PROCÉDURE POUR FAIRE LES ÉTIQUETTES SUR ENVELOPPE À PARTIR DES DONNÉES DE BASE DES MEMBRES EN CSV

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1 PROCÉDURE POUR FAIRE LES ÉTIQUETTES SUR ENVELOPPE À PARTIR DES DONNÉES DE BASE DES MEMBRES EN CSV Ouvrir une page Word. Dans Google Chrome, ouvrir le registre des membres. Tableau de bord Dans la liste Données à afficher, cocher les cases : Nom du membre, Adresse et Données démographiques Version révisée - 1 er mai 2016 Dans la liste Critères de recherche, aller à Le membre a un courriel : Dérouler et cliquer sur NON. Dans Affichage au bas de la page, cocher Fichier csv et cliquer sur Générer la liste Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquer sur l adresse surlignée en bleu en haut à gauche de la page. Une fenêtre de téléchargement apparaît en bas à gauche, cliquer sur cette fenêtre pour ouvrir le fichier Excel.

2 2 Un fichier Excel s ouvre avec la liste des membres et leur adresse. L enregistrer dans un nouveau dossier. Dans la fenêtre Enregistrer, à Type, sélectionner Classeur Excel. Cliquer sur Enregistrer. Il est important de faire cette fonction, car le fichier Excel Texte Unicode généré par la base de données ne fonctionnera pas dans le Publipostage. ATTENTION : Dans le fichier enregistré Excel, il faudra combler les cellules vides identifiant le sexe (féminin-masculin), car dans le nouveau système de gestion des cartes de membres, cette donnée a malheureusement été enlevée De plus, les colonnes inutiles (langue, anniversaire, etc.) peuvent être supprimées dans ce fichier Excel. Retourner dans la page Word ouverte préalablement. Aller dans PUBLIPOSTAGE. Dans la barre de tâche, cliquer sur l onglet Démarrer la fusion et le publipostage. Une fenêtre de déroulement s ouvre. Cliquer sur Étiquettes. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Option d étiquettes Cette fenêtre sert à déterminer le code et la grandeur des étiquettes achetées.

3 3 Ici, les étiquettes de marque Avery Easy Peel, Étiquette d adresse blanche, 30 étiquettes par feuilles et dont le code est 8460, ont été utilisées. Ces informations se trouvent sur l empaquetage d achat. Dans Fournisseurs des étiquettes, faire dérouler et sélectionner Avery US letter. Dans Numéro de référence, choisir 8460 Étiquettes d adresse Easy Peel. Une fois les choix sélectionnés, appuyer sur OK pour faire le gabarit de la page Word. À la page Word, dans PUBLIPOSTAGE, cliquer à nouveau sur Démarrer la Fusion et le publipostage. Dans le déroulement, cliquer sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas Un volet s ouvre à droite de la page Word. Les 6 étapes pour arriver aux étiquettes finales sont proposées. Il suffira de cliquer sur pour l étape suivante. Étape 1 : Cette première étape est déjà faite par le choix des étiquettes. Étape 2 : On doit utiliser le document actuel, soit la page Word déjà ouverte. Étape 3 : Cliquer sur Parcourir.

4 4 Une fenêtre s ouvre pour aller chercher le fichier Excel désiré, soit le fichier des membres sans courriel déjà enregistré. Une fois le fichier sélectionné, cliquer sur Ouvrir. La fenêtre ci-contre s ouvre, cliquer sur OK. Une dernière fenêtre s ouvre, cliquer sur OK. Dans la page Word, les cases des étiquettes commencent à se définir. Étape 4 : À cette étape, il faut définir les champs de fusion. Il vaut mieux les définier un à un que d utiliser le Bloc d adresse, car le numéro de l appartement dans l adresse postale se positionne sur une seule ligne et d autres erreurs de l adresse peuvent aussi mal se positionner. Le curseur doit être dans la première étiquette de la page Word.

5 5 Il faut enlever les espacements déjà définis dans cette première étiquette avant d insérer les champs de fusion. Ouvrir Mise en page, à Espacement, mettre à zéro l espacement Avant qui était défini à 5,6 pt. Positionner le curseur à la deuxième ligne dans la première étiquette de la page Word. Revenir dans Publipostage. Avant d insérer les champs de fusion pour l adresse comme telle, il faut choisir la formule d appel (M. ou Mme). Faire dérouler l onglet Règles dans Publipostage et choirir la règle : Si Alors Sinon Une nouvelle fenêtre s ouvre et on doit À Nom du champ : sélectionner la colonne du fichier Excel correspondant au Sexe de l abonné. À Élément de comparaison, choisir est égal à À Comparer avec, écrire masculin À Insérer le texte suivant, écrire M. À Sinon, celui-ci, écrire Mme Cliquer sur OK, une fois l inscription terminée.

6 6 Faire dérouler l onglet Insérer un champ de fusion dans Publipostage. Un à un, choisir les champs à insérer : 1 re ligne de l adresse : M. ou Mme est déjà écrit selon le 1 er nom de la liste Excel une fois la règle de la formule d appel établie (un espace) Prénom (un espace) Nom (Enter) 2 e ligne de l adresse : Appartement entre ces trois données à entrer ) Insertion du symbole - Adresse (sans espace Avant d insérer le champ de fusion pour l adresse, il faut insérer le symbole qui séparera le numéro d appartement du numéro civique. Faire dérouler l onglet Règles dans Publipostage et choisir la règle : Si Alors Sinon Une nouvelle fenêtre s ouvre et on doit À Nom du champ : écrire la colonne du fichier Excel correspondant à Appartement À Élément de comparaison, choisir est supérieur ou égal à À Comparer avec : écrire 1 À Insérer le texte suivant, taper - À Sinon, celui-ci, ne rien écrire. Cliquer sur OK, une fois l inscription terminée. Il se peut que le symbole - n apparaisse pas sur la 1 re étiquette, s il n y a pas de numéro d appartement pour la 1 re adresse; il s inscrit lorsqu un numéro d appartement existe. Ex. : , rue Bolduc ATTENTION : La numéro de l appartement ne s inscrira pas, si celui-ci est une lettre ou la combinaison d un nombre et d une lettre, par exemple B ou 12B. Il faut alors l inscrire avec le numéro civique dans la fiche du membre sur le site de la gestion des membres.

7 7 3 e ligne de l adresse : Ville, taper une virgule (un espace) écrire QC (deux espaces) Code postal Une fois ces choix effectués, cliquer sur Mise à jour de toutes les étiquettes. La disposition de la première étiquette s effectuera sur les autres étiquettes. Bien que la formule d appel soit la même sur toutes les étiquettes, elle s établira correctement lorsque les noms seront insérés de même que pour le symbole - séparant le numéro d appartement du numéro civique. Étape 5 : Un aperçu des adresses s effectue sur cette page. Vous pouvez voir d autres aperçus de page en cliquant sur destinataire : 2 et ainsi de suite.

8 8 Étape 6 : La fusion est maintenant prête à être créée pour toutes les adresses du fichier Excel. Cliquer sur Modifier les étiquette individuelles Une nouvelle fenêtre s ouvre, cliquer sur OK pour insérer toutes les adresses dans un nouveau document Word que l on peut enregistrer au besoin. Ces pages d étiquettes pourront être vérifiées et corrigées si nécessaire, et imprimées par la suite. ATTENTION : Avant l impression, n oubliez pas d aller à la dernière page des étiquettes pour enlever les entrées non utilisées. Fin de la publipostage d étiquettes!... Ce document a été produit par l équipe de l AQDR-PDÎ et révisé le 1 er mai 2016