TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI155

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI155 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus 29 Mission d appui à l évaluation de l éligibilité et de la performance du CCM GUINEE BISSAU RSS/Transverse Gouvernance /Accès aux financements CCM Contact FEI Personne référente Coordonnées Anne-Gaëlle Rolland Annegaelle.rolland@diplomatie.gouv.fr II. Justification de la mission Afin d avoir accès à de nouveaux financements, les instances de coordination nationale doivent désormais procéder à une évaluation de plusieurs critères d admissibilité et deperformance définis par le Fonds mondial de manière à déterminer leur niveau de fonctionnalité et de bonne gouvernance. Cette évaluation est réalisée avant la soumission de la note conceptuelle, de manière à ce que les instances puissent corriger les insuffisances identifiées à travers la mise en œuvre d un plan d amélioration échelonnée. Les six critères d éligibilité définis par le Fonds mondial sont les suivants : - Critère 1 : mise en place d un processus transparent, documenté et participatif pour l élaboration des notes conceptuelles ; - Critère 2 : mise en place d un processus ouvert, transparent et documenté pour la désignation des récipiendaires principaux ; - Critère 3 : existence et mise en œuvre d un plan de suivi stratégique des subventions ; - Critère 4 : présence et représentation au sein du CCMde personnes vivant avec les maladies et depersonnes issues des principales populations clés touchées et représentant leurs communautés ; - Critère 5 : sélection selon un processus transparent et documenté des représentants membres des secteurs non gouvernementaux ; - Critère 6 : conformité et mise en œuvre d une politique de gestion des conflits d intérêts. Parmi ces six critères, les critères 1 et 2 seront évalués lors de la soumission de la note conceptuelle par le pays. Termes de références 14INI155 1

2 Les critères 3, 4, 5 et 6 doiventêtre évalués chaque année avec l outil d évaluation de l éligibilité et de la performance des CCM mis en place par le FM (outil «Performance assessment matrix»). 1 Souhaitant présenter une note conceptuelle Paludisme à la date du 15 janvier 2014 au Fonds mondial, le CCM de Guinée-Bissau a besoin d un appui technique pour faciliter son autoévaluation et aboutir à un diagnostic complet sur les critères 3, 4, 5 et 6, afin de confirmer son éligibilité et d améliorer son fonctionnement dans le cadre des activités futures. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission La mission d expertise a pour objectif de faciliter l évaluation de l éligibilité et la performance du CCMpour s assurer que le CCM se conforme entièrement aux critères d admissibilité et aux normes minimales lors de la soumission de la note conceptuelle, ou à défaut, dispose d un plan de mesures correctives claires pour assurer sa conformité. 2) Objectifs spécifiques - Former les membres du CCM au Nouveau Modèle de Financement - Accompagner le CCM dans l évaluation de ses résultats au regard des critères d éligibilité applicables et aux indicateurs liés aux nouvelles normes minimales des CCM dans le cadre du NMF et s assurer de la collecte de tous les justificatifs ; - Mener les entretiens avec l ensemble des parties prenantes ; - Appuyer l élaboration d un plan d amélioration identifiant des mesures correctives claires pour chacun des critères non entièrement conforme. 3) Résultats à atteindre Les membres du CCM sont formés aux exigences du Nouveau Modèle de Financement. Le CCM est éligible selon les critères du nouveau modèle de financement. Si ce n est pas le cas, un plan d amélioration a été accepté par chacun de ses membres et fixe les actions correctrices pour atteindre ces critères d éligibilité. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Les experts devront accompagner le CCM dans son auto-évaluation selon la méthodologie mise en place par le Fonds mondial. Les consultants ont à conduire les activités suivantes : Préparation de la mission 1 Voir les Directives et exigences pour les instances de coordination nationale(tradução em português : DIRECTRIZES E REQUISITOS PARA MECANISMOS DE COORDENAÇÃO DO PAÍS )pour plus de détails sur ces critères. Termes de références 14INI155 2

3 Examiner la documentation pertinente sur les structures et les processus de l ICN (y compris toute évaluation antérieure pertinente) pour soutenir le suivi stratégique et pré-identifier les lacunes. Participer à une Téléconférence avec le CCM Hub/PFM. Démarrage de la mission Les experts débuteront la mission par une série de formations sur les procédures du Fonds mondial et le mécanisme du Nouveau Modèle de Financement ainsi que sur le rôle et les responsabilités des membres du CCM et de son Secrétariat dans le suivi des subventions du Fonds mondial, afin que tous les membres du CCM disposent d un niveau de connaissances homogène. Phase I : Appui à l auto-évaluation Mener une séance d information dans le pays entre les membres du CCM et le Secrétariat. Former le secrétariat du CCMdans l utilisation de l outil en ligne pour l évaluation de l admissibilité et des résultats et s assurer que le CCMest informée de l importance de la mise à jour périodique de l état de leur plan d amélioration en particulier lors de la soumission de la note conceptuelle, pour la vérification du Secrétariat du Fonds mondial. S assurer que les informations sur le processus d évaluation des résultats ont été reçues, examinées et acceptées par l instance de coordination nationale. Appuyer le Remplissage de l outil pour l auto-évaluation du CCMet discussion des résultats de l auto-évaluation initiale (sur la base des résultats de l outil et des pièces justificatives). Veiller à la collecte et à l enregistrementdans l outil en ligne de tous les documents de vérification nécessaires à l évaluation Phase II : Mener les entretiens avec l ensemble des parties prenantes Réaliser des entretiens avec des partenairesbilatéraux, multilatéraux, le secteur privé, la société civile, les parties prenantes clés du gouvernement, les récipiendaires, pour enrichir/documenter la réflexion sur les résultatsdu CCM. Phase III : Accompagnement du CCM dans l élaboration du plan d amélioration Analyser et documenter toute discordance entre les résultats de l évaluation de la phase I et les commentaires reçus dans les entretiens des parties prenantes. Appuyer le CCM dans l analysedes résultats de diagnostic (phases II et II) et demander des précisions (et ou des documents manquants). Accompagner le CCM dansl élaboration du plan de mesures correctives/plan d amélioration. Sauvegarder et soumettre en ligne la dernière version disponible (préférablement avec l'approbation des membres quant au plan d'amélioration). Suivi post mission : Termes de références 14INI155 3

4 Participer à une Téléconférence avec le Secrétariat du Fonds mondial (PFM/CCM Hub). 2) Livrables attendus - Auto-évaluation (y compris l analyse des résultats du CCMet la vérification des documents) entrée dans l outil en ligne ; - Mise à disposition et validation des documents, dûment organisés, démontrant la conformité aux indicateurs respectifs des critères d admissibilité et des normes minimales ; - Mise à disposition de preuves complémentaires recueillies auprès des partenaires autres que le CCMet les parties prenantes clés en matière de résultats des instances de coordination nationale, de critères d admissibilité et de normes minimales (étayés par des documents documents supplémentaires) ; - Plan de mesures correctives/plan d amélioration proposé pour améliorer les résultats de l instance de coordination nationale, y compris les mesures de suivi et les prochains résultats attendus ; - Rapport de diagnostic synthétique (y compris les résultats de l auto-évaluation, les observations et la synthèse des entretiens). 3) Coordination L expert 1 sera chargé de coordonner l équipe d experts. Une coordination étroite avec l équipe pays du Fonds mondial, le Président du CCMet le Secrétariat permanent du CCMdevra impérativement être mise en place dès la préparation de la mission et jusqu à sa finalisation. En outre, des échanges réguliers avec le Président du CCMet le ST/CCM seront à prévoir sur l état d avancement de la mission et éventuellement les difficultés rencontrées. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre :NOVEMBRE ) Date de démarrage :10 novembre ) Date de fin : 26 novembre ) Durée effective :29 jours prestés 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Durée (H/J) Expert 2 Revue de la documentation pertinente sur la A structure du CCM, ses procédures Conférence téléphonique avec le secrétariat A Termes de références 14INI155 4

5 du FM (PFM + CCM Hub) Briefing avec les membres du CCM, le secrétariat technique et FEI pour coordonner la prise de rendez-vous pour les entretiens Formation des membres du CCM sur les mécanismes du Nouveau Modèle de Financement Formation des membres du CCM sur les rôles et responsabilités des membres et du Secrétariat du CCM Formation du secrétariat du CCM sur l utilisation de l outil en ligne pour l évaluation de l admissibilité et des résultats et s assurer que le CCM est informée de l importance de la mise à jour périodique de l état de leur plan d amélioration en particulier lors de la soumission de la note conceptuelle, pour la vérification du Secrétariat du Fonds mondial. Séance d information dans le pays entre les membres du CCM et le Secrétariat Appui au remplissage de l outil pour l autoévaluation du CCM et discussion des résultats de l auto-évaluation initiale (sur la base des résultats de l outil et des pièces justificatives). collecte et enregistrement dans l outil en ligne de tous les documents de vérification nécessaires à l évaluation entretiens avec des partenaires bilatéraux, multilatéraux, le secteur privé, la société civile, les parties prenantes clés du gouvernement, les récipiendaires, pour enrichir/documenter la réflexion sur les résultats du CCM Analyse des résultats de l évaluation, demande de clarifications et de documents manquants. Appui au développement du plan d amélioration et atelier de restitution avec l ensemble du CCM (afin que le plan d amélioration soit signé par tous) Sauvegarde de la version la plus récente de l EEP avant de quitter le pays(préférablement avec le plan d amélioration approuvé) Téléconférence avec le secrétariat du FM (PFM + CCM Hub) A Bissau A NOVEMBRE h/j 3 h/j Total 15 h/j 14 h/j Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le Conseiller de Coopération et d Action Culturelle. Termes de références 14INI155 5

6 VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 2) Profil d expert Expert 1 et 2- Eligibilité CCM : A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de synthèse et de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maîtrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans le domaine de la gouvernance et/ou de l appui organisationnel dans les pays du sud, notamment en Afrique de l ouest. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en lien avec le Fonds mondial. - Bonne maîtrise des enjeux liés aux trois maladies VIH, paludisme et tuberculose, ainsi qu au renforcement des systèmes de santé. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement, incluant les principes du Nouveau Modèle de Financement, du Fonds mondial et des Instances de coordination nationale (ICN / CCM). - Expériencepréalable de renforcement des capacités des CCM. - Maîtrise de l outil d évaluation des CCM du Fonds mondial (pour cette mission il est impératif d avoir suivi les modules de formation en ligne et présentiels - mis en place par le Fonds mondial). - Maîtrise du portugais VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (suivant le modèle fourni) devra être remis par mailà l issue de mission : il correspond au livrable rapport de diagnostic synthétique (y compris les résultats de l autoévaluation, les observations et la synthèse des entretiens). VIII. Suivi-évaluation Indicateurs de performance Termes de références 14INI155 6

7 Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Sources de vérification Evaluation du CCM Le CCM est éligible «Autorisation» du Fonds mondial Plan d amélioration Le CCM connaît ses forces et faiblesses et ses priorités en termes de renforcement Validation du plan d amélioration par le CCM Supports de formations Les membres et le Secrétariat du CCM connaissent leur rôle et leurs responsabilités et les situent dans le mécanisme du Fonds mondial Echanges avec le ST/CCM Les experts ne seront pas tenus pour responsables de l incapacité du CCMà améliorer sa note d admissibilité ou de son incapacité à démontrer son respect du plan d amélioration élaboré avec la participation conjointe des experts et des représentants du CCM. Les experts sont responsables de la qualité de l évaluation de l éligibilité et de la performance, notamment en validant la preuve des indicateurs d admissibilité prévus par le CCMet en assurant l inclusion des parties prenantes concernées dans l élaboration du plan d amélioration. Termes de références 14INI155 7