Guide des remontées de dépenses de la mesure «Appui aux microprojets collectifs» FSE en Rhône-Alpes

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1 Guide des remontées de dépenses de la mesure «Appui aux microprojets collectifs» FSE 42.3 en RhôneAlpes

2 Sommaire I Introduction 1 II Modalités de prise en charge de vos dépenses et de comptabilisation des ressources du microprojet. 1 Justification du temps affecté à la mesure 42.3 : 2 III Suivi administratif et financier de la mesure 9 A Généralités sur la procédure globale 9 B Explication détaillée du process 9 1 Remontées de dépenses mensuelles 9 2 Bilan intermédiaire, bilan annuel et de fin de projet 10 IV Rappel concernant les mentions obligatoires devant figurer sur toutes factures 11 V Rappel concernant les modalités d enregistrement des dons 11 VI Rappel de vos obligations contractuelles 12 VII Annexes 13 A Note de frais 14 B Facture type 16 C Reçu de dons 17 D Fiche de temps 18 E Echéancier des remontées de dépenses 19 F Saisie des dépenses 20

3 I Introduction Votre projet à été retenu dans le cadre de la mesure «Appui aux microprojets collectifs» FSE La convention que vous avez signée avec la CRESS Rhône Alpes vous engage à certaines obligations concernant la validation des dépenses effectuées au titre de votre microprojet. II Modalités de prise en charge de vos dépenses et de comptabilisation des ressources du microprojet. Voici les indications pour effectuer le règlement de vos factures et l enregistrement des ressources qui sont fléchées sur le microprojet. Pour effectuer vos règlements, deux possibilités : Dans le cas d une facture simple envoyée à votre structure ou payée en magasin, elle sera payée, soit par chèque soit par virement effectué depuis le compte sur lequel a été fait le virement de la subvention. Dans le cas de petit montant ou de facture payée directement par un membre de la structure soit en espèces, soit avec un moyen de paiement personnel, la refacturation à la structure devra être faite par le biais d une note de frais. Vous pourrez soit utiliser vos propres modèles de notes de frais si vous en posséder, soit utiliser celles fournies par la CRESS tel quel ou en les modifiant à votre guise (modèle type de note de frais cf. annexe A : remboursement frais et déplacement). Toutefois, certaines mentions restent obligatoires quelque soit le format choisit. (Le détail des factures, le récapitulatif du montant ainsi que le nom et la signature du déclarant. Les factures devront être attachées à la note de frais.) En ce qui concerne les remboursements kilométriques, la copie de la carte grise du véhicule ou le cas échéant la convention collective devra figurer avec la première note de frais afin de justifier le taux de base du remboursement. De plus ne seront remboursés que les kilomètres entre l adresse de la structure (ou le siège social) où se déroule le projet et la destination finale du rendezvous, ces deux localisations devant figurées sur la note de frais. Pour chaque règlement, sur une facture ou une note de frais, le numéro du chèque, le nom du compte bancaire ainsi que la date de paiement devront être inscrits. Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 1

4 Les dépenses éligibles et justifications des dépenses : La présentation des différentes dépenses éligibles suit la décomposition du budget prévisionnel des outils nationaux du FSE (Partie E du dossier de subvention). Les dépenses directes ( ) Il s agit des dépenses directement générées par le microprojet (location de salles, bureau, électricité, téléphone, ) qui peuvent faire l objet de justifications individuelles (factures ou pièces comptables de valeur équivalente et probante : bulletins de paie, fiches de frais de mission, etc.). Les dépenses directes peuvent être affectées au budget du microprojet soit à 100 %, soit partiellement (considérées comme directement imputables au microprojet mais faisant l objet d un pourcentage d affectation. Exemple : prise en charge d une facture annuelle directement imputable sur un microprojet d une durée de 10 mois. La clé de répartition de cette charge sera donc égale à 10/12 = 83,33%. 1. Personnel Les salaires et charges du personnel travaillant sur le projet (y compris le personnel administratif concerné) sont pris en charges. La part résiduelle du ou des contrats aidés est aussi prise en charge. Afin de pouvoir justifier le temps de présence des salariés passé sur la mesure «Appui aux microprojets collectifs» FSE 42.3, un certain nombre de documents sont nécessaires : Dans le cas d une structure ayant plusieurs activités, une lettre de mission précisant la date de début, la date de fin, le nombre d heures et le descriptif de la mission du salarié au sein du projet devra être faite et signée par le responsable juridique de la structure ainsi que par le salarié concerné. Si une personne est à 100% sur le microprojet : la mesure 10B prend en charge 100% du salaire et des charges sociales. Pour justifier le temps passé, la pièce justificative est la fiche de paie du salarié. Si une personne est à moins de 100% sur le microprojet : Les personnes devront réaliser des fiches de temps mensuelles. (Voir exemple annexe D). Ces fiches devront être conservées et une copie devra être fournie à la CRESS RA avec la copie du bulletin de paie correspondant. La prise en charge des dépenses s effectue de la manière suivante : Nombre d heures dédiées au microprojet / nombre total d heures travaillées = X% X% sera le ratio de prise en charge par le FSE du salaire net, des charges sociales et autres avantages (tickets restaurants part salariée). Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 2

5 NB : ce ratio sera également utilisé pour la prise en charge des frais indirects de fonctionnement Attention en cas d évolution de l effectif total de la structure en cours de projet, cela peut faire évoluer le ratio de prise en charge autant à la baisse qu à la hausse. Dans le cas d une aide publique au poste : Le montant des aides sera déduit du montant global. Le FSE prendra donc la part résiduelle qui reste à charge de la structure. Il faudra dans ce cas fournir une copie de l attribution de l aide au poste. Pour les postes dédiés à moins de 100% à l action 10B, application de la même clé que précédemment sur le montant résiduel. Dans le cas des Chèques Emploi Associatif : Les justificatifs valables pour valider les dépenses sont l attestation d emploi renvoyé par l URSSAF et l attestation de prélèvement mensuel des charges sociales. Attention : Pour chaque personne travaillant sur la mesure 42.3, les convocations aux réunions ainsi que les agendas de la période concernée devront être conservés comme justificatif du travail réalisé. Cotisation de médecine du travail prise en charge en fonction des heures déclarées sur la mesure «appui aux microprojets collectifs». Tickets restaurant Facture des tickets restaurant de la structure et répartition du coût par salarié au nombre de tickets utilisés. Prise en charge des tickets restaurants en fonction des heures déclarées sur le projet. Joindre la facture des tickets restaurant de l entreprise et inscrire sur le bordereau les mentions suivantes: nom de la personne ayant reçu le ticket restaurant à se faire rembourser. prix total des tickets restaurants : part entreprise + part salarié nombre de tickets pris en charge par le FSE montant remboursé par le FSE NB : réintégrer la part salariée des tickets restaurant dans le salaire net au moment de sa déclaration. Mise à disposition Un salarié peut être mis à disposition par une structure à une association. Cette dépense est éligible à la mesure 10B sous conditions : une convention de mise à disposition doit être signée entre les deux structures. les feuilles de paies de la personne concernées doivent être envoyées comme justificatif. une fiche de temps doit être remplie si la personne n est pas à temps plein sur le projet 10B. Remarques : Pour les personnes mises à disposition, il y a une refacturation du salaire donc c est le seul cas ou les charges sociales sont payées en même temps que les salaires. Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 3

6 Acquittement des rémunérations Le salaire net doit être déclaré d une part et les charges sociales de l autre (c'estàdire que sur le tableau des remontées de dépenses, on distingue le salaire et les charges). Si les salaires sont payés tous les mois, le paiement des charges sociales peut être mensuel ou trimestriel. Aussi, les charges sociales ne devront être remontées que lorsqu elles auront étés acquittées. 2. Fonctionnement a Achats et fournitures Coût d achat des matières premières et des petits équipements non amortissables (valeur inférieure ou égale à 500 euros HT) Vérification par le contrôleur lors des remontées de dépenses mensuelles que l achat est bien «utile» pour la mise en place du projet. b Publication, communication Le coût doit être inférieur à 500 pour un outil de communication destiné à durer (ou sinon considéré comme immobilisation) Il n y a pas de limite de coût pour les actions de communication ponctuelles (forum, brochure action sur le microprojet,...) Les outils de communication doivent faire apparaître le logo FSE sur les outils de communication réalisés par la structure pour le projet financé par le FSE. Le chargé de mission en charge du dossier demandera un exemplaire de chacun support. Remarque : Dans le cas où le logo ne figure pas sur les outils de communication, la facture n est pas prise ne charge. c Locaux : locations, entretien Le justificatif proposé doit être une quittance de loyer ou facture du trésor public pour des locaux municipaux. d Déplacements, missions (hors participants) Il s agit des frais de déplacement et de séjour (transport, hébergement) du personnel travaillant sur le projet. Ces frais peuvent être payés directement par la structure (copie des factures à joindre lors de la remontée de dépenses) ou faire l objet d un remboursement à la personne ayant avancé les frais (établissement d une note de frais avec justificatifs). Plusieurs cas de figure pour les déplacements : > Si utilisation d un véhicule personnel Demande systématique de la carte grise du véhicule : le nom de la carte grise doit concorder avec le nom inscrit sur la note de frais. Si ce n est pas le même nom, une attestation de la Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 4

7 propriétaire de la voiture doit être fournie. Dans ce cas de figure, le remboursement des frais s effectue au barème fiscal kilométrique en vigueur. > Si utilisation d un véhicule loué Location ponctuelle : Coût pris en charge au frais réel pour l essence, ainsi que pour la location si celleci avait été prévue dans le projet. Location longue durée : Coût pris en charge au frais réel ; clé de répartition calculée au prorata du nombre de kilomètres effectués sur le projet 10B (appliquée aux frais d essence et de location). > Si utilisation d un véhicule d une autre personne morale que le bénéficiaire Prise en charge uniquement des frais d essence à condition de bénéficier d une autorisation du dirigeant de la structure prêteuse du véhicule. > Autre moyen de déplacement : train, métro, bus,... Fournir une photocopie du titre de transport. Frais hors déplacements: Cela correspond à tous les autres frais avancés par une personne physique et remboursés par la structure dans le cadre du projet financé par le FSE. Ces frais font bien souvent l objet d une note de frais à laquelle devront être annexés à la note de frais les justificatifs de paiement. Attention certains frais seront pris en charge mais avec un plafond : Les frais de bouche sont limités à 15 maximum par personne et par repas sauf exceptions. Les personnes présentes doivent inscrire leurs noms et signer sur la facture. frais d hébergement limité à 70 maximum pour une chambre double avec le petit déjeuner compris. e Frais postaux Si la structure fait des publipostages, une copie de la liste des destinataires devra être annexée à la facture d achat de timbres et l objet du publipostage devra être indiqué. f Dotations aux amortissements Les amortissements des biens immobilisables dédiés au microprojet sont également éligibles, sauf si les équipements sont déjà financés par des fonds publics ou autre subvention. Calcul de l amortissement : Coût d achat du bien amortissable / nombre d années d amortissement du bien = amortissement annuel. Ces frais peuvent être pris en charge par le FSE, il sera demandé au porteur de projet la copie de la facture d acquisition ainsi que le tableau indiquant le durée d amortissement du bien. Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 5

8 g Autres (achat outils spécifiques ou petit outillage renouvelable) Les frais de téléphone ne peuvent pas faire l objet d une proratisation. La structure doit : ouvrir une ligne de téléphone dédiée au microprojet financé par le FSE isoler une ligne téléphonique sur un standard prendre un téléphone portable dédié au projet financé par le FSE La facture téléphonique devra être au nom de la structure. Dans le cas où le salarié utilise son portable personnel, il devra posséder une autorisation du président de la structure et réalisera une note de frais afin de se faire rembourser. h frais bancaires : frais de tenu de comptes, de prélèvement Attention : les frais financiers types agios et intérêts sur emprunt bancaire sont inéligibles au FSE. 3. Prestations Externes La subvention peut prendre en charge les frais de conseil juridique, d expertise technique ou financière, de comptabilité ou d audit, s ils sont directement liés au microprojet et nécessaires pour sa préparation ou sa mise en œuvre et prévu dans le budget prévisionnel. En ce qui concerne les frais de comptabilité ou d audit, s ils relèvent des exigences fixées par l autorité de gestion, ils seront pris en charge par le FSE. Dans le cas où une structure mène plusieurs activités, la CRESS l oblige à avoir un expert comptable. La facture de l expert comptable peut être prise à 100% en charge par la mesure «Appui aux microprojets collectifs». Dans le cas contraire elle sera prise en charge à partir de la clé de répartition. L expert comptable doit faire une attestation comme quoi les dépenses sont réelles, régulières et que la structure n a bénéficié d aucune autre source de financement sur le microprojet. Attention : La mesure «Appui aux microprojets collectifs» n a pas pour objectif de financer des prestataires externes mais de favoriser l emploi au sein des structures bénéficiaires. Le montant des prestations sera donc plafonné à 10% du cout global du projet. Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 6

9 4. Dépenses liées aux bénéficiaires Ici sera comptabilisé les rémunérations et les frais engendrés par les bénéficiaires du microprojet. Les modalités de prises en charge de ces dépenses sont identiques aux autres dépenses de fonctionnement de la structure (voir 1. Personnel et 2. Fonctionnement). Les lignes affectables aux dépenses liées aux bénéficiaires : a Rémunération, indemnités b Transport c Restauration d Hébergement e Autre 5. Dépenses Indirectes de Fonctionnement (frais généraux) Les dépenses indirectes sont toutes les dépenses qui sont indispensables au bon déroulement du microprojet mais qui ne peuvent faire l'objet d'une affectation directe. Le calcul de la prise en charge de ces dépenses sera donc déterminé par la clé de répartition des charges du microprojet. Pour les dépenses non affectées à 100%, la clé de répartition peut se calculer de la manière suivante : Temps de travail de la structure sur le microprojet Temps de travail total de la structure La régularisation de la clé de répartition peut être faite mensuellement ou à la fin du projet. A ce moment là, le porteur de projet remontera tous ses frais de structure comptabilisés et certifiés en une fois, à la fin. Remarque : Dans un souci de simplicité de justification pour le porteur de projet, il est préférable de faire émarger le maximum de dépenses directes sur le microprojet. Les lignes affectables en charges indirectes : a Charges de Personnel b Achat c Prestations de services, honoraires d matériels, équipements, travaux e Publications, communication f Locaux : Locations, entretien g Déplacements, missions h Frais postaux et télécoms i Impôts et Taxes j Dotations aux amortissements Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 7

10 6. Dépenses en nature Il s agit de la valorisation de la mise à disposition gratuite d un local ou de personnel qui n entraînent pas d écritures dans la comptabilité de l opérateur, mais uniquement une mention extra comptable. Dans le budget / compte de résultat de l action, les contributions en nature doivent être strictement équilibrées en dépenses et en ressources. La dépense en nature est donc la contrepartie des ressources en nature. Pour justifier des dépenses en nature, voir la partie sur la justification des ressources. Mise à disposition d un local : Un local mis à disposition par une collectivité peut être valorisé sur la mesure «Appui aux microprojets collectifs». Cette valorisation devra être justifiée par le contrat de mise à disposition de la collectivité. Mise à disposition de personnel : Un salarié peut être mis à disposition par une structure à une association. Cette valorisation est éligible à la mesure 10B sous conditions : une convention de mise à disposition doit être signée entre les deux structures (cf. convention de mise à disposition de personnel). les feuilles de paies de la personne concernées doivent être envoyées comme justificatif. une fiche de temps doit être remplie si la personne n est pas à tempsplein sur le projet 10B. Les dépenses non éligibles au FSE : L achat d équipement amortissable (seul l amortissement d équipement directement dédié au projet pourra être éligible) L achat de bien immobilisé (seul l amortissement de bien immobilisés directement dédié au projet pourra être éligible) Les frais financiers, bancaires (sauf frais d ouverture et de gestion de compte sont éligibles) et intérêt d emprunt La TVA récupérable La rémunération des fonctionnaires ne peut être prise en compte que dans les conditions prévues par le règlement CE 1685/2000. Remarque générale sur les pièces justificatives : Il est très important que vous gardiez une trace de tous les éléments financiers (pièces justificatives) payés avec la subvention. Les pièces comptables relatives à la réalisation de votre microprojet peuvent être contrôlées jusqu à 10 ans suite à la clôture de votre dossier. Les ressources : Vous devez aussi nous faire parvenir chaque mois la remontée des ressources éventuellement perçues : Lorsque le projet est cofinancé, vous devez justifier le versement sur votre compte bancaire des contributions des autres financeurs sur votre microprojet. Vous devez nous transmettre les justificatifs d aides aux postes Vous devez nous justifier le montant des recettes effectuées par les activités de votre microprojet. Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 8

11 III Suivi administratif et financier de la mesure A Généralités sur la procédure globale Afin de réaliser le suivi des dépenses réalisées dans le cadre de la mesure FSE «Appui aux microprojets collectifs», au plus juste et au plus près, il vous est demandé de réaliser un suivi mensuel de vos dépenses et ressources. A chaque étape du déroulement de votre microprojet, vous devrez aussi transmettre à la CRESS RA différents bilans : en clôture de chaque avance afin de recevoir l avance suivante. Il s agit du bilan Intermédiaire. en clôture d une année civile, Il s agit du bilan annuel. à la clôture de votre microprojet pour obtenir le solde final. Il s agit du bilan final. Les documents numériques qui vous serviront à faire les remontées de dépenses et les différents bilans vous seront fournis par la CRESS RA. B Explication détaillée du process 1 Remontées de dépenses mensuelles Chaque fin de mois, vous devez transmettre votre remontée de dépense mensuelle à la Chambre Régionale de l Economie Sociale et Solidaire de Rhône Alpes aux dates qui vous auront été indiquée lors de la signature de la convention sur l échéancier des remontées de dépenses (cf. annexe E). Pour être validées, les dépenses doivent être acquittées. Aussi, vous devez joindre à vos justificatifs des dépenses remontées de dépenses mensuelles le(s) relevé(s) de compte bancaire correspondant aux dépenses déclarées. Merci de respect le protocole suivant : Un fichier Excel vous a été fournit par la CRESS RA lors de la signature de votre convention : ce fichier se nomme : «Suivi Factures Xxxxxx 200X.xls» Vous saisirez vos dépenses mensuelles acquittées dans ce tableau et transmettrez celuici par courriel. Vous devrez nous transmettre les pièces justificatives correspondantes par courrier (rappel : copie des factures et de(s) relevé(s) de compte bancaire correspondant aux dépenses déclarées). Pour remplir le tableau des remontées de dépenses pour le mois N : Vous ouvrez le fichier Excel et vous vous positionnez sur la feuille. Sur cette feuille, vous ne devrez jamais supprimer de lignes. Vous vous positionnerez sur les cellules vertes ou vous devrez saisir : dans la colonne«e» : la date à laquelle vous réaliser la saisie Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 9

12 dans la colonne «F» : vous choisirez dans la liste déroulante la ligne de financement à laquelle vous souhaitez imputer la facture. dans la colonne «G» : la nature, l objet de la facture dans la colonne «H» : le nom du fournisseur dans la colonne «I» : la date de la facture dans la colonne «J» : le montant total indiqué sur la facture dans la colonne «K» : le pourcentage d affectation à la mesure FSE 42.3 dans la colonne «M» : la date de règlement de la facture dans la colonne «N» : le mode de règlement choisi dans la colonne «O» : n de chèque utilisé pour le paiement Une fois toutes les factures saisies, vous vous positionnez sur la cellule «L2» et vous saisissez le numéro du mois désiré : 1 pour janvier, 2 pour février,... Vous devrez ensuite appuyer simultanément sur les touches «CTRL + MAJ + E» pour une mise à jour du fichier. Une fois la saisie effectuée, veuillez procéder de la manière suivante : numéroter les factures en fonction du numéro de pièce attribué à la saisie de la dépense dans le fichier de remontée de dépenses (voir colonne A). numéroter également les dépenses ou ressources sur le relevé de compte de la même manière que pour les factures. Le tout devra parvenir à la CRESS RA au plus tard le jour indiqué sur l échéancier qui vous a été remis (fichier de remontée de dépenses ainsi que les justificatifs). 2 Bilan intermédiaire, bilan annuel et de fin de projet Une fois votre première avance consommée et dès que la CRESS aura été alerté, vous recevrez par 2 fichiers : un nommé «MP_Dépenses_XXXXXX.xls» et un autre nommé «bilan qualitatif.xxxxx». Ces fichiers devront être complétés par le responsable juridique de la structure. Le fichier «MP_Dépenses...» devra reprendre les dépenses que vous avez réalisées. L autre fichier sera lui une synthèse de vos activités depuis le début de votre projet. Nous vous conseillons de réaliser, afin de pouvoir ne pas être pris au dépourvu, des tableaux de suivi de vos activités. Vous réaliserez par la suite un bilan détaillés que vous conservé et vous nous remettrez le bilan synthétique selon le format qui vous aura été fournit. Ces fichiers devront être envoyé à la CRESS RA en version et en version papier, tamponné et signé. Dès que celuici sera parvenu à la CRESS, le virement de la 2 ème tranche annuelle sera effectué. Une fois la deuxième avance consommée, le process sera le même que précédemment à la seule différence que le troisième virement ne sera réalisé que lors de la remise du troisième bilan, qui sera ou final ou annuel, et de la remise de toutes les pièces. Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 10

13 Dans le cadre d une clôture annuelle, en même temps que le bilan, un fichier vous permettant de réactualisé votre budget de l année N+1 vous sera fournit. Ce fichier vous permettra de pouvoir modifier la répartition de votre budget si vous le souhaitez, cela fera par ailleurs l objet d un avenant à votre convention. IV Rappel concernant les mentions obligatoires devant figurer sur toutes factures Au vue des éléments nécessaires à la justification du FSE, les factures, que vous faites parvenir en tant que remontées de dépenses doivent comporter un certain nombre de mention obligatoires (cf annexe 3) : le nom complet, l adresse du client le nom (raison sociale), l adresse, le numéro de SIRET et le code APE du fournisseur la date de la facture le numéro de la facture basé sur une séquence chronologique et continue pour chacun des biens ou services vendus et/ou livrés : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe et le taux de taxe sur la valeur ajoutée tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrable lors de l opération liés à cette opération. Sauf cas de remise globale, la remise devra être inscrite ligne par ligne. la date à laquelle est livrée ou achevée la livraison de biens ou de service la date à laquelle l acompte est versé si elle est différente de la date de facture. le montant total de la taxe et le montant total hors taxe inscrit bien distinctement. le cas échéant la date de règlement, conditions et taux d escompte, et taux de pénalités de retard. ATTENTION : les tickets de caisse ne font pas office de facture, ils ne sont pas acceptés comme preuve de justification d une dépense éligible. V Rappel concernant les modalités d enregistrement des dons Lorsque vous recevez des dons, vous devez en plus de les saisir dans votre comptabilité, fournir à vos donateurs un «reçu de dons aux œuvres». Avec ce reçu, le donateur aura le droit de déduire une part du don qu il vous aura versé de ses impôts sur le revenu. Vous trouverez le format légal de reçu en annexe (cf. annexe 4). En ce qui concerne les cotisations, elles n ouvrent pas de droits à des déductions fiscales pour les membres. Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 11

14 VI Rappel de vos obligations contractuelles Publicité : vous devez informer tous vos partenaires du financement FSE qui vous a été accordé sur votre projet. La mention «projet soutenu par le FSE» et / ou le logo du FSE (un logo vous a aussi été fournit par la CRESS en version informatique) doivent figurer sur tous vos courriers ainsi que sur vos documents de communication. Des Stickers vous seront fournit par la CRESS afin de vous apporter un soutien visuel. Remontées de documents à l OI : vous vous êtes engagée à faire parvenir à la CRESS tous les documents que nous vous demanderions dans les délais qui vous seront impartis. Conservation des documents : vous devez conserver toutes les pièces justificatives ainsi que tous les documents liés au projet financé par le FSE durant un délai de 10 ans. En cas de problème, vous pouvez joindre le chargé de mission référent sur votre dossier : CRESS Rhône Alpes 11 rue Auguste Lacroix LYON Tél. : Fax : Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 12

15 VII Annexes Exemples : Note de frais Note de frais de déplacement Reçu de dons Fiche de temps Echéancier des remontées de dépenses Courrier Saisie des dépenses Voucher Déclaration sur l honneur Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 13

16 A Note de frais Fiche de remboursement de frais (hors éplacements) NOM: Mois : N Fiche : Date Objet téléc om affranchissement restau Type de dépenses fournitures entretie n véhicule documentation autres TOTAL total Réglé le : Mode de paiement : montant total du chèque : Compte bancaire : réglé avec fiche N : signature du déclarant signature de l'autorité de paiement Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 14

17 Note de frais de déplacement Fiche de remboursement de frais de déplacements / transports barême km : NOM : Mois : N Fiche : Date Destination Objet Nb Km rbt km parking péage train Bus / metro avion Total 0 Réglé le : Mode de paiement : montant total du chèque : Compte bancaire : réglé avec fiche N : Signature du déclarant Signature de l'autorité de paiement Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 15

18 B Facture type Client 1 Sce 1 RESPON 1 RUE 1 BP CPOST VILLE N Facture : Date : Désignation Qté Prix HT Total HT Total H.T. TVA acquittée sur les encaissements TVA 19.60% En conformité avec la loi du 31/12/92, tout paiement non effectué à réception ouvrira droit à une pénalité calculée à une fois et demie le taux d'intérêt légal Total T.T.C. En votre aimable règlement SIRET... APE... Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 16

19 C Reçu de dons Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 17

20 D Fiche de temps ANNEE DATE DEBUT PERIODE Nom du Projet Nom du déclarant Unité de déclaration Nb d'unités ouvrés du mois Nb d'unités travaillées (dont heures supplémentaires Nb d'unités travaillées sur le projet (cf détail cidessous) Nb d'unités travaillées hors projet Mesure 423, FSE choisir jour ou heure DATE FIN PERIODE FICHE DE TEMPS DATE LIEU OBJET / personnes rencontrées Durée en heures/ jours Cumul, nombre d'heures/ jours total du mois de VRAI 0,00 Signature du déclarant : Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 18

21 E Echéancier des remontées de dépenses Année 2009 Mois Date d'arrivée des fichiers et pièces justificatives à la CRESS Juin Mardi 30 Juin 2009 Juillet Vendredi 31 Juillet 2009 Août Vendredi 28 août 2009 Septembre Mercredi 30 septembre 2009 Octobre Vendredi 30 octobre 2009 Novembre Lundi 30 novembre 2009 Décembre Jeudi 24 décembre 2009 Janvier Vendredi 29 janvier 2010 Février Vendredi 26 février 2010 Mars Mercredi 31 mars 2010 Avril Vendredi 30 avril 2010 Mai Lundi 31 mai 2010 Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 19

22 F Saisie des dépenses Num Saisie le Ligne Financement Objet Dépense Fournisseur Date Pièce Mt Total Pièce % sur 10B Mt 10B Guide de suivi de la Mesure 42.3 du FSE en RhôneAlpes 20