Manuel Module de livraison

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1 Manuel Module de livraison CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat Bornem T F contact@caryagroup.eu CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP Osny Cergy Pontoise Cedex T F contact@caryagroup.eu

2 Table des matières 1 Module de livraison Introduction Créer des tâches de livraison Terminer des tâches de livraison Synchroniser avec Outlook Planifier des tâches de livraison Réservation des clés Procédure automatique Procédure manuele Informations complémentaires Utiliser les filtres Utiliser des filtres de champs Utiliser les filtres de table Remarque importante Introduire les critères Supprimer un filtre 26 Index 27

3 1 Module de livraison 1.1 Introduction Lorsqu'un véhicule est commandé pour un client, une fiche de vente est créé. A partir de ce moment la livraison se fait par l'administration de vente. A partir du moment que le numéro de châssis est connu, ce numéro peut être rempli dans le champ N de chassis de l'onglet Général. Ainsi, la fiche Véhicule est automatiquement créé (Lorsque l'utilisateur à choisi Oui à la question si la fiche Véhicule peut être créé.) Si nécessaire, les données du client peuvent être corrigées. Fiche de vente - Général Pour faciliter la livraison totale du véhicule un module de livraison a été développé. Ce module peut être géré dans l'onglet Livraison sur la Fiche de vente. 1

4 Sélectionnez Gestion véhicule - Ventes véhicules - Fiches de vente. Dans cette fenêtre l'onglet Livraison a été ajouté. Cet onglet contient toutes les activités qui doivent être faites faire pendant une livraison d'un véhicule. Fiche de vente - Livraison La table Livraison contient les colonnes suivantes: Terminé: Indication que la tâche est terminée. Type: Le code de la tâche. Texte: La description de la tâche. Date: La date à laquelle la tâche sera exécutée. De: Le moment de début de la tâche. (Facultatif) Jusqu'à: Le moment de fin de la tâche. (Facultatif) CRM Responsable: La tâche apparaît dans l'agenda de ce responsable. No. Commande Atelier: Contient le numéro de la commande d'atelier, si une commande d'atelier est liée à la tâche. No. de suivi Outlook: Si la synchronisation avec Outlook est activée, le symbole suivant apparaît dans cette colonne pour indiquer que cette activité est visible dans Outlook. En cliquant sur ce symbole on peut ouvrir l'activité dans Outlook. Commentaire: Indication qu'il y a des commentaires liés à la tâche. Première ligne commentaire: La première ligne de commentaire liée à la tâche. 2

5 En haut de l'onglet vous avez la possibilité de naviguer au Planning atelier ou à l'agenda. Planning atelier - Agenda Lorsque vous cliquez sur le lien Planning Atelier, le Planning atelier s'ouvre à la date d'aujourd'hui. En fonction des paramètres utilisateurs, l'utilisateur peut voir toutes les lignes du planning atelier, uniquement les lignes des clients ou uniquement les lignes de livraison. Planning Atelier 3

6 Lorsque vous cliquez sur le lien Agenda, l'agenda s'ouvre à la date d'aujourd'hui, pour l'utilisateur actuel. Agenda 4

7 1.2 Créer des tâches de livraison Vous pouvez remplir le tableau Livraison via Fonctions - Créer tâches pour livraison. La fenêtre suivante apparaît. Créer tâches pour livraison Appuyez sur OK. Le tableau Livraison a été rempli avec les tâches liées à la campagne sélectionnée. Fiche de vente - Livraison La colonne Date a été remplie avec la date actuelle. L'utilisateur a la possibilité de modifier cette date. La colonne CRM Responsable a été remplie avec l'utilisateur actuel. L'utilisateur peut choisir un autre responsable CRM par tâche. Si vous souhaitez utiliser d'autres tâches de livraison, vous pouvez les modifier dans la campagne de livraison. 5

8 1.3 Terminer des tâches de livraison Si vous avez terminé une tâche, vous pouvez clôturer cette tâche en cliquant dans la colonne Terminé. Fiche de vente - Livraison 6

9 La fenêtre Terminer activité apparaît. Terminer activité Comme vous voyez, le champ Contact résultat code est automatiquement remplis avec DELIVERY. Vous pouvez remplir des commentaires éventuellement, et vous pouvez terminer la tâche de livraison en cliquant sur le bouton Fermer. 7

10 Dans la Fiche de vente, vous voyez que la tâche de livraison est terminée et apparaît en gris. Fiche de vente - Livraison Quand la tâche Véhicule reçu est fermée, vous pouvez planifier toutes les dates suivantes en ajustant la date dans la colonne Date. 8

11 1.4 Synchroniser avec Outlook Au moment où le véhicule arrive dans la concession, vous pouvez planifier les prochaines étapes. Pour certaines tâches de livraison vous pouvez créer une activité dans Outlook via la synchronisation avec Outlook (La synchronisation avec Outlook doit être activée dans les paramètres de l'utilisateur). Vous pouvez faire cela en remplissant les champs Date, De et Jusqu'à et puis en cliquant dans la colonne No. de suivi Outlook. Fiche de vente - Livraison 9

12 A ce moment, un rendez-vous est créé dans Outlook et le symbole apparaît dans la colonne No. de suivi Outlook pour indiquer que cette activité est présente dans l'agenda Outlook. En cliquant sur ce symbole, vous pouvez ouvrir l'activitée dans Outlook. Outlook - Rendez-vous 10

13 1.5 Planifier des tâches de livraison Vous avez aussi la possibilité de planifier les tâches de livraison dans le Planning atelier. Ceci est utile pour les tâches Préparation technique et Nettoyage. De cette façon, vous pouvez lier une commande d'atelier à ces tâches. Entrez la date correcte dans la colonne Date. Fiche de vente - Livraison Sélectionnez la tâche de livraison pour laquelle vous souhaitez planifier une commande d'atelier et sélectionnez Fonctions - Créer commade atelier interne. 11

14 La fenêtre suivante apparaît s'il y a des commentaires. Remarques atelier Choisir Groupe compta. atelier Dans cette fenêtre vous choisissez le groupe compta.atelier désiré (par exemple: PREP-NV) et vous appuyez sur OK. Message Appuyez sur Yes. 12

15 Le planning s'ouvre à la date que vous avez entré dans la Fiche de vente pour la tâche de livraison. Planning Sélectionnez dans l'aperçu instructions une instruction ou entrez une instruction manuellement. Aperçu instructions 13

16 Planning Appuyez sur le bouton Arrêter pour créer la commande d'atelier. Fiche de vente - Livraison 14

17 Dans la colonne No. Commande Atelier, le numéro de la commande atelier est ajouté. Vous pouvez toujours consulter la commande d'atelier et les tâches d'atelier en cliquant sur les trois petits points ou sur la flèche dans la colonne No. Commande Atelier. Points: Tâches atelier Flèche: Aperçu ordres atelier Si la date d'une tâche de livraison qui est liée à une commande d'atelier est adaptée, la date est également adaptée automatiquement dans la commande d'atelier et vice versa. Vous pouvez lier une commande d'atelier existante à une tâche de livraison en cliquant la flèche dans la colonne No. Commande Atelier. 15

18 1.6 Réservation des clés Procédure automatique Il est possible de faire une réservation des clés automatiquement pendant une saisie dans le champ Date livraison concession. Quand vous remplissez le champ Date livraison client, vous pouvez libérer la réservation des clés. Sélectionnez Gestion véhicule - Ventes véhicules - Fiches de vente. Sélectionnez l'onglet Divers. Dans cet onglet, vous pouvez remplir le champ Date livraison concession. La fenêtre suivante apparaît automatiquement. Message Si vous choisissez Yes, la fenêtre suivante apparaît. Liste objets pour réservation Dans cette fenêtre, vous choisissez un no. de clé et vous appuyez sur OK. 16

19 Fiche de vente - Divers Le champ No. Clé est automatiquement rempli avec le numéro de clé sélectionné. Si vous remplissez le champ Date livraison client, le message suivant apparaît. Message Si vous choisissez Yes, le champ No. Clé est libéré. Si vous choisissez No, le no. de clé reste réservé. 17

20 1.6.2 Procédure manuele Vous pouvez aussi réserver et libérer les clés manuellement. Sélectionnez Gestion Véhicule - Ventes véhicules - Fiches de vente. Sélectionnez l'onglet Divers. Pour réserver une clé vous choisissez Functions - Gestion des clés - Réserver clé. La fenêtre suivante apparaît avec les numéros de clé disponibles. Liste objets pour réservation Dans cette fenêtre, choisissez un numéro de clé et appuyez sur OK. Fiche de vente - Divers Le champ No. Clé est automatiquement rempli avec le numéro de clé sélectionné. Si vous voulez libérer le numéro de clé, choisissez Functions - Gestion des clés - Libérer clé. Le champ No. Clé est libéré. 18

21 Via Functions - Gestion des clés - Gestion des clés, vous pouvez voir la liste des numéros de clé et voir sur quelles fiches de vente les numéros de clé sont réservées. Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi créer des numéros de clé. Liste objets pour réservation 19

22 1.7 Informations complémentaires Utiliser les filtres Grâce aux filtres, on peut s'assurer qu'une fenêtre n'affiche uniquement que les comptes, clients, écritures ou autres enregistrements qui remplissent une condition particulière. Vous pouvez positionner et retirer ce type de restriction sur n'importe quel champ d'un enregistrement. Le programme teste tous les enregistrements et tous ceux qui correspondent aux critères sont affichés. Pour supprimer une filtre, choisissez dan la barre des menus Affichage - Afficher tout ou cliquez sur ou dans la barre d'outils. Dans Navision Financials on peut utiliser des filtres de champs et de tables. Remarque: Les filtres de champs et de tables sont dépendants des fenêtres, ainsi si dans une certaine fenêtre vous placez une filtre de table et que vous voyez la même table dans une autre fenêtre, le filtre n'y est pas automatiquement positionné. Pour une fenêtre donnée le filtre reste effectif jusqu'à ce que vous le retiriez. 20

23 Utiliser des filtres de champs Une restriction sur un champ est appelée filtre champ. Le filtre champ ne porte uniquement que sur le champ qui contient le curseur de la souris quand vous choisissez cette fonction. Par exemple: Affichez tous les clients avec un solde positif. Donnez la liste de toutes les pièces de rechange dont le code de remise est A. Visualisez tous les véhicules d'un modèle donné. Ne visualiser que les pièces de rechange dont le statut de remplacement est "A été replacé". N'affichez que la liste des nouveaux véhicules. Ci-dessous se trouve expliqué comment n'affichez que les cartes des clients dont le solde est positif et ce grâce au filtre champ. 1. Ouvrir la carte d un client. 2. Cliquez sur le champ Solde (dev soc). 3. Choisissez le menu Affichage - Filtre champ... depuis la barre des menus ou appuyez sur le bouton ou fonction F7. La fenêtre suivante s ouvre: de la barre d outils ou appuyez sur le touche de Filtre champ Dans la fenêtre ouverte vous indiquez le critère souhaité. Par défaut, le filtre champ indique exactement le même contenu que le champ sur la carte. Si cela est nécessaire, vous pouvez effacez cette valeur. Indiquez >0 en cliquez ensuite sur le bouton OK. Après cela, si vous affichez la liste des clients, vous ne visualiserez que ceux dont le solde est positif. Les autres clients sont toujours dans la base de données, mais vous ne verrez leurs fiches que lorsque vous retirerez le filtre. Choisissez le menu Affichage - Afficher tout ou cliquez sur ou dans la barre d outils. Vous pouvez maintenant visualiser toutes les cartes des clients dans la liste des clients. Pour pouvoir utiliser plusieurs filtres simultanément, il faut utiliser les filtres de table. Une fenêtre de filtre comporte trois boutons (et un bouton d aide). Utilisez le bouton Appliquer pour appliquer le filtre que vous avez saisi dans le champ et en voir le résultat (tout en laissant la fenêtre filtre ouverte). Cliquez sur le bouton OK pour appliquer le filtre et fermer la fenêtre filtre. Cliquez sur le bouton Annuler pour fermer la fenêtre filtre sans sauvegarder les modifications que vous avez effectuées dans le filtre champ depuis que vous avez cliqué sur le bouton Appliquer ou sur le bouton OK. 21

24 Utiliser les filtres de table On utilise le filtre de table pour pouvoir placer des filtres sur plusieurs champs en même temps. Par exemple: Donnez toutes les pièces de rechange pour Mini dont le stock physique est de 0. Affichez toutes les pièces de rechange dont le statut de remplacement est En train d être remplacé et dont le stock physique est > 0. Ne visualiser que les véhicules dont le modèle est AL71 et dont le kilométrage est > km. L exemple ci-dessous montre comment compléter les critères de filtre dans un filtre de table: 1. Ouvrir la carte d une pièce de rechange. 2. Choisissez le menu Affichage - Filtre table... depuis la barre des menus ou appuyez sur le bouton ou de la barre d outils ou appuyez sur le touche de fonction Ctrl + F7. La fenêtre suivante s ouvre: Filtre table Si aucun filtre n a été défini au préalable, la fenêtre contient seulement le champ dans lequel le curseur de la souris a été placé. Dans la colonne de gauche, vous pouvez choisir les champs sur lesquels les filtres vont porter. Dans l exemple expliqué ici, un filtre doit être mis dans les champs Statut de remplacement et Stock physique: Sur la première ligne, cliquez dans la colonne Champ. Utilisez la touche de fonction F6 et sélectionnez le champ Statut de remplacement. Cliquer sur OK pour copier le nom du champ dans la fenêtre. Répétez l étape 3 pour le champ Stock physique. Dans la colonne de droite, saisissez les filtres pour chaque champ: Indiquez "En train d être remplacé" dans le champs Statut de remplacement. Indiquez ">0" dans le champ Stock physique (qté). Filtre table 7. Cliquez sur le bouton OK. 22

25 8. Si vous affichez maintenant l aperçu des pièces de rechange, vous ne visualiserez que celles qui sont en train d être remplacées et dont le stock physique >0. Les autres pièces de rechange sont encore dans la base de données. Les cartes resteront cachées jusqu à ce que le filtre soit retiré. 9. Choisissez le menu Affichage - Afficher tout ou cliquez sur barre d outils. Toutes les pièces de rechange sont maintenant visibles. ou dans la Une fenêtre de filtre comporte trois boutons (et un bouton d aide). Utilisez le bouton Appliquer pour appliquer le filtre que vous avez saisi dans le champ et en voir le résultat (tout en laissant la fenêtre filtre ouverte). Cliquez sur le bouton OK pour appliquer le filtre et fermer la fenêtre filtre. Cliquez sur le bouton Annuler pour fermer la fenêtre filtre sans sauvegarder les modifications que vous avez effectuées dans le filtre champ depuis que vous avez cliqué sur le bouton Appliquer ou sur le bouton OK Remarque importante Quand un tableau est filtré, le texte apparaît dans la barre d état (celle tout en bas de l écran). De temps à autre, le programme réalise lui-même un filtre automatique, par exemple un filtre par localisation. Ce qui signifie que le texte peut apparaître sans que vous ayez activé un filtre sur un champ et que d'autre part le texte ne disparaîtra pas lorsque vous cliquerez sur le menu Affichage - Affichez tout. On peut également cliquer sur le bouton ou dans la barre d'outils. Pour vérifiez quel filtre est actif, utilisez les touches de fonction Ctrl+F7. 23

26 Introduire les critères Lorsque vous saisissez des critères, vous pouvez utiliser tous les chiffres et toutes les lettres que vous utilisez habituellement dans ce champ. En plus, vous pouvez utiliser certains symboles spéciaux et des formules mathématiques. Voilà les formats disponibles : Symbole Signification Expression Enregistrements affichés = Egal à 377 Numéro 377 BLEU Ceux dont le code est BLEU, par exemple, le code magasin BLEU. 22 Date/heure: Entre le 22/mois en cours/ année en cours 0:00:00 et le 22/mois en cours/année en cours 22:59:59 22/10 Date/heure précises: 22/01/01 10:00: Numéros de 1100 à Jusqu'à 2500 inclus Dates jusqu'au 31/12/00 compris P8.. Informations sur la période comptable 8 et les suivantes..23 Antérieur au 23/mois en cours/année en cours 23:59: Postérieur au 23/mois en cours/année en cours 0:00: Entre le 22/mois en cours/année en cours 0:00:00 et le 23/mois en cours/année en cours 23:59:59.. Intervalle Et/ou Ceux qui portent le numéro 1200 ou 1300 & Et <2000&>100 0 Les numéros inférieurs à 2000 et supérieurs à Le caractère & ne peut pas être utilisé avec des numéros car aucun enregistrement ne peut avoir deux numéros. <> Différent de <>0 Tous les numéros à l'exception de 0 La version SQL Server vous permet de combiner ce symbole avec une expression de caractère générique. Par exemple, <>A* signifie différent de tout texte commençant par A. > Supérieur à >1200 Numéros supérieurs à 1200 >= Supérieur ou égal à >=1200 Numéros supérieurs ou égaux à 1200 < Inférieur à <1200 Numéros inférieurs à

27 Symbole Signification Expression Enregistrements affichés <= Inférieur ou égal à <=1200 Numéros inférieurs ou égaux à 1200 * Un chiffre quelconque ou des caractères inconnus *Co* Textes qui contiennent Co *Co Textes qui se terminent par Co Co* Textes qui commencent par Co Un caractère inconnu Hans?n Textes tels que Hansen ou Hanson Calculer avant le reste 30 (>=10&<=20) Ceux qui portent le numéro 30 ou un numéro de 10 à 20 (le résultat du calcul entre parenthèses) Ignorer la casse (majuscule et Les textes tels que MAGASIN, magasin ou Vous pouvez aussi combiner les divers modèles : Inclure tous les enregistrements ayant pour numéro 5999 ou un numéro de l'intervalle 8100 à Inclure tous les enregistrements qui portent un numéro inférieur ou égal à 1299 ou un numéro supérieur ou égal à 1400 (tous les numéros sauf ceux de 1300 à 1399). >50&<100 Inclure les enregistrements qui portent un numéro supérieur à 50 et inférieur à 100 (numéros 51 à 99). *C*&*D* Textes qui contiennent C et Texte contenant co, CO, Co, co, tels que col, comptabilité et incomplet. L'un des groupes de lettres CO, co, co ou Co doit figurer dans le texte, et être suivi d'au moins un caractère. Toutefois, le nombre de caractères avant et après est indéfini, et la casse n'est pas prise en compte. Remarque: Il importe que vous ne saisissiez que des filtres ayant une signification. Par exemple, il est possible de spécifier un intervalle qui n'existe pas, et le programme ne peut pas vérifier cela pour vous. Pour saisir des filtres dotés d'une signification, vous devez connaître les règles de tri utilisées par ce logiciel. 25

28 Supprimer un filtre Il y a 3 possibilités pour supprimer un filtre: Cliquez sur le bouton Afficher tout ou dans la barre d outils. Appuyez sur le touche de fonction Shift + CTRL + F7. Cliquez sur le menu Affichage - Afficher tout. 26

29 Index -NNavision Introductie Filters 20 Filters: een belangrijke opmerking Filters: Filtercriteria 24 Filters: Ongedaan maken 26 Filters: Tabelfilter 22 Filters: Veldfilter 21 Filters: Verw ijderen 26 23