre facteur échappant au contrôle raisonnable de WestJet et de Vacances WestJet et tout autre événement ne pouvant raisonnablement être prévu, attendu ou présagé, qu il soit réel, qu il fasse l objet d une menace ou qu il soit signalé, et qui peut entraver les activités de WestJet et de Vacances WestJet ou de leurs fournisseurs. Responsabilité de WestJet et de Vacances WestJet WestJet et Vacances WestJet n assumeront aucune responsabilité relativement aux réclamations, pertes, dommages, coûts et dépenses résultant d une lésion corporelle, d un accident ou d un décès, aux bagages ou autres biens perdus, endommagés ou retardés, ou à tout retard, inconvénient, perte de jouissance, dérangement, déception, détresse ou frustration, que soit sur le plan physique ou mental, attribuable à l un des événements suivants : un acte d omission commis par toute partie autre que WestJet et Vacances WestJet et leurs employés; une maladie, une urgence familiale, un vol ou toute autre circonstance vous touchant et qui échappe à notre contrôle; toute force majeure échappant à notre contrôle; toute omission de l invité d obtenir les documents requis pour son voyage, tels qu un passeport, un visa ou un certificat (auquel cas, il n aura pas non plus droit à un remboursement); toute omission de l invité de suivre les directives, y compris, sans toutefois s y limiter, les heures de départ de l aéroport, les heures d inscription et les heures de départ; toute annulation ou modification pour quelque raison que ce soit des services de voyage offerts. WestJet et Vacances WestJet se réservent le droit d annuler ou de modifier les services de voyage à leur discrétion. Cependant, nous tenterons de les substituer à des services comparables. Si nous devons complètement annuler votre réservation, la responsabilité de WestJet et de Vacances WestJet se limitera au remboursement de toutes les sommes déboursées; aucun remboursement intégral ne sera accordé dans les cas où WestJet et Vacances WestJet doivent annuler un voyage pour des raisons échappant à leur contrôle (force majeure ou autres situations) et si les obligations contractuelles de WestJet et de Page 7

8 Vacances WestJet envers leurs fournisseurs ne leur permettent pas d obtenir un remboursement des sommes versées au fournisseur en votre nom; WestJet et Vacances WestJet se réservent le droit de refuser toute réservation et tout invité en tout temps. Dans tous les cas, la responsabilité de WestJet et de Vacances WestJet pour tout dommage, perte ou blessure, que ce soit sur le plan physique ou mental, découlant de leurs propres actes, omission ou négligence se limite au prix du forfait réservé. toute omission de l invité de suivre les directives, y compris, sans toutefois s y limiter, les heures de départ de l aéroport, les heures d inscription et les heures de départ; toute annulation ou modification pour quelque raison que ce soit des services de voyage offerts. WestJet et Vacances WestJet se réservent le droit d annuler ou de modifier les services de voyage à leur discrétion. Cependant, nous tenterons de les substituer à des services comparables. Si nous devons complètement annuler votre réservation, la responsabilité de WestJet et de Vacances WestJet se limitera au remboursement de toutes les sommes déboursées; aucun remboursement intégral ne sera accordé dans les cas où WestJet et Vacances WestJet doivent annuler un voyage pour des raisons échappant à leur contrôle (force majeure ou autres situations) et si les obligations contractuelles de WestJet et de Vacances WestJet envers leurs fournisseurs ne leur permettent pas d obtenir un remboursement des sommes versées au fournisseur en votre nom; WestJet et Vacances WestJet se réservent le droit de refuser toute réservation et tout invité en tout temps. Dans tous les cas, la responsabilité de WestJet et de Vacances WestJet pour tout dommage, perte ou blessure, que ce soit sur le plan physique ou mental, découlant de leurs propres actes, omission ou négligence se limite au prix du forfait réservé. Page 8