Novell GroupWise. novdocx (FRA) 24 May GUIDE DE L'UTILISATEUR CLIENT MULTI PLATE-FORME. 15 juin 2006

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1 Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7 Novell GrpWise 7 15 juin 2006 GUIDE DE L'UTILISATEUR CLIENT MULTI PLATE-FORME

2 Mentions légales Novell, Inc. exclut tte garantie relative au contenu à l'utilisation de cette documentation, notamment tte garantie, expresse implicite, que le logiciel présenterait des qualités spécifiques qu'il conviendrait à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en tre le droit de réviser cette publication à tt moment et sans préavis. Par ailleurs, Novell, Inc. exclut tte garantie relative à tt logiciel, notamment tte garantie, expresse implicite, que le logiciel présenterait des qualités spécifiques qu'il conviendrait à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en tre le droit de modifier à tt moment tt partie des logiciels Novell, sans notification préalable de ces modifications à quiconque. Ts les produits informations techniques frnis dans le cadre de ce contrat peuvent être smis à des contrôles d'exportation aux États-Unis et à la législation commerciale d'autres pays. Vs acceptez de vs conformer à ttes les réglementations de contrôle des exportations et à vs procurer les licences requises la classification permettant d'exporter, de réexporter d'importer des biens de consommation. Vs acceptez de ne pas procéder à des exportations à des réexportations vers des entités qui figurent sur les listes d'exclusion d'exportation en vigueur aux États-Unis vers des pays terroristes frappés d'embargo par la législation d'exportation des États- Unis. Vs acceptez de ne pas utiliser les produits livrables pr le développement prohibé d'armes nucléaires, de missiles chimiques et biologiques. Pr en savoir plus sur l'exportation des logiciels Novell, reportez-vs au site Novell décline tte responsabilité dans le cas où vs n'obtiendriez pas les approbations d'exportation nécessaires. Copyright 2006 Novell, Inc. Ts droits réservés. Cette publication ne peut être reproduite, photocopiée, stockée sur un système de recherche documentaire transmise, même en partie, sans le consentement écrit explicite préalable de l'éditeur. Novell, Inc. est titulaire des droits de propriété intellectuelle relatifs à la technologie réunie dans le produit décrit dans ce document. En particulier, et sans limitation, ces droits de propriété intellectuelle peuvent inclure un plusieurs brevets américains mentionnés sur la page (en anglais) et un plusieurs brevets supplémentaires en attente d'homologation aux États-Unis et dans d'autres pays. Novell, Inc. 404 Wyman Street, Suite 500 Waltham, MA U.S.A. Documentation en ligne : pr accéder à la documentation en ligne relative à ce produit et à d'autres produits Novell et obtenir des mises à jr, reportez-vs au site Web de documentation des produits Novell à l'adresse

3 Marques de Novell Pr connaître les marques commerciales de Novell, reportez-vs à la liste des marques commerciales et des marques de service de Novell ( Éléments tiers Ttes les marques commerciales de fabricants tiers appartiennent à leur propriétaire respectif.

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5 Tables des matières À propos de ce guide 11 1 Mise en rte Installation du client multi plate-forme GrpWise Installation du client multi plate-forme GrpWise ss Linux Installation du client multi plate-forme GrpWise ss Macintosh Se familiariser avec la fenêtre principale de GrpWise Barre d'tils En-tête Dossiers et liste des éléments Liste de dossiers Liste des éléments QuickViewer Utilisation de différents modes GrpWise Mode En ligne Mode Caching Présentation de votre Boîte aux lettres Éléments en gras dans votre Boîte aux lettres Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda Options d'affichage de votre boîte aux lettres Utilisation de la barre d'tils Utilisation des raccrcis clavier Pr en savoir plus Aide en ligne Page Web de documentation de GrpWise Cool Solutions Web Community de GrpWise Login à GrpWise Login à GrpWise Login à votre Boîte aux lettres Login à votre Boîte aux lettres à partir du poste de travail d un autre utilisateur Login à votre Boîte aux lettres à partir d'un poste de travail partagé Assignation de mots de passe à votre Boîte aux lettres Ajt d'un mot de passe Changement de mot de passe Suppression du mot de passe Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres Présentation des types d'éléments GrpWise Envoi et réception d'éléments Envoi de messages électroniques Envoi de messages téléphoniques Modification de la police des éléments que vs envoyez Ajt d'une signature d'une vcard aux éléments que vs envoyez Correction orthographique des éléments que vs envoyez Ajt de fichiers joints Fichier joint à un élément Affichage des fichiers joints Ouverture des fichiers joints

6 3.4 Gestion des éléments envoyés Confirmation de la distribution des éléments envoyés Affichage des éléments envoyés Renvoi d'éléments Retrait d'éléments envoyés Vérification de l'état de vos éléments Demande de réponse pr les éléments envoyés Gestion des éléments reçus Lecture des éléments reçus Réponse aux éléments reçus Réacheminement d'éléments à d'autres utilisateurs Création d'une liste de contrôle Délégation d'éléments Gestion du crrier non shaité Affichage et composition d'éléments au format HTML Modification du codage d'un élément Modification du codage de ts les éléments envoyés Modification du codage d'un élément que vs envoyez Modification du codage d'un élément HTML que vs lisez Planification des éléments de grpe publiés Planification des rendez-vs Planification d'un rendez-vs pr d'autres utilisateurs Replanification d'un rendez-vs Replanification de rendez-vs récurrents Annulation d'un rendez-vs Planification d'un rendez-vs pr vs-même Vérification de la disponibilité de ts les participants Envoi de tâches Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs Assignation d'une tâche à vs-même Marquage des tâches comme étant effectuées Envoi de notes Planification d'une note pr vs-même Planification d'une note pr d'autres utilisateurs Acceptation refus d'éléments planifiés Acceptation refus de requêtes de ressrces Utilisation de l'agenda Affichage de l'agenda Ouverture du dossier Agenda d'une vue Agenda Présentation des icônes qui s'affichent à côté des éléments dans l'agenda Présentation de l'ombrage sur les rendez-vs dans l'agenda Lecture d'un élément de l'agenda Enregistrement d'un élément dans l'agenda Impression de votre agenda, de votre liste de tâches de votre liste de notes Affichage d'une autre date dans l'agenda Affichage des événements Tte la jrnée dans l'agenda Gestion de la boîte aux lettres Utilisation de la liste des dossiers Attribution d'un nveau nom aux dossiers Suppression de dossiers Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

7 6.1.3 Création d'un dossier personnel Utilisation des dossiers partagés Création d'un dossier partagé Partage d'un dossier existant avec d'autres utilisateurs Publication d'un message dans un dossier partagé Gestion des contacts via la boîte aux lettres Gestion des contacts Gestion des grpes Gestion des ressrces Gestion des organisations Modification du nom d'affichage d'un contact Archivage des éléments dans la boîte aux lettres Archivage d'un élément dans la boîte aux lettres Affichage des éléments archivés Récupération d'éléments archivés Archivage automatique d'éléments Impression d'éléments de la boîte aux lettres Impression d'éléments GrpWise Impression d'agendas Création de règles Opérations effectuées par une règle Événements qui déclenchent une règle Création d'une règle Création d'une règle de congé Création d'une règle pr faire suivre ts les messages vers un compte de messagerie privé Copie d'une règle pr créer une règle Modification d'une règle Suppression d'une règle Limitation des éléments affectés par une règle Exécution manuelle d'une règle Activation désactivation d'une règle Utilisation d'opérateurs de règle Présentation des champs de règle Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres Réception de droits de mandataire Attribution des droits de mandataire à un autre utilisateur Ajt et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès Gestion de la boîte aux lettres de l'agenda d'un autre utilisateur Ajt et suppression d'utilisateurs de votre liste de mandataires Enregistrement d'éléments dans votre boîte aux lettres Possession de ressrces Acceptation refus de requêtes de ressrces Création d'une règle pr une ressrce Ouverture et vidage de la corbeille Ouverture de la corbeille Annulation de la suppression d'un élément de la corbeille Enregistrement d'un élément de la corbeille Vidage de la corbeille Suppression d'éléments sélectionnés de la corbeille Vidage automatique de la corbeille Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Suppression d'un élément de la boîte aux lettres Suppression et vidage d'éléments de la boîte aux lettres Sauvegarde de la boîte aux lettres Sauvegarde de la boîte aux lettres Restauration d'éléments à partir d'une sauvegarde

8 6.13 Réparation de votre boîte aux lettres Recherche d'éléments Recherche d'un élément à l'aide des critères de recherche Limitation de la recherche Filtrage des éléments Utilisation des colonnes de votre boîte aux lettres Utilisation du carnet d'adresses Présentation des carnets d'adresses Utilisation du carnet d'adresses, du Sélecteur d'adresses et du dossier Contacts Carnet d'adresses système Carnet d'adresses Contacts fréquents Carnets d'adresses personnels Carnets d'adresses partagés Recherche d'utilisateurs et de ressrces Recherche d'adresses d'utilisateurs, de ressrces, d'organisations et de grpes Utilisation de grpes pr spécifier les destinataires des éléments Création et enregistrement d'un grpe personnel Spécification d'un grpe comme destinataire d'un élément Ajt et suppression de contacts d'un grpe personnel Affichage des informations de grpe Suppression d'un grpe dans un carnet d'adresses personnel Impression de listes à partir du carnet d'adresses Utilisation du Sélecteur d'adresses et du Carnet d'adresses pr l'envoi de messages Utilisation du Sélecteur d'adresses pr spécifier le destinataire d'un élément Envoi de messages depuis le Carnet d'adresses Utilisation de contacts fréquents Gestion des carnets d'adresses personnels Création d'un carnet d'adresses personnel Suppression d'un carnet d'adresses personnel Modification d'un carnet d'adresses personnel Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur Utilisation du mode Caching Configuration de votre boîte aux lettres de caching Synchronisation de votre boîte aux lettres de caching avec votre boîte aux lettres en ligne Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres de caching État de la connexion Utilisation des documents Personnalisation de GrpWise Demande de réponse pr ts les éléments envoyés Confirmation de la suppression d'éléments Afficher les fichiers masqués Spécification de l'emplacement de stockage des éléments archivés Affichage des fuseaux horaires d'autres régions Calcul d'une date de début de fin Modification de la priorité des éléments envoyés Définition des options d'impression Modification de la langue d'interface de GrpWise Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

9 10.10 Configuration de votre format de réponse en texte brut par défaut Configuration de votre format de réponse HTML par défaut Options Afficher/Masquer de la barre d'tils Modification de votre nom d'affichage Utilisation des options de démarrage Options de démarrage de GrpWise ss Linux Codes de langue dans GrpWise Utilisation des options de démarrage de GrpWise ss Linux Utilisation des options de démarrage de GrpWise ss Macintosh Questions fréquentes sur GrpWise 137 A Mises à jr de la documentation 139 A.1 31 mai 2006 (Support Pack 1) A.2 30 novembre

10 10 Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

11 À propos de ce guide Ce Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme Novell GrpWise 7 explique comment utiliser GrpWise ss Linux Macintosh. Ce guide comprend les chapitres suivants : «Mise en rte» page 13 «Login à GrpWise» page 29 «Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres» page 33 «Planification des éléments de grpe publiés» page 61 «Utilisation de l'agenda» page 71 «Gestion de la boîte aux lettres» page 75 «Utilisation du carnet d'adresses» page 109 «Utilisation du mode Caching» page 123 «Personnalisation de GrpWise» page 127 «Questions fréquentes sur GrpWise» page 137 Public Ce guide est destiné aux utilisateurs GrpWise. Commentaires Ns shaiterions connaître vos commentaires et suggestions sur ce guide et les autres documentations frnies avec ce produit. Utilisez la fonction Commentaires des utilisateurs au bas de chaque page de la documentation en ligne saisissez vos commentaires dans la page Mises à jr de la documentation Pr obtenir la tte dernière version du Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7, reportez-vs au site Web de Novell GrpWise 7 ( documentation/gw7). Documentation complémentaire Pr obtenir de la documentation supplémentaire sur GrpWise, reportez-vs aux guides suivants sur le site Web de documentation de Novell GrpWise 7 ( gw7) : Guide d'installation Guide d'administration Guide d'administration multisystème Guide d'interopérabilité Guides de dépannage Guide de l'utilisateur du client WebAccess GrpWise 11

12 Guide de l'utilisateur du client multi plate-forme GrpWise Questions fréquentes sur le client GrpWise (FAQ) Conventions relatives à la documentation Dans la documentation Novell, le symbole «supérieur à» (>) est utilisé pr séparer deux opérations dans une étape de procédure, ainsi que deux éléments dans un chemin de références croisées. Un symbole de marque (,, etc.) indique une marque de Novell. Un astérisque (*) indique une marque commerciale de fabricant tiers. Lorsqu'un nom de chemin peut s'écrire avec une barre oblique pr certaines plates-formes et une barre oblique inverse pr d'autres, il sera tjrs présenté avec une barre oblique inverse. Les utilisateurs des plates-formes nécessitant une barre oblique (Linux UNIX, par exemple) devront les utiliser en fonction de leurs logiciels. 12 Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

13 1Mise en rte GrpWise est un système fiable et robuste de messagerie et de collaboration permettant de vs connecter à votre boîte aux lettres universelle partt et à tt moment. Cette section propose une présentation du client multi plate-forme GrpWise, afin de vs aider à utiliser rapidement et facilement ce système. Section 1.1, «Installation du client multi plate-forme GrpWise», page 13 Section 1.2, «Se familiariser avec la fenêtre principale de GrpWise», page 14 Section 1.3, «Utilisation de différents modes GrpWise», page 19 Section 1.4, «Présentation de votre Boîte aux lettres», page 20 Section 1.5, «Utilisation de la barre d'tils», page 24 Section 1.6, «Utilisation des raccrcis clavier», page 24 Section 1.7, «Pr en savoir plus», page Installation du client multi plate-forme GrpWise Pr commencer à utiliser GrpWise, vs, votre administrateur système, devez installer GrpWise sur votre ordinateur. Vs pvez exécuter le client multi plate-forme sur des postes de travail Linux Macintosh. Section 1.1.1, «Installation du client multi plate-forme GrpWise ss Linux», page 13 Section 1.1.2, «Installation du client multi plate-forme GrpWise ss Macintosh», page Installation du client multi plate-forme GrpWise ss Linux 1 Dans une fenêtre de terminal, connectez-vs en tant que root en saisissant su et le mot de passe de l'utilisateur root. 2 Passez à la racine du CD GrpWise 7 for Linux Cross-Platform Client. 3 Saisissez./install. 4 Sélectionnez la langue dans laquelle vs vlez exécuter le programme d'installation et installer le logiciel client multi plate-forme, puis cliquez sur OK. 5 Dans l'assistant d'installation, cliquez sur Installer les produits > Installer le client GrpWise. 6 Une fois l'installation terminée, cliquez sur OK. Pr votre confort, une icône GrpWise est automatiquement créée sur votre bureau. 7 Pr démarrer GrpWise, cliquez sur l'icône GrpWise. 8 Indiquez le nom d'utilisateur, le mot de passe et les informations relatives au serveur, puis cliquez sur OK. 1 Mise en rte 13

14 1.1.2 Installation du client multi plate-forme GrpWise ss Macintosh 1 Parcrez le CD GrpWise 7 for Linux Cross-Platform Client jusqu'au fichier GrpWise.app.sit. 2 Dble-cliquez sur le fichier GrpWise.dmg pr installer le logiciel client multi plate-forme. Le processus d'installation ajte à votre bureau une icône GrpWise. 3 Pr démarrer GrpWise, dble-cliquez sur l'icône GrpWise. 4 Indiquez le nom d'utilisateur, le mot de passe et les informations relatives au serveur, puis cliquez sur OK. 1.2 Se familiariser avec la fenêtre principale de GrpWise Dans GrpWise, la zone de travail principale est appelée «fenêtre principale». À partir de la fenêtre principale de GrpWise, vs pvez lire vos messages, planifier vos rendez-vs, afficher votre Agenda, gérer les contacts, modifier le mode d'exécution de GrpWise, vrir des dossiers des documents, etc. Figure 1-1 Fenêtre principale de GrpWise Liste de dossiers Barre d tils En-tête de liste d éléments et de dossiers Aperçu rapide Liste d éléments Vs pvez vrir plusieurs fenêtres principales dans GrpWise ; cliquez pr cela sur Fenêtre, puis sur Nvelle fenêtre principale. Cela est utile si vs êtes le mandataire d'un autre utilisateur. Vs pvez ainsi afficher votre fenêtre principale avec celle de la personne dont vs êtes mandataire. Vs pvez aussi vrir un dossier dans une fenêtre donnée et afficher votre Agenda 14 Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

15 dans une autre. Vs pvez vrir autant de fenêtres principales que le permet la mémoire de votre ordinateur. Ses composants de base sont détaillés ci-desss Barre d'tils La barre d'tils permet d'effectuer rapidement des tâches crantes dans GrpWise, telles qu'vrir le carnet d'adresses, envoyer des messages électroniques rechercher un élément. Pr plus d'informations sur la barre d'tils, reportez-vs à la Section 1.5, «Utilisation de la barre d'tils», page En-tête Dossiers et liste des éléments Cet en-tête frnit une liste dérlante dans laquelle vs pvez sélectionner le mode d'exécution de GrpWise (En ligne Caching), choisir d'vrir votre boîte aux lettres archivée de sauvegarde et sélectionner une boîte aux lettres de mandataire. Pr plus d'informations sur ces fonctions, reportez-vs à la Section 1.3, «Utilisation de différents modes GrpWise», page 19, à la Section 6.4, «Archivage des éléments dans la boîte aux lettres», page 81 et à la Section 6.7, «Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres», page Liste de dossiers La liste des dossiers, située à gauche de la fenêtre principale, permet d'organiser les éléments GrpWise. Vs pvez créer des dossiers pr y stocker vos éléments. Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets à côté de chaque dossier (à l'exception des dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre d'éléments en attente d'envoi en mode Caching. Pr obtenir des informations sur les différents dossiers GrpWise, reportezvs à la Section 6.1, «Utilisation de la liste des dossiers», page 75. Vs trverez ci-desss le contenu de chacun des dossiers par défaut : «Dossier Utilisateur» page 15 «Dossier Boîte aux lettres» page 16 «Dossier Éléments envoyés» page 16 «Dossier Agenda» page 16 «Dossier Contacts» page 16 «Dossier Liste de contrôle» page 16 «Dossier Documents» page 17 «Dossier Corbeille» page 18 «Dossiers partagés» page 18 Dossier Utilisateur Votre dossier Utilisateur (qui porte votre nom) représente votre base de données GrpWise. Ts les dossiers de votre fenêtre principale sont des ss-dossiers de votre dossier Utilisateur. Mise en rte 15

16 Dossier Boîte aux lettres La Boîte aux lettres affiche ts les éléments que vs avez reçus, à l'exception des éléments planifiés (rendez-vs, tâches et notes) que vs avez acceptés refusés. Les tâches et éléments planifiés acceptés sont déplacés dans l'agenda. Dossier Éléments envoyés Le dossier Éléments envoyés contient ts les éléments envoyés depuis la Boîte aux lettres et l'agenda. Dans les versions antérieures à GrpWise 6.5, le dossier Éléments envoyés était un dossier de requête, assez différent de l'actuel dossier Éléments envoyés. Le tableau qui suit résume les caractéristiques du dossier de requête Éléments envoyés des versions précédentes par rapport au dossier Éléments envoyés actuel. Tableau 1-1 Comparaison entre le dossier de requête Éléments envoyés et le dossier Éléments envoyés Dossier Éléments envoyés (actuel) Ts les éléments envoyés se trvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Vs pvez renvoyer, replanifier et retirer des éléments envoyés contenus dans ce dossier. Dossier Éléments envoyés (ancien) Ce dossier ne contient réellement aucun élément. Il s'agit en fait d'un dossier Résultats de la recherche. Cela signifie qu'une recherche est effectuée chaque fois que vs cliquez sur ce dossier et que ce sont les résultats de cette recherche (de ts les éléments envoyés) qui s'affichent. Si vs supprimez un élément de ce dossier, l'élément d'origine demeure dans son dossier d'origine et s'affiche à la prochaine verture du dossier. Vs pvez renvoyer, replanifier et retirer des éléments envoyés contenus dans ce dossier. Dossier Agenda Le dossier Agenda contient plusieurs options de vue Agenda. Dossier Contacts Par défaut, le dossier Contacts affiche les contacts fréquents du carnet d'adresses. Tte modification que vs apportez au dossier Contacts est également apportée au carnet d'adresses Contacts fréquents. À partir de ce dossier, vs pvez afficher, créer et modifier des contacts, des ressrces, des organisations et des grpes. Vos mandataires n'ont pas accès à votre dossier Contacts. Dossier Liste de contrôle Le dossier Liste de contrôle sert à créer une liste de tâches. Vs pvez déplacer ts les éléments (messages électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches rendez-vs) vers ce dossier et les organiser comme vs le shaitez. Chaque élément est marqué d'une coche de façon à marquer les éléments une fois que vs les avez traités. 16 Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

17 Le tableau qui suit résume les caractéristiques du dossier Liste de contrôle par rapport au dossier de requête Liste des tâches (des versions antérieures de GrpWise). Tableau 1-2 Comparaison entre le dossier Liste de contrôle et le dossier Liste des tâches Dossier Liste de contrôle Dossier Liste des tâches Ce dossier contient les éléments suivants : Les éléments que vs avez déplacés vers ce dossier. Les éléments que vs avez placés dans ce dossier. Les éléments qui font partie d'une liste de contrôle que vs avez créée dans un autre dossier. Ce dossier peut contenir tt type d'élément. Pr marquer un élément comme Effectué, cochez la case située à côté de cet élément dans la Liste des éléments. Ce dossier ne contient réellement aucun élément. Il s'agit en fait d'un dossier Résultats de la recherche. Cela signifie qu'une recherche est effectuée chaque fois que vs cliquez sur ce dossier et que ce sont les résultats de cette recherche (de ttes les tâches planifiées) qui s'affichent. Si vs supprimez un élément de ce dossier, l'élément d'origine demeure dans son dossier d'origine et s'affiche à la prochaine verture du dossier. Seules les tâches s'affichent dans ce dossier. Les tâches sont des éléments planifiés associés à une date d'échéance. Pr marquer un élément comme Effectué, vrezle, puis cliquez sur Effectué. Les dates d'échéance sont définies par la personne qui envoie la tâche. Si vs publiez une tâche pr vs-même, vs pvez définir une date d'échéance correspondante. Pr définir la priorité d'un élément, vrez cet élément, puis saisissez une priorité dans le champ Priorité. Les éléments de la Liste de contrôle ne s'affichent pas dans la Liste des tâches de l'agenda. Les tâches s'affichent dans la Liste des tâches de l'agenda et peuvent être marquées comme Effectué(es) dans l'agenda. Les tâches dont la date d'échéance est passée s'affichent en rge dans l'agenda. Dossier Documents Les références de vos documents sont organisées dans le dossier Documents retrver facilement. pr permettre de les Le dossier Documents ne peut contenir que des documents. Si un autre type d'élément est déplacé dans ce dossier par un client GrpWise antérieur à la version 5.5, cet élément est supprimé. Dossier Armoire Le dossier Armoire contient ts vos dossiers personnels. Pr réorganiser et imbriquer les dossiers, cliquez sur Éditer > Dossiers. Vs pvez changer le mode de tri des dossiers. Cliquez pr cela avec le bton droit de la sris sur le dossier Armoire, cliquez sur Propriétés, puis sélectionnez le critère de tri. Mise en rte 17

18 Dossier Crrier indésirable Ts les messages électroniques provenant d'adresses et de domaines Internet considérés comme indésirables par la fonction de gestion de crrier indésirable sont placés dans le dossier Crrier indésirable. Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers qu'au moment où vs activez une option de crrier indésirable. Tant que des options de crrier indésirable restent activées, vs ne pvez pas supprimer ce dossier. Cependant, il peut être renommé déplacé dans la liste des dossiers. Si ttes les options de crrier indésirable sont désactivées, le dossier peut être supprimé. Vs pvez également le supprimer si la fonction de gestion de crrier indésirable est désactivée par l'administrateur système. Pr supprimer des éléments du dossier Crrier indésirable, cliquez avec le bton droit de la sris sur le dossier, cliquez sur Vider le dossier Crrier indésirable, puis sur Oui. Pr plus d'informations sur la gestion du crrier indésirable, reportez-vs à «Gestion du crrier non shaité» page 51. Dossier Corbeille Ts les messages téléphoniques et électroniques, les rendez-vs, les tâches, les documents et les notes qui ont été supprimés sont stockés dans le dossier Corbeille. Tant que la corbeille n'est pas vidée, les éléments qu'elle contient peuvent être affichés, verts renvoyés dans votre Boîte aux lettres. Une fois la corbeille vidée, les éléments qu'elle contient sont supprimés du système. Vs pvez vider la totalité de la corbeille ne supprimer que les éléments sélectionnés. Les éléments de la corbeille peuvent être supprimés automatiquement en fonction des jrs saisis dans l'onglet Nettoyage des options d'environnement, la corbeille peut être vidée manuellement. L'administrateur système peut spécifier que votre corbeille soit vidée automatiquement, de façon régulière. Dossiers partagés Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès. Vs pvez créer des dossiers partagés partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vs choisissez les personnes avec lesquelles vs shaitez partager le dossier et les droits que vs shaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vs ne pvez pas partager les dossiers système, c'est-àdire les dossiers Armoire, Corbeille et Travail en crs Liste des éléments La liste des éléments, située à droite de la fenêtre principale, liste vos messages électroniques et téléphoniques, rendez-vs, notes, tâches et références de documents. Pr trier la liste des éléments, cliquez sur un titre de colonne. Pr inverser l'ordre de tri, cliquez de nveau sur le titre de la colonne. Pr obtenir des informations sur les icônes utilisées pr les différents éléments, reportez-vs à «Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda» page Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

19 1.2.5 QuickViewer L'Aperçu s'vre ss l'en-tête des dossiers et des listes d'éléments. Il permet d'analyser rapidement les éléments et leurs pièces jointes sans avoir à vrir chaque élément dans une fenêtre différente. Pr plus d'informations sur l'aperçu, reportez-vs à «Lecture des éléments dans l'aperçu» page Utilisation de différents modes GrpWise Il existe deux façons d'exécuter le client GrpWise : le mode En ligne et le mode Caching. Vs pvez exécuter GrpWise dans l'un de ces deux modes l'administrateur système peut restreindre votre utilisation à l'un d'eux uniquement. La plupart des fonctionnalités de GrpWise sont disponibles dans les deux modes GrpWise, à quelques exceptions près. La possibilité de recevoir les notifications d'autres utilisateurs n'est pas disponible en mode Caching Mode En ligne Lorsque vs utilisez le mode En ligne, vs êtes connecté à votre bureau de poste sur le réseau. Votre boîte aux lettres affiche les messages et les informations stockées dans votre boîte aux lettres réseau (également appelée boîte aux lettres en ligne). Le mode En ligne frnit une connexion en continu à votre boîte aux lettres réseau. En mode En ligne, si votre agent de bureau de poste s'arrête si votre connexion réseau est interrompue, la connexion à votre boîte aux lettres est temporairement interrompue. Utilisez ce mode si le trafic réseau n'est pas important si vs utilisez plusieurs postes de travail et que vs ne vlez pas télécharger une boîte aux lettres locale sur chacun d'eux Mode Caching Le mode Caching enregistre sur votre disque dur une copie de votre boîte aux lettres réseau, y compris vos messages et d'autres informations. Ce mode permet d'utiliser GrpWise que votre agent de bureau de poste votre réseau soit disponible non. Puisque vs n'êtes pas connecté au réseau en permanence, ce mode diminue le trafic réseau et offre les meilleures performances. Une connexion est établie automatiquement pr récupérer et envoyer les nveaux messages. Ttes les mises à jr s'effectuent en arrière-plan, de sorte que votre travail n'est pas interrompu. Pr utiliser le mode Caching, vs devez effectuer une installation de type standard et non une installation sur un poste de travail. Utilisez ce mode si vs disposez de suffisamment d'espace disque sur votre disque dur pr stocker votre boîte aux lettres. Plusieurs utilisateurs peuvent définir leur boîte aux lettres de caching sur un même ordinateur partagé. Pr plus d'informations sur la configuration du mode Caching, reportez-vs au Chapitre 8, «Utilisation du mode Caching», page 123. Mise en rte 19

20 1.4 Présentation de votre Boîte aux lettres Ts les éléments que vs recevez que vs envoyez sont conservés dans votre Boîte aux lettres GrpWise. Pr afficher rapidement uniquement les éléments reçus, les éléments envoyés, les éléments publiés les brillons, cliquez sur le paramètre correspondant dans la liste dérlante Affichage. L'utilisation de filtres permet de restreindre davantage le type d'éléments qui apparaît dans votre Boîte aux lettres. Pr plus d'informations, reportez-vs au Chapitre 6, «Gestion de la boîte aux lettres», page 75. Vs pvez organiser vos messages en les déplaçant dans des dossiers de votre Armoire. Vs pvez également créer de nveaux dossiers si nécessaire. Pr plus d'informations, reportez-vs à la Section 6.1, «Utilisation de la liste des dossiers», page Éléments en gras dans votre Boîte aux lettres Pr permettre d'identifier facilement les éléments et les documents de votre Boîte aux lettres que vs n'avez pas encore lus, ceux-ci s'affichent en gras. Une icône affichée à côté d'un élément indique également qu'il n'a pas été vert. Les éléments envoyés apparaissent également en gras pr indiquer qu'ils ont été placés en file d'attente mais qu'ils n'ont pas encore été téléchargés, que les informations d'état de l'élément distribué n'ont pas été reçues qu'ils n'ont pas encore été transférés par Internet Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda Les icônes affichées à côté des éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda frnissent des informations sur ces éléments. Le tableau suivant donne la signification de chaque icône. Tableau 1-3 Description des icônes Icône Description À côté d'un élément que vs avez envoyé en mode Caching, l'icône indique que l'élément a été placé en file d'attente mais que cette file n'a pas été téléchargée. Une fois l'élément téléchargé, cette icône indique que les informations d'état de distribution de l'élément au bureau de poste cible de transfert par Internet n'ont pas été reçues. À côté du dossier Éléments envoyés, l'icône indique que le dossier contient au moins un élément dans la file d'attente mais que cette file n'a pas été téléchargée. Apparaît à côté d'un élément que vs avez envoyé. Si l'élément a été vert par au moins une personne, cette icône reste affichée jusqu'à ce que ts les destinataires aient 1) vert le message, écté le message téléphonique lu la note ; 2) accepté le rendez-vs ; 3) effectué la tâche. Apparaît à côté d'un élément que vs avez envoyé. L'élément n'a pas pu être distribué au bureau de poste cible son transfert par Internet a éché. Apparaît à côté d'un élément que vs avez envoyé. À côté d'un rendez-vs d'une tâche, cette icône indique qu'au moins une personne a refusé/supprimé cet élément. À côté d'un message électronique téléphonique, d'une note, cette icône indique qu'au moins une personne a supprimé cet élément sans l'vrir. 20 Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

21 Icône Description L'élément comporte une plusieurs pièce(s) jointe(s). L'élément comporte une plusieurs annotation(s) sonore(s), bien l'élément est un message vocal. Brillon. Apparaît à côté d'un élément que vs avez envoyé. Apparaît à côté d'un élément auquel vs avez répondu. Apparaît à côté d'un élément que vs avez fait suivre. Apparaît à côté d'un élément que vs avez délégué. Apparaît à côté d'un élément auquel vs avez répondu et que vs avez fait suivre. Apparaît à côté d'un élément auquel vs avez répondu et que vs avez délégué. Apparaît à côté d'un élément que vs avez fait suivre et délégué. Apparaît à côté d'un élément auquel vs avez répondu et que vs avez fait suivre et délégué. Élément publié. Version spécifique d'un document. Version officielle d'un document. Message électronique à priorité faible, normale élevée, non vert. Message électronique à priorité faible, normale élevée, vert. Rendez-vs à priorité faible, normale élevée, non vert. Rendez-vs à priorité faible, normale élevée, vert. Tâche à priorité faible, normale élevée, non verte. Tâche à priorité faible, normale élevée, verte. Note à priorité faible, normale élevée, non verte. Note à priorité faible, normale élevée, verte. Message téléphonique à priorité faible, normale élevée, non vert. Message téléphonique à priorité faible, normale élevée, vert. L'expéditeur a exigé une réponse de votre part à cet élément. L'élément peut être de priorité faible, normale élevée. Cette icône apparaît dans les plages disponibles. Si l'icône apparaît à gauche du nom d'un utilisateur d'une ressrce, vs pvez cliquer sur une heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pr afficher davantage d'informations sur ce rendez-vs dans la zone située en desss. Ttefois, le propriétaire l'utilisateur de la ressrce doit vs octroyer des droits de lecture sur ce rendez-vs dans sa liste d'accès pr que l'icône s'affiche. Reportez-vs à «Ajt et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès» page 99. Mise en rte 21

22 Icône Description Cette icône apparaît dans votre agenda pr indiquer qu'une alarme est définie pr un élément. Cette icône apparaît dans votre agenda pr indiquer que l'élément est une réunion, une note une tâche de grpe. Cette icône apparaît dans votre agenda pr indiquer que l'élément est marqué comme privé. Cette icône apparaît dans votre agenda pr indiquer que vs avez refusé l'élément mais que vs ne l avez pas supprimé Options d'affichage de votre boîte aux lettres Il existe cinq façons d'afficher les éléments dans votre boîte aux lettres, selon l'organisation des informations vlue. Les options Détails, Ss forme d'agenda et Ss forme de liste de contrôle se trvent ttes dans le menu Afficher. Vs pvez configurer les paramètres d'affichages pr qu'ils soient temporaires permanents. Pr configurer votre affichage de manière permanente : 1 Cliquez avec le bton droit de la sris sur le dossier dont vs shaitez modifier les paramètres d'affichage, puis cliquez sur Propriétés. 2 Cliquez sur l'onglet Affichage. 3 Sélectionnez le paramètre d'affichage dans la liste dérlante Afficher par. 4 Cliquez sur OK. Détails L'option Détails affiche une liste des éléments et des informations connexes dans des colonnes, à savoir Objet, Date, CC, Priorité, Type de document, Échéance, Taille, Version# et plusieurs autres catégories. Détails représente la vue par défaut de la boîte aux lettres si vs n'avez pas changé les propriétés de cette dernière. Pr plus d'informations sur l'ajt la réorganisation de colonnes, reportez-vs à la Section 6.16, «Utilisation des colonnes de votre boîte aux lettres», page 107. Figure 1-2 Vue Détails 22 Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GrpWise 7

23 Ss forme d'agenda L'option Ss forme d'agenda affiche ts les éléments planifiés enregistrés dans un dossier particulier. Elle est utile si vs organisez ts vos rendez-vs et les autres éléments d'un projet spécifique dans un dossier. Figure 1-3 Vue Agenda Ss forme de liste de contrôle Cette option affiche une zone de liste de contrôle dans la partie supérieure de votre Liste d'éléments afin que vs puissiez y glisser-déposer des éléments de votre Liste d'éléments. Chaque élément déplacé vers la liste de contrôle s'affiche avec une case que vs pvez cocher une fois la tâche terminée. Vs pvez assigner des dates d'échéance, des priorités autre aux éléments de la liste de contrôle. Tt élément déplacé vers la zone de liste de contrôle s'affiche également dans le dossier Liste de contrôle de la liste des dossiers. Mise en rte 23