RÉUNION DE C.A. 30 juin 2014

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1 RÉUNION DE C.A. 30 juin 2014 Présents : Camille, Clément, Colin (arrivé au milieu de la réunion), Damien, Étienne (arrivé après le point sur les jeunes en périscolaire), Grégoire, Laëtitia, Thomas Invitées : Nathalie (employée), Bénédicte (comptable) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Signature du Compte-rendu du CA du mai 2014 Point comptable avec Bénédicte Cambriolage Point sur les tâches en cours Jeunes en périscolaire Point sur la carte d'adhésion Chiffres de juin Ouverture du local/implication des bénévoles Point sur les feuilles de caisses Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Buvette Participation à la rencontre Café ludique à Parthenay Compte rendu du Pique-nique de la Triche Fermetures estivales et travaux Tous en jeux Place Colbert Point sur les groupes de travail Retour sur l'ajout d'un gestionnaire de tâches Retour sur les changements autour de la trésorerie Élection du vice-trésorier Réunion de CA 1/6 30/06/2014

2 Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Répartition des tâches à effectuer Désignation du secrétaire de séance Laëtitia se porte volontaire pour être secrétaire de séance. Signature du Compte-rendu du CA du mai 2014 Le compte-rendu est signé. Point comptable avec Bénédicte Bénédicte, la comptable de l'association, nous a présenté le reporting suivant ainsi que les projections. Le bilan est équilibré. La projection est positive. Après discussion avec Bénédicte, et comme il l'avait été évoqué au CA du mois dernier, le CA a confirmé sa volonté de mettre en place un reporting tous les trois mois. Cambriolage Le local de l'association a été cambriolé la nuit du 20 juin. Le PC portable, l'appareil photo et le contenu de la caisse ont été volés. La caisse enregistreuse a été endommagée. Une déclaration a été effectuée au commissariat par Clément et Grégoire. Thomas va se charger de contacter l'assurance pour voir le montant qui serait remboursé et le cas échéant de faire la déclaration. Une franchise de 350 euros resterait à la charge de l'association. Le CA vote l'achat d'un ordinateur portable. Grégoire se charge de l'achat et de l'installation du système. Le CA se renseigne sur l'achat d'une nouvelle caisse enregistreuse. Réunion de CA 2/6 30/06/2014

3 Point sur les tâches en cours Grégoire et Clément s'occupe du texte des flyers à destinations des nouveaux adhérents. Pour le sol de la mezzanine : des conseils pour le nettoyage du sol en linot de la mezzanine ont été demandés et seront mis en pratique lors des travaux. Déclaration SACEM : Clément s'en charge Le bas du mur réserve/jeux à 2 s effrite. Le CA souhaite mandater des experts. Thomas doit demander à l'assurance s ils connaissent un expert. Le CA a reçu un devis sur la devanture. Il sera nécessaire de passer par les monuments de France et la ville pour obtenir l'autorisation de faire les travaux. Pour la porte il y a plusieurs possibilités : porte, porte dans un sas, sas avec une ouverture sur les côtés. Le devis n'étant pas très clair, Nathalie recontacte l artisan pour avoir des précisions. Jeunes en périscolaire Suite au changement des rythmes scolaires, la ville de Lyon a proposé à l'association de faire des animations périscolaires sur l'ensemble de l'année scolaire un temps périscolaire les vendredi après-midi fait débat. Cet engagement semble compliqué à tenir sans rémunération. Une partie du CA pense qu'il serait compliqué de gérer un salarié supplémentaire. Clément se charge de contacter Sébastien H. qui pour savoir si cette proposition pourrait l'intéresser. Point sur la carte d'adhésion Les cartes ont été reçues et seront donc disponible au 1er juillet. Le CA est satisfait du résultat, conforme aux attentes et remercie Christine. Chiffres de juin Le chiffre d'affaires en juin est en baisse de 25% sur ce mois par rapport au mois de juin de l'année dernière. Il y a environ 200 adhésions en moins de septembre à juin. Cela est en grande partie dû au passage de l'adhésion sur 14 mois. Au vu du reporting cela n'est pas inquiétant. Ouverture du local/implication des bénévoles Il y a eut beaucoup d'ouvertures mais les samedis restent un créneau compliqué pour l'ouverture du local. Les bénévoles ne souhaitent visiblement pas s'inscrire si ils pensent qu'ils seront seuls pour faire la permanence. Beaucoup de permanences reposent sur un seul bénévole. Point sur les feuilles de caisses Une légère amélioration des feuilles de caisses est notée par Nathalie ce mois mais des erreurs persistent et notamment au niveau des adhésions enregistrées sur la caisse et qui ne se retrouvent pas sur les feuilles de caisses. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Nathalie est dans les heures prévues et ne signale rien de particulier. Réunion de CA 3/6 30/06/2014

4 Buvette Les dates de péremption de certaines canettes sont dépassées. Il est décidé que Nathalie se chargera de regarder régulièrement les dates de péremption. Il y a eu des ruptures de stock en cocacola suite à des difficultés ponctuelles de livraison dans la rue. Participation à la rencontre Café ludique à Parthenay Personne de l association n'est disponible pour s'y rendre. Compte rendu du Pique-nique de la Triche Il y a eu un manque d'organisation et d'implication du CA concernant cet événement. Il y avait une soixantaine de personne. Cela c'est bien passé, les participants sont restés jusqu'à 18h. Fermetures estivales et travaux Le local sera fermé le week-end du 5-6 juillet. Des travaux seront effectués sur les volets, l'éclairage, la déco. Un rangement de la réserve, et du bureau est prévu ainsi qu'un grand nettoyage de la mezzanine. Damien coordonnera les bénévoles. Tous en jeux Une réunion concernant l'organisation de TEJ aura lieu le 3 juillet. Clément essayera de s'y rendre si cela n'est pas possible un autre administrateur y participera. Place Colbert Face au manque de tables et de chaises de l'impromtu Kafé. Le CA décide d acheter des bancs qui seront stockés après les animations sur la mezzanine et pourront être réutilisés lors d'animation extérieur. Concernant les tables, Thomas doit évaluer le nombre nécessaire, puis le CA décidera s'il faut acheter des tables ou si louer des tables à Tous en Jeux conviendrait. Par ailleurs Trollune peut nous prêter des chaises. Point sur les groupes de travail Groupe communication L'achat de casquettes est en cours pour les animations extérieures. Laëtitia a fait une première version de la planche des badges. Groupe décoration et aménagements Suite au manque d'activité du groupe déco depuis de nombreux mois, le CA décide de sa dissolution. Clément s'occupe de la communication de cette décision aux membres du groupe et Nat s'engage à faire des propositions publiques via le forum sur la déco du local. La mailing liste reste valide pour envoyer des propositions de décorations du local. Réunion de CA 4/6 30/06/2014

5 Groupe évènements Un appel aux bénévoles va être lancé pour compenser les départs. Un questionnaire a été remplis par les adhérents et par les bénévoles cette semaine et doit être analysé. Groupe jeux L'inventaire a été fait en juin et une boîte à idée est maintenant accessible aux adhérents. Au troc l'association a récupérée : Rock band manager, Munchkin avec les extentions, Révolution, Cosmis Attack, Si j'étais président, Carambouille, Manga party, Copié collé, Dobble Lapin Crétins, Alba Longa, Tash Kalar. Les dons suivants ont été recus de Iello : Trafffic, Pick a dog, Pick a pig, Vendredi 13, Compact curling, Time masters. Les acquisitions du mois de juin sont : Space cadets dice duel, Prosperity La tour enchanté (en remplacement du jeu perdu lors d'une animation ELAN), Kubb, Madame Ching, Intrigues à Venise (remplacement). ELAN Par ailleurs des jeux seront achetés pour les animations extérieures estivales. Malgré des problèmes de communication au sein de l'elan et entre l'elan et le CA, une animation a été faite au Collège de la Tourette le 30 juin. Une vingtaine de collégiens (6ème et 5ème) ont participé à cette animation qui a duré deux fois deux heures. CERF Bien que la mailing liste soit restée plutôt silencieuse, l'organisation du week-end bénévoles avance. Plus d'informations bientôt. Retour sur l'ajout d'un gestionnaire de tâches Le CA décide de suspendre les relances par mail de Nathalie sur les actions à faire, la création des tâches dans le forum étant suffisante. Pour améliorer les prises de décisions du CA par mail, il est demandé aux administrateurs de répondre à tous les mails. Retour sur les changements autour de la trésorerie Suite aux décisions prises au dernier CA, Clément et Laëtitia doivent fournir certains documents pour avoir accès aux comptes. Élection du vice-trésorier Damien se présente au poste de vice-trésorier et est élu à l'unanimité. A l'issue de cette réunion Colin présente sa démission au CA Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Week-end bénévole Réunion de CA 5/6 30/06/2014

6 Place Colbert Tous en Jeux Appel à bénévole pour le groupe événement Retour sur les travaux Présentation de la nouvelle carte Nomination de Damien comme vice trésorier Démission de Colin Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Changement éventuel de l'opérateur téléphonique Animation Place Colbert Répartition des tâches à effectuer Grégoire achète et configure l'ordinateur portable Thomas s'occupe de la déclaration du cambriolage à l'assurance Thomas doit demander à l'assurance s ils connaissent un expert. Thomas s'occupe de l achat des bancs pour la place Colbert, et des informations complémentaires pour les tables Thomas voit avec Guillaume pour le choix de la caisse enregistreuse Clément se charge de la déclaration SACEM Grégoire s'occupe du contrat Métro / Promocash Nathalie s'occupe de vérifier une fois par mois les dates de péremptions Nathalie s'occupe de recontacter l artisan pour avoir plus d informations sur le devis de la devanture Clément doit assister à la réunion de TEJ Clément contacte Sebastien H. pour les jeunes en périscolaire Laëtitia s'occupe des badges pour les adhésions de soutien Prochaine réunion de CA : 28 juillet 2014 Réunion de CA 6/6 30/06/2014