M. Martin Vachon, DSJF

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1 1643 G PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE PROCÈS-VERBAL DE LA 205 e SÉANCE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION des Centres jeunesse de l'outaouais (CJO) tenue le 9 octobre 2013, à l édifice Marc-Sénéchal 105, boulevard Sacré-Cœur, local 010, à Gatineau PRÉSENCES : M. Jules Arsenault M. Claude Beaulieu, président Mme Marie-Claude Bégin M. Dave Blackburn Mme Louise Boivin Bouffard M. René Brousseau M. Luc Cadieux, DG Mme Lise Coulombe M. François Hardy Mme Christine Labelle Mme Marie-Ève Moreau Mme Sophie Potvin M. Stéphane Rivest M. Michel Roy ABSENCES MOTIVÉES : M. Jean Bouchard M. Michel Gobeil M. Pierre Lamirande Mme Danielle Pharand INVITÉS: PUBLIC : M. Martin Vachon, DSJF Aucun SECRÉTAIRE DE SÉANCE : Marie-Claude Tremblay, assistante-secrétaire 1. Lecture et adoption de l'ordre du jour 2. Lecture et adoption du procès-verbal 2.1 Adoption du procès-verbal de la séance ordinaire du 12 juin Suites de la séance du 12 juin Rapport du directeur général remplaçant et du DG 3. Dossiers majeurs 3.1 Rapport annuel Démarche d agrément 3.3 Planification stratégique Objectifs du DG Affaires financières 4.1 Régime d emprunts à long terme 4.2 Avis de conformité PARI Nomination d un vérificateur externe pour Rapport AS Clientèle 5.1 Liste d'attente en protection de la jeunesse 5.2 Situation de l'engorgement dans les ressources d'hébergement en réadaptation 5.3 Autres indicateurs et cibles de gestion 6. Période de questions du public 7. Information 7.1 Rapport du président

2 Correspondance 7.3 Comité des usagers 8. Affaires courantes 8.1 Politique relative aux visites supervisées (Invité : Martin Vachon) 8.2 Protocole sur le recours à l hébergement en unité d encadrement intensif 8.3 Résolution Nomination du commissaire local adjoint aux plaintes et à la qualité 8.4 Résolution Nomination adjointe au directeur général 8.5 Résolution Nomination directrice des services professionnels et de la qualité 9. Affaires nouvelles 9.1 Élimination de la main d oeuvre indépendante 10. Dépôt de documents 11. Levée de la séance Tous les avis de convocation requis ayant dûment été reçus et considérant qu il y a quorum, la séance est ouverte à 17 h 15. Afin d assurer la cohérence à la lecture du procès-verbal, les notes seront retranscrites selon la chronologie de l ordre du jour déposé. 1. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR SUR PROPOSITION dûment faite par M. Hardy, et appuyée par M. Roy, D'ADOPTER l'ordre du jour tel que proposé. Le point 8 sera fait immédiatement après le point ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL SUR PROPOSITION dûment faite par M. Arsenault, et appuyée par M. Brousseau, D'ADOPTER le procès-verbal de la séance du conseil d'administration du 12 juin 2013 tel que déposé. 2.2 Suites de la séance du 12 juin 2013 Le directeur général informe les membres des suites du procès verbal. 2.2 Rapport du directeur général Le président commente le rapport du directeur général remplaçant transmis aux membres pour la période du 13 juin 2013 au 27 septembre M. Beaulieu mentionne que l entente avec la Caisse populaire Desjardins ayant pour objet le Centre d innovation et de développement a été modifiée. La ministre Véronique Hivon a visité les CJO et a félicité les CJO pour l excellente préparation. L équipe de direction a été rencontrée et les principaux enjeux et projets lui ont été présentés. Elle a soulevé l avant-gardisme des Centres jeunesse de l Outaouais. Deux unités de la rue Notre-Dame ont été visitées. Les jeunes étaient bien préparés et elle a reçu un très bel accueil. À la suite de cette visite, un comité projet jeunesse régional a été mis en place. 3. DOSSIERS MAJEURS 3.1 Rapport annuel Un exemplaire imprimé de la version abrégée du rapport annuel des Centres jeunesse de l Outaouais est remis aux membres. Le président souligne la qualité du document qui résume les activités et

3 1645 réalisations de la dernière année. Les membres apprécient le format et la présentation visuelle. Le rapport complet est disponible sur le site Internet des Centres jeunesse de l Outaouais. 3.2 Démarche d agrément M. Cadieux mentionne que la démarche d agrément est bien amorcée. Les sondages ont été envoyés aux employés et aux usagers ainsi qu aux familles d accueil. Il souligne la présence de M. Arsenault et de M. Brousseau à la formation du comité d agrément le 24 septembre dernier. À partir de janvier, les équipes d évaluation vont procéder à l évaluation des processus et des résultats des sondages. La visite du CQA aura lieu dans la deuxième semaine de juin Planification stratégique Un résumé des principaux dossiers de la planification stratégique est fait aux membres par M. Cadieux. Un tableau de l état de situation des différents projets devrait être présenté au conseil lors d une prochaine rencontre. 3.4 Objectifs du DG M. Cadieux étant de retour depuis peu, une rencontre d évaluation du directeur général sera convoquée pour discuter des objectifs AFFAIRES FINANCIÈRES 4.1 Régime d emprunts à long terme ATTENDU QUE, conformément à l article 78 de la Loi sur l administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001), Les centres Jeunesse de l Outaouais (l «Emprunteur») désire instituer un régime d emprunts lui permettant d effectuer, de temps à autre d ici le 31 décembre 2014, des emprunts à long terme auprès du ministre des Finances et de l Économie, à titre de responsable du Fonds de financement, pour un montant n excédant pas ,13 $; ATTENDU QUE, conformément à l article 83 de la Loi sur l administration financière, l Emprunteur désire prévoir, dans le cadre de ce régime d emprunts, que le pouvoir d emprunt et celui d en approuver les conditions et modalités soient exercés par au moins deux de ses dirigeants; ATTENDU QU il y a lieu d autoriser un régime d emprunts visant les emprunts à long terme à être contractés par l Emprunteur, d établir le montant maximum des emprunts qui pourront être effectués en vertu de celui-ci, d établir les caractéristiques et limites relativement aux emprunts à y être effectués et d autoriser des dirigeants de l Emprunteur à conclure tout emprunt en vertu de ce régime, à en établir les montants et les autres caractéristiques et à accepter les modalités et conditions relatives à chacun de ces emprunts; ATTENDU QUE le ministre de la Santé et des Services sociaux (le «Ministre») a autorisé l institution par l Emprunteur du présent régime d emprunts, selon les conditions auxquelles réfère sa lettre du 22 juillet 2013; SUR PROPOSITION dûment faite par M. Brousseau, Et appuyée par M. Arsenault,

4 Qu un régime d emprunts, en vertu duquel l Emprunteur peut, sous réserve des caractéristiques et limites énoncées ci-après, effectuer de temps à autre, d ici le 31 décembre 2014, des emprunts à long terme auprès du ministre des Finances et de l Économie, à titre de responsable du Fonds de financement, pour un montant n excédant pas ,13 $, soit institué; 2. QUE les emprunts à long terme effectués soient sujets aux caractéristiques et limites suivantes : a) malgré les dispositions du paragraphe 1 ci-dessus, l Emprunteur ne pourra, au cours de chacune des périodes de 18 mois s étendant du 1 er juillet au 31 décembre et comprises dans la période visée au paragraphe 1, effectuer des emprunts qui auraient pour effet que le montant total approuvé pour l Emprunteur, pour telle période, par le Conseil du trésor au titre de la programmation des emprunts à long terme des organismes régis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S-4.2), soit dépassé; b) l Emprunteur ne pourra effectuer un emprunt à moins de bénéficier d une subvention du gouvernement du Québec conforme aux normes établies par le Conseil du trésor au titre de l octroi ou de la promesse de subventions aux organismes régis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux, ainsi qu aux termes et conditions déterminés par le Ministre et pourvoyant au paiement en capital et intérêt de l emprunt concerné même si, par ailleurs, le paiement de cette subvention est sujet à ce que les sommes requises à cette fin soient votées annuellement par le Parlement; c) chaque emprunt ne pourra être effectué qu en monnaie légale du Canada, auprès du ministre des Finances et de l Économie, à titre de responsable du Fonds de financement; d) le produit de chaque transaction d emprunt ne pourra servir, outre le paiement des frais inhérents à l emprunt concerné qu à l une ou plusieurs des fins suivantes : i. le financement à long terme des dépenses d immobilisations autorisées par le Conseil du trésor conformément à l article 72 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (RLRQ, chapitre S-5) ou par le Conseil du trésor et le Ministre conformément à l article 260 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, incluant leur coût de financement à court terme jusqu à concurrence d un montant représentant trois (3) mois de la date de la prise de possession des travaux et calculés à compter du premier jour du mois qui survient après ladite date; ii. le financement à long terme des dépenses d immobilisations, d équipements ou d informatiques dont le paiement a été pourvu par le conseil régional de la santé et des services sociaux en vertu du décret numéro adopté par le gouvernement du Québec le 8 juillet 1987 et lui confiant la responsabilité en la matière, par l agence ou par la régie régionale en vertu du quatrième alinéa de l article 350 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, incluant leur coût de financement à court terme jusqu à concurrence d un montant représentant trois mois de la fin de l année financière dans laquelle les dépenses ont été pourvues par le conseil régional, l agence ou la régie régionale;

5 1647 iii. le refinancement d une partie ou de la totalité de tels emprunts venus à échéance; iv. le remboursement d emprunts bancaires contractés en attente de financement à long terme ou de refinancement. 3. QU aux fins de déterminer le montant total auquel réfère le paragraphe 1 ci-dessus, on ne tienne compte que de la valeur nominale des emprunts effectués par l Emprunteur. 4. QU en plus des caractéristiques et limites énoncées précédemment, les emprunts comportent les caractéristiques suivantes : a) les emprunts seront contractés aux termes d une seule et unique convention de prêt à être conclue entre l Emprunteur et le ministre des Finances et de l Économie, à titre de responsable du Fonds de financement et comporteront les modalités et conditions qui y sont établies; b) chaque emprunt sera constaté par l émission d un billet souscrit par l Emprunteur en faveur du ministre des Finances et de l Économie, à titre de responsable du Fonds de financement; c) le taux d intérêt payable sur les emprunts sera établi selon les critères déterminés par le gouvernement en vertu du décret numéro du 24 octobre 2001 concernant les critères de fixation des taux d intérêt qui peuvent être exigés sur ces emprunts ainsi que la nature des coûts imputables dans le calcul de ces taux ou dans le calcul du remboursement des emprunts, adopté en vertu de l article 24 de la Loi sur le ministère des Finances (RLRQ, chapitre M-24.01), tel que ce décret peut être modifié ou remplacé de temps à autre; et d) aux fins de garantir le paiement en capital et intérêt des emprunts à long terme visés par le présent régime d emprunts, une hypothèque mobilière sans dépossession portant sur la subvention sera accordée par le Ministre, au nom du gouvernement du Québec, soit consentie au ministre des Finances et de l Économie, à titre de responsable du Fonds de financement. 5. QUE l Emprunteur soit autorisé à payer, à même le produit de chaque emprunt les frais d émission et les frais de gestion qui auront été convenus. 6. QUE l un ou l autre des dirigeants suivants : le directeur général; le directeur des ressources humaines et des services administratifs; le chef des services financiers, de l informatique et de l approvisionnement de l Emprunteur, pourvu qu ils soient deux agissant conjointement, soit autorisé, au nom de l Emprunteur, à signer la convention de prêt, la convention d hypothèque mobilière, le billet, à consentir à toutes les clauses et garanties non substantiellement incompatibles avec les dispositions des présentes, à recevoir le produit net des emprunts ou, le cas échéant, à consentir à ce qu il soit reçu par la société de fiducie dont les services auront été retenus et à en donner bonne et valable quittance, à livrer le billet, à apporter toutes les modifications à ces documents non substantiellement incompatibles avec les présentes, à poser tous les actes et à signer tous les documents, nécessaires ou utiles, pour donner plein effet aux présentes.

6 QUE, dans la mesure où l Emprunteur a déjà adopté une résolution instituant un régime d emprunts pour les mêmes fins, la présente résolution remplace la résolution antérieure, sans pour autant affecter la validité des emprunts conclus sous son autorité avant la date du présent régime d emprunts. 4.2 Avis de conformité PARI ADOPTÉ Les membres ont pris connaissance de la programmation annuelle des projets et activités en ressources informationnelles transmis par l Agence. Le projet approuvé pour les CJO est celui de systèmes de visioconférence. 4.3 Nomination d un vérificateur externe pour CONSIDÉRANT QU en vertu de l article 290 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, le conseil d administration d un établissement doit à chaque exercice financier, nommer un vérificateur pour l exercice financier en cours; CONSIDÉRANT QU en vertu de l article 290 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, un processus d appel de propositions a été mené par notre établissement sous la supervision du comité de sélection en vue d obtenir des propositions pour la vérification des états financiers des Centres jeunesse de l Outaouais en novembre 2010; CONSIDÉRANT QUE la firme Raymond, Chabot, Grant, Thornton a obtenu le contrat de vérification pour une période de quatre années SUR PROPOSITION dûment faite par M. Brousseau, et appuyée par M. Rivest, DE NOMMER la firme Raymond Chabot Grant Thornton à titre de vérificateurs externes pour l exercice financier Rapport AS-480 Incidence : Départ de Mme Bégin (19 h). 5. CLIENTÈLE Le rapport AS-480 (Général et Autochtones) a été transmis à l Agence de la santé et au MSSS en juin dernier. 5.1 Liste d'attente en protection de la jeunesse La situation de la liste d attente en protection de la jeunesse se situe à 6 cas en attente d évaluation au 4 octobre Situation de l'engorgement dans les ressources d'hébergement en réadaptation M. Cadieux mentionne que la situation de l engorgement dans les ressources d hébergement en réadaptation se situe à 69 places occupées à la fin de la période 4 se terminant le 27 juillet 2013.

7 Autres indicateurs et cibles de gestion Le directeur général résume les informations contenues au tableau intitulé Indicateurs et cibles de gestion. 6. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC Aucun public. 7. INFORMATION 7.1 Rapport du président M. Beaulieu souhaite un bon retour à M. Cadieux. Les agendas , réalisés par l ACJQ, sont distribués aux membres. La séance publique annuelle des CJO a eu lieu le 18 septembre dernier sous un soleil radieux. La directrice générale de l ACJQ, Madame Sylvie Godin, y a assisté et a été impressionnée par le travail de l équipe des CJO. Le président et le directeur général ont rencontré le nouveau président-directeur général de l Agence, M. Jean Hébert. Le leadership et l innovation en matière de services sociaux seront parmi nos enjeux. 7.2 Correspondance Aucune correspondance 7.3 Comité des usagers Monsieur Brousseau mentionne qu une rencontre a eu lieu le 3 octobre. La prochaine réunion du comité des usagers est prévue le 30 octobre. 8. AFFAIRES COURANTES 8.1 Politique relative aux visites supervisées (Invité : Martin Vachon) M. Vachon est invité à présenter la politique révisée par la direction des services aux jeunes et à leur famille. Le guide pratique concernant la politique, élaboré en octobre 2013, est aussi présenté aux membres. Les membres ont pris connaissance du document sur la politique relative aux visites supervisées. Cette politique vient préciser les cadres légaux et cliniques de la visite supervisée qui est une activité clinique et doit faire l objet d une ordonnance de la cour. Elle remplace la politique POL-DST-01 adoptée en CONSIDÉRANT que les membres ont reçu et pris connaissance du contenu de la politique relative aux visites supervisées; CONSIDÉRANT que la politique est en conformité avec les principes premiers de la Loi sur la protection de la jeunesse (LPJ); CONSIDÉRANT que la politique a fait l'objet d'une présentation et d une consultation auprès des gestionnaires des C.J. de l'outaouais et du conseil multidisciplinaire; SUR PROPOSITION dûment faite par Mme Bouffard, et appuyée par M. Blackburn,

8 1650 D'ADOPTER la politique relative aux visites supervisées. 8.2 Protocole sur le recours à l hébergement en unité d encadrement intensif M. Beaulieu invite M. Vachon à présenter le protocole. La personne désignée aux CJO pour le recours à l hébergement en unité en encadrement intensif étant Mme Sophie Potvin, membre du conseil, celle-ci résume les principales balises du protocole. Elle précise que c est une mesure exceptionnelle. M. Vachon et Mme Potvin présentent aux membres le protocole révisé qui inclut le cadre légal, les balises et les processus cliniques et administratifs relatifs à l hébergement en unité d encadrement intensif. CONSIDÉRANT que les membres ont reçu le protocole sur le recours à l hébergement en unité d encadrement intensif; CONSIDÉRANT que le protocole datant de 2007 a été révisé selon les balises de référence de l ACJQ en respect avec la nouvelle Loi; CONSIDÉRANT que le protocole a fait l objet d une consultation auprès du comité de gestion; SUR PROPOSITION dûment faite par Mme Bouffard, et appuyée par M. Rivest, D ADOPTER le protocole sur le recours à l hébergement en unité d encadrement intensif avec les corrections demandées. 8.3 Résolution Nomination du commissaire local adjoint aux plaintes et à la qualité Le 7 août dernier, les membres ont procédé par voix électronique à la nomination de M. Marc Larocque à titre de commissaire local adjoint aux plaintes et à la qualité. La résolution est apportée ici afin qu elle soit entérinée et incluse au procès-verbal. CONSIDÉRANT la situation urgente de procéder à la nomination d un commissaire local adjoint en prévision des vacances du commissaire local; CONSIDÉRANT que les membres ont reçu la résolution et ont pu émettre leur vote par voix électronique; CONSIDÉRANT que le conseil désire entériner la résolution adoptée par voix électronique en date du 7 août 2013 afin qu elle apparaisse au procès-verbal; SUR PROPOSITION dûment faite par Mme Labelle, Et appuyée par M. Roy, D ENTÉRINER la résolution à l effet DE NOMMER Monsieur Marc Larocque à titre de Commissaire local adjoint aux plaintes et à la qualité pour les Centres jeunesse de l Outaouais.

9 Résolution Nomination adjointe au directeur général Suite à une demande faite par le Ministère en vertu de l article 279 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, une omission a été détectée dans la procédure de nomination de Mme Mailloux à titre d adjointe au directeur général et celle-ci doit être corrigée. CONSIDÉRANT que la nomination de Mme Sonia Mailloux à titre d adjointe au directeur général a été faite le 20 septembre 2011; CONSIDÉRANT que Mme Mailloux occupait ce poste de façon intérimaire depuis le 5 octobre 2010; CONSIDÉRANT que cette nomination n a pas fait l objet d une résolution officielle et que cette action est nécessaire à la nomination d un cadre supérieur; CONSIDÉRANT que la situation doit être corrigée officiellement pour être légalement conforme; SUR PROPOSITION dûment faite par M. Blackburn, et appuyée par Mme Coulombe, DE CONFIRMER la nomination de Mme Sonia Mailloux à titre d adjointe au directeur général, et ce, rétroactivement au 20 septembre Résolution Nomination directrice des services professionnels et de la qualité Suite à une demande faite par le Ministère en vertu de l article 279 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, une omission a été détectée dans la procédure de nomination de Mme Sirois à titre de directrice des services professionnels et de la qualité et celle-ci doit être corrigée. CONSIDÉRANT que la nomination de Mme Marie-Claude Sirois a été faite dans le cadre d une séance du conseil d administration sous forme téléphonique en décembre 2008 suite à un processus de sélection; CONSIDÉRANT que cette nomination n a pas fait l objet d une résolution officielle et que cette action est nécessaire à la nomination d un cadre supérieur; CONSIDÉRANT que Mme Sirois est entrée en fonction le 12 janvier 2009; CONSIDÉRANT que la situation doit être corrigée officiellement pour être légalement conforme; SUR PROPOSITION dûment faite par M. Brousseau, et appuyée par Mme Moreau, DE CONFIRMER la nomination de Mme Marie-Claude Sirois à titre de directrice des services professionnels et de la qualité, et ce, rétroactivement au 12 janvier 2009.

10 AFFAIRES NOUVELLES 9.1 Élimination de la main d oeuvre indépendante Les membres avaient été informés du plan d action du CSSSG pour l élimination de la main d œuvre indépendante en juin dernier. CONSIDÉRANT l'engagement des établissements d'offrir des soins et des services de qualité à la population des territoires de l'outaouais; CONSIDÉRANT que la stabilité des équipes contribue à la qualité des soins et des services, favorise la continuité des soins et services et facilite l'émergence d'un bon climat de travail; CONSIDÉRANT le choix sans équivoque et l'importance de favoriser la consolidation des équipes plutôt que l'utilisation de services d'agence privée de personnel; CONSIDÉRANT que ce choix s'inscrit en cohérence avec les intentions convenues par lettres d'entente entre les parties au national (Comité patronal de négociation du secteur de la santé et des services sociaux et syndicats nationaux) visant la réduction de la main-d'œuvre indépendante; CONSIDÉRANT l'utilisation actuelle de la main-d'œuvre indépendante de soins infirmiers, d'inhalothérapie et de préposés aux bénéficiaires au sein des établissements de la région; CONSIDÉRANT que cette utilisation occasionne une double gestion et par conséquent une perte d'efficience; CONSIDÉRANT la responsabilité des établissements d'utiliser de manière judicieuse les fonds publics pour assurer leur mission; CONSIDÉRANT la vision partagée par les établissements de vouloir éliminer l'utilisation de la main-d'œuvre indépendante dans le respect des réalités locales de chaque établissement et territoire; CONSIDÉRANT la notion d'interdépendance entre les établissements de la région de l'outaouais dans l'offre de services et de soins à la population des territoires de l'outaouais; SUR PROPOSITION dûment faite par M. Roy, Et appuyée par M. Potvin, DE METTRE EN PLACE les moyens nécessaires conduisant d'ici 2 ans à l'élimination de l'utilisation de la main-d'œuvre indépendante de soins infirmiers, d'inhalothérapie et de préposés aux bénéficiaires au sein de l'établissement. DE S ENGAGER à se concerter régionalement entre les établissements dans le choix et l'ajustement des stratégies conduisant à l'élimination de la main-d'œuvre indépendante. 10. DÉPÔT DE DOCUMENTS Aucun document n est déposé.

11 LEVÉE DE LA SÉANCE L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19 h 30. Monsieur Claude Beaulieu, Président Monsieur Pierre Lamirande, Secrétaire