Lois et réglementations pour s'implanter au Japon

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1 Lois et réglementations pour s'implanter au Japon

2 Préface L Organisation Japonaise du Commerce Extérieur (JETRO) offre depuis longtemps de nombreuses informations à l intention des sociétés étrangères désireuses de s implanter au Japon afin d encourager les investissements directs étrangers. "Lois et réglementations pour s implanter au Japon" est une brochure conçue par JETRO et destinée aux entreprises étrangères. Elle offre des informations sur la législation, les réglementations et les formalités d enregistrement, les visas, la fiscalité, la gestion des ressources humaines, et la protection des marques, des dessins et des modèles. Publiée pour la première fois en octobre 2004, cette 8 e édition a été révisée pour inclure les changements survenus depuis. Nous souhaitons que cette publication devienne une source de référence pour les sociétés projetant de s implanter au Japon et leur permette de faire plus facilement des affaires au Japon. Les investisseurs intéressés sont par ailleurs conviés à se rendre sur notre site web à l adresse suivante qui non seulement offre les mêmes informations que cette brochure mais aussi des mises à jour ou des modifications relatives aux institutions. Octobre 2013 Département des Investissements au Japon Organisation Japonaise du Commerce Extérieur (JETRO)

3 SOMMAIRE SECTION 1 Constituer sa société 1.1 Types d implantation au Japon Comparaison entre les différents types d entreprises commerciales Formalités en vue de la constitution et de l immatriculation Informations légales figurant dans les statuts Attestation concernant les informations légales et attestation d enregistrement du sceau de la société Fermeture d une succursale ou d une filiale SECTION 4 Gestion des ressources humaines 4.1 La législation japonaise applicable Recrutement Contrat de travail Rémunération La législation sur le temps de travail, les pauses et les jours de congés Règlement intérieur Hygiène et sécurité Démission et licenciement Le système japonais de sécurité sociale SECTION 2 Le visa et le statut de résidence SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles 2.1 Formalités d entrée La relation entre le visa et le statut de résidence De l obtention du certificat d admissibilité (certificate of eligibility) au visa Catégories de visas et de permis de travail Visa de séjour temporaire statut Exemptions réciproques de visa de séjour temporaire La carte de résident Permis de retour (Re-entry Permit) A propos des familles accompagnant un ressortissant n étranger travaillant au Japon Prolongation de séjour et changement du statut de résidence Système d immigration préférentiel à points pour les professionnels étrangers hautement qualifiés La législation applicable aux marques, dessins et modèles Le système japonais des marques Effets et durée de validité du dépôt des marques Système d invalidation des marques Le processus de demande de dépôt d'une marque Système de dépôt international des marques La protection des dessins et modèles Procédure de dépôt SECTION 3 La fiscalité japonaise 3.1 Présentation de la fiscalité japonaise applicable aux sociétés dans le cadre des investissements au Japon Revenus générés au Japon Présentation des différentes formes d imposition sur le revenu applicables aux sociétés (impôt sur les bénéfices des sociétés, taxes locales sur les sociétés et taxe professionnelle) Présentation des impôts prélevés à la source Conventions fiscales Présentation de la taxe sur la consommation Présentation de la fiscalité des particuliers Autres taxes importantes Autres principales impositions des sociétés concernant l opérations internationales... 42

4 SECTION 1 Constituer sa société 1.1 Types d implantation au Japon L implantation au Japon d une société étrangère se fait généralement sous l une des quatre formes suivantes Bureau de représentation Le bureau de représentation sert de base à des actions préparatoires et auxiliaires en vue du lancement au Japon des activités commerciales d une société étrangère. Le bureau de représentation peut mener des activités telles que des études de marché, la collecte d informations, des achats de marchandises, des activités publicitaires et de communication mais il ne peut effectuer d opérations commerciales directes. Il n est pas nécessaire de procéder à l immatriculation du bureau de représentation établi. D autre part, un bureau de représentation n a pas de personnalité juridique et ne peut ouvrir de compte bancaire ni louer des locaux en son nom propre. Les formalités afférentes à ce type de contrats doivent être effectuées par la maison mère de la société étrangère ou par le représentant du bureau de représentation à titre individuel Succursale Une société étrangère désirant accomplir des opérations commerciales au Japon doit être immatriculée dans le pays (voir l article 818 de la Loi sur les sociétés). Pour ce faire, elle doit enregistrer au moins (1) la nomination d un représentant au Japon, (2) l établissement d une succursale, (3) une société japonaise par actions, ou (4) une société de personnes. L établissement d une succursale est pour une société étrangère la méthode la plus simple pour créer au Japon une base de lancement de ses opérations commerciales. La succursale peut commencer ses activités commerciales dès qu elle dispose de locaux, que le représentant de la succursale est nommé et les formalités d immatriculation effectuées. La succursale est une base d activités permettant de mener au Japon des opérations déterminées par un organisme mandaté par la société étrangère, et à ce titre n a pas vocation à prendre de décisions de manière indépendante. La succursale n a pas d autonomie juridique et sa personnalité se confond avec celle de la société étrangère dont elle est issue. En général, la responsabilité directe des dettes et des créances découlant des activités de la succursale incombe donc en dernier lieu à la société étrangère. La succursale peut par ailleurs ouvrir un compte bancaire ou louer des locaux au Japon en son nom propre Filiale (nihon hôjin) L établissement au Japon d une filiale par une société étrangère se fera sous les types de structure juridique suivants : la Société Anonyme (kabushiki kaisha, K.K.), la société à responsabilité limitée (godo kaisha, LLC), ou toute autre entité similaire comme le stipule la Loi sur les sociétés japonaises. La Loi sur les sociétés japonaises reconnaît la personnalité juridique des deux structures que sont la société en nom collectif (gomei kaisha) et la société en commandite (goshi kaisha), mais ces formes sont rarement utilisées en pratique du fait de la responsabilité illimitée des actionnaires. En aucun cas une personne morale ne peut participer au capital. La constitution de la filiale japonaise se fera au terme de l accomplissement des formalités requises par la législation et de l immatriculation de la société. La filiale devient une entité juridique distincte de la société étrangère, et à l égard des dettes et des créances découlant des activités de sa filiale la responsabilité de la société étrangère est celle d un associé, comme stipulé dans la législation. Outre la constitution d une filiale, il existe d autres formes d investissements au Japon par des sociétés étrangères : la création de joint venture avec des sociétés ou sociétés d investissement japonaises, ou encore la participation au capital de sociétés japonaises. Les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée sont semblables en ce qui concerne la responsabilité des actionnaires qui est limitée au montant de leur contribution au capital social. Cependant, par comparaison avec les sociétés anonymes, les sociétés à responsabilité limitée ont une plus grande liberté de gestion traduite dans les statuts et, contrairement aux sociétés par actions, elles n ont pas l obligation de faire approuver annuellement leurs comptes financiers par les associés ni celle de publier leurs résultats financiers. En outre, bien que les associés soient normalement participants actifs aux activités de la société, les statuts peuvent autoriser la nomination «d associés gérants». 4

5 1.1.4 Société en nom collectif à responsabilité limitée (Limited Liability Partnership : LLP en anglais) La société en nom collectif à responsabilité limitée sous sa version japonaise «Yugen Sekinin Jigyo Kumiai» permet également de mener des opérations commerciales. Ce type de structure n est pas une société de capitaux mais une société de personnes constituée exclusivement par des associés qui ont une responsabilité limitée. La Société en nom collectif à responsabilité limitée se distingue aussi par le fait que son règlement interne ou statuts peuvent être définis librement par un contrat d associés et que l imposition se fait sur les profits attribués aux associés sans que la Société en nom collectif à responsabilité limitée soit elle-même imposable. 5

6 SECTION 1 Constituer sa société 1.2 Comparaison entre les différents types d entreprises commerci ales Une société étrangère a généralement le choix entre l établissement d une filiale, d une succursale ou d une Société en nom collectif à responsabilité limitée pour exercer une activité commerciale au Japon. Le tableau ci-dessous synthétise les différences entre ces structures du point de vue juridique. <Tableau 1-1> Succursale S.A. (Kabushiki Kaisha) Filiale SARL (Godo Kaisha) Société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) Capital Pas de capital à partir de 1 yen *1 à partir de 1 yen *1 2 yens minimum (pour deux associés) Nombre d associés - Au moins 1 Au moins 1 Au moins 2 *3 Responsabilité des Illimitée A hauteur de leur apport A hauteur de leur apport A hauteur de leur apport associés/de la société mère envers les créanciers de la société Cession de parts sociales Nombre de cadres dirigeants Pas de parts sociales Au minimum un représentant au Japon *2 En principe les parts sont Approbation à l unanimité librement transférables. par les actionnaires Possibilité également de (personnel) stipuler dans les statuts que la cession des parts doit se faire avec l accord du Conseil d administration Cf. Tableaux 1-2, 1-3 Approbation à l unanimité par les associés Pas de nombre minimum Pas de nombre minimum mentionné légalement. En mentionné légalement. principe, tous les associés Tous les associés sont des sont des cadres dirigeants cadres dirigeants *3 mais la nomination d un représentant parmi eux est possible *2 Mandat légal des cadres Pas de durée légale de mandat Cf. Tableaux 1-2, 1-3 Pas de durée légale de mandat Pas de durée légale de mandat Assemblée générale des actionnaires (du personnel) Possibilité d appel public à l épargne (parts sociales) Possibilité de transformation en Société Anonyme Non exigée Distribution des bénéfices et répartition des pertes - Impôt sur les bénéfices En principe, les revenus générés au Japon sont imposables. Doit en principe se tenir chaque année Non exigée Non exigée Pas de parts sociales Possible Impossible Impossible Impossible. Il faut d abord effectuer la Une Société Anonyme peut être transformée en société à clôture de la responsabilité limitée succursale et déclarer la démission de tous les représentants au Japon, et créer ensuite la Société Anonyme. *4 En proportion de la participation au capital En fonction des bénéfices de la Société Anonyme et des bénéfices distribués aux actionnaires Possible Impossible. Il faut d abord effectuer la dissolution de la société de personnes puis constituer une Société Anonyme *5 Peut être effectuée à un taux différent de celui de la participation au capital si les statuts le spécifient. En fonction des bénéfices de la Godo Kaisha et des bénéfices distribués aux associés Peut être effectuée librement sous réserve d approbation à l unanimité des associés Pas d impôts sur la société en tant que telle, mais sur les bénéfices distribués aux associés. Note : Quel que soit le type d opération, un préavis doit être signifié à la Banque du Japon en cas d établissement d une opération dans une industrie où la législation sur les changes et le commerce extérieur (The Foreign Exchange and Foreign Trade Act) requiert une telle notification à l entrée de capitaux destinés à un investissement direct. *1 Bien que l établissement soit en théorie possible sans aucun capital, c'est-à-dire zéro yen, l'approbation est accordée à postériori, et en pratique il est impossible d immatriculer une société sans versement de capital. *2 Au moins un des représentants doit avoir une adresse et être résident au Japon en tant que personne physique. *3 Un associé au moins doit être une personne physique ayant une adresse et résidant au Japon depuis plus d'un an ou doit être une société japonaise. *4 Cf ci-après : «Clôture d une succursale et démission de tous les représentants au Japon». *5 Cf ci-après : «Dissolution et liquidation d une Société en nom collectif à responsabilité limitée». 6

7 Comparaison concernant les administrateurs de sociétés anonymes Kabushiki Kaisha (sociétés de capitaux sans conseil d administration) <Tableau 1-2> Petites et moyennes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif égal ou inférieur à 20 milliards de yens) Grandes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif d au moins 20 milliards de yens) Administrateurs Nombre Mandat Kabushiki Joto Seigen Kaisha (sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation) Au moins un doit être nommé. Un administrateur gérant ayant le pouvoir de représentation et de direction des affaires. Si aucun administrateur gérant n est nommé, les cadres dirigeants ont chacun le droit de représentation. *1 1 à 10 ans. Reconductible jusqu à 10 ans. Kokai Kaisha ( sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Au moins trois administrateurs doivent être nommés Kabushiki Joto Seigen Kaisha (sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation) Au moins un administrateur doit être nommé. Un administrateur gérant ayant le pouvoir de représentation et de direction des affaires. Si aucun administrateur gérant n est nommé, les cadres dirigeants ont chacun le droit de représentation. *1 2 ans 1 à 10 ans. Reconductible jusqu à 10 ans. Kokai Kaisha ( sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Au moins trois administrateurs doivent être nommés 2 ans Conseil d administration (au minimum 3 administrateurs) Directeur général (directeurs généraux) Cadres dirigeants Commissaires aux comptes Nombre Mandat Facultatif. Obligatoire si une Obligatoire commission de commissaires aux comptes est constituée. Nomination possible si au moins deux administrateurs sont désignés. Cadre dirigeant avec droit de représentation. *1 Nomination impossible Nomination obligatoire d un DG au minimum. Cadre dirigeant avec droit de représentation *1 Facultatif. Obligatoire si une commission de commissaires aux comptes est constituée. Nomination possible si au moins deux administrateurs sont désignés. Cadre dirigeant avec droit de représentation. *1 Possibilité d en nommer au moins Nomination obligatoire d un au minimum. un. Par ailleurs, la nomination d au moins un commissaire aux comptes est obligatoire si un conseil d administration est constitué et si aucun conseiller comptable (en interne) n a été nommé. 4 ans en principe. Reconductible jusqu à 10 ans. 4 ans 4 ans en principe. Reconductible jusqu à 10 ans. Commission des Possibilité d en établir une commissaires aux comptes (3 au minimum) Nomination Nomination possible Nomination obligatoire Auditeur comptable Mandat 1 an Obligatoire Nomination obligatoire d un DG au minimum. Cadre dirigeant avec droit de représentation *1 Trois au minimum. 4 ans Obligatoire Conseil comptable *2 Nomination Mandat Nomination possible. Par ailleurs, la nomination d au moins un conseiller comptable est obligatoire si un conseil d administration est constitué et si aucun commissaire aux comptes n a été désigné. En principe 2 ans. Reconductible jusqu à dix ans. Nomination possible 2 ans En principe 2 ans. Reconductible jusqu à dix ans. *1 Au moins un administrateur ayant le droit de représentation doit avoir une adresse postale et résider au Japon. *2 Un agent d une entreprise nouvellement établie sous le régime de la Loi sur les sociétés qui doit être soit un conseiller fiscal assermenté soit un expert-comptable assermenté. Un conseil comptable prépare les documents financiers en collaboration avec les administrateurs, et ne peut occuper d autre fonction dans la société, comme celle d administrateur, de commissaire aux comptes ou d auditeur comptable. 2 ans 7

8 SECTION 1 Constituer sa société Comparaison concernant les administrateurs des sociétés anonymes Kabushiki Kaisha (sociétés de capitaux avec conseil d administration) <Tableau 1-3> Petites et moyennes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif égal ou inférieur à 20 milliards de yens) Grandes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif d au moins 20 milliards de yens) Kabushiki Joto Seigen Kaisha ( sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation Kokai Kaisha (sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Kabushiki Joto Seigen Kaisha ( sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation Kokai Kaisha ( sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Administrateurs Nombre Nomination de 3 administrateurs au minimum Conseil d administration Mandat (au minimum 3 administrateurs) 1 an Obligatoire Directeur général Nomination impossible Cadres dirigeants Nombre Nomination obligatoire d un cadre dirigeant au minimum Nomination d un cadre dirigeant délégué si le nombre de cadres dirigeants est supérieur à 2 *1 Mandat Commissaires aux comptes Commission des commissaires aux comptes (3 au minimum) 1 an Nomination impossible Nomination impossible Auditeur comptable Nomination Mandat Obligatoire 1 an Conseil comptable Nomination Possible (prépare les états financiers en collaboration avec les administrateurs) Comité d audit Comité de nomination Comité de rémunération Mandat 1 an Obligatoire (pour l audit des cadres dirigeants dans l exercice de leurs fonctions). Se compose au minimum de 3 administrateurs, dont au moins la moitié doivent être des administrateurs venus de l extérieur. Obligatoire (afin de décider des nominations et révocations des administrateurs qui lui sont proposés, avant soumission à l assemblée générale des actionnaires). Se compose au minimum de 3 administrateurs, dont au moins la moitié doivent être des administrateurs venus de l extérieur. Obligatoire (afin de déterminer la rémunération des cadres dirigeants, etc.). Se compose au minimum de 3 administrateurs, dont au moins la moitié doivent être des administrateurs venus de l extérieur. *1 Au moins un cadre dirigeant ayant le droit de représentation doit avoir une adresse postale et résider au Japon. 8

9 1.3 Formalités en vue de la constitution et de l immatriculation Formalités de constitution et d immatriculation d une succursale La succursale pourra commencer ses opérations commerciales quand les formalités de son immatriculation auprès du Bureau des affaires juridiques (homukyoku) auront été effectuées. La succursale d une société étrangère doit être enregistrée conformément aux conditions d immatriculation des sociétés japonaises de structure similaire. Pour mieux choisir la structure juridique japonaise la plus ressemblante et déterminer les informations légales à enregistrer, référence sera faite à divers documents tels que les statuts de la société étrangère, son attestation d établissement, son attestation d immatriculation. Une fois que les détails pratiques et juridiques concernant la succursale seront déterminés (siège social de la succursale, représentant au Japon, date d établissement de la succursale, méthode de publication du bilan de la société), les informations légales à enregistrer peuvent être arrêtées. Par ailleurs, au moment de la demande d immatriculation de la succursale, il sera nécessaire de fournir des documents certifiés concernant les informations légales. Ces certificats devront être émis par les autorités compétentes du pays d origine de la société étrangère. A cet égard, il est souvent fait usage de l «affidavit» (déclaration sous serment) certifié par une mission diplomatique ou consulaire au Japon pour certifier les documents à enregistrer. Procédure type d établissement d une succursale 1 Déclaration préalable de l établissement d une succursale au Japon adressée à la Banque du Japon, selon la catégorie d industrie 2 Détermination des informations à enregistrer concernant la succursale 3 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l existence éventuelle d une raison sociale identique 4 Établissement de la succursale (la date d établissement est laissée à l appréciation de la succursale) 5 Rédaction d un affidavit sur l établissement de la succursale 6 Certification de l affidavit par la mission diplomatique ou consulaire *1 7 Demande d enregistrement de l établissement de la succursale auprès du Bureau des affaires juridiques, certification du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation concernant les informations légales et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 9 Ouverture d un compte bancaire au nom de la succursale Note : Durée des formalités : environ un mois à dater de la détermination des informations légales relatives à la succursale à immatriculer *1 Dans le cas où votre ambassade ne disposerait pas de service notarial, un acte notarial établi dans le pays d origine sera exigé 9

10 SECTION 1 Constituer sa société Constitution et immatriculation d une filiale japonaise (Société Anonyme) La constitution d une filiale japonaise se fera au terme d un processus d immatriculation auprès du Bureau des affaires juridiques. La date de dépôt de la demande d immatriculation devient la date de constitution. Les activités commerciales peuvent débuter dès ce jour. Certains documents nécessaires aux formalités de constitution d une filiale japonaise devront être préparés et rendus disponibles dans le pays d origine de la société étrangère : documents certifiant le profil de la compagnie étrangère, documents certifiant le pouvoir de représentation du représentant de la société étrangère (fondateur de la filiale), documents certifiant l authenticité de la signature du représentant de la société étrangère. Il est habituellement nécessaire de disposer de documents officiels tels que les statuts de la société étrangère, l attestation d établissement, l attestation d immatriculation, ou encore l affidavit certifié par un notaire du pays d origine de la société étrangère. Ces documents sont requis pour les formalités de certification au Japon des statuts de la filiale, ainsi que lors du dépôt du capital de la filiale et d une demande d attestation de dépôt de capital auprès d une institution financière japonaise. L attestation de dépôt de capital est émise par l institution financière qui a reçu ce dernier, après virement du montant du capital de la filiale sur le compte spécial désigné par la susdite institution financière. Les statuts certifiés ainsi que l attestation de dépôt de capital devront obligatoirement être fournis lors de la demande d établissement et d immatriculation. Procédure type d établissement d une filiale (Société Anonyme-S.A.) 1 Détermination du profil de la Société Anonyme *1 2 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l absence d existence éventuelle d une raison sociale identique 3 Rédaction des statuts de la Société Anonyme 4 Obtention de l attestation d'immatriculation, etc., de la société mère et rédaction des affidavits concernant le profil de la société mère et de ceux concernant les signatures des représentants de la société mère (les affidavits doivent être certifiés par un notaire dans le pays d origine des associés) *2 5 Certification par un notaire japonais des statuts de la Société Anonyme 6 (Demande de dépôt de capital et de délivrance d une attestation de dépôt de capital auprès d une banque en cas de constitution d une société comportant un appel de capital à l étranger ou «offre extérieure»)*3 7 Virement du capital de la Société Anonyme sur le compte du fondateur de la filiale ou de l administrateur gérant au moment de l immatriculation (Virement du capital de la Société Anonyme sur un compte spécial de la susdite banque en cas de constitution comportant un appel de capital à l étranger «ou offre extérieure») *4*5 8 Nomination des administrateurs, directeurs généraux et commissaires aux comptes de la filiale 9 Examen des formalités de constitution par les administrateurs et les commissaires aux comptes 10 Demande d enregistrement de la constitution de la Société Anonyme auprès du Bureau des affaires juridiques (date de constitution de la Société Anonyme), enregistrement du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques *6 11 Obtention de l attestation concernant les informations légales et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 12 Ouverture d un compte bancaire au nom de la société 13 Notification d acquisition d actions de la filiale par la société mère auprès de la Banque du Japon (dans certains secteurs, cette notification devra être faite avant l immatriculation de la société) 10

11 Note: Durée des formalités : environ deux mois après que le profil de la société à établir a été déterminé. *1 Le profil de l entreprise devra contenir les informations suivantes : raison sociale, lieu du siège social, objectifs de l entreprise, année fiscale, montant du capital, prix d'émission des titres, existence de provisions limitant les transferts d actions, existence d un conseil d administration, noms des administrateurs et des administrateurs délégués, mandat des administrateurs, nom des investisseurs porteurs de titres de la société, et du montant de leurs investissements. *2 Dans le cas où une personne physique ou bien une entreprise ayant une adresse au Japon est le fondateur de la Société Anonyme par actions, ou bien si une société à capitaux étrangers est le souscripteur des actions dans cette société à sa constitution (cette méthode est appelée "constitution par une offre extérieure", ou "Boshû Setsuritsu"), les affidavits (déclarations sous serment) concernant la société mère ne seront pas exigés. Note, cf.6 *3 Dans le cadre du "Boshû Setsuritsu", une attestation de dépôt de capital auprès d une banque est exigée pour garantir le montant apporté aussi bien par le fondateur que par le souscripteur des actions dans cette société. *4 Si la constitution de la société a lieu avec une prise de participation par une personne physique ou une entreprise ayant un compte bancaire au Japon ("constitution sans offre extérieure", ou "Hokki Setsuritsu". Cette méthode inclut la constitution par un fondateur indépendant.), il n est pas nécessaire de faire une demande de dépôt de capital et délivrance d une attestation de dépôt de capital auprès d une banque. Dans ce cas, il suffit que le capital soit déposé sur le compte bancaire au Japon dudit partenaire et que l administrateur représentant la société par actions présente les attestations nécessaires, à la place d une attestation de dépôt de capital fournie par la banque, pour garantir que la totalité du montant du capital a été reçu. *5 Si la constitution de la société a lieu sans offre extérieure, il est rare d utiliser les comptes bancaires spéciaux et les attestations de dépôt de capital. Ceci est justifié par plusieurs raisons, notamment les frais bancaires élevés et le fait que souvent, les banques n autorisent pas l ouverture de comptes spéciaux en l absence d antécédents d opérations bancaires réalisées par leur intermédiaire. *6 Si une société étrangère crée sa Société Anonyme avec la participation au capital d une personne physique ou d une entreprise avec une adresse au Japon, avec ou sans offre extérieure, les actions lors de la constitution sont détenues par l entreprise étrangère et ladite personne physique ou entreprise. La Société Anonyme ainsi constituée peut devenir une filiale à 100% de la société étrangère par l acquisition de la totalité des actions détenues par ladite personne physique ou entreprise. Procédure type prévue pour la constitution d une filiale Société à responsabilité limitée (Godo-Kaisha) (LLC) 1 Détermination du profil de la LLC (Godo Kaisha) *1 2 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l absence d existence éventuelle d une raison sociale identique 3 Obtention de la certification des associés (dans le pays d origine desdits associés) : Obtention des attestations d immatriculation, etc. des sociétés qui deviendront des associés et rédaction des affidavits concernant les profils des sociétés qui deviendront des associés et de ceux concernant les signatures de représentants des sociétés qui deviendront des associés (les affidavits doivent être certifiés par un notaire dans le pays d origine des associés) 4 Obtention de la certification des associés (au Japon) : Obtention des attestations d immatriculation des sociétés qui deviendront des associés. Obtention des attestations des sceaux des personnes ou sociétés qui deviendront des associés. 5 Rédaction de l acte de constitution d une filiale Godo -Kaisha 6 Paiement par les associés des montants du capital stipulés dans l acte de constitution (à partir des comptes bancaires des associés) 7 Demande d immatriculation d une filiale Godo-Kaisha établie auprès du Bureau des affaires juridiques (date de constitution de la filiale Godo-Kaisha), enregistrement du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation concernant les informations légales et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 9 Ouverture d un compte bancaire au nom de la société 10 Notification d acquisition de parts auprès de la Banque du Japon (dans certaines branches, cette notification devra être faite avant l établissement de la société) Note: Durée des formalités : environ un mois après que le profil de la société à établir a été déterminé. *1 Ce profil devra contenir les informations suivantes: raison sociale, lieu du siège social, objectifs de l entreprise, année fiscale, montant du capital, noms des associés (investisseurs détenteurs de parts) et montant de leurs souscriptions, nom des associés représentants de la société mère et nom des cadres dirigeants (représentants des associés dans le cas de sociétés détentrices de parts). 11

12 SECTION 1 Constituer sa société Constitution et immatriculation d une Société en nom collectif à responsabilité limitée ( Godo Kaisha, LLP en anglais) Une Société en nom collectif à responsabilité limitée est constituée lorsqu au minimum deux personnes physiques ou morales concluent un contrat de société de personnes à responsabilité limitée, s acquittent de leur investissement tel que spécifié dans le contrat, et immatriculent la société ainsi établie. Étant donné que la loi ne décrit pas en détail la façon dont les Sociétés en nom collectif à responsabilité limitée doivent fonctionner, à la différence des Sociétés Anonymes, les détails sont précisés dans les contrats de constitution des sociétés à responsabilité limitée. Par conséquent, la finalisation du contenu du contrat de constitution est l étape la plus importante du processus de constitution d une Société en nom collectif à responsabilité limitée. Par ailleurs, étant donné qu une société de personnes doit être constituée avec un associé personne physique résidant au Japon ou une personne morale japonaise, un certain nombre de documents doivent être élaborés à la fois au Japon et dans le pays de la partie étrangère. Procédure type prévue pour la constitution d une Société en nom collectif à responsabilité limitée 1 Détermination du profil de la Société en nom collectif à responsabilité limitée *1 2 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l absence d existence éventuelle d une raison sociale identique 3 Obtention d une certification des associés (dans leur pays d origine) : obtention de certificats d immatriculation, etc. concernant les entreprises qui seront associées, rédaction d affidavits concernant le profil des entreprises qui deviendront associées, rédaction d affidavits concernant la signature des représentants des entreprises qui seront associées (les affidavits devront être certifiés par un notaire dans leur pays d origine) 4 Obtention de certificats concernant les associés (au Japon) : Obtention de certificats d immatriculation des sociétés qui deviendront associées Obtention d attestations d enregistrement du sceau des personnes physiques ou morales appelées à devenir associées 5 Préparation et conclusion du contrat de constitution de la Société en nom collectif à responsabilité limitée 6 Versement par les associés de leur part d investissement telle que spécifiée dans le contrat d association 7 Date d entrée en vigueur 8 Demande d immatriculation de la Société en nom collectif à responsabilité limitée auprès du Bureau des affaires juridiques, enregistrement du sceau de cette société auprès du Bureau des Affaires Juridiques. 9 Obtention de l attestation d immatriculation et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (approximativement deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 10 Ouverture d un compte bancaire au nom de la société de personnes Note : Durée des formalités : environ un mois après que le profil de la société de personnes à établir a été déterminé. *1 Ce profil doit contenir les informations suivantes : nom des associés, lieu du siège social, objectifs de la société, année de la création de la société, noms des membres et de leurs investissements, date d enregistrement de la constitution d une Société en nom collectif à responsabilité limitée et sa durée d existence. 12

13 1.4 Informations légales figurant dans les statuts Des «éléments d importance absolue» et des «éléments d importance relative» figurent dans les statuts.les«éléments d importance absolue» sont des dispositions obligatoires qui doivent être mentionnées pour que les statuts de la société soient valides, tandis que les «éléments d importance relative» sont des dispositions facultatives qui n ont de portée juridique que si elles sont mentionnées dans les statuts Éléments figurant dans les statuts à la constitution d une Société Anonyme (Kabushiki Kaisha, société de capitaux) - Dispositions obligatoires : Objet, nom commercial, lieu d établissement, valeur ou montant minimal du capital au moment de la constitution, nom et adresse de chaque fondateur. - Dispositions facultatives : Nom des personnes contribuant en nature, biens contribués, valeur des biens et nombre et type d actions attribuées pour ces contributions ; biens acquis après l établissement de la société, leur valeur et nom du cédant, frais d établissement encourus par la société; nomination des vérificateurs; établissement du conseil d administration ; règles sur la distribution des dividendes Éléments figurant dans les statuts à la constitution d une société à responsabilité Limitée (Godo Kaisha) - Dispositions obligatoires : Objet, nom commercial, lieu d établissement, nom et adresse des associés, déclaration que la responsabilité de tous les associée est limitée à leur apport, objet et valeur des contributions des associés. - Dispositions facultatives : Les éléments d importance relative peuvent être définis librement dans la mesure où ils ne contreviennent pas àla Loi sur les sociétés Éléments figurant dans le contrat d association des sociétés en nom collectif à responsabilité limitée (LLP en anglais : Limited liability partnerships) - Dispositions obligatoires dans les contrats d association Objet, nom, lieu d établissement, nom et adresse des associés, date de prise d effet et durée du contrat d association, objet et valeur de la contribution des associés et détermination de l exercice fiscal de la société. - Dispositions facultatives dans les contrats d association Déclaration que l unanimité n est pas requise pour que le contrat d association puisse être modifié, déclaration que l unanimité n est pas requise pour les décisions sur la conduite des affaires. 13

14 SECTION 1 Constituer sa société 1.5 Attestation concernant les informations légales etattestation d enregistrement du sceau de la société Dans le cas d une succursale comme celui d une filiale japonaise, une fois les formalités d immatriculation terminées, le Bureau des affaires juridiques peut délivrer l attestation concernant les informations légales. Ce document certifie officiellement les informations légales sur la société. Les principales informations légales sur la Société Anonyme sont les suivantes: - Raison sociale - Siège social au Japon - Objet de la société - Méthode d annonce légale - Nombre total d actions à émettre - Catégorie et nombre d actions en circulation - Réglementation concernant la restriction sur les transferts d actions - Montant du capital - Administrateurs - Administrateurs gérants ayant le droit de représentation - Commissaires aux comptes - Date de constitution de la société Cette attestation concernant les informations légales sur la société doit généralement être fournie lors de l ouverture d un compte bancaire, de diverses déclarations ou notifications auprès des administrations, de l acquisition de biens pour lesquels l enregistrement du titre est nécessaire (propriété immobilière, valeurs mobilières, véhicules, lignes de téléphone ), ou encore lors de la conclusion d accords importants avec des partenaires en affaires. Cette attestation concernant l immatriculation de la société devra dans certains cas être fournie au même titre que l attestation d enregistrement du sceau de la société. Cette dernière attestation est un document authentifiant officiellement le sceau de la société. Ce certificat est destiné à prouver que le sceau de la société apposé sur les formulaires de demande, de déclaration ou notification ou les contrats a bien été apposé sur ces documents avec l autorisation légale de la société. Il peut être obtenu auprès du Bureau des affaires juridiques après finalisation de l immatriculation de la société. Le sceau de la société, ainsi que l identité des personnes autorisées à l utiliser, doivent être enregistrés auprès du Bureau des affaires juridiques au moment de la demande d immatriculation de la société. Les personnes autorisées à utiliser le sceau de la société sont les représentants de la succursale ou de la filiale ; lors de l enregistrement du sceau de la société, ces personnes devront présenter leurs propres attestations d enregistrement de sceau personnel ou attestation de signature. Par ailleurs, toute modification concernant les informations légales ou le sceau de la société devra faire l objet de formalités d enregistrement dans les plus brefs délais. Les demandes d enregistrement de telles modifications doivent être faites auprès du Bureau des affaires juridiques dans les deux semaines à dater de la modification dans le cas des filiales, et dans les trois semaines pour les succursales. 14

15 1.6 Fermeture d une succursale ou d une filiale Fermeture d une succursale et démission de tous les représentants au Japon Les succursales peuvent être fermées de deux manières : par la déclaration de la fermeture d une succursale ou par l enregistrement de la démission de tous les représentants au Japon. Le registre d une succursale japonaise ne peut être clos tant que tous les représentants au Japon n ont pas démissionné. Ceci parce qu il est possible que les activités au Japon soient poursuivies tant que des représentants sont enregistrés. Inversement, une succursale au Japon est fermée lorsque tous les administrateurs gérants au Japon ont démissionné. En pratique, on choisit la méthode consistant à n enregistrer que la démission de tous les administrateurs gérants au Japon. Pour enregistrer ces démissions, les formalités ci-après doivent être normalement accomplies. Les créanciers de la succursale se verront allouer un délai minimal d un mois pour faire appel de la fermeture de la succursale. Procédure type de démission de tous les représentants au Japon 1 Prise de décision de la fermeture de la succursale par la société étrangère et démission de tous les représentants au Japon 2 Sommation des créanciers de la succursale s opposant à sa fermeture et formulation de leurs demandes par voie d annonce individuelle ou de parution dans des journaux officiels. 3 Notification du représentant fiscal auprès des autorités fiscales 4 Clôture de la succursale (un mois minimum après l annonce et la parution officielle stipulées au n 2) 5 Rédaction de l affidavit concernant la fermeture de la succursale et démission de tous les représentants au Japon 6 Attestation de l affidavit effectuée par le Consul ou un personnage officiel semblable 7 Demande d enregistrement de la démission de tous les représentants au Japon auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation sur les informations légales concernant la fermeture (environ deux semaines à dater de la demande d enregistrement) 9 Notification de la fermeture de la succursale auprès de l administration fiscale, entre autres Ces formalités de clôture de la succursale doivent également être accomplies pour changer la structure de la base commerciale au Japon de succursale en filiale. Il n est pas possible de transformer directement une succursale en Société Anonyme (Kabushiki Kaisha -KK) ou autre société. Il faudra effectuer simultanément les formalités de clôture de la succursale et de constitution de la filiale. Dans ce cas, les avoirs de la succursale peuvent être transmis à la filiale sous forme d apport en nature. Une fois que la démission de tous les représentants au Japon est enregistrée, le registre est clos sans date de clôture officielle de la succursale. Bien qu il soit suffisant que la date de clôture soit enregistrée dans l affidavit, il est nécessaire d enregistrer à la fois (1) la clôture de la succursale et (2) la démission de tous les représentants au Japon si le registre exige une date de clôture. Lorsque l adresse d un représentant au Japon et celle de la succursale se trouvent sous la juridiction de Bureaux des affaires juridiques différents, il peut être nécessaire de déposer une demande d enregistrement semblable à celle qui est exigée pour l enregistrement d un transfert d établissement auprès de la juridiction compétente du lieu où se situe l adresse du représentant. 15

16 SECTION 1 Constituer sa société Dissolution et liquidation d une filiale Les formalités de dissolution et de liquidation d une filiale japonaise se font selon la procédure suivante. Les créanciers de la filiale disposent d un délai minimal de deux mois pour s opposer à la liquidation de la filiale. De plus, dans le cas où le résultat net de la société est négatif, les formalités volontaires de liquidation décrites ci-dessous ne sont pas applicables et il faut alors suivre une procédure de liquidation spéciale sous la supervision d un tribunal. Procédure type de dissolution et liquidation d une filiale 1 Décision lors de l assemblée générale des actionnaires de la dissolution de la filiale et de la nomination d un liquidateur 2 Demande d enregistrement de la dissolution de la filiale et de la nomination du liquidateur auprès du Bureau des affaires juridiques 3 Notification de la dissolution de la filiale et de la nomination du liquidateur à l administration fiscale 4 Sommation des créanciers de la filiale s opposant à sa fermeture et formulation de demandes par voie d annonce individuelle ou de parution dans des journaux officiels 5 Préparation d un compte de bilan et d un inventaire des actifs au moment de la dissolution 6 Résolution d approbation du bilan et de l inventaire des actifs par l assemblée générale des actionnaires (convocation remise aux associés dans le cas d une société à responsabilité limitée) 7 Détermination et partage des actifs résiduels 8 Résolution d approbation de la clôture de la liquidation lors de l assemblée générale des actionnaires (deux mois minimum à dater de l annonce ou parution énoncée au n 4) 9 Demande d enregistrement de la clôture de la liquidation de la filiale auprès du Bureau des affaires juridiques 10 Obtention de l attestation sur les informations légales concernant la clôture (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande) 11 Notification de la clôture de la liquidation de la filiale au du tribunal et aux autorités fiscales 16

17 1.6.3 Dissolution et liquidation d une société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) Concernant la dissolution ou la liquidation d une société en nom collectif à responsabilité limitée, les formalités à respecter sont les suivantes. Comme pour toute dissolution ou liquidation d une société japonaise, les créanciers disposeront d un délai minimum de deux mois pour s opposer à la liquidation. Procédure type de dissolution et liquidation d une LLP 1 Décision de dissolution de la société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) et nomination d un liquidateur avec l approbation unanime des associés 2 Demande de dissolution de la LLP et de nomination du liquidateur déposée auprès du Bureau des affaires juridiques 3 Notification de la dissolution de la LLP et de la nomination du liquidateur à l administration fiscale 4 Notification de l opposition des créanciers à la liquidation de la LLP par voie d annonce individuelle ou de parution dans des journaux officiels 5 Détermination et distribution des actifs restants 6 Décision de clôture par la liquidation sous réserve de l approbation de tous les associés (dans les deux mois suivant la notification mentionnée ci-dessus) 7 Demande d enregistrement de la clôture de la liquidation de la société en nom collectif à responsabilité limitée déposée auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation sur les informations légales concernant la liquidation (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande) 17

18 SECTION 1 Constituer sa société A noter : 1. Il est possible de consulter des spécialistes concernant la création de sociétés Concernant l établissement de succursales ou de filiales, les spécialistes à consulter sont les avocats, les shisho shoshi (avocats spécialisés dans la rédaction d actes juridiques) ou les gyosei shoshi (avocats spécialisés dans les procédures administratives). Ces spécialistes peuvent être chargés par leur client de rédiger différents types de documents : par exemple, les documents relatifs à l établissement d une succursale ou d une filiale, au transfert du siège social, au changement des cadres dirigeants, à des modifications de l objet de la société, à l augmentation du capital, au changement de structure, à une fusion, une dissolution, etc. Le dépôt des demandes d immatriculation au registre du commerce auprès du Bureau des affaires juridiques sont du ressort exclusif du shiho shoshi et de l avocat. 2. Les formalités à accomplir au moment de l établissement d un bureau de représentation L établissement d un bureau de représentation à des fins de collecte ou de fourniture d informations est libre et le Code du commerce ne prévoit aucune formalité d enregistrement ou de notification du centre des impôts car, ne menant aucune activité commerciale au Japon, le bureau de représentation n est pas assujetti à l impôt sur les bénéfices des sociétés. Dans certains cas exceptionnels comme celui de l établissement au Japon de bureaux de représentation d institutions financières comme les banques, compagnies d assurance, sociétés de placement étrangères, une notification préalable devra être faite à l Agence des services financiers (comme stipulé dans les législations spécifiques à chacun de ces domaines d activité, comme la loi sur les activités bancaires ou la loi sur les bourses de valeurs mobilières). Par ailleurs, l ouverture d un compte bancaire au nom d un bureau de représentation se fera aux noms conjoints du bureau de représentation et de la personne physique le représentant, comme dans l exemple suivant : «Bureau de représentation au Japon de la Société X, Représentant M/Mme Y (nom du représentant)». Les documents à fournir lors de l ouverture d un compte bancaire au nom d un bureau de représentation sont les suivants : - Passeport du représentant - Carte de résident du représentant - Plaquette sur la société - Contrat de location - Sceau de la banque 18

19 2.1 Formalités d entrée Les étrangers qui souhaitent se rendre au Japon doivent être munis d un passeport en cours de validité, et doivent en principe obtenir auprès d une ambassade, d un consulat ou des missions diplomatiques du Japon à l étranger un visa adapté à l objectif de leur voyage au Japon. A l arrivée au Japon, l inspecteur de l immigration inspecte le passeport et y appose un tampon autorisant l entrée sur le territoire japonais et définissant le statut de résidence et la durée de séjour autorisée. Ces dispositions ne s appliquent pas dans les cas d exemption de visa de séjour temporaire ou de «Re-Entry Permit» (visa de retour), présentés aux sections 2.6 et La relation entre le visa et le statut de résidence Il existe, en matière de formalités d entrée, le visa et le statut de résidence, et il est important de ne pas les confondre Le visa Le visa est une recommandation obtenue à l étranger auprès d une mission diplomatique japonaise, nécessaire pour entrer sur le territoire japonais, qui certifie que le passeport est valide, et que son détenteur peut être admis à entrer sur le territoire japonais dans le cadre mentionné par le visa. Ces dispositions ne s appliquent pas dans les cas d exemption de visa de séjour temporaire ou de «re-entry permit» (visa de retour), qui sont présentés aux sections 6 et Le statut de résidence Les ressortissants étrangers qui sont admis sur le territoire japonais et qui y séjournent reçoivent en principe l autorisation d entrer au Japon au port ou à l aéroport d arrivée, et y séjournent ensuite selon le statut défini à ce moment-là. Le statut de résidence est donc la preuve que l étranger est autorisé à séjourner au Japon et qu il est qualifié pour exercer les activités définies par la loi de contrôle de l immigration et de reconnaissance des réfugiés. Il signifie en d autres termes : «Vous êtes autorisé à séjourner au Japon pour y faire ceci ou cela». Les activités qu un ressortissant étranger peut exercer pendant son séjour au Japon sont définies par le statut de résidence, et à moins d obtenir une «autorisation d exercer une activité autre que celle du statut de résidence», les étrangers n ont en principe pas le droit d exercer des activités rémunérées autres que celles relevant du statut de résidence. 2.3 De l obtention du certificat d admissibilité (certificate of eligibility) au visa Le visa est obtenu en déposant une demande auprès d une mission diplomatique japonaise. Mais dans le cas où le visa demandé est destiné à permettre un séjour de longue durée, notamment pour travailler, la réponse à la demande peut prendre assez de temps, étant donné que les missions diplomatiques japonaises ne sont pas toujours à même d évaluer la situation interne au Japon. C est la raison pour laquelle il arrive souvent que les services de l immigration au Japon vérifient si les activités que le ressortissant étranger souhaite exercer au Japon correspondent au visa demandé, et s ils établissent que cela est le cas, ils délivrent un certificat d admissibilité (certificate of eligibility). Le ressortissant étranger ayant obtenu ce document devra ensuite le présenter auprès d une mission diplomatique japonaise, en même temps que la demande de visa. Le visa est alors généralement accordé très rapidement. Ce certificat n est pas nécessaire pour obtenir un visa de séjour temporaire. 19

20 SECTION 2 Le visa et le statut de résidence Schéma : de la demande de certificat d admissibilité à l obtention du visa et à l entrée sur le territoire japonais (cas général) Au Japon Demande de certificat d admissibilité (auprès des services de l immigration) par le requérant ou son représentant Délivrance du certificat d admissibilité (délivré par les services de l immigration) et envoi au requérant ou à son représentant Note : Dans le cas où un ressortissant étranger ayant demandé un certificat d admissibilité se trouve déjà au Japon avec un visa de séjour temporaire, il aura la possibilité de changer son statut de visiteur temporaire pour celui de résident approuvé par le certificat d admissibilité durant son séjour au Japon, sans avoir à demander ni à recevoir de visa auprès d une mission diplomatique japonaise à l étranger. A l étranger Demande de visa auprès d une mission diplomatique japonaise à l étranger sur présentation du certificat d admissibilité Obtention du visa auprès de la mission diplomatique Au Japon Présentation du passeport et du visa (autorisation d entrer sur le territoire japonais, présentation du certificat d admissibilité) au moment de l arrivée au Japon, et insertion dans le passeport au lieu d entrée au Japon d un cachet vérifiant l entrée, puis délivrance d une carte de résident aux étrangers résidant au Japon pour une durée à moyen et à long terme. (Note) Aux aéroports de Narita, Haneda, Chubu et Kansai, en plus du cachet de vérification d entrée tamponné sur leur passeport, les résidents admis pour une durée à moyen et à long terme recevront une carte de résident. Aux autres lieux d entrée/sortie du Japon, un cachet de vérification d entrée sera tamponné sur le passeport et une carte de résident sera délivrée après que les résidents à moyen et à long terme auront suivi la procédure de demande de permis de séjour auprès du bureau municipal de la ville/commune/village. (En pratique, le Bureau de l immigration régional enverra par la poste une carte de résident à l adresse déclarée de la résidence). Une carte de résident est délivrée aux résidents à moyen et à long terme lorsqu ils reçoivent l autorisation de résider, telle que la permission d entrée sur le territoire, la permission de changer de statut de résident, ou une prolongation de permis de séjour (voir la section 2.7). 20

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