Rô le d apprôbateur. Manuel de l utilisateur système E-Voyage

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1 Rô le d apprôbateur Manuel de l utilisateur système E-Voyage Si vous êtes un superviseur immédiat ou un gestionnaire de fonds, vous trouverez toutes l information nécessaire pour que vous soyez en mesure d approuver des demandes de préautorisation ou des demandes de remboursement de dépenses dans ce guide d utilisateur. 12/11/2015

2 Contenu COMMENT SE CONNECTER À CONCUR... 2 DÉCOUVRIR LA PAGE D ACCUEIL... 4 COMMENT PERSONNALISER VOTRE PROFIL... 5 Mise à jour des renseignements personnels... 6 Renseignements personnels... 6 Adresse électronique... 6 Paramètres pour les demandes de préapprobation et les demandes de remboursements... 6 Ajouter un FOAP dans votre profil... 6 Ajouter le Banner id... 6 Ajouter un délégué... 7 Paramètres des notifications que vous désirez recevoir par courriel... 8 Notifications des demandes de pré approbations... 8 Notification des demandes de remboursement de voyage... 8 Paramètres des approbateurs par défaut... 9 Approbateurs de demande et approbateurs de dépense... 9 COMMENT APPROUVER UNE DEMANDE DE PRÉ-APPROBATION DE VOYAGER Annexe A Vérification de la demande en détail Pièces jointes COMMENT APPROUVER UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE DÉPENSES (NOTE DE FRAIS) Annexe B Vérification du rapport en détail Pièces justificatives Message d exceptions LISTE DE VÉRIFICATION DES APPROBATEURS GUIDE DE RESSOURCES: Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

3 COMMENT SE CONNECTER À CONCUR 1. Ouvrez votre navigateur web 2. Inscrivez l'adresse suivante: 3. En haut de l écran, assurez-vous de sélectionner le langage de votre choix : English (US) ou Français canadien: Avis - langage de système: Veuillez noter que Concur est une société internationale. Il est donc possible que le verbiage Concur varie des termes que vous pouvez être habitué (orthographe/termes américaine, française européenne). 4. Tapez votre nom d'utilisateur: Votre nom d'utilisateur est votre adresse courriel Outlook de l Université d'ottawa [xxxxxxxxx@uottawa.ca] 5. Pour la 1re connexion seulement: Cliquez Vous avez oublié votre mot de passe? 6. Sélectionner: Envoyez-moi un courriel avec un lien pour réinitialiser mon mot de passe. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

4 a. Vous recevrez un courriel à partir de intitulé Demande de réinitialiser mon mot de passe 7. Suivez les instructions dans le courriel pour réinitialiser votre mot de passe afin de choisir un mot de passe de votre choix. Dorénavant, vous pourrez utiliser ce nom d utilisateur et ce mot de passe lorsque vous connecterez à Concur. Si vous avez de la difficulté à vous connecter, vous pouvez : Cliquer sur Vous avez oublié votre nom d utilisateur? Cliquer sur Vous avez oublié votre mot de passe? Note: Votre mot de passe est sensible à la casse. Communiquez avec le bureau des services E-Voyage si vous avez besoin d aide pour vous connecter au système. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

5 DÉCOUVRIR LA PAGE D ACCUEIL La page d accueil est le premier écran qui se présente à vous lorsque vous ouvrez une session dans le système. Ses différentes sections facilitent l accès à toute l information dont vous aurez besoin : Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

6 COMMENT PERSONNALISER VOTRE PROFIL Le système E-voyage vous permet de modifier, de confirmer ou de mettre à jour les éléments de votre profil d utilisatrice ou d utilisateur. Pour accéder à la section appropriée, aller sous Profil, puis cliquer sur Configuration du profil. Nous recommandons que vous passiez au travers de chacun des éléments qui se trouvent à gauche des options de profil afin que vous validiez l information qui s y trouve. Toutefois, vous trouverez ci-dessous quelques éléments qui sont pertinents pour faire cette mise à jour. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

7 Mise à jour des renseignements personnels Renseignements personnels Vérifier que tous les renseignements qui apparaissent déjà à l écran (en gris) sont exacts. Vu que vous ne pouvez pas modifier ces renseignements, veuillez envoyer un message à e-travel@uottawa.ca pour faire rectifier toute erreur qu ils contiennent, le cas échéant. Note : Il n est pas obligatoire de fournir l information personnelle telle que votre numéro à domicile ou l information de votre passeport de voyage. Vous remarquerez que nous avons inscrit le numéro de téléphone de l université dans le champ Téléphone résidentiel puisque ce champ est obligatoire. Adresse électronique Veiller à valider au moins une adresse électronique. Pour ce faire, appuyez sur le bouton valider. Un courriel vous sera envoyé avec un code que vous pourrez ensuite inscrire dans la case appropriée. Si vous valider plus d une adresse électronique, vous pouvez décider laquelle vous préférez pour recevoir les courriels en indiquant laquelle vous désirez utiliser pour les notifications. Paramètres pour les demandes de préapprobation et les demandes de remboursements Ajouter un FOAP dans votre profil Passer en revue les données figurant sous Demander des renseignements. C est ici que vous pouvez établir quel Fonds, Organisation et Programme (FOAP) le système utilisera, par défaut, pour vos demandes. Vous pourrez à tout moment modifier ces éléments lorsque vous créerez une nouvelle demande. Ajouter le Banner id À cet endroit, il est impératif que vous sélectionner le Banner ID de votre faculté ou service. Cette information est nécessaire pour que les demandes soient poussées dans notre système financier. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

8 Ajouter un délégué Sous Délégués de la demande, vous pouvez désigner quelqu un comme votre déléguée ou délégué. La personne ainsi désignée pourra agir à votre place pour préparer les demandes de remboursement de frais de voyage. Elle ne pourra toutefois que s acquitter des tâches que vous l aurez spécifiquement autorisée à accomplir en votre nom. Notez que les personnes déléguées ne peuvent pas soumettre les documents, alors lorsque ceux-ci seront prêt, ils vous notifieront que vous pouvez aller dans le système et soumettre les documents préparés. Sous l onglet Délégué de, vous pouvez voir qui vous a délégué l exécution de certaines tâches et lesquelles. Note : Une délégation faite pour des demandes de pré approbation de voyager s applique automatiquement aux dépenses et vice-versa. Toute personne que vous désignez comme délégué aura automatiquement le droit d agir en votre nom en ce qui concerne les demandes de remboursement. Cliquer sur le bouton Ajouter. Utiliser le champ de recherche pour trouver le nom de la personne à qui vous souhaitez faire une délégation. Cliquer sur le nom de la personne : il apparaîtra alors comme délégué. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

9 Cocher les cases correspondant aux permissions que vous souhaitez donner à cette personne, autrement dit à ce que vous l autorisez à faire à votre place. Cliquer sur Enregistrer. Note : Vous pouvez choisir plusieurs délégués et confier des tâches différentes à chacune de ces personnes. Paramètres des notifications que vous désirez recevoir par courriel Notifications des demandes de pré approbations À l écran Préférences de demande, vous pouvez choisir quels avis par courriel vous souhaitez recevoir concernant les demandes de remboursement. Sous Invite, vous pouvez cocher «pour un approbateur lorsqu une requête est soumise», ainsi, si vous êtes un approbateur, vous recevrez des courriels vous indiquant que vous avez des documents en attente de votre approbation. Notification des demandes de remboursement de voyage À l écran Préférences Expense, vous pouvez choisir quel avis par courriel vous souhaitez recevoir concernant les dépenses (ou notes de frais). Cochez «pour un approbateur lorsqu une demande est soumise», sous Invite, si vous êtes un approbateur, vous recevrez des courriels vous indiquant que vous avez des documents en attente de votre approbation. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

10 Paramètres des approbateurs par défaut Approbateurs de demande et approbateurs de dépense Si vous savez que vos demandes seront toujours soumises à l approbation de la même personne, vous pouvez désigner ici un Approbateur par défaut. Taper le nom de votre superviseure ou superviseur dans le champ vierge et vous verrez son nom se compléter automatiquement, suivi de son adresse électronique. Cliquer sur ce nom pour établir votre Approbateur par défaut. Approbateur 2 par défaut (voir lettre B ci-dessous) : Nous avons également ajouté un espace pour entrer un deuxième approbateur par défaut. Cette option peut être utilisée dans le cas où une autre personne que vous ou votre superviseur est le gestionnaire des fonds utilisés. Note: Sous la section Approbateurs de dépense, vous devez mettre votre superviseur immédiat comme Approbateur par défaut, votre gestionnaire de fonds (si nécessaire) comme Approbateur 2 par défaut, et il est inutile de mettre un approbateur pour vos demandes d avance en espèces puisque celles-ci iront directement à votre agent de vérification pour que celui-ci crée la facture. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

11 COMMENT APPROUVER UNE DEMANDE DE PRÉ-APPROBATION DE VOYAGER Que vous soyez superviseur immédiat ou gestionnaire de fonds, vous recevrez une notification par courriel lorsque vous aurez une demande de pré-approbation prête à être approuvée. Il est possible pour vous de cliquer directement sur le lien se trouvant dans la notification afin d effectuer l approbation (dans ce cas, votre écran s ouvrira directement dans la demande à approuver), ou vous pouvez simplement accéder à votre page d accueil de Concur en utilisant l adresse url : L ouverture d une session dans Concur vous amène directement à votre page d accueil. Vous trouverez les notes de frais sous Approbations requises. Il y a trois façons d accéder aux demandes en attente d approbation. Cliquer sur : 1. Autorisations requises, sous Mes tâches; 2. Approbations requises, sur la barre des tâches. 3. Approbations, directement dans le menu principal. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

12 Une fois que vous aurez accédé à l écran d approbation, vous remarquerez qu il y a deux onglets, soit l onglet d approbation des Demandes de pré-approbation de voyager et l onglet des Demandes de remboursement de Notes de frais. Cliquer sur le nom de la Demande (en bleu) que vous voulez passer en revue et approuver. La demande s affichera alors à l écran. Note : Si vous avez cliqué directement à partir du message électronique reçu, vous serez automatiquement ouvert dans la demande de pré-approbation de voyager qui requiert votre attention. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

13 La fenêtre de la demande montre la liste des dépenses que prévoir encourir le voyageur nommée en haut de la fenêtre, ainsi que le sommaire du montant demandé en haut à droite. Examiner cette demande en détail. (voir Annexe A) Quand vous avez fini de vérifier une demande, vous pouvez : 1. Si tout est en règle, cliquez sur le bouton Approuver. 2. Si vous ne pouvez pas approuver la note de frais, parce que vous y avez repéré une ou plusieurs erreurs, cliquez sur le bouton Renvoyer la demande. 3. Enfin, si vous croyez que cette demande nécessite une approbation supplémentaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Approuver et transmettre, ainsi vous pourrez sélectionner le nom d une autre personne qui devra approuver ce document avant que celui-ci arrive dans la queue d approbation de l agent de conformité. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

14 Annexe A Vérification de la demande en détail Les différents onglets comportent plusieurs éléments qui peuvent être pertinents lors de votre approbation. En-tête de de la demande Permet de valider l information générale sur le voyage en question, soit les dates du voyage, le type de voyage, le but du voyage, le code budgétaire, etc. Segments Donne un aperçu des dépenses que prévoit encourir le voyageur lors de son voyage. Résumé de dépense Au même titre que dans l onglet Segments, donne l ensemble des dépenses que prévoit encourir le voyageur lors de son voyage. Processus d approbation Permet de vérifier si les personnes devant approuver cette demande ont bien été sélectionnées. Pise de vérification Permet de connaître toutes les actions qui ont été effectués en lien avec cette demande de pré-approbation. Pièces jointes Si le voyageur à joint un document à sa demande de pré-approbation, par exemple un programme de conférence, vous pouvez le consulter en cliquant sur le bouton Pièces jointes, puis Vérifier les documents. Il est également possible d imprimer ou d envoyer par courriel cette demande de pré-approbation si cela est nécessaire. Message d exceptions Pour passer en revue les exceptions et les messages d avertissement, vous pouvez cliquer sur chacune des lignes où le petit triangle jaune apparait, ainsi vous pourrez lire le message d exception. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

15 COMMENT APPROUVER UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE DÉPENSES (NOTE DE FRAIS) Que vous soyez superviseur immédiat ou gestionnaire de fonds, vous recevrez une notification par courriel lorsque vous aurez un document prêt à être approuvé. Il est possible pour vous de cliquer directement sur le lien se trouvant dans la notification afin d effectuer l approbation (dans ce cas, votre écran s ouvrira directement dans le rapport à approuver), ou vous pouvez simplement accéder à votre page d accueil de Concur en utilisant l adresse url : L ouverture d une session dans Concur vous amène directement à votre page d accueil. Vous trouverez les notes de frais sous Approbations requises. Il y a trois façons d accéder aux notes de frais en attente d approbation. Cliquer sur : 1. Autorisations requises, sous Mes tâches; 2. Approbations requises, sur la barre des tâches. 3. Approbations, directement dans le menu principal. Une fois que vous aurez accédé à l écran d approbation, vous remarquerez qu il y a deux onglets, soit l onglet d approbation des Demandes de pré-approbation de voyager et l onglet des demandes de remboursement de Notes de frais. Cliquer sur le nom de la note de frais (en bleu) que vous voulez Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

16 passer en revue et approuver. La note de frais s affichera alors à l écran. Note : Si vous avez cliqué directement à partir du message électronique reçu, vous serez automatiquement ouvert dans la demande de remboursement de voyage qui requiert votre attention. La fenêtre de la note de frais montre la liste des dépenses encourues par le voyageur nommée en haut de la fenêtre, ainsi que le sommaire de la note de frais en bas et à droite. Examiner le rapport de remboursement en détail. (voir Annexe B). Quand vous avez fini de vérifier une note de frais, vous avez trois options. 1. Si tout est en règle, cliquez sur le bouton Approuver. 2. Si vous ne pouvez pas approuver la note de frais, parce que vous y avez repéré une ou plusieurs erreurs, cliquez sur le bouton Renvoyer à l employé. 3. Enfin, si vous croyez que cette demande nécessite une approbation supplémentaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Approuver et transmettre, ainsi vous pourrez sélectionner le nom d une autre personne qui devra approuver ce document avant que celui-ci arrive dans la queue d approbation de l agent de conformité. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

17 Annexe B Vérification du rapport en détail Le menu Détails comporte plusieurs éléments qui peuvent être pertinents lors de votre approbation. En-tête de note de frais Permet de valider l information générale sur le voyage en question, soit les dates du voyage, le type de voyage, le but du voyage, le code budgétaire, etc. Totaux Permet de valider le montant qui sera rembourser à l employé, de vérifier si une avance de voyage a été appliqué contre cette demande de remboursement, etc. Piste de vérification Permet de connaitre toutes les actions qui ont été effectués en lien avec cette demande de remboursement. Processus d approbation Permet de vérifier si les personnes devant approuver cette demande ont bien été sélectionnées. Commentaires Permet d ajouter un commentaire sur cette demande. Attributions Permet de vérifier les codes budgétaires pour chaque dépense, lorsque par exemple une dépense est chargée contre plusieurs codes budgétaires. Afficher itinéraires joints Permet de connaître l itinéraire du voyage. Afficher indemnités fixes Permet de vérifier si le voyageur a marqué certains repas comme étant inclus dans son voyage. Afficher indemnités remboursables Permet de connaître la limite remboursable pour les frais de repas, le montant réclamé, le montant qui dépasse la limite et enfin le montant remboursable, et ce pour chaque journée Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

18 Pièces justificatives Pour vérifier que l ensemble des reçus, affidavits pour les reçus manquants, cartes d embarquement et toute autre documentation nécessaire à l appui des dépenses sont bien joints à la note de frais. Placer votre souris sur l icône montrant une coche sur fond bleu pour voir les pièces jointes. Il est également possible d afficher toutes les pièces justificatives et d y jeter un coup d œil global en cliquant sur le menu Reçus puis Afficher les reçus. Message d exceptions Pour passer en revue les exceptions et les messages d avertissement, vous pouvez cliquer sur chacune des lignes où le petit triangle jaune apparait, ainsi vous pourrez lire le message d exception. Se reporter à la Liste de vérification des approbateurs, qui facilite la vérification des notes de frais. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

19 LISTE DE VÉRIFICATION DES APPROBATEURS Demandes de remboursement La raison du déplacement est valable. L auteur de la demande a obtenu une avance en espèces. L auteur de la demande a une ou plusieurs avances en espèces remontant à plus de 30 jours. Notes de frais La raison du déplacement est valable. Une pré-approbation est jointe (personnes qui ne sont pas membres de l'apuo et voyageurs approuvés) L avance en espèces disponible a été utilisée. Les dépenses personnelles ont été déduites du montant dont le remboursement est demandé. Un itinéraire a été créé pour le calcul de l'indemnité journalière. Les types de dépenses sont exacts. Les reçus correspondent bien aux dépenses auxquelles ils sont joints. Les dates des reçus correspondent bien aux dates des dépenses. Les dates d un déplacement en avion correspondent bien à celles du reçu fourni. Une liste des participants a été jointe. Si des fonds de recherche sont utilisés pour financer un déplacement, ce dernier a été approuvé au préalable. Les dépenses semblent raisonnables. Reçus Les images des reçus requis sont bien jointes. Un affidavit de reçu manquant a été joint pour les dépenses sans reçu. Les originaux des reçus (copie papier) ont bien été fournis. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx

20 GUIDE DE RESSOURCES Consultez le lien pour visualiser une démonstration vidéo et les guides de l'utilisateur créé pour l'université d'ottawa qui sont disponibles pour notre groupe pilote! Consultez le document FAQ créez pour vous! Consultez votre «Champion(ne) E-Voyage : Faculté des arts Faculté de médecine Bureau de la VR, recherche Ressources financières Ressources humaines Alexandre Gagnon agagno3@uottawa.ca Tél. Tel.: (3853) MED-TRAVEL@uottawa.ca Gloria Kaneza gkaneza@uottawa.ca Tél. Tel.: (2613) Stéphanie Richer sriche4@uottawa.ca Tél. Tel.: (7202) Monique Malo Monique.malo@uOttawa.ca Tél. / Tel. : (1553) Obtenez un soutien technique en temps réel à partir de Concur: Si vous avez des questions relatives à la formation, contactez le Bureau du Projet E-Voyage. Dernière révision: 13/11/ Manuel d'utilisateur pour un approbateur.docx