ACSÉ Saisie en ligne des demandes de subvention VILLE VIE VACANCES par les porteurs de projet

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1 ACSÉ Saisie en ligne des demandes de subvention VILLE VIE VACANCES par les porteurs de projet Foire aux questions 1 Accéder au dossier de demande en ligne : Où trouve-t-on le dossier de demande? o Il faut se rendre sur le site de l Acsé « sur la barre horizontale grise, cliquer sur l onglet tout à droite «l Acsé et vous» puis sur le menu de gauche, cliquer sur «justifier une subvention». Dans le texte, il y a un lien en bleu. «cliquez ici pour accéder à l outil de saisie en ligne». Entrez ensuite l identifiant et le mot de passe puis cliquer sur «ENTRÉE». Où trouver le mot de passe et l identifiant? o L identifiant est noté sur la Notification d attribution de subvention. Au dessus du titre en gras, vous trouvez «référence dossier», les 6 premiers chiffres inscrits en gras composent l identifiant. o Les 9 premiers chiffres du numéro Siret de la structure représentent le mot de passe. Je n ai jamais été subventionné et je n ai pas d identifiant, comment dois-je faire? o Vous devez aller sur le site de l Acsé, dans l onglet «l Acsé et vous» puis sur le menu de gauche cliquer sur «demande de subvention». Dans le texte la phrase «demande de subvention» est soulignée, vous pouvez cliquer dessus. Une fenêtre s ouvre, vous devez cliquer sur «Dossier de demande de subvention n 12156*3». Vous devez alors le remplir, l imprimer, le signer et l envoyer à la DDCS secrétariat V.V.V, avec les pièces listées à la page 3 (statuts, RIB, membre du Conseil d Administration et du Bureau, délégation de signature si besoin). Je me suis connecté mais je ne sais pas quoi faire ; o Après avoir rentré l identifiant et le mot de passe, vous accédez à la page «/ Mes demandes», il faut alors cliquer sur le rectangle gris «Déposer une demande». 2 La présentation de la structure : le dossier de demande : Je suis sur la 1ère page, on me demande la Direction de l Acsé, que dois-je mettre? o Vous devez choisir «Département», «33», «Gironde» puis 2013 et cliquer sur la flèche bleue vers la droite.

2 Les renseignements sur la structure sont incorrects ou incomplets et je n ai pas la main pour les modifications. o C est normal, l Acsé est le seul à pouvoir faire les modifications. Vous devez vérifier tous les renseignements inscrits sur le site s il y a des erreurs, prévenez la DDCS secrétariat V.V.V ( ) qui vous guidera. o Après la vérification des informations, cliquer sur la flèche bleue. On me demande de renseigner le budget mais celui-ci n est pas encore clos. o Il est demandé le budget prévisionnel de la structure o Ce budget peut être provisoire mais il faut nous tenir informé de cet aspect et nous faire parvenir le budget prévisionnel finalisé le plus rapidement possible. Je ne peux pas inscrire des chiffres dans les cases du budget, le total n est pas bon, comment faire? o Vous devez changer de moteur de recherche pour accéder à Internet. Si vous êtes sur Internet Explorer passez par Firefox et recommencez du début en cherchant le site de l Acsé. Je tombe sur une page «Pièces à joindre au dossier», qu est-ce que c est? o Les pièces que vous pouvez télécharger et scanner peuvent être mises dans cette page tout comme le dernier rapport d activité de la structure. o Si vous ne les avez pas en version électronique, ce n est pas obligatoire, puisque la version papier de la demande de subvention, avec la signature originale doit être envoyée à la DDCS Mission Ville. Si je ferme Internet, je vais pouvoir retrouver ce que j ai écrit? o A chaque fois que vous cliquez sur la flèche bleue pour changer de page, les données sont enregistrées automatiquement. Toutefois, il est possible de revenir en arrière après avoir cliqué sur la flèche. À partir du moment où vous cliquez sur «confirmer» il n est plus possible de revenir sur la 1 ère partie à propos des informations sur la structure. J ai commencé à instruire sur le site puis je me suis déconnecté, où retrouver le dossier? o Après l identifiant et le mot de passe vous êtes sur la page «/ Mes demandes». Si la première partie sur la structure n a pas été confirmée, le dossier est sous la ligne grise «Mes dossiers de demande en cours de saisie». Si la saisie des actions a été commencée, le dossier est placé sous la catégorie «Mes dossiers de demande des campagnes en cours». o Vous devez alors cliquer sur l icône o La dernière page consultée s ouvre. à droite de la ligne demandée.

3 Après les pièces à joindre au dossier, le temps d attente pour passer à la page suivante est long, est-ce normal? o Oui, le site est assez long pour enregistrer. o Il faut attendre et ne pas quitter la page ou se déconnecter, ce n est pas un problème provenant de l ordinateur. Je tombe sur une demande de confirmation / un message d avertissement, que dois-je faire? o Si toutes les informations ont bien été rentrées vous pouvez confirmer même si les informations sur la structure sont fausses (voir questions précédente I ). Dès lors que vous avez confirmé, vous ne pourrez plus revenir sur ces étapes ni les modifier. Dois-je confirmer alors que je n ai pas renseigné l action menée? o Oui les informations sur la ou les action(s) seront demandées par la suite. Je ne peux pas confirmer mon dossier de demande o En allant sur la page «/ Mes demandes», vous devez avoir un dossier dans la catégorie «Mes dossiers de demande en cours de saisie» et un dossier dans «Mes dossiers de demande des campagnes en cours» pour l année o Pour pouvoir confirmer vous devez supprimer celui de la catégorie «Mes dossiers de demande en cours de saisie» grâce à l icône à droite de la ligne Il ne faut pas créer un dossier par action, mais un seul comportant toutes les actions. Peut-on imprimer le dossier saisi en ligne? o Oui, il est possible de l imprimer en cliquant sur «impression du Cerfa» à la page «/ Récapitulatif d un dossier de demande» après la confirmation. 3 Saisie de (ou des) action(s) : Comment déposer une action? o Il faut tout d abord ouvrir le dossier en cliquant sur l icône. Sur la page «/ Récapitulatif d un dossier de demande», allez tout en bas de la page et cliquez sur Pourquoi il y a des étoiles rouges? o Les étoiles distinguent les points à remplir obligatoirement pour passer à l étape suivante. J ai plusieurs actions mais en catégorie différentes (CUCS, VVV, FIPD), est-ce le même dossier de demande? o Les demandes pour les VVV et FIPD sont identiques à celles des CUCS, et se saisissent au même endroit que ceux-là.

4 o Il est conseillé de les différencier en indiquant «VVV», «FIPD» ou «CUCS»dans l intitulé de l action. J étais en train de saisir la description de l action. Quand j ai changé de page, j ai reçu un message d avertissement me disant que j ai été déconnecté, comment faire? o Sur ces pages, le temps de connexion est assez court alors que le temps de saisie, lui, est long. o Quand vous êtes déconnecté, vous perdez tout ce que vous avez saisi sur cette page avant la déconnexion. Astuce : Pour éviter les pertes de données, il faut remplir les informations marquées d une étoile rouge (même une lettre par exemple) et passer à la page suivante régulièrement afin d enregistrer les données. Il y a toujours possibilité de revenir en arrière grâce à la flèche bleue vers la gauche pour continuer de rentrer les informations. Est-il possible de faire du «copier/coller» dans les cases? o Vous pouvez écrire sur Word, par exemple, la description et la coller dans la case correspondante. La mise en page risque d être modifiée. L action est destinée à plusieurs types de population, comment peut-on les montrer? o Plusieurs étapes proposent de choisir parmi un menu déroulant des critères particuliers. Ces étapes sont «le public bénéficiaire» et la «zone géographique ou territoire de réalisation». o Après avoir choisi une caractéristique, cliquez sur «ajouter». Le critère sélectionné est retranscrit en haut de la page sous la bande grise. Vous pouvez alors, comme pour les dossiers ou l action, les modifier ou les supprimer grâce aux icônes de droite. o Vous pouvez recommencer cette manœuvre autant de fois que nécessaire avant de passer à la page suivante. J ai créé deux demandes pour une même action, qu est-ce que je dois faire? o Il est possible de supprimer une des demandes d action en cliquant sur l icône sur la page «/ Récapitulatif d un dossier de demande». Cette manipulation est possible uniquement avant d avoir confirmé l action. Une confirmation m est demandée. o Comme pour la 1 ère partie sur la structure, une confirmation est demandée. Dès lors que vous cliquez sur «confirmer» il est impossible de modifier les éléments saisis précédemment.

5 Je ne peux pas confirmer l action, il y a un message d erreur. Que dois-je faire? o Vous ne pouvez rien faire : il s agit d un dysfonctionnement de l outil, à signaler à la DDCS Mission Ville, qui relaiera auprès du siège de l Acsé. Comment imprimer l action? o Quand l action est confirmée, elle est inscrite dans la rubrique «actions de demande déposées», «Liste des actions» en bas de la page «/ Récapitulatif de l action de demande». o Pour imprimer il faut cliquer sur l icône de droite de l action souhaitée. Puis sur «impression de l action» souligné en bas de la page «/ Récapitulatif de l action de demande». 4 Bilan : Où dois-je saisir le bilan de l action 2012 sur le site? o Dans «/ Mes demandes», aller dans la rubrique «Mes projets de campagnes précédentes» et choisir le dossier 2012 à justifier en cliquant sur l icône à droite de l écran (papier et crayon). o Puis choisir l action à justifier sur la page «/ Récapitulatif du projet», «Actions subventionnées», «Liste des actions» en cliquant sur l icône de droite. o Enfin, en bas de la page «/ Récapitulatif de l action», cliquez sur le rectangle gris «Bilan» composé des parties qualitatives et quantitatives puis sur «Indicateurs». Il est demandé un bilan des actions de l année 2012, mais le bilan financier n est pas clôturé / le dépôt du dossier est trop tôt pour que le bilan soit fini. o Ce n est pas grave, vous pouvez nous transmettre un bilan provisoire et devez saisir le bilan définitif sur le site avant le 30 Juin. o Toutefois, il est nécessaire que vous nous adressiez dès maintenant un bilan qualitatif et quantitatif de l action effectuée à l appui de votre de demande.