NOTE TECHNIQUE APPLICATION ECECA à l attention des directeurs d école

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2 DAVEL - Bureau Vie de l Elève 04/10/2016 C.LAMBLA NOTE TECHNIQUE APPLICATION ECECA à l attention des directeurs d école Il n y a pas cette année de modification majeure des fonctionnalités de l application ECECA pour la saisie des résultats de l élection par les directeurs d école (modification de la cinématique d enregistrement des saisies). Accès à l application : Pour mémoire, la connexion se fait à l adresse suivante : Enquêtes et Pilotage Résultats des élections CE - CA Saisie résultats élections CE-CA ATTENTION : la connexion par mot de passe de messagerie ne suffit pas : la clé OTP est obligatoire. Matériel nécessaire pour la saisie des résultats : Le matériel suivant est nécessaire : - un ordinateur connecté à internet pour accéder à l application ECECA et saisir les résultats - une imprimante pour imprimer le procès-verbal En cas de difficulté technique, vous pourrez utilement vous rapprocher du conseiller TICE de votre circonscription. Etapes de la saisie des résultats sur ECECA cas général (du 7 au 11 octobre inclus) Saisie des résultats sur ECECA : Cliquez sur le pictogramme associé à votre école pour déclencher l ouverture du formulaire de saisie des résultats. Dans la rubrique «Participation», vous devez saisir : le nombre d inscrits, le nombre de votants, le nombre de bulletins nuls ou blancs et le nombre de classes qui déterminera automatiquement le nombre de sièges à pourvoir. 1/5

3 Dans la rubrique «Répartition détaillée des sièges», vous devez saisir : le nombre de candidats titulaires et le nombre de suffrages obtenus par liste. La colonne «Nombre de candidats titulaires» permet de détecter le cas de déficit de candidats. Des contrôles de cohérence ont été ajoutés entre les colonnes «Nombre de candidats titulaires» et «Nombre de suffrages». Précision pour la saisie des noms des listes : pour les listes de candidatures, il n y a pas de saisie des noms de l ensemble des candidats sur l application ECECA, mais seulement saisie du nom de la ou des liste(s) de candidature au moment de la saisie des résultats. Pour les listes suivantes : associations locales non affiliées listes de parents non constitués en association listes d union vous devrez saisir le nom de la liste (nom du candidat tête de liste pour les listes de parents non constitués en association et les listes d union) : liste A, B, C etc sans le détail des noms des personnes les constituant. Exemple : le lien permet de rajouter une liste. le lien permet de supprimer une liste. 2/5

4 Calcul automatique de la répartition des sièges : Cliquez sur le bouton «Calcul de la répartition», l application ECECA calculera automatiquement le nombre de sièges attribués à chaque liste. Toutefois, une saisie manuelle reste possible lorsque le siège à pourvoir est attribué au candidat le plus âgé en cas d égalité des restes et des suffrages. Impression du procès-verbal : Cliquez sur le bouton «Enregistrer les données», vous pourrez alors imprimer le procès-verbal rempli en cliquant sur «Télécharger le PV rempli». Impression du procès-verbal : au recto se trouveront les informations mentionnées ci-dessus au verso se trouveront des lignes pour écrire à la main les noms des parents élus ainsi que des emplacements pour les signatures Complétez le procès-verbal avec le nom des parents élus, le signer et le faire émarger par les membres du bureau de vote. Le procès-verbal doit être affiché dans un lieu facilement accessible au public. Il ne sera pas nécessaire d'envoyer une copie du procès-verbal à la DSDEN. La copie du procès-verbal doit être conservée par l'école. La transmission d une copie à la DSDEN ne sera demandée qu'en cas de litige. Transmission pour validation à la DSDEN : Après vérification, si tout est conforme vous devrez cliquer sur le bouton «Transmettre pour validation» pour transmission à la DSDEN.! Vous ne pourrez plus rectifier la saisie après cet envoi. 3/5

5 Absence de candidats - Procès-verbal de carence : Si les élections n ont pu avoir lieu faute de candidats, ECECA permet de générer un procès-verbal de carence de manière automatisée. Cliquez sur le pictogramme associé à votre école pour déclencher l ouverture du formulaire de saisie des résultats. Renseignez le nombre d inscrits et de sièges à pourvoir. Cliquez sur Calcul de la répartition, un message d alerte s affiche. Cliquez sur OK Cliquez sur Enregistrer les données, un deuxième message d alerte s affiche. Cliquez sur OK pour valider. L application génère un procès-verbal spécifique de carence (cf. document modèle PV de carence). Une alerte s affiche sur le tableau de bord de l IEN pour l informer qu un tirage au sort doit être organisé pour cette école (la procédure de saisie des tirages au sort par les IEN est précisée dans une note technique à destination des IEN). 4/5

6 Déficit de candidats (nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir) : Cliquez sur le pictogramme associé à votre école pour déclencher l ouverture du formulaire de saisie des résultats. Saisissez les résultats et le détail des sièges liste par liste, l application calcule automatiquement la répartition des sièges. Lorsqu une liste a droit à un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats titulaires présentés, un message d alerte s affiche à deux reprises (le deuxième message d alerte a été modifié cette année). Validez en cliquant sur OK. L application génère un procès-verbal avec mention spécifique qui précise le nombre de sièges non pourvus. Une alerte s affiche dans le tableau de bord de l IEN pour l informer qu un tirage au sort doit être organisé pour cette école (la procédure de saisie des tirages au sort par les IEN est précisée dans une note technique à destination des IEN). 5/5

7 Diffusion Orléans - Projets nationaux Septembre 2016

8 SOMMAIRE Sommaire 1. Présentation 3 2. Connexion 4 3. Tableau de bord 5 4. Menu 6 5. Saisie des résultats 7 6. Carence de candidats Déficit de candidats Transmission des résultats Consulter et imprimer des résultats des élections Statistiques Annexes 15 Diffusion Orléans Projets nationaux P 2/17

9 Présentation 1 ECECA pour «Élections aux Conseils d École et aux Conseils d Administration» est une application nationale destinée à collecter les résultats des élections des représentants des parents d élèves dans le premier degré et les résultats des représentants des parents d élèves et des représentants des personnels s agissant du second degré. ECECA est une application sécurisée et fiable. Elle permet des échanges plus rapides entre les directeurs d école et la direction des services départementaux, entre les chefs d établissement et les directions des services départementaux ou les rectorats. En tant que directeur d école ou chef d établissement, vous pouvez : - en période de saisie : o saisir les résultats d une élection ( 7), o transmettre les résultats ( 11). Cas particuliers : o cas carence de candidats ( 9), o cas déficit de candidats ( 10). L application vous permet aussi de : - consulter et imprimer les résultats des élections ( 12), - générer des statistiques ( 13). Diffusion Orléans Projets nationaux P 3/17

10 Connexion 2 L application ECECA est accessible depuis ARENA 1 - Se connecter à la page d accès du portail. Remarque : A partir du portail Agriates ou du portail sécurisé académique, vous avez besoin de votre identifiant et de votre mot de passe de messagerie. A partir d une connexion internet, vous avez besoin de votre identifiant et de votre passcode OTP. Saisir votre identifiant et votre mot de passe. 2 - Sélectionner Application ECECA dans la rubrique «Enquêtes et Pilotage» Cliquer sur le lien pour accéder à l application Diffusion Orléans Projets nationaux P 4/17

11 Tableau de bord 3 Une fois connecté, vous arrivez sur le tableau de bord de votre périmètre d intervention. Exemple : Tableau de bord du chef d établissement Le bandeau contient le nom de l application Menu de l application Votre périmètre d intervention Etat d avancement des saisies Actions en période de saisie : : vous pouvez consulter ou transmettre les résultats de votre école/établissement : vous pouvez modifier les résultats saisis pour votre école/établissement Remarque : Le tableau de bord du directeur d école ne présente que l élection des parents d élèves. (Voir les différents exemples tableaux de bords dans l annexe 1) Diffusion Orléans Projets nationaux P 5/17

12 Menu 34 Une fois connecté, le menu sera toujours situé à gauche de l écran. Exemple : Menu du chef d établissement Permet d accéder directement accéder à la page "Elections" du site Education.gouv.fr Permet d accéder directement au site d Eduscol Permet d envoyer un mail au contact en responsabilité de son périmètre d action Permet de consulter et d imprimer des résultats ( 12) Permet de consulter et d imprimer des statistiques ( 13) Permet de se déconnecter de l application Remarque : Le menu du directeur d école ne présente que l élection des parents d élèves. Diffusion Orléans Projets nationaux P 6/17

13 En période de saisie, le directeur d école/chef d établissement peut saisir les résultats de son école/établissement. Saisie des résultats Cliquer sur le pictogramme pour un type d élection Informations sur l école/établissement 2 Saisir les données liées à la participation Aide à la saisie du nombre de sièges à pourvoir (voir annexe2) 3 Saisir la répartition des sièges : ajout ou suppression des listes locales 5 Enregistrer les données saisies : Le bouton «Enregistrer les données» n est accessible qu une fois que le calcul de la répartition est valide. 4 Lancer le calcul de la répartition Le PV vierge est disponible Diffusion Orléans Projets nationaux P 7/17

14 Ajout ou suppression d une liste locale : Pour ajouter une liste locale Pour supprimer une liste locale Diffusion Orléans Projets nationaux P 8/17

15 Exemple de PV vierge pour l élection des parents d élèves : Diffusion Orléans Projets nationaux P 9/17

16 Carence de candidats 3 6 Nous sommes dans le cas où aucun siège n a été attribué. Seul le nombre d inscrits et le nombre de sièges à pourvoir sont à renseigner. Lorsque l on clique sur le bouton, on obtient le message suivant : Lorsque l on clique sur le bouton, on obtient le message suivant : Exemple de PV de carence à renseigner manuellement : Il est possible de générer un PV de carence de manière automatisée. Pour l élection des représentants des parents des élèves : => Pour le 1er degré, l IEN a une alerte sur son tableau de bord afin de saisir le tirage au sort. => Pas d alerte pour le 2nd degré Pour l élection des représentants des personnels, il n y a pas d alerte Diffusion Orléans Projets nationaux P 10/17

17 Nous sommes dans le cas où le nombre de sièges à pourvoir n est pas totalement pourvu. Déficit de candidats 3 7 Lorsque l on clique sur le bouton, on obtient le message suivant : Lorsque l on clique sur le bouton, on obtient le message suivant : Exemple de PV de déficit de candidats : Le nombre de sièges non pourvus est mentionné dans le PV. Pour l élection des représentants des parents des élèves : => Pour le 1er degré : l IEN a une alerte sur son tableau de bord afin de saisir le tirage au sort. => Pas d alerte pour le 2nd degré Pour l élection des représentants des personnels, le DSDEN et le Rectorat ont une alerte sur leur tableau de bord. Diffusion Orléans Projets nationaux P 11/17

18 En période de saisie, le directeur d école ou le chef d établissement doit transmettre les résultats saisis. Transmission des résultats Cliquer sur le pictogramme pour un type d élection 2 Consulter le résultat : Les données saisies pour l école/établissement sont affichées. Vous avez la possibilité de modifier les résultats saisis avant de les transmettre. Le PV rempli ainsi qu un export sont disponibles. 3 Transmettre les résultats pour validation Attention : Après transmission de votre saisie ou après la date limite de saisie, la saisie n est plus possible ou modifiable. Diffusion Orléans Projets nationaux P 12/17

19 Un accès aux résultats est disponible. Consulter et imprimer des résultats des élections Rechercher une école : A l aide des critères, vous filtrez les écoles/établissement affichés. 3 - Cliquer sur le bouton «Rechercher» 1 - Cliquer sur le menu «Résultat» pour un type d élection 4 Rappel des informations liées à l établissement sélectionnés 5 - Cliquer sur le lien Vous avez la possibilité de consulter et d imprimer le PV rempli 6 Ouvrir ou enregistrer le fichier proposé Diffusion Orléans Projets nationaux P 13/17

20 Un accès aux statistiques est disponible. 2 Rechercher une école : A l aide des critères, vous filtrez les écoles affichées. Statistiques Cliquer sur le bouton «Rechercher» 1 - Cliquer sur le menu «Statistiques» pour un type d élection 4 Rappel des informations liées à l établissement sélectionnés 5 - Cliquer sur le lien Remarques : Les statistiques générales permettent de comparer les données avec celles de l année précédente. Les statistiques générales sur les résultats sont sous forme d un tableau qui présente : - les informations concernant la participation (inscrits, votants, suffrages exprimés) et la variation par rapport à l année précédente. - les résultats de chaque liste, les pourcentages et la variation par rapport à l'année précédente. Le tableau de statistiques peut être filtré sur différents critères. 6 Ouvrir ou enregistrer le fichier proposé Diffusion Orléans Projets nationaux P 14/17

21 Annexes 3 11 Annexe 1 : Différents tableaux de bords Exemple de tableau de bord : cas d une non saisie Exemple de tableau de bord : cas d une saisie non transmis Exemple de tableau de bord : cas d une saisie transmise Exemple de tableau de bord : cas d une carence de candidats Exemple de tableau de bord : cas d un déficit de candidats Exemple de tableau de bord : cas des EREA-ERPD Diffusion Orléans Projets nationaux P 15/17

22 Annexe 2 : Aide à la saisie du nombre de sièges Pour l élection des représentants des parents d élèves : (1 er degré) (2 nd degré) (EREA-ERPD) (Mayotte) Diffusion Orléans Projets nationaux P 16/17

23 Pour l élection des représentants des personnels : (2 nd degré) (EREA-ERPD) (Mayotte) Diffusion Orléans Projets nationaux P 17/17

24 PROCES-VERBAL Élections des représentants des parents d élèves au conseil d'école - Année scolaire Académie Département Commune École maternelle ou élémentaire N UAI Circonscription Participation Nombre d'inscrits Nombre de votants Nombre de bulletins blancs ou nuls Nombre de suffrages exprimés (S) Taux de participation Résultats Nombre de sièges à pourvoir (N) Quotient (S/N) Répartition détaillée des sièges Listes FCPE PEEP UNAAPE Associations locales non affiliées Listes parents non constituées en associations Listes d'union Total Nombre de candidats (titulaires) Suffrages obtenus Sièges attribués au quotient et au plus fort reste Sièges attribués au candidat le plus âgé Total Nombre de sièges pourvus Nombre de sièges à pourvoir par tirage au sort

25 CANDIDATS PROCLAMES ÉLUS TITULAIRES-SUPPLEANTS Nom Prénom Liste Qualité Le procès-verbal est affiché dans un lieu facilement accessible au public. Une copie est conservée dans l école. Fait à, le Le président du bureau de vote (Signature) Les membres du bureau de vote (Signatures)

26 PROCES VERBAL DE CARENCE Élections des représentants des parents d élèves au conseil d'école - Année scolaire Académie Département Commune Circonscription Nom et adresse de l école N UAI Nombre d'inscrits Nombre de sièges à pourvoir Les parents d élèves ont été avisés le, par voie d affichage, que les élections des représentants des parents d élèves au conseil d école seraient organisées le Aucune liste de candidats n a été présentée le jour du scrutin. En conséquence, est dressé le présent procès-verbal de carence (pas d élection faute de candidat). Fait à, le Le président du bureau de vote (Signature) Les membres du bureau de vote (Signatures) Une copie est affichée dans un lieu facilement accessible au public. Une copie est conservée dans l école.