Politique de reconnaissance et de fidélisation des donatrices et des donateurs

Transcription

1 Politique de reconnaissance et de fidélisation des donatrices et des donateurs Adoptée par le conseil d administration de la Fondation le 17 juin 2013 à Saint-Jean-sur-Richelieu 1

2 Mission, objectif et mise en contexte La Fondation du Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu a pour mission de soutenir les étudiantes et les étudiants, d'œuvrer au développement du Cégep et de maintenir son rayonnement et son leadership, en collaboration avec ses partenaires internes et externes. La Fondation a pour principal objectif de contribuer à une éducation supérieure de qualité. Afin d optimiser le rôle de la Fondation, l implication de la communauté collégiale 1 et de la communauté d affaires est déterminante tant pour valoriser la participation du Cégep dans le développement socioéconomique de la région que pour sensibiliser de futurs partenaires financiers à sa cause. La Fondation reconnait l apport exceptionnel des personnes contribuant à la réalisation de sa mission et c est pourquoi elle se dote d une politique de reconnaissance et de fidélisation à l égard des donatrices et des donateurs, et ce, afin de leur témoigner sa gratitude et d établir des moyens équitables pour reconnaître leur contribution. Les dons doivent permettent à la Fondation d aider le Cégep à remplir sa mission d éducation supérieure dans un environnement dynamique notamment, en dotant les départements et les services d équipements à la fine pointe de la technologie et en aidant les étudiantes et étudiants en difficulté financière. Principe La Fondation privilégie une philosophie de gestion conforme à la mission, aux valeurs, aux principes et aux orientations du Cégep. Le principe fondamental de la présente politique est de reconnaître les donatrices et les donateurs en préservant la vocation pédagogique de l institution et la liberté intellectuelle. Les dons, mis au service des étudiantes et des étudiants, doivent permettre de nouvelles opportunités et de nouveaux développements au plan collégial. Nature des dons Les dons doivent se faire dans les meilleurs intérêts de la mission de la Fondation et en lien avec les valeurs du Cégep. Un comité d acceptation des dons pourrait être créé s il y a lieu. Dons dédiés : Les dons dédiés doivent être utilisés dans le but pour lesquels ils ont été consentis, sauf si la Fondation est légalement autorisée à les utiliser à d autres fins (si elle ne peut, pour une raison hors de son contrôle, acheminer le don vers l objectif prévu), toujours en conservant la volonté philanthropique de la donatrice ou du donateur. 1 Par définition, la communauté collégiale inclut les membres du personnel, les étudiantes et les étudiants, les diplômés, les parents ainsi que les retraités. 2

3 Dons non dédiés : Les dons non dédiés sont utilisés pour des objectifs qui favorisent l avancement de la mission de la Fondation. Conditions pour tous les types de dons : Lorsque les conditions liées à une contribution sont jugées comme n étant pas dans le meilleur intérêt du Cégep, qu elles entravent la liberté collégiale ou qu elles font preuve de discrimination ou d exclusion à l égard d un ou plusieurs groupes (sauf si l exclusion est approuvée dans le plan institutionnel et jugée équitable par la Fondation) la Fondation, en consultation avec la direction générale du Cégep, peut refuser cette contribution ou encore demander à ce que les conditions de la contribution soient révisées. Les dons sont effectués sous les formes suivantes : dons individuels ou corporatifs (espèces ou chèques); dons en nature et dons immobiliers; titres, actions, obligations; polices d assurance désignant la Fondation comme bénéficiaire irrévocable; dons testamentaires (legs). Dans le cas d aide financière ou de bourses, une personne bénéficiaire spécifique ne peut être désignée par la donatrice ou le donateur. Le Cégep a la responsabilité de désigner la personne bénéficiaire. La Fondation doit respecter l anonymat des donatrices et donateurs qui le demandent. Catégories des donatrices et donateurs (campagnes annuelles) Tout don offert à la Fondation est apprécié et mérite d être reconnu. Une catégorisation des partenaires est établie de manière proportionnelle à l apport du don à la Fondation. Les montants indiqués à l intérieur du tableau ci-dessous sont relatifs à un engagement annuel de la part du partenaire : Gouverneur $ et plus Platine/Majeur $ à $ Or $ à $ Argent $ à $ Bronze 500 $ à $ Émérite 50 $ à 499 $ Ami 10 $ à 49 $ 3

4 Modalités de reconnaissance Selon les ententes conclues entre la Fondation et ses partenaires et en vertu des catégories citées ci-dessus, les modalités de reconnaissance sont notamment : une lettre de remerciement de la Fondation et l émission d un reçu fiscal, et ce, pour tout don de plus de 10 $; une invitation au «Cocktail merci» annuel de la Fondation; une photo, un logo ou une mention dans le rapport annuel de la Fondation; une mention dans les divers moyens de communication internes du Cégep; l émission d un communiqué de presse avec photo officielle du partenaire s il y a lieu; une mention ou la diffusion du logo de la donatrice ou du donateur sur le tableau d honneur virtuel présent sur le site Internet du Cégep, onglet «Fondation», et hyperlien vers site Internet de l entreprise donatrice; une dédicace sur l équipement ou le matériel acquis grâce à la donatrice ou au donateur, et ce, sous réserve du consentement du département ou du service concerné; l organisation d un événement de reconnaissance; une invitation aux événements-bénéfice de la Fondation; une mention au micro lors d un événement existant de la Fondation; une mention du nom de la donatrice ou du donateur lors de la remise des bourses soulignant le mérite étudiant, notamment au Gala de reconnaissance du mérite collégial et à la remise des bourses en Gestion et exploitation d entreprise agricole; une mention au tableau d honneur installé à l entrée principale du Cégep. Il est entendu que la Fondation ne procèdera pas à l identification de locaux ou d espaces communs du Cégep au nom des donatrices et donateurs, à l exception d un tableau d honneur installé à l entrée du Cégep présentant les noms de toutes les donatrices et donateurs. Retrait des privilèges La Fondation peut résilier une entente avec une donatrice ou un donateur dont les comportements, les actes ou les valeurs ne correspondent plus à la mission ou aux valeurs de la Fondation et du Cégep. De plus, un partenaire qui ne respecte pas son entente ou ne verse pas à la Fondation le don promis peut se voir retirer ses privilèges de reconnaissance. Imputation des coûts Les frais reliés à la reconnaissance d une donatrice ou d un donateur à la suite d un don effectué à la Fondation sont à la charge de la Fondation (matériel et installation). 4

5 Responsabilités de la Fondation La Fondation s engage à communiquer régulièrement avec les donatrices et donateurs afin de faire connaître les projets importants en cours et à venir. Cette communication transparente permet de maintenir un lien privilégié avec les donatrices et donateurs et d assurer le succès des activités de financement chapeautées par la Fondation. Toute activité sous-jacente à cette politique est soumise au code d éthique des administratrices et administrateurs de la Fondation. Dans la mesure du possible, tous les dons destinés au Cégep doivent être remis à la Fondation afin de reconnaître la contribution des donatrices et des donateurs de façon équitable, comptabiliser les contributions reçues et également permettre de limiter la fréquence des sollicitations. Mise en œuvre et révision La Fondation est chargée de l application de la présente politique et son conseil d administration lui délègue l autorité d entreprendre toute action pour en assurer le respect. Le conseil d administration est responsable de la mise à jour de cette présente politique de reconnaissance et de fidélisation. Entrée en vigueur La présente politique de reconnaissance et de fidélisation entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d administration de la Fondation. 5