Thème CDEI. Modalités de recueil en Protocole. Consignes de remplissage. Guide méthodologique thème CDEI Recueil en Protocole 1/10 Version

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1 Recueil 2014 optionnel de l indicateur Conformité des demandes d examens d imagerie auprès des établissements de santé ayant une activité en radiologie Modalités de recueil en Protocole Consignes de remplissage Thème CDEI Recueil en Protocole 1/10 Version

2 SOMMAIRE MODALITES DE RECUEIL Définition de la population Schéma d étude Recueil prospectif Effectif cible d examens à inclure Spécifications du tirage au sort Représentativité des activités réalisées en échographie, scanner et IRM Réalisation du tirage au sort Cas des établissements ayant une faible activité - Recueil «Hors Protocole» Organisation et période de recueil CONSIGNES DE REMPLISSAGE... 6 Consignes relatives au questionnaire «Conformité des demandes d examen d imagerie» (CDEI) Recueil en Protocole 2/10 Version

3 MODALITES DE RECUEIL 1.1 Définition de la population L indicateur CDEI n est pas spécifique à un secteur d activité. Il cible tous les prescripteurs d'échographie, scanner, et IRM, quel que soit le secteur d'activité de l'établissement (MCO, SSR, PSY, et HAD). La population correspond à l ensemble des examens d imagerie échographiques, de scanners et d IRM réalisés dans le (ou les) service(s) d imagerie, pour des patients de l établissement, pendant une semaine (7 jours consécutifs). Sont inclus : les services d imagerie où sont pratiqués les échographies, les scanners ou les examens d IRM, réalisés à des fins d imagerie diagnostique (y compris les examens de dépistage) ; les examens d imagerie demandés pour des patients de l établissement, à savoir provenant des services d hospitalisation (y compris en hospitalisation de jour), ou du service d accueil des urgences ou des consultations externes de l établissement (y compris les consultations privées) ; les examens demandés par des médecins internes à l établissement ; les examens prescrits par les radiologues de l établissement ; les examens d imagerie réalisés en urgence (non programmés). Sont exclus : les examens d imagerie autres que ceux d échographie, de scanner ou d IRM ; les examens d imagerie demandés par des médecins extérieurs à l établissement ; les échographies, scanners et IRM réalisés en imagerie interventionnelle ; les échographies, scanners et IRM demandés à d autres services de l établissement qu au service(s) de radiologie. 1.2 Schéma d étude Recueil prospectif Le recueil des demandes nécessaires au calcul de l indicateur «Conformité des demandes d examens d imagerie» (CDEI) est réalisé de façon prospective, et en continu sur 7 jours. Ce type d enquête prospective suppose de conserver les demandes d examens d imagerie (DEI) et d analyser l information qu elles contiennent. A cet égard, les établissements de santé doivent prendre des dispositions nécessaires pour récupérer et conserver de façon exhaustive les DEI obtenues au cours d une semaine complète (7 jours). La durée a été fixée à une semaine afin d obtenir une bonne représentativité des modalités et localisations pour les examens évalués. L analyse prospective portera sur un échantillon d examens tirés au sort, dont le nombre variera en fonction du nombre de types d actes réalisés par l établissement (cf 1.2.2). Le recueil des données de l indicateur CDEI s effectuera sur la plate-forme de recueil sécurisée en ligne QUALHAS, développée en collaboration avec l Agence Technique de l Information sur Hospitalisation (ATIH) Effectif cible d examens à inclure Pour le recueil CDEI 2014, le nombre d examens à inclure est ajusté en fonction du nombre de type d actes réalisés par chaque établissement (un, deux, ou trois types d actes) : - un établissement réalisant les 3 types d actes (échographie, scanner, IRM) devra tirer au sort 160 examens d imagerie, et en inclure 130 pour pouvoir verrouiller le thème CDEI. - un établissement réalisant deux types d actes (échographie/scanner ; échographie/irm ; scanner/irm) devra tirer au sort 130 examens d imagerie, et en inclure 100 pour pouvoir verrouiller le thème CDEI. Recueil en Protocole 3/10 Version

4 - un établissement réalisant un seul type d acte devra tirer au sort 100 examens d imagerie, et en inclure 70 pour pouvoir verrouiller le thème CDEI. Le compteur QUALHAS comportera 200 lignes. 1.3 Spécifications du tirage au sort Représentativité des activités réalisées en échographie, scanner et IRM Afin de limiter les biais liés aux vacations thématisées, il est nécessaire de réaliser un tirage au sort stratifié, à partir de la liste des examens d imagerie obtenus sur une semaine. Pour les différents services d imagerie, la stratification se fera en fonction des activités réalisées par l établissement, en échographie, scanner et IRM du (ou des) service(s) concerné(s), pour chaque établissement concerné. Ces informations sont disponibles dans la Statistique annuelle des établissements de santé (SAE), pour les examens de scanner et d IRM (année n-1) Réalisation du tirage au sort Pour chaque type d examen (échographie, scanner, IRM), le nombre d examens nécessaire est calculé proportionnellement à l activité (cf 1.3.1), sur un nombre total d examens d imagerie qui dépend du nombre de types d actes réalisés par chaque établissement (cf 1.2.2). Sur une semaine donnée, la liste de l ensemble des examens réalisés par l établissement est constituée pour chaque type d examen réalisé (échographie, scanner, IRM). Pour chaque examen, cette liste devra contenir : (a) la notion de demande présente, (b) s il s agit d un examen d imagerie diagnostique ou interventionnelle, (c) si l examen a été demandé par un médecin de l établissement, (d) le type d examen, (e) et la notion de programmation. Cette liste sera établie à partir des «systèmes informatisés en radiologie» (RIS) ou des cahiers de poste (informatisés ou papier), récapitulant l ensemble des examens réalisés par type d acte. A partir de cette liste, les examens seront tirés au sort dans les proportions définies (cf paragraphe 1.3.1). En fonction du nombre de types d actes réalisés par l établissement, l objectif sera de tirer au sort 70 (1 type d acte), 100 (2 types d actes), ou 130 examens (3 types d actes), avec à chaque fois une liste de réserve de 30 examens, pour pallier aux exclusions ou aux demandes non retrouvées. Le tirage au sort est réalisé par le Département de l Information Médicale (DIM) ou par chaque service d imagerie concerné (s il est possible d effectuer un tirage au sort dans les services d imagerie). Deux cas sont à distinguer : 1) Pour les établissements réalisant moins d examens d imagerie que l objectif cible d inclusion souhaité en une semaine (130 examens / 3 types d actes ; 100 examens / 2 types d actes ; 70 examens / 1 type d acte), il sera possible de poursuivre l inclusion sur 3/5 semaines, jusqu à l obtention du nombre d examens nécessaire. Dans ce cas, il n y aura pas de tirage au sort. Cependant, les proportions par type d acte doivent refléter les statistiques annuelles d activité en imagerie. 2) Pour les établissements réalisant en une semaine un nombre d examens d imagerie supérieur ou égal à l effectif cible d inclusion souhaité, il conviendra de vérifier pour chaque type d acte (échographie, scanner, et IRM), si le nombre d examens obtenu dans la liste reflète bien le nombre d examens nécessaire calculé, proportionnellement à l activité. Ainsi, si pour un type d acte donné, le nombre d examens nécessaire n est pas obtenu, il conviendra de poursuivre l inclusion jusqu à obtention du nombre d examens nécessaire. Recueil en Protocole 4/10 Version

5 Nombre d examens obtenus en une semaine N Z* - Faire le bilan à la fin de la semaine. - Poursuivre l inclusion sur 3/5 semaines si nécessaire jusqu à l obtention du nombre d examens d imagerie dans les proportions demandées. - Pas de tirage au sort. N>Z - Tirage au sort stratifié en fonction des activités en échographie, scanner et IRM du (ou des) service(s) concerné(s) (année n-1), selon le nombre de types d actes réalisés par l établissement (1 seul, deux, ou trois). * Z varie selon le nombre de types d actes réalisés par l établissement (130 / 3 types d actes ; 100 / 2 types d actes ; 70 / 1 type d acte). Au delà de 5 semaines, si l établissement n atteint pas l effectif cible d inclusion, il conviendra de passer au recueil en «Hors Protocole» (cf 1.3.3) Cas des établissements ayant une faible activité - Recueil «Hors Protocole» Il est impératif que chaque établissement participant au recueil CDEI atteigne l effectif cible d inclusion requis (130 examens / 3 types d actes ; 100 examens / 2 types d actes ; 70 examens / 1 type d acte) en fonction du nombre de types d examens réalisés, après tirage au sort, afin de pouvoir verrouiller le thème CDEI en mode «Protocole». Sinon, l établissement devra procéder à un recueil en «Hors Protocole». Ex : Si un établissement ne réalise que des échographies, l effectif cible d inclusion sera de 70, et le bouton «Verrouiller» n apparaitra que si l établissement a recueilli 70 demandes d échographie. 1.4 Organisation et période de recueil Sur la période allant de juillet à décembre 2014, chaque établissement devra choisir une semaine pour constituer une liste de l ensemble des examens réalisés pour chaque type d acte (échographie, scanner, IRM). Il conviendra par la suite de réaliser un tirage au sort stratifié d examens d imagerie, puis de récupérer, et d analyser les demandes d examens d imagerie correspondantes, et enfin de saisir les données en ligne sur la plate-forme QUALHAS. Pour les structures ayant une faible activité, la période d inclusion des examens d imagerie ne pourra pas excéder 5 semaines. Recueil en Protocole 5/10 Version

6 CONSIGNES DE REMPLISSAGE Consignes relatives au questionnaire «Conformité des demandes d examen d imagerie» (CDEI) CDEI A CDEI A bis CDEI B CDEI B bis CDEI C CDEI C bis CDEI 1 CDEI 2 Questions Votre établissement réalise-t-il des échographies? Si Oui, préciser le nombre d échographies réalisées sur l année N-1. Votre établissement réalise-t-il des scanners? Si Oui, préciser le nombre de scanners réalisés sur l année N-1. Votre établissement réalise-t-il des IRM? Si Oui, préciser le nombre d IRM réalisés sur l année N-1. Numéro FINESS enquêté Nom de l établissement enquêté Sous questions Questions supplémentaires Cocher «Oui» si l établissement réalise des échographies. Cocher «Non» si l établissement ne réalise pas d échographies. Préciser le nombre d échographies réalisées : Cocher «Oui» si l établissement réalise des scanners. Cocher «Non» si l établissement ne réalise pas de scanners. Préciser le nombre de scanners réalisées : Cocher «Oui» si l établissement réalise des IRMs. Cocher «Non» si l établissement ne réalise pas d IRMs. Préciser le nombre d IRMs réalisées : Informations communes DEI Identification - structure Le numéro FINESS de l établissement enquêté enregistré s affiche automatiquement. Le nom de l établissement enquêté enregistré s affiche automatiquement. Identification - niveau interne à la structure CDEI 3 Service (ou pôle) La saisie n est pas obligatoire pour cette variable. L établissement souhaitant disposer d informations par service ou pôle (qu il lui appartient de traiter lui-même) doit renseigner celle-ci. Dans ce cadre, il convient d établir une liste de correspondance où chaque service (ou pôle) est identifié par un code alphanumérique comportant au maximum 5 caractères (ex : «CHIR1» = service de chirurgie digestive). Recueil en Protocole 6/10 Version

7 Identification - tirage au sort et date de saisie CDEI 4 Date de la saisie La date de la dernière saisie enregistrée s affiche automatiquement. CDEI 5 Numéro du tirage au sort Le numéro du tirage au sort s affiche automatiquement. Il correspond au numéro de tirage au sort de l examen d imagerie sélectionné dans la liste constituée par l établissement. Identification - caractéristiques de l examen d imagerie à analyser CDEI 6 CDEI 7 Examen d échographie, de scanner ou d IRM? Si Oui, s agit-il d un examen d imagerie diagnostique? Cocher «Oui» si la demande retrouvée correspond bien à une échographie, un scanner ou un examen d imagerie par Résonance Magnétique (IRM). Cocher «Non ou Ne sait pas» si la demande retrouvée concerne un autre examen, ou lorsque l information n est pas retrouvée. Dans ce cas, la saisie des données est terminée pour l indicateur CDEI. Cette information est à rechercher dans la liste récapitulant les examens pour chaque type d acte (échographie, scanner, IRM). On entend par «imagerie diagnostique» tous les examens (y compris les examens de dépistage) à l exclusion de l imagerie interventionnelle. Cocher «Oui» si l échographie, le scanner ou l IRM est réalisé dans le cadre d un examen d imagerie diagnostique. Cocher «Non ou Ne sait pas» si l échographie, le scanner ou l IRM est réalisé dans le cadre d un examen d imagerie interventionnelle; ou lorsque l information n est pas retrouvée. Dans ce cas, la saisie des données est terminée pour l indicateur CDEI. Cette information est à rechercher dans la liste récapitulant les examens pour chaque type d acte (échographie, scanner, IRM). CDEI 8 Si Oui, examen demandé par un médecin de l établissement? Cocher «Oui» si l examen d imagerie a bien été demandé par un médecin de l établissement. Cocher «Non» si l examen d imagerie a été demandé par un médecin d un autre établissement, ou provient d un autre établissement (absence du logo, du nom de l établissement, ). Dans ce cas, la saisie des données est terminée pour l indicateur CDEI. Cocher «Ne sait pas» si l information n a pas été retrouvée. Dans ce cas, la saisie des données est terminée pour l indicateur CDEI. Cette information est à rechercher dans la liste récapitulant les examens pour chaque type d acte (échographie, scanner, IRM). Recueil en Protocole 7/10 Version

8 CDEI 9 Indicateur : Conformité des demandes d examens d imagerie Si Oui, indiquer la technique d imagerie réalisée CDEI 10 Examen d imagerie réalisé en urgence? CDEI 11 Présence de la demande d examen d imagerie CDEI 12 CDEI 13 Si Non, préciser la raison Si Oui, quel est le support de la demande d examen d imagerie? Cocher la technique d imagerie réalisée : Echographie ; Scanner ; IRM. Cette information est à rechercher dans la liste récapitulant les examens pour chaque type d acte (échographie, scanner, IRM). Cocher «Oui» lorsque l examen d imagerie était non programmé la veille au soir, et qu il est réalisé au motif d une urgence médicale. Cocher «Non» dans le cas contraire, qu il s agisse d un examen programmé ou de l utilisation d une place restée disponible. Cocher «Ne sait pas» lorsque l information n est pas retrouvée. Cette information est à rechercher dans la liste récapitulant les examens pour chaque type d acte (échographie, scanner, IRM). Cocher «Oui» si la demande d examen d imagerie est retrouvée. Cocher «Non» si la demande d examen d imagerie n est pas retrouvée. Répondre à cette question uniquement si la réponse «Non» a été cochée à la question CDEI 11. Préciser la raison exacte pour laquelle la demande n a pas été retrouvée : 1. Demande non retrouvée (égarée) alors que l examen a bien été réalisé ; 2. Demande non formulée par écrit, alors que l examen d imagerie a bien été réalisé. Cette information est à rechercher dans la liste récapitulant les demandes d examens pour chaque type d acte (échographie, scanner, IRM) ; 3. Ne sait pas, lorsqu'il est impossible de savoir si la demande d'examen d'imagerie a été non retrouvée (égarée) ou non formulée par écrit. La saisie des données est terminée pour l indicateur CDEI. Répondre à cette question uniquement si la réponse «Oui» a été cochée à la question CDEI 11. Indiquer le type de support de la demande d examen d imagerie : Manuscrite (papier ou scanné) ; Informatique. Remarque : une demande d examen d imagerie faxée est assimilée au support d origine de la demande d examen d imagerie (soit manuscrite, soit informatique). Recueil en Protocole 8/10 Version

9 CDEI 14 Demande d examen d imagerie datée CDEI 15 Unité ou service demandeur indiqué(e) CDEI 16 Si Oui, indiquer l unité ou le service demandeur CDEI 17 Nom du médecin demandeur tracé CDEI 18 Région anatomique précisée CDEI 19 CDEI 20 Nom et prénom du patient tracés Date de naissance du patient tracée CDEI 21 Motif de l examen présent (histoire clinique) Cocher «Oui» si la demande d examen d imagerie est datée. Cocher «Non» si aucune date n est retrouvée sur la demande ou si elle est illisible. Remarque : dans le cas de demandes d examens d imagerie faxées, la date d envoi du fax ne peut pas être assimilée à la date à laquelle la demande d examen d imagerie a été renseignée. Cocher «Oui» si l unité ou le service demandeur est indiqué. Cocher «Non» si l information n est pas retrouvée ou si elle est illisible. Cocher l unité ou le service d où provient la demande : Service des urgences ; Service d hospitalisation (y compris l'hospitalisation de jour) ; Consultations. Cocher «Oui» si le nom du médecin demandeur est tracé sur la demande. Cocher «Non» si le nom du médecin demandeur n est pas tracé sur la demande ou s il est illisible. Cocher «Oui» si la région anatomique est précisée sur la demande. Cocher «Non» si la région anatomique n est pas précisée sur la demande ou si elle est illisible. Cocher «Oui» si le nom et le prénom du patient sont tracés sur la demande. Cocher «Non» si le nom et le prénom du patient ne sont pas tracés sur la demande ou s ils sont illisibles. Cocher «Oui» si la date de naissance du patient est tracée sur la demande. Cocher «Non» si la date de naissance du patient n est pas tracée sur la demande ou si elle est illisible. Cocher «Oui» si le motif de l examen (histoire clinique) est présent sur la demande. Cocher «Non» si le motif de l examen (histoire clinique) n est pas présent sur la demande ou s il est illisible. Précision : le motif correspond à la description de la situation clinique d un patient, soit en terme de symptômes cliniques si le diagnostic n a pas été posé, soit en terme de pathologie existante, accompagnée le cas échéant d informations sur une évolution de cette pathologie motivant l examen d imagerie. Recueil en Protocole 9/10 Version

10 CDEI 22 Finalité de l examen présente (question posée) Cocher «Oui» si la finalité de l examen (question posée) est présente sur la demande. Cocher «Non» si la finalité de l examen (question posée) n est pas présente sur la demande ou si elle est illisible. Précision : la finalité décrit ce qui est attendu de l examen, c est la question posée par le clinicien au radiologue : «Quel est le diagnostic suspecté?», «Recherche-t-on des complications?», «Quel est le degré d extension?», «S agit-il d un suivi systématique?». Recueil en Protocole 10/10 Version