Plein air seniors et salle seniors

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1 Guide relatif au travail médiatique et de communication aux championnats suisses Plein air seniors et salle seniors 1. Chef local des médias L organisateur nomme un chef des médias, avec dans l idéal de l expérience dans le domaine médias/rp et disposant d un réseau de relations avec les journalistes et rédactions les plus importants de la région. Le chef des médias est membre du comité d organisation. 2. Collaboration avec Swiss Athletics Le chef des médias de l organisateur travaille en étroite collaboration avec le chef de la communication de Swiss Athletics. Un entretien entre le chef local des médias et le chef de la communication de Swiss Athletics a généralement lieu trois à six mois avant la pour discuter en détail la suite de la collaboration. En cas de besonin, le chef de la communication de Swiss Athletics peut participer à différentes séances du CO. Au sein du CO, ses souhaits sont en principe représentés par le délégué à l organisation de Swiss Athletics et le chef local des médias. 3. Infrastructure nécessaire aux championnats suisses - 40 places de travail pour les médias (25 aux CS en salle), selon le nombre d accréditations o raccordement électrique et WLAN (sur demande ISDN pour radios) o places séparées du reste de la zone du public - Zone mixed pour interviews o placée de sorte à ce que les athlètes passent dans la zone après leur concours (généralement là où sont amenées les corbeilles d habits des athlètes). Zone accessible uniquement aux journalistes et aux athlètes pour effectuer les interviews - Au moins 20 places de parc pour les médias (priorité aux photographes et TV) - Év. mettre à disposition une salle pour conférence de presse (et en fonction de la place sur la tribune des médias pour les photographes) - Év. mettre à disposition des places pour les commentateurs et emplacements pour les caméras de la télévision

2 4. Catalogue des activités du chef local des médias Le catalogue des activités suivant doit servir de base et montrer les possibilités d aborder le travail médiatique. Moment Mesure Remarques Dès que connu 6-12 mois avant la 6-12 mois avant la 6 mois avant la Env. 2-3 mois avant la Env. 2-3 mois avant la 4-6 semaines avant la 1 semaine avant la Lundi avant la Mardi avant la Mercredi/jeudi avant la Communiqué: les championnats suisses ont lieu le?.?. à XY Construire le site Web de la et puis le tenir à jour. Convoiter des partenariats médiatiques avec les médias locaux. Év. discuter d encarts dans les journaux, de spots TV ou radio Contacter chef de la communication de Swiss Athletics, fixer un rendez-vous. Contacter les médias locaux. Demander les besoins Assurer au CO que l infrastructure nécessaire pour les médias soit construite. Définir salle des médias et zone mixed. Organiser WLAN. Demander des coursiers pour distribuer les listes de résultats. Év. organiser un photographe interne. Organiser des cartes de presse et des bons de ravitaillement pour les journalistes. Envoyer un courriel avec mention de l accréditation des médias en ligne. Év. fournir en même temps un communiqué aux médias locaux (News sur le programme général, les vedettes attendues, le nombre d athlètes etc.) Délai de l accréditation. Év. relancer certains journalistes et rédactions, s ils ne sont pas encore accrédités. Communiqué avec accent sur les héros locaux. Puis relancer par téléphone, attirer l attention des médias locaux sur des histoires particulières (par ex. athlète local qui participe à des CS pour la 10 e fois). Év. arranger une interview avec un athlète suisse de pointe en accord avec Swiss Athletics. Infos générales pour les journalistes (où se trouvent les places de parc pour les médias? Quand a lieu la conférence de presse? Comment trouver le stade? Quand et où a lieu l apéro, etc.) et envoyer par mail le Swiss Athletics Flash avec présentation nationale (vient de Swiss Athletics) Publier sur le site web la présentation discipline par discipline (vient de Swiss Athletics) Voir chapitre 6. Auprès de certains médias locaux et certains médias nationaux (liste Swiss Athletics) En accord avec Swiss Athletics. Aux médias accrédités

3 Jours avant la Veille de la Matin avant la Pendant la Pendant la Pendant la Après la Après la Après la Év. Publier sur le site web les dernières News (en accord avec Swiss Athletics) Construire et contrôler l infrastructure pour les médias. Satisfaire aux différents besoins (par ex. radio/tv). Mettre des noms aux places des médias Accueillir les journalistes, distribuer les cartes de presse Garantir le service des listes de résultats Garantir que les journalistes aient accès aux athlètes dans la zone mixed Envoyer la liste de résultats complète aux médias intéressés. Év. avec un petit communiqué de presse et des résultats, dans l idéal avec des photos de compétition mises à disposition. Lien Web vers une galerie photos avec légendes Élaborer un miroir médiatique Évaluation Infrastructure En accord avec Swiss Athletics Envoyer év. les cartes par la poste pendant la phase de préparation Les coursiers apportent les listes de départ/résultats à chaque place de travail des médias (casiers) Év. envoyer seulement lien vers la liste de résultats, le soir même de la compétition Noter les conclusions/remarques importantes pour la prochaine fois 5. Prestations fournies par Swiss Athletics Quoi Quand Remarques Information sur l accréditation en ligne par liste Swiss Athletics 6 semaines avant la Accréditation en ligne sur le site Web de l organisateur Rappel accréditation par liste Peut avant le délai En cas de besoin Swiss Athletics d accréditation Présentation générale nationale des CS Mardi avant la Dans le Swiss Athletics Flash (a+f) à tous les médias CH Présentation discipline par discipline Mercredi/jeudi avant la Est mis en ligne sur (a+f) Dernières News CS Avant la Si nécessaire. Est aussi mis en ligne sur Extrait de la liste actuelle des meilleurs CH Samedi Statistique des derniers médaillés CS Samedi Banque des données en ligne sur Feuille d info avec lien est remise aux journalistes. Aperçu actuel des records suisses Samedi Présentation imprimée discipline par Samedi discipline Communiqué de presse en l honneur (révélation, athlète de l année, etc.) Dimanche

4 Le chef de la communication de Swiss Athletics est sur place les jours de compétition et soutient le chef local des médias. 6. Site Web de la Le site Web de l organisateur doit être un instrument de communication central d un championnat suisse et ce non seulement pour les journalistes, mais aussi pour les athlètes, entraîneurs, spectateurs et sponsors. Les organisateurs de championnats suisses construisent un site Web propre à la et le financent eux-mêmes Contenus du site Web Contenus de base (tous en allemand et en français): - Logo Swiss Athletics et référence à en premier plan sur la page de démarrage - Logos des sponsors et références correspondantes en premier plan sur la page de démarrage - Publication - Lien vers l outil d inscription de Swiss Athletics - Horaire provisoire et plus tard horaire définitif - Directives générales - Listes des participants et de départ (év. programme sous forme de pdf.) - Zone médias avec coordonnées du chef des médias - Accréditation des médias en ligne pour les journalistes - News sur la régulièrement actualisées (généralement les communiqués de presse, à la rigueur News complémentaires) - Plan du stade, plan d accès - Organigramme/ Liste des adresses du CO - Résultats - Lien vers les résultats Live le jour de la compétition Autres contenus possibles - Galerie photos (év. mettre à disposition des médias des photos de qualité impression) - Liste des hôtels - Présentation de la société organisatrice - Biographies d athlètes et anecdotes - Livres des invités - Concours - Activités des sponsors - Zone live détaillée (Live-Ticker, Twitter, Web-TV, Web-Radio) 7. Collaboration avec les chaînes TV/droits TV Swiss Athletics est régulièrement en contact avec la télévision suisse (SRF). Comme la situation dans le domaine de la TV évolue très rapidement, les détails de la collaboration sont réglés séparément pour chaque CS par Swiss Athletics, l organisateur et à la rigueur les chaînes de télévision. La responsabilité des pourparlers avec SRF est entre les mains de Swiss Athletics, celle avec les chaînes TV locales est généralement entre les mains de l organisateur.

5 Les droits TV sont propriété de Swiss Athletics. L organisateur a droit, après entente avec Swiss Athletics, à des partenariats médiatiques non-exclusifs. L organisateur supporte les frais des équipements complémentaires souhaités, afin de remplir les exigences d une retransmissions TV. L organisateur met à disposition des moyens financiers pour la production TV/écran géant, qu il peut générer grâce aux possibilités de commercialisation supplémentaires dues à la présence de la télévision. Modèles visés pour des championnats suisses seniors Production TV professionnelle par des entreprises de production TV expérimentées en athlétisme. Les images produites sont utilisées le plus largement possible. E.a. pour: - Retransmission sur écran géant dans le stade - Mettre à disposition du matériel photo aux chaînes TV nationales et locales - Utilisation pour les offres TV Web de Swiss Athletics et de l organisateur (Live- Stream et/ou Highlight-Videos) 8. Participation au programme L organisateur produit un programme actuel illustré pour la. Dans l idéal le programme n est imprimé que quelques jours avant la et peut ainsi contenir des textes de présentation d actualité. En cas de besoin, le département de la communication de Swiss Athletics propose après accord son aide pour la partie rédactionnelle (rédaction de d aperçus d actualité et accès aux archives des images de Swiss Athletics). 9. Contact avec Swiss Athletics Beat Freihofer, chef de la communication, Tél ou beatfreihofer@swiss-athletics.ch ( /fre)