Importation Exportation d un mandat Topal

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1 Importation Exportation d un mandat Topal Version : 1.0 Création : Modification : Version logiciel : Exportation/importation d un mandat Topal 1.1 Exportation L exportation d un mandat dans Topal est facilitée par un assistant qui vous guide pas à pas afin de créer le fichier au format XML ou ZIP (compressé) que vous pourrez ensuite envoyer par par exemple. Sélectionnez le menu «Fichier Exportation Dernier» afin de démarrer l assistant. Etape 1 Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 1 sur 8 hostagest sàrl Grand Rue 14 CH 1083 Mézières Tél : Fax : info@hostagest.ch Homepage :

2 «Données XML» doit être sélectionné dans la liste déroulante «Export sous». Sélectionnez «Mandat complet» comme «Type d export». Dans le champ «Chemin du fichier», saisissez le nom du répertoire et du fichier de sauvegarde. Cliquez sur le bouton pour sélectionner un répertoire dans lequel enregistrer le fichier d exportation, ainsi que le nom du fichier. La case à cocher «Générer automatiquement le nom du fichier» influe directement sur le nom. Si la case est cochée, le nom du fichier contiendra automatiquement le nom du mandat. Si la case est décochée, vous devez saisir un nom de fichier ou laisser ce qui est proposé par défaut. La liste déroulante «Niveau ZIP» vous permet de sélectionnez le niveau de compression du fichier. Aucune : Rapide : Normal : Maximum : le fichier exporté est enregistré à sa taille normale sans compression. le fichier exporté est faiblement compressé ce qui améliore la rapidité d exécution. taille standard d un fichier compressé. la taille du fichier exporté est réduite au maximum. Les niveaux «rapide» à «maximum» créent une archive ZIP, le nom du fichier exporté se termine par ZIP. Cliquez sur «Suivant» pour passer à l étape suivante. Etape 2 Le résumé des données que le programme va exporter est affiché dans cette table. Cliquez sur «Terminer» pour démarrer l exportation. Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 2 sur 8

3 Il est toujours possible de revenir en arrière en cliquant sur le bouton «Précédent» ou d annuler l exportation en cliquant sur le bouton «Annuler». Le fichier exporté est enregistré dans le répertoire indiqué lors de la première étape et comme nous n avons choisi aucun «niveau ZIP», donc aucune compression, il est du type XML. Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 3 sur 8

4 1.2 Importation Comme l exportation, l importation d un mandat Topal est très simple et guidée par un assistant. Sélectionnez le menu «Fichier Importation Dernier» afin de démarrer l assistant. Etape 1 Sélectionnez «Données XML» dans la liste déroulante «Import de». Ce choix vous permet d importer des mandats qui ont été exportés au format XML ou/et qui ont été compressés au format ZIP. La case «Minimiser les besoins en mémoire» vous permet de ne pas trop ralentir les tâches annexes effectuées en-dehors de Topal. Si la case «Renommer fichier en *.BAK» est cochée, l extension BAK est ajoutée au nom original du fichier. Dans notre exemple, nous allons cocher cette case. Remarque : Si la case «Renommer fichier en *.BAK» est cochée, le fichier ne pourra plus être utilisé pour une importation ultérieure à moins d effacer l extension.bak dans Windows. Sélectionnez le fichier XML ou ZIP à importer. Aidez-vous du bouton pour trouver le fichier correspondant dans l explorateur de Windows. Cliquez sur le bouton «Suivant». Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 4 sur 8

5 Etape 2 Dans la liste «Copier paramètres depuis», laissez le choix proposé par défaut, en principe «Modèle SA». Il est encore possible de modifier la numérotation des adresses et des pièces. Si vous désirez que Topal gère la numérotation, laisser «Numéro de Topal» ou sinon sélectionnez «Numéro de l utilisateur» et modifiez les numéros des adresses et des pièces selon vos besoin. Remarque Il est fortement conseillé à cette étape de laisser les choix par défaut. Si vous devez les modifier, prenez contact avec le support technique au Cliquez sur le bouton «Suivant» pour passer à la dernière étape. Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 5 sur 8

6 Etape 3 Si la case «Afficher détails» est cochée, le résumé des données que le programme va importer est affiché dans l onglet «Lire» et les éventuels erreurs et avertissements dans l onglet «Erreur». Cliquez sur «Suivant» pour démarrer l importation. Il est toujours possible de revenir en arrière en cliquant sur le bouton «Précédent» ou d annuler l exportation en cliquant sur le bouton «Annuler». Lorsque l importation est terminée, le programme ouvre le bloc-notes de Windows avec le résumé de l importation. Conjointement une fenêtre dans laquelle le déroulement de l importation est décrit s ouvre. Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 6 sur 8

7 Etape 4 Si la case «Afficher détails» est cochée, le déroulement de l importation est affiché dans l onglet «Import» et les éventuels erreurs et avertissements dans l onglet «Erreur d importation». Cliquez sur «Terminer» pour fermer l assistant. Comme à l étape 1, la case «Renommer fichier en *.BAK» a été cochée, l extension.bak a été rajoutée au nom original du fichier. Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 7 sur 8

8 Etape 5 Lorsque l importation est terminée, une fenêtre dans laquelle vous pouvez compléter les informations du mandat s ouvre. Complétez au besoin les informations du mandat comme l adresse et cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour ouvrir votre mandat importé. Remarque Il est fortement recommandé de ne rien modifier dans cette fenêtre sauf peut-être l adresse de la société ou la section «Inclure dans la sauvegarde», vous risqueriez de corrompre le fonctionnement de votre mandat! Importation - Exportation d'un mandat Topal Page 8 sur 8