Publication. Aperçu rapide Quelles améliorations pour Microsoft SharePoint 2013?

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1 Aperçu rapide Quelles améliorations pour Microsoft SharePoint 2013? Avec SharePoint 2013, Microsoft reprend des tendances clé telles que la prise en compte du Cloud, la collaboration avec les réseaux sociaux et la mobilité. L'objectif est d obtenir une expérience utilisateur unique. En juillet dernier, Microsoft a présenté à ses clients la nouvelle version d Office 2013 ainsi que de SharePoint 2013 et Project Steve Ballmer, Directeur général, n'a pas manqué de présenter personnellement la stratégie à la base des nouvelles versions. Ballmer définit les versions 2013 comme étant «le projet le plus ambitieux de Microsoft des dix dernières années». Un coup d'œil à la série de produits impliqués aide à comprendre cette déclaration : avec Windows 8, Windows Phone 8 et Windows Server 2012, la prochaine génération de systèmes d'exploitation est dans les starting-blocks. Avec Surface, Microsoft a annoncé son retour sur le marché prometteur des tablettes. Avec le renommage du service de courrier électronique «Hotmail» en «Outlook.com», les services Cloud et les logiciels clients se rapprochent. L'idée derrière ces efforts concertés : Microsoft veut créer une expérience utilisateur unique à commencer par le système d'exploitation, jusqu'aux applications Cloud, en passant par les applications client, web, pour tous les types de terminaux (ordinateur de bureau, téléphone, tablette) et aussi bien pour les particuliers que les entreprises. En raison de sa forte diffusion tant dans l'environnement privé que professionnel, la suite Office est un composant clé pour la réussite économique de Microsoft. Il en va de même au niveau commercial pour SharePoint, qui s'est transformé en une véritable plateforme IT pour toute l'entreprise. À propos de Business Connectivity Services, SharePoint est une vitrine pour les données commerciales et peut en outre connecter des systèmes ERP à l'univers Office. SharePoint 2013 : quatre grands axes d'investissement La nouvelle version de SharePoint reprend les tendances IT actuelles. Microsoft agit en l'occurrence moins comme créateur mais plutôt comme un intégrateur des innovations récentes ; parmi lesquelles on trouve les formes modernes de collaboration qui se sont établies via les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter, mais aussi les applications et les places de marché numérique correspondantes comme l Apple Store. Les services cloud et l'utilisation de terminaux mobiles sont déjà une pratique courante, notamment dans le segment des clients privés. Avec SharePoint 2013, Microsoft reprend ces tendances et se concentre sur quatre axes clé d'investissement : Prise en compte du Cloud : l'architecture a été axée sur une interaction étroite avec le Cloud. Collaboration sociale : des fonctions pour les formes modernes de collaboration sont prévues. Appareils mobiles : l'utilisation de terminaux mobiles est prise en charge. Gestion de contenu web : le déploiement efficace et la présentation conviviale de contenus dans l'intranet et l'internet sont des éléments stratégiques. Microsoft a développé les fonctionnalités de base de SharePoint de façon cohérente afin que SharePoint 2013, comme l était déjà SharePoint 2010, soit davantage une évolution qu'une révolution du point de vue de l'utilisateur. 1

2 Des changements fondamentaux dans l'architecture Bien que Microsoft proposait déjà SharePoint 2010 dans le Cloud, le système était peu approprié jusqu'à présent aux scénarios complexes. La raison : pour pouvoir assurer un fonctionnement efficace en Cloud, l aspect architecture devait être restreint. Avec SharePoint 2013, Microsoft s'attaque à ce problème et joue par conséquent la carte des architectures modulaires et orientées service, ainsi que des standards web. Les services sont délocalisés dans des serveurs distincts comme le serveur workflow ou le serveur d'applications web Office. D'autres fonctions sont réunies dans des services distincts telles que le service de gestion des applications pour le déploiement des caractéristiques supplémentaires. Par ailleurs, le transfert de données a été optimisé : d'une part, en séparant les objets Blobs (Binary Large Objects) et en ne transférant plus que les deltas entre la base de données et le web-front end, d'autre part, par une gestion des requêtes qui permet de prioriser les requêtes critiques pour optimiser la performance du système. Les utilisateurs finaux bénéficient de temps de réponse sensiblement améliorés. Avec les normes web ouvertes OData et OAuth ces dernières sont, entre autres, également en cours d'utilisation sur Facebook et Twitter une connexion moderne des systèmes externes est possible. En utili sant OAuth, l'attribution d'autorisation de l'utilisateur et la fonctionnalité peuvent être séparées. Par exemple, il n'est plus nécessaire qu'un service web connaisse obligatoirement le compte et le mot de passe de l'utilisateur pour son exécution ou qu'il ait un accès potentiel à toutes ses données SharePoint. À présent, les Business Connectivity Services prennent en charge par défaut l'accès via le protocole OData. Cela permet une connexion facile aux sources de données externes, à partir des bases de données SQL Azure et par le biais de places de marché Azure. En outre, SharePoint prend en charge divers clients tels que les navigateurs web ou les téléphones mobiles. Des fonctions avancées pour les applications Avec SharePoint 2013, Microsoft a abordé une autre question centrale : jusqu'à présent, le code personnalisé l'ajout de fonctionnalités concernant la programmation à trouver fréquemment dans la pratique était en grande partie responsable des problèmes dans le fonctionnement de SharePoint. Par ailleurs, le concept de Sandboxed Solutions (exécution de codes du programme avec des ressources dédiées et limitées) limitait de façon excessive les possibilités d'extension des fonctions. Une approche fondamentalement nouvelle était donc nécessaire pour les scénarios Cloud. La solution : des applications (Apps) déjà bien connues dans les domaines grand public et mobile. Des fonctions supplémentaires sont isolées et séparées du cycle de vie SharePoint mis en place dans SharePoint 2013 : soit dans une application web distincte avec un domaine dédié, soit sur des systèmes externes dans le cloud. Cela garantit que les applications ne puissent pas influencer de façon négative le fonctionnement de SharePoint. Le déploiement d'applications SharePoint est possible par deux moyens différents. En interne, les développeurs peuvent déployer des applications via le Corporate Marketplace. Les administrateurs SharePoint ont ensuite la possibilité de contrôler la distribution des applications dans l'entreprise. Comme second moyen, Microsoft offre une place de marché publique, numérique et internationale, à l instar de l Apple Store. Les développeurs peuvent y déposer leurs applications et indiquer les prix de vente. Après un contrôle de la qualité de Microsoft, les applications sont ensuite publiquement disponibles en téléchargement. La portée d'une application peut varier considérablement dans les deux cas. Ainsi, sont en principe possibles les applications qui comprennent un scénario d'entreprise telles qu'une demande de congé ou une application CRM. Les applications qui ajoutent des fonctions techniques comme une action personnalisée pour l'impression directe d'un document enregistré dans SharePoint, forment l'autre extrême. Sharepoint 2013 : Facebook et Twitter pour l'intranet Dans le domaine de la collaboration sociale, SharePoint 2013 fournit d'importantes innovations fonctionnelles, en s'adaptant à des concepts familiers de Facebook et Twitter. «Mon site» se présente de façon nette et sépare clairement le domaine public et privé sur le modèle de Facebook. Dans le domaine public «About me» (À propos de moi), l'utilisateur peut se présenter à ses collègues avec un profil personnel et partager 2

3 Illustration 1: Fil d actualité sur Mon site avec fonctionnalité web 2.0 des documents et d'autres informations. De plus, ses activés telles que le «following» d'un document, l'appréciation d'un document ou les messages de statut en cours sont indiquées à son réseau. Ainsi, on peut définir tant au niveau central que par l'employé lui-même qui reçoit quelles informations affichées. Un fil d'infos grandement amélioré fournit à l'utilisateur des informations pertinentes (informations du profil personnel de l'utilisateur ainsi qu'à ses activités dans SharePoint) c'est-à-dire par exemple aux conséquences d'un document, d'une personne ou d'une page SharePoint, aux balises utilisées ou aux mentions de la propre personne. L'idée en arrière plan : par le biais de son comportement d'utilisation, l'utilisateur contrôle son approvisionnement en informations de manière ciblée. En outre, la facilité d'utilisation a été grandement améliorée. Des fonctionnalités de micro-blogging connues de Twitter telles que les hashtags et mentions sont disponibles dès maintenant; l'insertion d'images, de vidéos et de liens dans ses propres messages a été simplifiée. La présentation agrégée et le traitement par l'utilisateur des tâches assignées est complètement nouvelle sur "Mon site". L'agrégation inclut non seulement toutes les tâches stockées dans des listes SharePoint, mais peut aussi contenir des tâches de MS Project et MS Exchange. Autre nouveauté sur «Mon site» : ce que l'on appelle Mybrary, une bibliothèque personnelle de documents. Dans celle-ci, l'utilisateur peut mettre en place des documents et les partager avec d'autres utilisateurs selon ses besoins. Une synchronisation automatique avec Windows Explorer permet en outre une fonctionnalité hors ligne. En fin, par le biais de communautés, SharePoint 2013 offre désormais la fonctionnalité familière des forums sur internet pour échanger dans des groupes sur un sujet particulier. Les contributions, les réponses et les évaluations sont représentées aussi clairement que les membres du groupe et les modérateurs. Un système d'évaluation définissable individuellement par groupe permet de déterminer et d'afficher de façon transparente la réputation ou la contribution des membres du groupe en fonction de leurs activités. Ainsi, l'utilisation des communautés est particulièrement attrayante dans les scénarios de gestion des connaissances et de l'innovation. 3

4 Illustration 2: Affichage optimisée pour terminaux mobiles. Meilleure prise en charge des terminaux mobiles Y compris dans le domaine des terminaux mobiles, Microsoft suit la tendance générale et permet d'utiliser SharePoint 2013 confortablement sur divers types d'appareils, de navigateurs et systèmes d'exploitation mobiles, dont Android, Safari et Windows Phone. La vue mobile standard a été mise à jour : désormais, les utilisateurs peuvent naviguer plus facilement vers les contenus SharePoint tels que les listes ou les documents et éditer ceux-ci ou ajouter de nouvelles valeurs. En collaboration avec les applications web mobiles Office maintenant délocalisées dans un serveur distinct, l'édition de documents Office a été améliorée. Ainsi, les fichiers Word, Excel ou PowerPoint n ont plus besoin d être enregistrés en local pour être édités. Le comportement de l'application a également été optimisé pour les terminaux mobiles de sorte que, dans PowerPoint par exemple, une vue agrégée ou détaillée de la présentation soit affichée en fonction de l'orientation du terminal mobile. La navigation dans les contenus Business Intelligence (BI) (diagrammes, tableaux de bord, etc.) sur la base des nouvelles versions d'excel Services, Performance Point Services et Reporting Services a été améliorée pour les terminaux tactiles, de sorte qu'à l'avenir, des évaluations interactives soient par exemple également possibles avec l'ipad. Pour les scénarios de gestion de contenu Web (déploiement de contenus via des sites web pour l'internet ou l'intranet), qui ont généralement les plus grandes exigences sur la représentation du contenu, le nouveau concept de «canal» a été introduit dans SharePoint Selon le type de terminal mobile, une page maître distincte peut être définie par la Illustration 3: Navigation selon métadonnées. 4

5 présente et ainsi l'entrée et le masquage des éléments de mise en page peuvent être établis. Cela permet une présentation optimisée des contenus selon le terminal. Conception de sites web sans connaissance de SharePoint Si les maquettes de conception pour SharePoint devaient être mises en place jusqu'à présent par le biais d'outils de développement tels que Visual Studio, SharePoint 2013 permet désormais la séparation de la mise en page, des fonctionnalités et des contenus à partir d autres systèmes de gestion de contenu web. Les concepteurs web peuvent ainsi déployer des maquettes dans leurs environnements habituels tels que Dreamweaver ou Microsoft Expression. Les développeurs ou les administrateurs importent ensuite celles-ci vers SharePoint à l'aide du nouveau gestionnaire de conception et peuvent progressivement y générer de façon automatisée des pages maîtres et des mises en page. L'investissement pour le déploiement de mises en page professionnelles est ainsi considérablement réduit et les concepteurs de sites web ainsi que les développeurs SharePoint peuvent se concentrer sur leurs compétences de base. Fonctions WCM professionnelles dans SharePoint 2013 En outre, Microsoft a amélioré le déploiement de contenus dans les scénarios WCM (Web Content Management), tant dans le détail que dans les aspects fondamentaux. Les rédacteurs seront heureux de savoir que la prise en charge de contenu de Word vers SharePoint prend désormais en charge également les formatages tels que les styles de titre, ou que dans le cadre du téléchargement d'images, un redimensionnement automatisé est disponible avec sélection de sections d'images. Le découplage de la navigation des structures propres dans SharePoint est fondamentalement nouveau. La navigation peut être organisée dans SharePoint 2013 en fonction de l'affectation de contenus (pages Web) à un ou plusieurs dictionnaires (métadonnées structurées hiérarchiquement). Ici aussi, Microsoft se sert de concepts éprouvés des boutiques en ligne comme Amazon et ebay travaillent sur le même principe. Pour la présentation de contenu, la fonctionnalité de recherche dans SharePoint 2013 occupe un rôle central. Elle découple les contenus des structures dans lesquelles celles-ci sont stockées et les met à disposition dans un index central, catalogués avec le descriptif des métadonnées. De cette façon, les contenus peuvent être présentés de manière dynamique et transversale à la collection de sites. Pour éviter les Illustration 4: Expérience utilisateur cohérente. 5

6 retards dans le cadre du déploiement de l'indice, le moteur de recherche a été adapté. S'il fonctionnait encore dans SharePoint 2010 avec des crawls périodiques ou lancés manuellement, ceux-ci peuvent maintenant fonc tionner en continu dans SharePoint Microsoft montre la puissance de SharePoint 2013 pour les présentations internet avec notamment son positionnement comme système WCM. Outre les améliorations déjà mentionnées dans le domaine de la mise à disposition et de la présentation de contenu, la nouvelle version offre la possibilité de définir des URL précises pour chaque page Web. Pour des moteurs de recherche comme Bing ou Google, des paramètres pertinents peuvent désormais être configurés comme valeur par défaut (SEO). Bilan Avec SharePoint 2013 Microsoft reprend les tendances établies et poursuit le développement de son produit comme plateforme centrale de l'entreprise. Certains logiciels spécialisés (par exemple dans la gestion de documents) ont encore quelques longueurs d avance mais en tant que plateforme informatique pour la collaboration efficace dans l'entreprise, SharePoint 2013 est vraiment bien adapté. Si l'on élargit la perspective à l'interface utilisateur unique ciblée par Microsoft pour tous les types d'applications, les types de dispositifs, et les segments de clientèle, le potentiel réel de la plateforme est claire. En outre, avec l'introduction d'applications, la «consumérisation de l'informatique» prend une nouvelle dimension dans le domaine des clients d'affaires. Reste encore à savoir si les applications s'imposeront pour le déploiement d'applications commerciales ou si les mini-applications sont simplement utilisées pour des fonctionnalités supplémentaires. Les exigences techniques et infrastructurelles sont de toute façon créées avec la nouvelle version de SharePoint. Un bémol pour les responsables informatiques : des changements fondamentaux dans l'architecture permettent de relever le défi de la migration à partir de versions antérieures à SharePoint 2013, en particulier dans les installations adaptées très spécifiquement à l'entreprise. Cependant, si les entreprises souhaitent utiliser SharePoint à l'avenir pour des scénarios complexes dans le cloud ou dans des formes hybrides, une migration est indispensable. De même, les décideurs IT devraient rapidement réfléchir à migrer vers la nouvelle version de SharePoint s ils sont intéressés par ces axes d amélioration : prise en compte du Cloud, collaboration sociale, appareils mobiles et gestion de contenu web. Capacités de SharePoint 2013 Gestion de contenu web : déploiement de présences internet ou intranet Collaboration : prise en charge de la collaboration et de la gestion des connaissances Gestion des documents : gestion de documents tout au long de leur cycle de vie Applications commerciales : automatisation de processus structurés sur la base de formulaires et workflows 6

7 Autres innovations dans SharePoint 2013 Applications Access : déploiement automatisé de bases de données SQL et de formulaires pour les applications commerciales simples Formulaires Excel : l'utilisation de formulaires Excel basés sur le web pour l'interrogation de données et le traitement des données de différentes manières en utilisant OData Listes externes : intégration de sources de données externes à l'aide d'odata et de la fonctionnalité d'exportation vers Excel ediscovery : extraction de contenu de SharePoint et Exchange et conservation conforme pour les litiges Serveur workflow : le serveur workflow Windows Azure dédié avec modélisation de workflow visuelle basée sur Visio et fonctionnalité avancée (étapes, boucles par exemple) Applications Office : intégration de contenus dynamiques à partir de SharePoint ou de l'internet dans les applications Office 2013 Auteur : Boris Ovcak, PMP, directeur chez Campana & Schott Ovcak, B.: Quelles améliorations pour Microsoft SharePoint 2013? La version originale de cet article a été publiée sur Computerwoche.de en allemand et sur Computerworlduk.com en anglais. Votre contact : Liane Chaudron Business Development Campana & Schott France Téléphone : liane.chaudron@campana-schott.com Nous allions avec succès le conseil en management et le conseil en technologie afin d améliorer les processus métier et de les automatiser à l aide de technologies Microsoft, souvent intégrées avec SAP. Nos experts en gestion de projet mettent en œuvre les produits informatiques et les stratégies d entreprise de nos clients. Actuellement 200 collaborateurs répartis sur dix sites travaillent majoritairement pour des entreprises multinationales dans tous les secteurs d activité. 7