Services de mobilité cellulaire Foire aux questions

Transcription

1 Services de mobilité cellulaire Foire aux questions QUESTIONS RÉPONSES DATE DE MISE À JOUR ADHÉSION ET ADMISSIBILITÉ DES CLIENTS 1. Quels seront les impacts si nous ne sommes pas en mesure de vous retourner le formulaire Fiche technique d'inscription avant le 6 février 2015? 2. Quel est le nombre minimum d'appareils pour adhérer à cette entente? 3. Est-ce que la signature du document Fiche technique d'inscription nous engage officiellement dans le prochain appel d'offres? La date a été reportée le 6 février 2015 pour faciliter votre engagement. La fiche doit nous parvenir avant le lancement de l'appel d'offres idéalement afin de confirmer votre adhésion. *Si au moment de nous transmettre votre fiche d inscription la décision d adhérer n a pas été entérinée par vos autorités compétentes, veuillez inscrire, à la section 5-Déclaration de la personne dûment autorisée de votre fiche technique d inscription, la mention suivante : «sous réserve de l approbation de mes autorités compétentes, dont l obtention est prévue le : (inscrire la date)». Si vous faites face à un cas particulier nécessitant notre assistance, veuillez communiquer avec la boîte : engagement.sar@cspq.gouv.qc.ca, en inscrivant en objet: DÉLAI Services de mobilité cellulaires Aucun minimum d appareils n est exigé. En signant la fiche technique d'inscription, vous vous engagez à consommer vos services de mobilité cellulaires par le biais de cet achat regroupé, pour toute la durée du contrat. 4. Quelles sont les conditions générales d'adhésion au nouvel appel d'offres? Les conditions générales seront connues lors de la publication de l'appel d'offres et sont continuellement en évolution jusqu'à la publication de l'appel d'offres. 5. Sera-t-il possible de profiter des avantages du prochain appel d'offres si nous ne remplissons pas le formulaire Fiche technique d'inscription? Non Page 1 sur 10

2 6. Quelle est la procédure à suivre si mon organisme veut adhérer à cette entente? Vous devez compléter une fiche technique d'inscription dans laquelle vous précisez le volume estimé de votre consommation. Ce dernier doit être le plus réaliste puisqu'il sert à déterminer le montant qui sera inscrit à l'appel d'offres. Un montant sous-estimé avec une consommation supérieure pourrait ainsi entraîner l'atteinte du montant maximal du contrat de façon plus rapide. 7. Qui est éligible à un regroupement d'achats? Les ministères et organismes, les organismes des réseaux de la santé et des services sociaux et de l'éducation de même que les municipalités (Organismes de droits publics) ont accès aux achats regroupés du CSPQ, dans la mesure où ils ont transmis une Fiche technique d'inscription. 8. Devons-nous remplir les documents reçus pour terminer l'entente actuellement en cours? Non, mais vous devez remplir la Fiche technique d inscription pour adhérer au nouveau. 1. Est-ce que des niveaux de services (SLA) sont définis dans le prochain contrat en services cellulaires du CSPQ avec les prestataires? 2. Comment fonctionnera votre service de gestion des appareils mobiles (MDM) en adhérant à votre entente? OFFRE DE PRODUITS ET SERVICES Comme dans les contrats actuels, différents niveaux de service seront exigés dans le prochain appel d'offres. Le CSPQ, en collaboration avec ses clients, s'assurera du respect des niveaux de services exigés auprès des prestataires de service. La gestion des appareils mobiles (MDM) n'est disponible actuellement que pour les clients pour lesquels le CSPQ gère les infrastructures technologiques. Cependant, si la demande est suffisante, le CSPQ pourra rendre disponible ce service à de nouveaux clients selon des conditions et des modalités qui seront définies ultérieurement, dans le cadre d'un autre contrat. 3. Est-ce que la gestion des appareils mobiles (MDM) sera disponible dans le prochain appel d offres du CSPQ en services cellulaires? La gestion des appareils mobiles (MDM) n'est disponible actuellement que pour les clients pour lesquels le CSPQ gère les infrastructures technologies. Cependant, si la demande est suffisante, le CSPQ pourrait rendre disponible ce service à de nouveaux clients selon des conditions et les modalités qui seront définies ultérieurement, dans le cadre d'un contrat distinct. Page 2 sur 10

3 4. Quels sont les détails du contenu du prochain appel d'offres en services cellulaires? L'appel d'offres est en cours de rédaction et n'a donc pas encore été publié. C'est une évolution de l'offre de services actuels du CSPQ qui peut être consulté dans le document Tarification et modalités d application Services cellulaires disponible sur le site du CSPQ : Les coûts ainsi que le détail des différents forfaits ne seront publiés qu'à la signature des contrats. 5. Quels seront les impacts si les besoins réels diffèrent des estimations inscrites dans le tableau Liste des produits et services cellulaires? 6. Quelle est la différence entre «Achat regroupé» et «Service de gestion d'appareil mobile» dans le formulaire Fiche technique d'inscription? L'estimation que vous fournissez ne constitue pas de votre part un engagement ferme sur ces quantités, mais celle-ci est nécessaire afin d'établir le montant global inscrit à l'appel d'offres. Ainsi, ce montant doit tout de même être représentatif de la réalité puisqu'une mauvaise évaluation aura nécessairement un impact sur les prix ainsi que la durée du contrat. De plus, en signant la fiche d'inscription, l'organisation s'engage à faire toute acquisition relative à ses services de mobilité cellulaires par le biais de cet achat regroupé, pour toute la durée des contrats. Nous vous invitons à consulter le tableau Offre de services du CSPQ qui fait état des différences entre Achat regroupé et Service de gestion d'appareils mobiles pour connaître tous les détails. Achat regroupé : En choisissant achat regroupé vous convenez que vos demandes seront effectuées auprès du prestataire de services directement. Dans ce cas, la Direction générale des acquisitions (DGACQ) effectue tout de même la gestion contractuelle et intervient en cas de litige avec le prestataire. Service de Gestion d'appareils mobiles : Ce service n'est pas un mode d'acquisition, mais plutôt un ensemble de services qui ne sont actuellement offerts qu'aux clients pour lesquels le CSPQ gère les infrastructures technologiques. Cependant, si la demande est suffisante, le CSPQ pourra rendre disponible ce service à de nouveaux clients selon des conditions et des modalités qui seront définies ultérieurement, dans le cadre d'un autre contrat. 7. Est-ce possible de changer le forfait de données en cours de contrat si la consommation est supérieure à nos prévisions? Oui, mais ceci ne doit pas exclure que votre estimation des besoins soit la plus rigoureuse possible. Page 3 sur 10

4 8. En cours de contrat, nous sera-t-il possible de modifier l'une ou plusieurs des options sélectionnées dans le formulaire Fiche technique d'inscription? Oui 9 Quels seront les horaires de soutien technique du service de téléphonie mobile? Comme dans les contrats actuels, le soutien technique de téléphonie mobile régulier sera donné par les prestataires de services selon les heures d'ouvertures de leur centre de services. Si des besoins spécifiques sont requis, ils devront être soumis au CSPQ aux fins d'analyse. 9. Quelle est la différence entre un appareil subventionné et non subventionné? Un appareil est dit «subventionné» lorsque le prix d'achat est réduit en contrepartie d'un engagement à un forfait pour une période déterminée (par exemple, 24 mois). Un appareil est dit «non subventionné» lorsque le prix d'achat n'est pas réduit et qu'il n'y a pas d'obligation de signer un engagement pour un forfait. 10. Dans la nouvelle entente, est-ce que de nouveaux modèles d'appareils subventionnés nous seront offerts? 11. Est-ce que nous aurons d'autres choix de modèle d'appareils intelligents? Oui Oui. 12. Est-ce que dans la nouvelle entente, il sera possible d'activer des forfaits d'itinérance au besoin pour les personnes qui voyagent à l'extérieur du Canada? 13. Est-ce que le contenu du document «fiche technique d'inscription» représente littéralement les conditions de la nouvelle entente avec le CSPQ? Oui, c'est actuellement possible et le sera dans les nouveaux contrats. Dans les nouveaux contrats, des alertes et blocages automatiques seront disponibles afin de mieux contrôler les frais d'itinérance. La fiche technique d'inscription ne représente qu'un aperçu des services qui seront offerts dans les prochains contrats. Les conditions sont en élaboration. Page 4 sur 10

5 14. Si nous désirons acquérir un service qui n'est pas disponible dans le contrat du CSPQ, pourrons-nous prendre une entente avec un autre prestataire? En signant la fiche technique d'inscription, vous vous engagez à consommer vos services de mobilité cellulaires par le biais de cet achat regroupé, pour toute la durée du contrat. Après validation avec le CSPQ, si le service recherché n'est pas offert dans l'achat regroupé de Services de mobilité cellulaires, il pourra être acquis par le biais d'un autre prestataire. Le CSPQ prévoit toutefois offrir et développer de nouveaux services au cours des prochaines années selon les besoins des clients. Or, il pourra contacter le CSPQ à ce moment afin de valider l'offre en vigueur. 15. Qu'est-ce qu'un groupe de partage? Tous les abonnés du CSPQ chez un même prestataire de services font partie d'un groupe de partage pour un forfait. 16. Quelle est la différence entre l'itinérance des données aux États-Unis et à l'international? Un groupe de partage est un regroupement de toutes les minutes ou de tous les mégaoctets des abonnés sur le compte du CSPQ chez un même prestataire. Ainsi chaque abonné a la possibilité d utiliser les minutes et les mégaoctets disponibles dans ce regroupement plutôt qu uniquement les minutes et les mégaoctets de son forfait. Ceci fait en sorte que les groupes de partage permettent une plus grande flexibilité d utilisation, mais leur capacité n est pas illimitée. Par contre, advenant que la capacité de l un des groupes de partage du CSPQ soit dépassée, donc que l utilisation totale des abonnés surpasse le nombre total de Mo disponibles dans le groupe de partage concerné, le client sera refacturé pour les frais de consommation supplémentaires aux utilisateurs ayant occasionné ce dépassement au prorata de leur contribution à ce dépassement. Le CSPQ a besoin d'une estimation du volume d'abonnés susceptibles d'utiliser les services d'itinérance pour la voix ou les données à l'extérieur du Canada. L'international représente l'ensemble des pays autres que les États-Unis. La tarification de l'itinérance est moins dispendieuse pour les États-Unis. Les prestataires de services regroupent généralement la tarification en plusieurs zones : États-Unis, Europe de l'ouest, Afrique, etc. 17. Est-ce que l'option pour les BlackBerry «emm regulared» est prévue dans le prochain appel d'offres? Oui Page 5 sur 10

6 18. Dans l'éventualité où le client ferait affaire directement avec le prestataire, aurions-nous accès à un portail qui nous permettrait d'accéder aux différents rapports de consommation, facturation et d'inventaire? Des services équivalents à ceux du portail ATW seront exigés dans le prochain appel d'offres. 19. Qu est-ce qu un service primé tel que mentionné dans le formulaire Fiche technique d'inscription? 20. Que signifie l'option «Autre consommation à l'usage exclusif CSPQ» et «Autres options à l'usage exclusif CSPQ» tel que mentionné dans le formulaire Fiche technique d'inscription? Il n'y a aucune obligation de sélectionner cette option. Un service primé est un service payable à l'utilisation, par exemple les frais pour payer son stationnement à l'aide d'un téléphone intelligent. Cette option ne doit pas être sélectionnée. C'est à l'usage exclusif du CSPQ. 1. Que signifie la phrase suivante: «Une tarification spécifique à cet achat regroupé sera applicable par le CSPQ et modulée en fonction de la façon de requérir les biens et services de mobilité cellulaires qui aura été retenue»? TARIFICATION La grille tarifaire de ce dossier n'est pas complétée. Dès qu'elle sera connue, nous serons en mesure de communiquer l'information. À ce jour, nous savons qu'il y aura minimalement un frais d'abonnement aux services de la DGACQ, si vous souhaitez vous prévaloir de l'achat regroupé en passant directement auprès du prestataire. Pour savoir si vous détenez déjà un abonnement auprès de la Direction générale des achats regroupés (DGACQ), Vous pouvez consulter le lien suivant afin d'obtenir de l'information générale à propos de nos comptes clients ou contacter le service à la clientèle de la DGACQ qui vous indiquera si votre organisation détient un compte client en composant le ou le : et cliquer dans la section de gauche Comment le service fonctionne? sur «En quoi ça consiste?», puis sur «La DGACQ», «Compte client» Page 6 sur 10

7 2. Si la facturation est directe du prestataire aux clients, estce que les clients peuvent avoir un regroupement de comptes de facturation chez le prestataire reflétant leur structure administrative? Le regroupement de comptes de facturation pour un client sera exigé dans le prochain appel d'offres. 3. Est-ce qu'il y a un frais annuel ou un montant fixe à payer pour adhérer à cette entente? Pour faire partie de l'achat regroupé et requérir ses services directement auprès du prestataire de services retenu, il faut que le client soit abonné au portail de la Direction générale des acquisitions : La grille tarifaire prévoit un frais d'abonnement de 500 $. 4. Est-ce que nous devons être inscrits au Portail d'approvisionnement pour pouvoir profiter des services de mobilité cellulaire? Oui COMMENT REMPLIR LE DOCUMENT FICHE TECHNIQUE D INSCRIPTION? 1. Quel numéro devons-nous inscrire à la ligne «Numéro de client de la Direction générale des acquisitions» de la section identification de la fiche technique d'inscription? 2. Dans le tableau Liste des produits et services cellulaires, faut-il inscrire tout le parc d'appareils ou seulement les besoins estimés pour ces années? 3. Dans quel contexte devons-nous remplir la section 2 Adhésion différée du document Fiche technique d'inscription? Vous devez indiquer votre numéro d'abonnement au Portail d'approvisionnement de la Direction générale des acquisitions. Vous pouvez consulter le lien suivant afin d'obtenir de l'information générale à propos de nos comptes clients ou contacter le service à la clientèle de la DGACQ qui vous indiquera si votre organisation détient un compte client en composant le ou le : et cliquer dans la section de gauche Comment le service fonctionne? sur «En quoi ça consiste?», puis sur «La DGACQ», «Compte client» Vous devez inscrire le nombre d'appareils que vous estimez acheter chaque année. De plus, vous devez inscrire au mieux de votre connaissance les services et les quantités requises. Vous devez remplir cette section que si vous adhérez à la nouvelle entente à une date ultérieure au 1 er juin Page 7 sur 10

8 4. Parmi la liste des choix qui nous sont offerts, quels sont ceux qui sont importants pour calculer les services à offrir et les quantités afférentes? Dans le formulaire Fiche technique d'inscription ainsi que dans le tableau Liste des produits et services cellulaires concernant les catégories de biens et services déterminées, les principaux forfaits, les services en consommation mensuels ainsi que les produits et accessoires pour lesquels il est important de connaître votre estimation sont les numéros suivants : 5. Dans le formulaire «Fiche technique d'inscription», que devons-nous inscrire dans la section 4 Entités incluses dans le présent engagement? 1) Forfait voix 2a) Forfait données Internet groupe de partage : petite consommation 2b) Forfait données Internet groupe de partage : consommation moyenne 2c) Forfait données Internet groupe de partage : grande consommation 3) Forfaits données Internet Borne Wi-Fi 4) Forfait données dans le réseau gouvernemental 5) Itinérance vocale États-Unis et international 6) Itinérance données États-Unis et international 12) Service Appuyer-pour-Parler Selon l offre du prestataire de services 19) Interurbain États-Unis et autres pays 35) Téléphone cellulaire de base (FLIP) 36) Téléphone cellulaire intelligent 37) Borne Wi-Fi 38) Modem 39) Carte 40) Clés Internet 41) Étuis 42) Chargeur de base 43) Chargeur de voiture Vous devez inclure toute entité dont les besoins sont compris dans la Fiche technique d'inscription et qui serait en plus susceptible d'avoir à passer des commandes à son nom. (Ex.: Une municipalité qui engage son corps policier.) Page 8 sur 10

9 6. Est-ce que les estimations inscrites dans le tableau «Liste des produits et services cellulaires» auront un impact sur la facturation ou sur notre contrat? Tous les besoins qui peuvent être couverts par l'appel d'offres doivent être consommés dans le cadre de celuici. L'engagement est envers l'achat regroupé. Les estimations servent à des fins d'évaluation des besoins de la clientèle. 7. Est-ce possible d'avoir des explications sur les différentes options à sélectionner dans la Fiche technique d'inscription? 1. À qui s'adresse la prolongation de deux années aux contrats actuels? 2. Nous avons plusieurs appareils dont le contrat ne sera pas terminé en juin Est-ce que nous devrons payer la pénalité sur l'ensemble de ces téléphones? 3. Si nous adhérons aux services cellulaires du CSPQ, devrons-nous remplacer tous nos appareils ou si nous pourrons les transférer vers le nouveau prestataire? Plusieurs définitions se retrouvent dans le document Tarification et modalités d application Services cellulaires disponibles sur le site du CSPQ: TRANSITION VERS LE NOUVEAU CONTRAT Seuls les clients actuels qui ont des engagements se terminant après le 31 mai 2015 peuvent bénéficier de la prolongation des contrats actuels jusqu'au 31 mai Cette prolongation permet d'éviter les frais de pénalités aux fins de contrat avant terme. Les nouveaux contrats seront en vigueur à partir du 1er juin À partir de cette date, tout nouvel abonnement devra obligatoirement être fait dans le cadre de ces contrats. Les clients qui prévoient se joindre au regroupement d'achats après le 1er juin 2015, doivent compléter la section 2 de la fiche technique d'inscription et indiquez la date d'adhésion au regroupement d'achats. Pour les appareils achetés après le 1 er juin 2014 avec un engagement de 36 mois, il est possible que des pénalités soient payables pour le nombre de mois résiduel sur l'engagement. Les conditions concernant les pénalités sont décrites dans le document Tarification et modalités d application Services cellulaires disponible sur le site du CSPQ : À l échéance des engagements pris dans votre contrat actuel, il sera possible de transférer vos appareils vers le prestataire de services qui se sera classé au premier rang. Cependant, si le prestataire de services retenu est différent de votre fournisseur actuel, vous pourriez encourir un frais pour débarrer chaque appareil. Page 9 sur 10

10 4. Si nos contrats actuels viennent à échéance avant le 1 er juin 2015, devrons-nous les renouveler dans le cadre de l'entente actuelle? Nous recommandons de continuer sur le contrat actuel et de ne changer les appareils qu'après le 1 er juin 2015 dans le cadre de la nouvelle entente afin d'éviter les risques de pénalité. 5. Si nous adhérons, est-ce que nous pourrons conserver les numéros de téléphone que nous avons actuellement? Oui, la très grande majorité des abonnés pourront garder les mêmes numéros de téléphone. Cependant, des restrictions techniques propres aux prestataires de services peuvent s'appliquer dans quelques cas très rares. 6. Si les conditions de la nouvelle entente ne nous conviennent pas, sera-t-il possible de continuer sous l'entente actuelle? Les nouveaux contrats seront en vigueur à partir du 1 er juin À partir de cette date, tout abonnement venant à échéance devra obligatoirement être fait dans le cadre de ces contrats. Seuls les clients actuels qui ont des engagements se terminant après le 31 mai 2015 peuvent bénéficier de la prolongation des contrats actuels jusqu'au 31 mai Cette prolongation permet d'éviter les frais de pénalités pour rupture avant terme des contrats existants sur chaque ligne. 7. S'il y a un changement de prestataire de service principal, est-ce que des prix spéciaux nous seront offerts pour un changement d'appareil lors d'un renouvellement de contrat? 8. Est-il possible de vous faire des suggestions pour le nouvel appel d'offres en services cellulaires? La transition des contrats actuels vers les nouveaux contrats se fera au rythme de l échéance des engagements sur les appareils. Par la suite, un nouvel appareil pourra être acheté selon les conditions contractuelles. Les prix ne seront connus qu'à la signature des nouveaux contrats avec les prestataires de services. Oui. Vous pouvez nous faire parvenir vos suggestions à l'adresse suivante: info.appel.offre.cellulaire@cspq.gouv.qc.ca Page 10 sur 10