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1 Board of Directors Conseil d administration Meeting No. C Séance n o C Wednesday, January 20, 2015 Le mercredi 20 janvier Elgin Street, Ottawa 40, rue Elgin, Ottawa PUBLIC MEETING MINUTES The board of directors approved these minutes on April 22, SÉANCE PUBLIQUE PROCÈS-VERBAL Le conseil d administration a approuvé ce procès-verbal le 22 avril Board Members in Attendance: Membres du conseil présents : Chair of the board of directors Russell Mills Président du conseil d administration Chief Executive Officer Mark Kristmanson Premier dirigeant Members Jacquelin Holzman Membres Norman Hotson Richard Jennings Eric MacKenzie Michael Pankiw Bob Plamondon Michael Poliwoda Denys Rivard Jason Sordi Kay Stanley Board Members Absent: Membres du conseil absents : Richard Aubry François Paulhus Members of the Executive Management and Advisors in Attendance for All or Part of the Meeting: General Counsel and Commission Secretary Mark Dehler Membres de la haute direction et conseillers présents pour toute ou une partie de la rencontre : Avocat général et secrétaire de la Commission Chief of Staff, Executive Office Maureen Hayes Chef de cabinet, Bureau de la direction C NCC-CCN

2 Director, Audit, Research, Evaluation and Ethics, and Chief Audit Executive Executive Director, Capital Stewardship Executive Director, Corporate Services, and Chief Financial Officer Executive Director, Public and Corporate Affairs Executive Director, Capital Planning Jayne Hinchliff- Milne Gary Lacey Pierre Lanctôt Natalie Page Stephen Willis Directrice, Audit, recherche, évaluation et éthique, et dirigeante de l'audit interne Directeur général, Intendance de la capitale Directeur général, Services généraux, et chef des services financiers Directrice générale, Affaires publiques et d'entreprise Directeur général, Aménagement de la capitale NCC Secretariat: Secrétariat de la CCN : Chief, Commission Secretariat Chantal Bédard Chef, Secrétariat de la Commission Committee Secretary Caroline Bied Secrétaire des comités Opening of the Public Meeting 1 Ouverture de la séance publique The meeting was opened at 1:03 p.m. La séance est ouverte à 13 h 3. On a motion by Eric MacKenzie, seconded Bob Plamondon, paragraph 4.9 of the NCC By-Laws was waived, for the Windmill submission and the Report on Activities. Sur une motion d Eric MacKenzie, appuyé par Bob Plamondon, le paragraphe 4.9 des Règlements administratifs de la CCN est suspendu pour la proposition Windmill et le rapport d activités. Adoption of the Agenda (D) 2 Adoption de l ordre du jour (D) It was moved by Michael Poliwoda, seconded by Jason Sordi, that the agenda be adopted as follows: Il est proposé par Michael Poliwoda, appuyé par Jason Sordi, que l ordre du jour soit adopté comme suit : Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts Adoption of the Minutes of the Previous Meeting (D) Approbation du procès-verbal de la dernière séance (D) Report on Activities (I) 5 Rapport d activités (I) CONSENT AGENDA POINTS CONVENUS 2015-S01e - Ombudsman Extension of Contract Term (D) 2014-P94e - New Planning Framework including the Capital Master Plan, its table of contents and the chapter on the Capital Urban Lands (D) 2014-P34e - Windmill Proposal for the Islands and the north shore of the Ottawa River (the Domtar Lands) S01f - Prolongation de la durée du contrat de l Ombudsman (D) P94f - Nouveau cadre de planification incluant le Schéma directeur de la capitale, sa table des matières et le chapitre des terrains urbains de la capitale (D) P34f - Proposition de Windmill pour le développement des îles Chaudières et Albert ainsi que la rive nord de la rivière des Outaouais (les C NCC-CCN

3 Concept Master Plan (D) 2014-P88.2e - Amendment to the Core Area Sector Plan (June 2005) to clarify policy wording related to the Kruger site (D) terrains Domtar) Plan directeur du concept (D) P88.2f - Amendement au plan du secteur du cœur de la capitale (juin 2005) afin de préciser la formulation de la politique relativement au site de Kruger (D) 2014-P107e - Policy on Toponymy (D) P107f - Politique sur la toponymie (D) 2015-C04e - Update: Capital Urbanism Lab Activities (I) C04f - Mise à jour Activités du labo d urbanisme de la capitale (I) Adjournment 12 Levée de séance Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts None. Aucune. Adoption of the Minutes (D) 4 Adoption du procès-verbal (D) It was moved by Michael Pankiw, seconded by Denys Rivard, that the minutes of November 19, 2014, be adopted. Sur une motion de Michael Pankiw, appuyé par Denys Rivard, le procès-verbal du 19 novembre 2014 est adopté. Report on Activities (I) 5 Rapport d activités (I) The Chief Executive Officer submitted a written activity report and gave a verbal update on the following topics : Le premier dirigeant soumet un rapport d activités écrit et fait une mise à jour orale sur les sujets suivants : o LeBreton Flats o Plaines LeBreton o Shoreline Initiatives o Initiative des berges o Sir John A. Macdonald Linear Park o Parc linéaire Sir John A. Macdonald o National Holocaust Monument o Monument national de l Holocauste o Capital Illumination Plan o Plan d illumination de la capitale o Confederation Pavilions o Pavillons de la Confédération o Working with municipalities o Travail de concert avec les municipalités o 7 Clarence o 7, rue Clarence o Pinhey Sand Dunes Poster Contest o Concours d affiches des dunes de la forêt Pinhey o Update Urban Lab o Mise à jour Labo d urbanisme o Clegg Street Crossing Consultation o Consultations sur le passage pour piétons de la rue Clegg o Emerald Ask Borer Update o Mise à jour sur l agrile du frêne o Canadian Capital Cities Organization o Organisation des capitales canadiennes o Activities at Rideau Hall and Gatineau o Activités à Rideau Hall et au Parc de C NCC-CCN

4 Park la Gatineau o Rideau Canal Skateway Opening o Ouverture de la patinoire du canal Rideau comments on wildlife control on NCC lands. des commentaires sur le contrôle de la faune sur les terrains de la CCN. CONSENT AGENDA 2015-S01e - Ombudsman Extension of Contract Term (D) comments on the budget for the Ombudsman s Office. Mark Dehler, it was moved by Richard Jennings, seconded by Eric MacKenzie, that the term of the contract with the current ombudsman, Ellen Fry, be extended for one additional year, from June 1, 2015 until May 31, P94e - New Planning Framework including the Capital Master Plan, its table of contents and the chapter on the Capital Urban Lands (D) comments on the availability of an abbreviated and user friendly version for the general public. Stephen Willis, it was moved by Jason Sordi, seconded by Michael Pankiw, that the new Capital planning framework be approved, as presented in Appendix A of the proposal P34e - Windmill Proposal for the Islands and the north shore of the Ottawa River (the Domtar Lands) Concept Master Plan (D POINTS CONVENUS S01f - Prolongation de la durée du contrat de l Ombudsman (D) des commentaires sur le budget du Bureau de l Ombudsman. recommandation de Mark Dehler, il est proposé par Richard Jennings, appuyé par Eric MacKenzie, que la durée du contrat de l ombudsman actuel, Ellen Fry, soit prolongée d une année, du 1er juin 2015 au 31 mai P94f - Nouveau cadre de planification incluant le Schéma directeur de la capitale, sa table des matières et le chapitre des terrains urbains de la capitale (D) des commentaires sur la disponibilité d une version abrégée et d accès facile pour le public. recommandation de Stephen Willis, il est proposé par Jason Sordi, appuyé par Michael Pankiw, que le nouveau cadre de la planification de la capitale, tel que présenté à l Annexe A de la proposition soit approuvé P34f - Proposition de Windmill pour le développement des îles Chaudières et Albert ainsi que la rive nord de la rivière des Outaouais (les terrains Domtar) Plan directeur du concept (D) C NCC-CCN

5 Fred Gaspar presented the Concept Master Plan for the Windmill proposal for the Islands and the north shore of the Ottawa River. Fred Gaspar présente le plan directeur du concept pour la proposition de Windmill pour le développement des îles Chaudières et Albert ainsi que la rive nord de la rivière des Outaouais. Constructive and collaborative process Processus collaboratif et constructif Waterfront activities Activités riveraines Flood plains Plaines inondables Flexibility of future land use Flexibilité de l utilisation du sol éventuel Importance of language in urban planning principles Stephen Willis, it was moved by Jacquelin Holzman, seconded by Eric MacKenzie, that: a) the land use and master Concept Plan for Windmill s proposal for the Islands and the north shore of the Ottawa River (the Domtar Lands) on federal lands ( the Proposal ) be approved, to take effect following approval of an amendment to the Capital Core Area Sector Plan; b) the implementation of detailed land use and design approvals of Windmill s proposal for the development of Chaudières and Albert Islands and the north shore of the Ottawa River (the Domtar Lands) on federal lands to follow be confirmed by the Executive Director, Capital Planning, should those designs be deemed to be consistent with the master concept plan identified in this submission. Importance du vocabulaire utilisé dans les principes de planification urbaine recommandation de Stephen Willis, il est proposé par Jacquelin Holzman, appuyée par Eric MacKenzie, que : a) l utilisation du sol et le plan directeur conceptuel de la proposition de Windmill pour l aménagement des îles Albert et des Chaudières et de la rive nord de la rivière des Outaouais (les terrains de Domtar) sur des terrains fédéraux («la proposition») soient approuvés, pour prendre effet après l'approbation d'un amendement au Plan de secteur du cœur de la capitale; b) la mise en œuvre des approbations détaillées d utilisation du sol et de design de la proposition de Windmill pour l aménagement des îles Albert et des Chaudières et de la rive nord de la rivière des Outaouais (les terrains de Domtar) sur des terrains fédéraux, à suivre, soit confirmée par le directeur général, Aménagement de la capitale, à condition que ces designs soient jugés conformes au plan directeur conceptuel identifié dans la présente proposition P88.2e - Amendment to the Core Area Sector Plan (June 2005) to clarify P88.2f - Amendement au plan du secteur du cœur de la capitale (juin C NCC-CCN

6 policy wording related to the Kruger site (D) Lucie Bureau presented the amendment to the Core Area Sector Plan (June 2005) to clarify policy wording related to the Kruger site. 2005) afin de préciser la formulation de la politique relativement au site de Kruger (D) Lucie Bureau présente l amendement au plan du secteur du cœur de la capitale (juin 2005) afin de préciser la formulation de la politique relativement au site de Kruger. Contribution to public realm Contribution au domaine public Reuse of heat generated by industrial activities Réutilisation de la chaleur dégagée par les industries Editorial suggestions Suggestions éditoriales Stephen Willis, it was moved by Richard Jennings, seconded by Kay Stanley, that the Federal Land Use Approval for the amendment to the Core Area Sector Plan as it appears in Appendix A to clarify the policies that apply to the former Scott paper site be granted P107e - Policy on Toponymy (D) Stephen Willis presented the policy on toponymy. Process by which names will be referred recommandation de Stephen Willis, il est proposé par Richard Jennings, appuyé par Kay Stanley, que l approbation fédérale de l utilisation du sol pour la modification au Plan du secteur du cœur de la capitale, telle qu elle apparaît à l annexe A, afin de préciser les politiques qui s appliquent à l ancien site des Papiers Scott soit accordée P107f - Politique sur la toponymie (D) Stephen Willis présente la politique sur la toponymie. Processus par lequel les noms seront suggérés Duplication and relevance of names Duplicata et importance des noms Editorial suggestions Suggestions éditoriales Stephen Willis, it was moved by Kay Stanley, seconded by Jason Sordi, that the Policy on Toponymy in Appendix A be approved in principle. recommandation de Stephen Willis, il est proposé par Kay Stanley, appuyée par Jason Sordi, que la Politique sur la toponymie présentée à l annexe A soit approuvée en principe C04e - Update: Capital Urbanism Lab Activities (I) C04f - Mise à jour Activités du labo d urbanisme de la capitale (I) C NCC-CCN

7 Stanley Leinwand and Sandra Pecek presented an update on the Capital Urbanism Lab activities. Web and video conferencing in outreach activities Positive impact on community relations Budget Budget Stanley Leinwand et Sandra Pecek présentent une mise à jour sur les activités du labo d urbanisme de la capitale. Webdiffusion et vidéconférence dans les activités de rayonnement Répercussions positives dans les relations communautaires Adjournment On a motion by Michael Poliwoda, seconded by Richard Jennings, the public meeting of the board of directors was adjourned at 3:30 p.m. 12 Levée de séance Sur une motion de Michael Poliwoda, appuyée par Richard Jennings, la séance publique du conseil d administration est levée à 15 h 30. General Counsel and Commission Secretary MARK DEHLER Avocat général et secrétaire de la Commission ~ Chief, Commission Secretariat CHANTAL BÉDARD Chef, Secrétariat de la Commission ~ Committee Secretary CAROLINE BIED Secrétaire des comités C NCC-CCN

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