Fiche ressource n 1. fiche ressource. Présentation d EXCEL 2000

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1 Fiche ressource n 1 Présentation d EXCEL 2000 fiche ressource De nombreux travaux liés à la gestion, au commerce, à la bureautique aboutissent à la construction de tableaux : - budget de trésorerie, - répartition des charges, - rémunération des représentants, - prix d acceptabilité, - planning, - Tous les tableaux ont une même architecture. Ils sont composés de cellules (intersection d une ligne et d une colonne) pouvant contenir une saisie ou un calcul. 1 - Définition d un tableur Un tableur est un progiciel permettant la construction et la manipulation de tableaux de données numériques. 2 - Microsoft EXCEL Ce progiciel, évoluant dans l environnement graphique WINDOWS, a la particularité d être guidé par des menus déroulants et il utilise différents outils, dont : - un classeur (comprenant des feuilles de calcul ou onglets), - un générateur graphique, - un générateur de filtres et de listes, - un générateur de modules et de macro-commandes (langage Visual Basic pour Applications), - un gestionnaire de scénarios et solveur, - un gestionnaire de diaporamas, - la possibilité de créer des liens hypertexte et avoir accès à des fichiers sur le WEB. 3 - Le lancement - Depuis le menu <DEMARRER> <DEMARRER> <PROGRAMME> Microsoft Excel. 59

2 Après avoir cliqué sur l icône EXCEL une fenêtre apparaît. Barre du titre avec le nom du classeur par défaut Barre des menus Barre des formules ou de saisies Barre de défilement verticale avec ascenseur Barre d outils Cellule active Référence cellulaire colonne (ici colonne A) Référence cellulaire ligne (ici ligne 12) Feuille, (ou onglet) du classeur, active Barre de défilement horizontale avec ascenseur Permet de se déplacer directement au dernier onglet Permet de passer à l onglet suivant Permet de revenir à l onglet précédent Permet d aller sur le premier onglet 60

3 Il existe deux méthodes pour se déplacer dans une feuille de calcul : En utilisant la souris : - pointez la flèche de la souris sur les barres de défilement horizontale ou verticale, - cliquez, sans relâcher l ascenseur, jusqu à la ligne ou la colonne souhaitée. En utilisant le clavier : 4 - Comment se déplacer dans une feuille - Utilisez les touches page suivante ou page précédente. 5 - La barre des menus On peut y lire les différents menus proposés par EXCEL. Ces menus (Fichier, Edition ) seront étudiés plus en détail dans les différents exercices de la pochette. ATTENTION : Le contenu de cette barre est variable. Il dépendra du type de feuille (feuille de calcul, module, feuille graphique) sur laquelle on est en train de travailler. Exemple : présentation de la barre des menus pour les graphiques : 61

4 6 - Les menus Un menu contient : - des commandes, - éventuellement des sous-commandes, - éventuellement des touches raccourcis clavier. Touches raccourcis clavier Sous-commandes à la commande EFFACER Menu EDITION ATTENTION : Lorsqu une commande apparaît en gris, cela signifie qu elle n est pas accessible pour la phase de travail en cours. 62

5 7 - Les barres d outils Les barres d outils permettent d appeler des commandes, identifiées par des icônes. Au lancement d EXCEL, nous trouvons normalement les barres standard et format sur notre écran. Ces deux barres regroupent les icônes des commandes les plus fréquemment utilisées. Elles nous sont expliquées ci-dessous La barre d outils standard Nouveau classeur Ouvrir un classeur Enregistrer Imprimer Aperçu avant impression Vérificateur orthographique Couper Copier Coller Copie mise en forme Annule dernière action Répète dernière action Le compagnon Office Zoom Dessin Carte Assistant graphique Tri en ordre décroissant Tri en ordre croissant Assistant fonction Somme automatique Barre d outils WEB Lien Hypertexte 63

6 7.2 - La barre d outils format Liste des polices Liste des tailles des polices Caractère gras Caractère italique Caractère souligné Aligné à gauche Centré Aligné à droite Centré sur plusieurs colonnes Couleur Couleur des caractères Bordures Augmenter le retrait Diminuer le retrait Retirer une décimale Ajouter une décimale Format milliers Format pourcentage Format EURO Format monétaire 64

7 Vous pouvez à tout moment afficher, masquer, déplacer les barres d outils. Pour cela : Aller dans le menu Affichage. Sélectionner la commande Barre d outils. Cochez les barres d outils désirées 65

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9 Fiche ressource n 2 Comment réaliser une mise en forme? fiche ressource 1 - Procédure pour réaliser un encadrement (une bordure) EXCEL permet de mettre en évidence, sous la forme d un encadrement ou d un ombrage, une cellule ou une zone de cellules. On peut, très simplement, dessiner n importe quel type de traits (verticaux, horizontaux et diagonaux) sous n importe quelle forme (gras, double soulignement ) et sous n importe quel bord (droit, gauche, haut, bas et contour). EXCEL offre différentes possibilités pour réaliser une bordure : en passant par la barre des menus : - Mettez en vidéo inversée la cellule ou la zone de cellules devant être mise en évidence. - Sélectionnez dans le menu <FORMAT> la commande <CELLULE> puis <BORDURE>. - Sélectionnez les options de votre choix. 67

10 en utilisant l icône bordure : - Mettez en vidéo inversée la cellule ou la zone de cellules devant être mise en évidence. - Cliquez sur l icône Bordure. - Sélectionnez les options de votre choix. Ouvrez la liste de l icône Bordure. en utilisant un format automatique prédéfini : Afin de gagner du temps il est possible de confier à EXCEL le soin de réaliser la mise en forme d un tableau. Pour cela : - Sélectionnez votre tableau. - Ouvrez le menu <FORMAT> puis sélectionnez la commande <FORMAT AUTOMATIQUE>. - Sélectionnez dans la liste la mise en forme désirée. Permet de modifier les options du format sélectionné 68

11 2 - Procédure pour réaliser la mise en forme des cellules (police, taille ) Elle peut se faire de deux manières : soit en passant par les icônes se trouvant dans la barre d outils, soit en utilisant depuis le menu <FORMAT> la commande <CELLULE>. - Mettez en vidéo inversée la cellule ou la zone de cellules devant être mise en forme. - Sélectionnez l icône (s il existe) ou la commande correspondante dans le menu <FORMAT>. Rappel sur les icônes Police et taille Styles de la police Alignement Formats monétaire et mathématiques Diminuer ou augmenter le retrait Bordures et couleur (de fond et de la police) 3 - Procédure pour personnaliser un format - Sélectionnez la ou les cellules devant contenir un format particulier. - Ouvrez le menu <FORMAT> et sélectionnez la commande <CELLULE> puis l onglet <NOMBRE>. 69

12 Il est possible de personnaliser un format. Pour cela : - sélectionnez la ou les cellules devant contenir un format personnalisé, - ouvrez le menu <FORMAT> et sélectionnez la commande <CELLULE> puis l onglet <NOMBRE>, - se positionner sur la catégorie personnalisée, - dans <TYPE>, saisissez le code du nouveau format. Exemple : Format personnalisé Nombre saisi Nombre affiché 0,0 % 0, ,8 % Standard mètres mètres [Vert]# ##0,00\$ 15 15,00 $ Chantilly, le jj/mmm/aaaa 20/08/2000 Chantilly, le 20/08/ Procédure pour réaliser un alignement EXCEL permet d aligner de différentes façons une cellule (centré, à droite, justifié ). En plus de ces différentes options, on peut activer l option Renvoi à la ligne automatique. Les textes qui dépassent le cadre de la cellule sont alors renvoyés à la ligne. La hauteur de ligne est alors automatiquement ajustée (par exemple la ligne 7). 70

13 - Sélectionnez la ligne ou la cellule devant être ajustée. - Allez dans le menu <FORMAT> et sélectionnez la commande <CELLULE>. - Cliquez sur l onglet Alignement. - Validez l option Renvoi à la ligne automatique. Cochez la case renvoi automatique Positionnement horizontal et vertical du contenu de la ou des cellules mises en forme 5 - Procédure pour créer un cadre comprenant un titre Outre le fait que l on peut encadrer d une manière classique un titre à partir du menu <FORMAT> puis de la commande <CELLULE>. 71

14 Il est également possible de créer un cadre avec la barre d outils dessin. Pour cela : - Affichez la barre d outils dessin. Objet WordArt Zone de texte - Sélectionnez l icône <ZONE DE TEXTE>. Il est possible également de créer un titre avec l objet WordArt. Dessinez une zone contenant votre titre Pour réaliser une mise en forme du cadre (couleur, coins arrondis) : sélectionner votre cadre puis avec le bouton droit de la souris, faire apparaître le menu contextuel et sélectionnez <FORMAT DE LA ZONE DE TEXTE>. 72

15 Fiche ressource n 3 Comment réaliser une mise en page? fiche ressource Dans EXCEL on peut définir l aspect qu une feuille de calcul aura à l impression. Il est possible de modifier différents paramètres : les marges, l orientation de la feuille lors de l impression (portrait ou paysage), le format du papier d impression, l échelle du document à imprimer, définir un en-tête et un pied de page, imprimer en faisant apparaître les numéros des lignes et des colonnes et le quadrillage des cellules. La procédure générale Allez dans le menu <FICHIER> et sélectionnez la commande <MISE EN PAGE>. Toutes les options sont regroupées dans les quatre onglets Avant d imprimer, visionnez votre future impression à l aide du bouton Aperçu ATTENTION : Si vous ne voulez imprimer qu une partie de votre feuille de calcul il vous faut créer une zone d impression. Pour cela : sélectionnez l onglet <FEUILLE>, cliquez dans la zone <ZONE D IMPRESSION>, sélectionnez sur votre feuille de calcul la zone que vous voulez réellement imprimer. 73

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17 Fiche ressource n 4 Comment créer une formule? fiche ressource Une cellule peut contenir un texte mais aussi une formule. Dans ce dernier cas, il apparaîtra un résultat dans la cellule. Une formule commence toujours avec le signe = EXCEL gère quatre types de formules : Les formules arithmétiques qui comportent des constantes, des références cellulaires ou des opérateurs arithmétiques (cf. tableau ci-dessous). Ce type de formule permet de calculer un résultat et de l afficher dans la cellule dans laquelle la formule a été saisie. Exemples : =B5*C10 =-A2 =1200*B16 =B5/$B$4 Tableau des différents opérateurs Opérateur Exemple Signification Opérateurs arithmétiques * 6*5 Multiplication / B5/B8 Division - B5-A10 Soustraction ^ 4^2 Puissance Addition % 20,60% Pourcentage - -B8 Signe préfixé Opérateurs de comparaison = A10=A11 Égal <> A10<>A11 Différent <= A10<=A11 Inférieur ou égal >= A10>=A11 Supérieur ou égal Opérateurs de plages de cellules : A10:A20 Plage de cellules comprises entre A10 et A20 Espace A10:A15 A20:A22 Intersection ; A10:A15;A17:A20 Réunion Opérateurs de concaténation & A10&A20 Concaténation de chaînes de caractères 75

18 Les formules de chaînes de caractères permettant de combiner deux ou plusieurs chaînes de caractères en utilisant l opérateur &. Exemples : = FORZA &A10 Les formules logiques contenant des comparaisons entre des constantes ou des cellules. Exemples : =A10>A15 =A10>=15 Une formule de ce type retourne la valeur Vrai si c est exact ou Faux dans le cas contraire. Les formules contenant des fonctions. Exemples : =SOMME(A10:A20) =MAX(A10:A20) EXCEL contient un certain nombre de fonctions prédéfinies. Par exemple, pour calculer une somme, on utilisera la fonction =SOMME(). De même, pour calculer une moyenne, on utilisera la fonction =MOYENNE() Lorsque l on utilise des fonctions prédéfinies, il faut respecter la syntaxe de la fonction sous peine d obtenir un message d erreur. Comme il existe environ 400 fonctions prédéfinies et qu on ne peut mémoriser toutes les syntaxes, EXCEL met à notre disposition un assistant Fonction. Cet outil a pour mission de nous venir en aide pour la saisie des fonctions. ÉTAPE 1 : - positionnez-vous sur la cellule devant recevoir la formule, - cliquez sur l icône Assistant Fonction. ÉTAPE 2 : sélectionnez la fonction puis cliquez sur le bouton <OK>. 76

19 ÉTAPE 3 : - dans la case nombre 1, sélectionnez avec la souris la zone des cours de l action Elf Aquitaine, - cliquez sur le bouton <OK>. 77

20 Pour calculer le cours moyen des deux autres actions on pourrait procéder de la même façon, c est-à-dire se positionner en C13 et saisir =MOYENNE(C7:C11) puis en D13 et saisir =MOYENNE(D7:D11). Cependant, il existe un moyen plus rapide. En effet, l adressage de la cellule C13 est du type RELATIF. Il suffit de recopier cette formule dans les deux autres cellules (C13 et D13). Une formule utilisant un adressage relatif pourra être recopiée dans une autre cellule. La nouvelle formule s adaptera automatiquement à la colonne ou à la ligne dans laquelle elle est positionnée. L adressage relatif à des cellules permet de gagner du temps dans une mise à jour de documents. Si la formule est à reproduire plusieurs fois, il suffit de la copier d une cellule à une ou plusieurs autres. Avec la souris se positionner en B13. Sélectionner la zone B13 à D13. Une surbrillance doit apparaître de B13 à D13. 78

21 Aller dans le menu <EDITION> et sélectionner la commande <RECOPIER> puis <DROITE>. Aller visionner les cellules C13 et D13. ATTENTION : Il existe un autre type d adressage dans une cellule. Il s agit de l adressage ABSOLU. Dans le cas d un adressage ABSOLU (le signe $ est placé devant le n de ligne et de colonne d une cellule) une cellule est spécifiée avec précision. Si on recopie le contenu d une cellule, possédant un adressage absolu, dans une autre cellule, alors cette dernière aura exactement la même formule ou la même saisie. Ce type d adressage est intéressant lorsque l on veut transférer une même constante dans une ou plusieurs cellules. Une formule peut combiner un adressage relatif et un adressage absolu. On parlera alors d un adressage mixte. Dans le cas d une recopie alors on aura seulement une incrémentation de la partie relative de la formule. Il existe un autre moyen pour définir une ou plusieurs cellules dans l absolu. On pourra leur attribuer un nom (Voir la FICHE RESSOURCE n 5). 79

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