Guide d utilisation NET CARRIERE Partie 2 : Onglet «les carrières»

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1 Guide d utilisation NET CARRIERE Partie 2 : Onglet «les carrières» Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Finistère Ti Kumunioù Penn ar Bed 7, Boulevard du Finistère QUIMPER CEDEX Tél : fax : cdg29@cdg29.fr site Internet :

2 Contenu 1. La gestion des carrières La fiche collectivité L effectif des fonctionnaires L échéancier de carrière Préparer les avancements d échelon Première étape : édition de la liste des promouvables Seconde étape : le choix des propositions Troisième étape : l édition du tableau d avancement Quatrième étape : transmission du tableau au CDG Cinquième étape : l édition des propositions d arrêtés Editer les fiches de notation L édition des fiches individuelles de notation Transmission des fiches de notation au CDG Page 2 sur 15

3 1. La gestion des carrières Pour accéder à la gestion des carrières des agents de la collectivité, cliquer sur l onglet «Les carrières». Vous pourrez alors : - compléter la fiche collectivité - visualiser le tableau des effectifs et l échéancier de carrière des agents - traiter les avancements d échelon et de grades 1.1. La fiche collectivité Par défaut, la fiche collectivité est positionnée sur l onglet «Fiche». Sur cet onglet, les informations relatives à la collectivité telles que l adresse, la strate démographique ou encore l adresse sont affichées. Aucune information ne peut être modifiée sur l onglet «Fiche». Pour compléter ou modifier les informations sur la collectivité cliquez sur l onglet : - «Coordonnées» pour les informations de localisation et de contact - «Affiliation» pour les affiliations CDG, CAP et CT Attention! Il est important de remplir le champ «Mail» dans l onglet «Coordonnées». En effet, le Centre de Gestion pourra envoyer des messages électroniques à cette adresse pour vous avertir d évènements particuliers concernant la carrière des agents de la collectivité! Attention! Le «Titre de l autorité» et la «Signature de l autorité» dans l onglet «Coordonnées» est important. Le titre et la signature sont insérés automatiquement lors de la création de certains documents et doivent donc être tenus à jour régulièrement! Page 3 sur 15

4 Toutes les informations sont modifiables Boutons d enregistrement ou d annulation des modifications Attention : pour que toutes les modifications soient enregistrées, cliquez sur le bouton «changer de page! En cas d erreur, cliquez sur le bouton ou changez de page.» avant de Page 4 sur 15

5 1.2. L effectif des fonctionnaires Ce menu permet de visualiser les effectifs des fonctionnaires titulaires et stagiaires par grade à une date donnée. Date d observation Choix permettant d affiner la recherche Bouton d affichage du résultat Liens permettant le listage des agents du grade Lorsque le tableau est affiché, tous les grades des agents de la collectivité sont listés. En cliquant sur le lien d un grade affiché, tous les agents à ce grade seront affichés. Liste des agents du grade En cliquant sur un agent en particulier, vous accéderez à la fiche individuelle de l agent comme dans la rubrique «Les fiches individuelles». Page 5 sur 15

6 1.3. L échéancier de carrière Cette page permet la consultation des événements de carrière à venir pour le personnel de la collectivité. Par défaut, la période d affichage des événements correspond au trimestre suivant la date en cours. Permet de restreindre la recherche sur un agent Choix de la période à afficher Bouton pour afficher l échéancier de carrière Affichage de l échéancier de carrière L échéancier rappelle les situations de carrières qui devront être mises à jour sur la période sélectionnée (que vous pouvez modifier). Une fois la période sélectionnée, choisissez d afficher les informations concernant «Les jalons», ou les informations relatives à la CAP (avancement de grade ou d échelon) puis cliquez sur le bouton pour afficher le résultat. Attention! Il est fortement conseillé de consulter régulièrement l échéancier afin de visualiser les actes non établis pour l année en cours! Page 6 sur 15

7 1.4. Préparer les avancements d échelon Une fois que le CDG a mis en ligne les avancements d échelon, vous pouvez démarrer la procédure en cliquant dans le menu à gauche de l écran sur «préparer les avancements d échelon». Ce menu permet d accéder aux avancements d échelon dans le cadre d une CAP. Tableaux d avancement Période concernée Echéance Statut du tableau La liste des tableaux d avancement mis à disposition par le Centre de Gestion est affichée. En cliquant sur le lien correspondant à une liste de proposition (ici «Avancement d échelon DEMO), vous accéderez aux différentes étapes de la procédure d avancement d échelon. Liste des étapes de l avancement d échelon L avancement d échelon se décompose en plusieurs étapes. Page 7 sur 15

8 Première étape : édition de la liste des promouvables Pour éditer la liste des promouvables, cliquez sur le lien «Editer la liste des promouvables». Une boîte de dialogue apparait alors permettant de choisir le format de la liste à générer. Par défaut, le format RTF (utilisable avec un traitement de texte) est sélectionné. Utilisez de préférence ce format. Choix du format de sortie de liste Génère la liste des promouvables Cliquer sur «télécharger le contenu» Cette liste des promouvables est une liste d information vous permettant de visualiser les agents qui sont susceptibles de bénéficier d un avancement d échelon. C est un document de travail interne. Page 8 sur 15

9 Lorsque cette étape a été réalisée, il faut cocher manuellement la case. La liste des étapes de l avancement d échelon est alors modifiée et affiche la date de réalisation. Etape réalisée = case à cocher manuellement Date de la réalisation Seconde étape : le choix des propositions Cette étape permet à la collectivité de sélectionner les critères d avancement d échelon pour les agents selon les trois choix suivants : - Avancement à l ancienneté minimale - Avancement à l ancienneté maximale - Report de choix pour la CAP suivante (cela concerne les avancements maxi pour l année suivante) Retour à la liste des étapes Pour cocher toutes les propositions au minimum le cas échéant Choix d avancement d échelon M. BIDULE M. TRUC M. MACHIN ATTENTION : Si vous avez beaucoup d agents, ceux-ci apparaissent sur plusieurs pages. Pour choisir les propositions d avancement, sélectionner le critère d avancement d échelon choisi pour l agent (mini / maxi / report). Vous pouvez choisir de cocher un avancement mini pour tout le monde. Dans ce cas, cocher la case en haut à gauche «cocher toutes les propositions minimum». ATTENTION, seuls les mini de la page en cours seront cochés. Il faut refaire la manipulation pour chaque page et penser à enregistrer chaque page. Les avancements maxi sont à cocher manuellement. Si vous utilisez l option «Reporter mon choix», l agent figurera à nouveau sur la liste des propositions d avancement l année suivante, avec une proposition d avancement à l ancienneté maximale uniquement. En cas d erreur ou pour revenir sur une décision d avancement, décochez le choix à supprimer, enregistrez la modification, et saisissez à nouveau le choix pour l agent. Page 9 sur 15

10 Pour revenir aux étapes de la procédure d avancement d échelon, cliquez sur le bouton «Etapes». Attention : si seul l avancement à l ancienneté maximale est proposé, vous devrez obligatoirement choisir cette proposition qui est un avancement de droit pour l agent (un point orange, face à la proposition d avancement à l ancienneté maximale attirera votre attention). Attention : pour que toutes les modifications soient enregistrées, cliquez sur le bouton «changer de page!» avant de Après avoir choisi vos propositions d avancement, la case à cocher et la date de réalisation sont mises à jour automatiquement. Etapes réalisées = cases à cocher validée Date de la réalisation Troisième étape : l édition du tableau d avancement Cette troisième étape permet d éditer le tableau d avancement à faire parvenir au Centre de Gestion en cliquant sur le lien «Editer le tableau d avancement». Une boîte de dialogue apparait alors permettant de choisir le format du tableau à générer. Par défaut, le format RTF (utilisable avec un traitement de texte) est sélectionné. Choix du format de sortie du tableau Génère le tableau Page 10 sur 15

11 Cliquer sur «télécharger le contenu» Attention : le tableau qui sera transmis au Centre de Gestion doit correspondre strictement aux choix de propositions validées sur l extranet. Si vous effectuez des ajouts ou des modifications, ceux-ci doivent être réalisés de façon manuscrite pour signaler clairement les modifications réalisées. Lorsque cette étape a été réalisée, il faut cocher manuellement la case. La liste des étapes de l avancement d échelon est alors modifiée et affiche la date de réalisation. Etapes réalisées = cases à cocher manuellement Date de la réalisation Page 11 sur 15

12 Quatrième étape : transmission du tableau au CDG Une fois le tableau visé par l autorité territoriale il faut l envoyer au CDG : - Soit en papier, par courrier postal - Soit scanné, par mail à votre conseiller RH Dès que c est fait, cocher manuellement la case «Transmettre le tableau par voie dématérialisée». Lorsque le tableau d avancement d échelon a été validé par le Centre de Gestion, toutes les étapes précédentes deviennent uniquement consultables. Chaque étape devient consultable, lorsque le tableau a été reçu et validé par le CDG Cinquième étape : l édition des propositions d arrêtés Cette étape est disponible une fois la CAP terminée. Vous pourrez alors éditer les arrêtés d avancement d échelon, suite à l avis de la CAP. Choix du format de sortie Génère la liste des arrêtés Page 12 sur 15

13 Attention : la validation des arrêtés et donc la répercussion sur la carrière des agents ne se feront qu à réception des arrêtés validés par l autorité territoriale et transmis par courrier au Centre de Gestion. La carrière des agents concernés sera alors mise à jour et visible par la collectivité. Page 13 sur 15

14 1.5. Editer les fiches de notation Le Centre de Gestion met à disposition des collectivités une liste des propositions permettant d accéder aux fiches de notations. Evaluation disponible Période concernée Echéance Statut de la liste En cliquant sur le lien correspondant à une liste de proposition (ici «Evaluation 2011 Démonstration»), vous accéderez aux différentes étapes de la procédure d évaluation. L édition des fiches de notation se décompose en deux étapes L édition des fiches individuelles de notation Cliquez sur le lien «Editer les fiches individuelles de notation». Une boîte de dialogue apparait alors permettant de choisir le format des fiches individuelles à générer. Par défaut, le format RTF (utilisable avec un traitement de texte) est sélectionné. Vous pourrez aussi sélectionner la catégorie des agents souhaitée (A, B, C ou toutes). Choix du format de sortie Choix de la catégorie Génère les fiches de notation Pour rechercher une catégorie, cliquez sur la loupe et un assistant similaire à celui «assistant de recherche de grade ou d échelon» apparaitra pour vous aider à sélectionner la catégorie statutaire. Cliquez ensuite sur le bouton. Un pop-up s affiche en demandant l ouverture des fiches de notation correspondantes. Cliquez sur le bouton «Ouvrir». Page 14 sur 15

15 Lorsque les fiches de notation ont été générées, la liste des étapes de l édition des fiches de notation est modifiée et affiche alors la date d édition et la case à cocher correspondante est automatiquement validée. Etape réalisée = cases à cocher validée Date de la réalisation Transmission des fiches de notation au CDG Une fois les fiches de notation transmises au Centre de Gestion, cochez la case «Transmettre les fiches au CDG» et faîtes parvenir une copie des fiches de notation par voie postale ou par mail, à votre conseiller RH. Page 15 sur 15