Publication. Aperçu rapide Ce que vous apporte Microsoft Project 2013

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1 Aperçu rapide Ce que vous apporte Microsoft Project 2013 Avec la nouvelle version 2013, Microsoft achève l'intégration complète de MS Project à SharePoint Server et met une nouvelle infrastructure à disposition. L'accent a été mis sur l'amélioration de la collaboration au sein des équipes projet et une utilisation plus efficace du client riche et de l'application Web. Lorsque la nouvelle version de Microsoft Project 2013 arrivera sur le marché, les chefs de projet ainsi que les membres d'équipe disposeront d'un outil perfectionné pour la planification, la collaboration et la communication au sein des équipes. Pour les administrateurs et les décideurs, Project Online, le nouveau service dans le Cloud, proposera une sérieuse alternative aux «infrastructures maison». Project Server modifications de fond Avec cette nouvelle version, Microsoft poursuit l'intégration de Project dans SharePoint. C'est dans son espace de travail personnel «Mon site» que l'utilisateur le remarquera en premier, qu'il soit utilisateur d'une liste SharePoint ou ressource affectée à un planning. Désormais, il trouvera l'intégralité de ses tâches et processus dans un seul et unique affichage. La saisie des temps fonctionne selon le même principe : l'utilisateur pourra consulter et remplir ses feuilles de temps directement depuis «Mon site». SharePoint est ainsi plus qu'un socle : le site projet devient l'outil central de communication et de gestion de projet. Les échéances et les jalons du planning peuvent être visualisés dans une vue d'ensemble avec les évènements du calendrier projet. L'affichage de la chronologie facilite désormais la planification des processus dans l'espace de travail projet. Illustration 1: Project Server avec site projet 1

2 Simplifications : accès pour les nouveaux utilisateurs et configuration des workflows par les administrateurs Grâce à deux nouvelles fonctionnalités, le nouveau Project facilite la représentation des workflows, comme par exemple lors de demandes de création de nouveaux projets. D'une part, il est possible d'utiliser une liste SharePoint en tant que «boîte à idées» et ensuite d'en générer des projets par importation. Lors de cet import, les champs de la liste sont synchronisés avec les métadonnées de Project Server. D'autre part, l'éditeur visuel SharePoint Designer permet de mettre en place facilement des workflows reposant à la fois sur SharePoint et Project Server. Leur création et leur maintenance s'en trouvent largement simplifiées pour les administrateurs. L'intégration de la planification des projets à partir de SharePoint est bien conçue. Les petites et moyennes organisations projet peuvent notamment initialiser leurs projets dans un site exclusivement basé sur Share- Point puis les importer ultérieurement dans Project Server. Désormais, un reporting commun permet d'unifier les deux interfaces. Alors que l'on devait choisir jusqu'à présent entre Project Server et SharePoint pour la planification projet, le chef de projet peut maintenant utiliser les deux en parallèle, voire même opter pour l'un ou l'autre au cas par cas. La solution de gestion de projet de Microsoft offre donc une plus grande souplesse d'accès aux nouveaux utilisateurs. Enfin, la nouvelle architecture de Project Server sera familière aux administrateurs confirmés. En effet, alors que les données étaient auparavant réparties entre plusieurs bases de données, Microsoft revient au principe d'une base de données par instance Project Web App (PWA). Cette base de données peut également servir au reporting. Illustration 2: Project Server avec centre de projets Client MS Project : une esthétique claire pour une planification efficace Le plus grand changement au niveau du client riche saute aux yeux dès son ouverture : MS Project Professional s'intègre parfaitement à la nouvelle esthétique sobre de la suite Office Tout en conservant le concept établi du menu en forme de «ruban», Microsoft a revu en particulier l'écran de démarrage et le thème d'arrière-plan. L'utilisateur peut ainsi accéder directement aux plannings récemment ouverts ou choisir entre les modèles de projets mis à disposition dans une liste comprenant un aperçu du contenu de chaque modèle. 2

3 Des nouveautés sont également apparues au niveau des outils de reporting. Le client offre désormais la possibilité au chef de projet de générer directement des analyses et des rapports complexes, d'y ajouter des annotations ou des commentaires et d'exporter l'ensemble dans l outil de la suite Office de son choix. Alors que, dans les anciennes versions, la création de rapports était encore limitée à des modèles et requérait Excel ou Visio, le chef de projet dispose désormais de fonctions similaires à celles de Word ou Excel directement au sein de MS Project. Illustration 3: Client riche avec réseau des tâches En y regardant de plus près, d autres nouveautés attirent l attention. L'intégration de Lync dans MS Project permet par exemple de voir la présence ou non des ressources et de les contacter instantanément par SMS ou VoIP. De plus, une modification apparemment insignifiante, mais à l'impact significatif sur les grands projets, concerne la limite des dates : MS Project permet désormais de planifier des projets au-delà de l'année 2049, jusqu'à l'année Alors que certains utilisateurs se heurtaient déjà à la limite dans les anciennes versions sur des très grands projets d'infrastructure, la nouvelle version offre la possibilité de planifier en détail un projet tel que le peuplement de la planète Mars au cours du siècle prochain. En revanche, un nombre bien supérieur d'utilisateurs bénéficieront de la visualisation du réseau des tâches. Enfin, il est possible de mettre en évidence le chemin critique non plus seulement sur le projet entier mais également sur un lot du projet en particulier. Project Online : une nouvelle offre pour les petites et moyennes organisations projet Avec Project 2013, Microsoft propose pour la première fois, outre l'architecture client/ serveur bien connue, un service «dans le Cloud» : Project Online. Reposant sur une plate-forme Office 365, il permet aux décideurs IT de configurer instantanément un environnement d'organisation projet. Les travaux laborieux de planification et de mise à disposition du matériel et des logiciels sont éliminés, les coûts relatifs à l'exploitation et aux licences diminuent, sans devoir faire de compromis pour autant : en effet, Project Online met à disposition en ligne non seulement le client riche, mais également presque toutes les fonctionnalités de Project Server. L'intégration aux infrastructures existantes, y compris l'annuaire utilisateurs et les identifiants de connexion, est possible au même titre que la mise à disposition d'un environnement de travail complet dans le Cloud. 3

4 Illustration 4: Client avec réseau des tâches Outre les offres pour Project et SharePoint, Office 365 propose également l'annuaire utilisateurs Active Directory ainsi qu'une infrastructure complète pour la communication par avec Exchange Online. Côté fonctionnalités, Project Online offre quasiment les mêmes services que Project Server. Les seules limitations concernent le reporting : le Business Intelligence Center (centre d'aide à la décision) n'y figure pas. En raison de la nouvelle architecture, il n'est pas possible d'accéder directement aux bases de données. Toutefois, Microsoft propose une alternative performante avec Excel Services et le nouveau modèle de connexion de données OData. Le défi : connecter des systèmes ERP internes avec Project Online Comme on pourrait s'y attendre, c'est la connexion entre des systèmes ERP internes et Project Online qui représente un défi majeur. Toutefois, des fournisseurs tiers proposent des solutions d'intégration pour permettre l'échange de données entre le Cloud et les systèmes SAP en mode sécurisé. Campana & Schott, par exemple, propose son produit CS Connect. Apps et SharePoint Store Les apps représentent une petite révolution dans le monde des applications d'entreprise. Les widgets et applications étaient auparavant destinés uniquement aux particuliers pour qui ils sont devenus indispensables. Microsoft s'est inspiré des mises en œuvre réussies dans le domaine de la communication mobile et lance le SharePoint Store (magasin SharePoint). À l'instar d'apple et de Google, qui ont positionné leurs App Stores avec un immense succès sur le marché grand public, Microsoft tire également profit de son expérience sur le marché des Windows Phones et applique maintenant ce principe à la gamme Office. À côté du SharePoint Store, dans lequel sont proposées des apps pour les produits Server, un Office Store est intégré aux nouvelles applications client d'office, qui propose des apps pour Word, Excel, PowerPoint et autres.. Apps et App Store pour les professionnels Microsoft transfère le principe de l'app Store du secteur grand public au marché des applications d'entreprise. À côté du SharePoint Store public, chaque entreprise dispose d'un catalogue spécifique, dans lequel des apps personnalisées, ne figurant pas dans le SharePoint Store public, sont mises à disposition. 4

5 Cela permet également de gérer les droits d'accès au store public afin de contrôler quelles apps peuvent être téléchargées par les utilisateurs de l'entreprise. La clientèle visée pour les apps est principalement constituée d'utilisateurs, mais aussi de chefs de projet, de planificateurs et de membres d'équipe projet. Les tâches routinières peuvent être facilitées, voire même automatisées, par ces apps. Néanmoins, les extensions ainsi que de nombreuses solutions Project Server conserveront leur raison d'exister. Les deux solutions sont ouvertes aux éditeurs de logiciels : le client peut choisir celle qui lui convient le mieux. Conclusion Avec Project 2013, Microsoft met sur le marché une version totalement remaniée du célèbre logiciel. Les fonctions connues et fréquemment utilisées ont été perfectionnées pour répondre à la demande de nombreux utilisateurs. Project devient ainsi un outil encore plus efficace et s'intègre plus facilement dans les processus existants. Project Online constitue une petite «révolution» sur le marché. Pour la première fois, la gestion de projet d'entreprise devient intéressante même pour les petites et moyennes organisations projet, dans la mesure où le principal frein à la mise en place a disparu. Project Online permet d'introduire un système de gestion de projet accompli sans qu'il ne soit nécessaire de configurer au préalable le matériel, les logiciels et l'infrastructure correspondants. Les grandes organisations peuvent également en tirer profit : il est possible de mettre à disposition immédiatement ou presque des systèmes indépendants pour des secteurs d'activité, des équipes ou pour un grand projet en particulier. Auteur : Markus Waldinger, Responsable de mission chez Campana & Schott Waldinger, M.: Ce que vous apporte Microsoft Project 2013 La version originale de cet article a été publiée sur Computerwoche.de. Votre contact : Liane Chaudron Business Development Campana & Schott France Téléphone : liane.chaudron@campana-schott.com Nous allions avec succès le conseil en management et le conseil en technologie afin d améliorer les processus métier et de les automatiser à l aide de technologies Microsoft, souvent intégrées avec SAP. Nos experts en gestion de projet mettent en œuvre les produits informatiques et les stratégies d entreprise de nos clients. Actuellement 200 collaborateurs répartis sur dix sites travaillent majoritairement pour des entreprises multinationales dans tous les secteurs d activité. 5