Cinq raisons d'éliminer votre infrastructure de télécopie interne

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1 Un livre blanc d'easylink Services Cinq raisons d'éliminer votre infrastructure de télécopie interne Gains opérationnels liés à la transition des services de télécopie d'entreprise vers un système en nuage

2 2 Résumé Situation : La mise à niveau des infrastructures informatiques permet de réinventer les services de télécopie d'entreprise Pour la plupart des sociétés d'informatique, la maintenance d'une infrastructure de serveurs de télécopie à l'échelle de l'entreprise représente un engagement financier considérable en matière de logiciels, de matériels et de ressources administratives nécessaires pour garantir un service ininterrompu 24 h/24, 7 j/7. Pour les entreprises présentes à l'international s'ajoute la nécessité de traiter avec des opérateurs télécom locaux, rendant la gestion de ces services de télécopie encore plus compliquée, sans parler de leur coût. Les dépenses et la logistique associées aux mises à niveau régulières de l'infrastructure de communication ont poussé de nombreuses entreprises à envisager l'externalisation de leurs services de télécopie auprès de prestataires. Comme avec n'importe quel autre modèle de service externalisé, les entreprises sont confrontées à la délicate nécessité de proposer en permanence un niveau de souplesse, de contrôle et de disponibilité équivalent à leur modèle de service interne. Problème : La maintenance de serveurs de télécopie et l'assistance informatique en interne sont devenues bien trop onéreuses Le recul de l'économie a contraint de nombreuses entreprises internationales à réétudier le retour sur investissement de leur infrastructure de télécopie interne dédiée. Les sociétés utilisant la télécopie comme outil commercial stratégique peuvent facilement dépenser des centaines de milliers de dollars par an en budget informatique, pour gérer la fonctionnalité du système, planifier sa capacité et en assurer la disponibilité. À une époque où la moindre dépense est traquée, chaque dollar destiné à l'informatique doit être utilisé sur des projets synonymes de nouvelles opportunités commerciales, générant un chiffre d'affaires accru. Comme cela a été observé avec l'externalisation de ressources informatiques similaires tels que les services réseau et les services de données, la fourniture d'applications d'entreprise et les fonctions d'assistance/support, de nombreuses entreprises font désormais évoluer leurs systèmes de télécopie internes vers un modèle externe en nuage afin de satisfaire aux nouvelles exigences en matière de budget et de productivité. Solution : Les services de télécopie en nuage offrent une totale maîtrise à moindre coût Grâce aux économies d'échelle, les services de télécopie en nuage offrent maintenant le même niveau de qualité et de contrôle qu'une infrastructure de télécopie globale gérée en interne. Étant donné que les services de télécopie en nuage (également appelés services de télécopie à la demande) éliminent les coûts importants liés à l'acquisition, la mise en œuvre, le déploiement et la gestion de serveurs de télécopie et d'opérateurs télécom régionaux, les entreprises peuvent réaliser des économies considérables en recourant à un modèle externalisé en nuage. Le modèle de transaction de type «paiement à l'utilisation» généralement associé aux services en nuage permet aux entreprises de ne payer que pour les services de télécopie réellement utilisés. Résultat : Réaffectation des ressources informatiques, souplesse et meilleure maîtrise des dépenses Grâce à des options de reporting détaillé, les services de télécopie en nuage permettent aux sociétés de passer d'un modèle axé sur les coûts à un modèle où les coûts sont affectés à chaque département d'après son utilisation spécifique des services de télécopie. Ces sociétés peuvent ainsi optimiser l'allocation de leurs ressources financières et de leur personnel en faveur de projets générant de nouveaux revenus, partout dans le monde.

3 3 Introduction : Télécopie d'entreprise, un environnement en pleine mutation Les très nombreuses plates-formes technologiques, applications et normes propriétaires introduites pendant les années 1980 et 1990 ont contraint les sociétés d'informatique à mettre en place des contrôles internes stricts sur tous les services d'information, visant à renforcer la productivité et à limiter les conflits et les périodes d'indisponibilité. L'un de ces services était le déploiement contrôlé des communications par télécopie. Pour la plupart des entreprises, la gestion d'une infrastructure de télécopie interne impliquait un investissement considérable : mise en œuvre et maintenance de serveurs de télécopie internes, équipes dédiées au support et à l'assistance, prestataires télécom régionaux, mise en place et systèmes de données redondants pour un fonctionnement 24 h/24, 7 j/7. Pour les entreprises internationales, la nécessité de traiter avec des opérateurs télécom distincts sur chaque continent ou dans chaque région constituait un niveau supplémentaire de dépenses pour le déploiement et la gestion des services de télécopie à l'international. Progressivement, les coûts élevés associés à la maintenance d'une infrastructure de télécopie d'entreprise ont poussé de nombreuses sociétés à réétudier leur investissement. Selon une analyse des coûts menée en interne par une société multinationale, la gestion de son infrastructure de télécopie interne revient à environ 37 cents par page envoyée. Avec des centaines de milliers de pages envoyées, le coût d'une infrastructure de télécopie interne pour cette société atteint facilement des millions de dollars par an. 1 De nos jours, le recul de l'économie a contraint de nombreuses entreprises internationales à remettre en cause leur politique en matière de contrôle interne sur les services de télécopie, en faveur d'un modèle externalisé moins onéreux. Faisant écho à l'externalisation d'autres services informatiques essentiels, tels que les applications d'entreprise et les fonctions d'assistance/support, de nombreuses entreprises envisagent à présent l'adoption d'un modèle externe, en nuage, pour la télécopie. Pour preuve de cette tendance croissante, le grand analyste de l'industrie Gartner prévoit que les services d'entreprise en nuage passeront de 46,4 milliards de dollars en 2008 à plus de 150,1 milliards en 2013, soit une progression de plus de 200 % en cinq ans. Selon ces mêmes prévisions, le marché des services de télécopie par Internet devrait doubler, passant de 750 millions de dollars en 2008 à près de 1,5 milliard de dollars d'ici «Le marché des services de télécopie par Internet devrait doubler, passant de 750 millions de dollars en 2008 à près de 1,5 milliard de dollars d'ici 2013.» Source : Davidson Consulting, juillet 2009 Au moment où elles doivent envisager la mise à niveau de leurs serveurs, de nombreuses sociétés profitent de cette opportunité pour évoluer d'une infrastructure de télécopie interne vers une solution reposant sur un modèle en nuage offrant des services globaux de télécopie, à un prix largement inférieur et dans un environnement plus évolutif et plus sécurisé. Les économies ainsi réalisées permettent aux entreprises de compenser une grande partie de leurs budgets informatiques et de réaffecter ces fonds en faveur d'initiatives commerciales plus stratégiques. Pour les entreprises confrontées à cette décision, le présent livre blanc propose un précieux comparatif des nombreuses complications liées à la maintenance d'une infrastructure interne ; il décrit en outre les différents avantages associés au recours à des prestataires en nuage pour la télécopie et les services connexes. Ces informations permettent aux cadres commerciaux et techniques de valider le gain pouvant être réalisé en matière de rapport bénéfice/coûts avec l'adoption d'une stratégie en nuage pour les communications par télécopie. 1 Source : Étude de cas interne EasyLink, Source : Davidson Consulting, «Fax Service Markets, », juillet 2009.

4 4 Défis liés à la maintenance d'une infrastructure globale de télécopie d'entreprise La voie privilégiée par les responsables informatiques au cours des dernières décennies, à savoir l'installation de serveurs de télécopie centralisés, était considérée comme une alternative rentable au déploiement de télécopieurs pour chaque département de l'entreprise, comme cela se faisait auparavant, et dont une étude a révélé un coût de plus de 3 dollars par page. 3 Malheureusement, une grande partie de ces dépenses était attribuée aux coûts de personnel et de main-d'œuvre associés à l'envoi manuel de télécopies. Tandis que le déploiement de services centralisés de télécopie d'entreprise abaissait le coût par page moyen d'un envoi, cette stratégie s'accompagnait également d'un ensemble de dépenses particulières, notamment : les investissements en capitaux dans les serveurs de télécopie et les systèmes de sauvegarde redondants ; un ensemble de coûts et de frais téléphoniques, ainsi que l'évaluation périodique des capacités ; des coûts de personnel liés à la gestion, à l'assistance et au support ; la mise à niveau régulière des matériels et des logiciels ; les contrats pour le niveau de service et la maintenance à long terme. Avec une telle infrastructure, on estime que le coût de l'envoi d'une page de télécopie a pu être réduit à entre 37 et 50 cents. 4 Bien que cela représente une économie substantielle par rapport aux méthodes manuelles, les entreprises envoyant des centaines de milliers de pages par télécopie chaque année en arrivent facilement à dépenser des millions de dollars pour maintenir une grande infrastructure globale de télécopie. Pour les sociétés internationales avec des bureaux sur plusieurs continents, la maintenance d'une infrastructure de télécopie à l'échelle de l'entreprise s'accompagne d'un ensemble de défis supplémentaires, monopolisant d'énormes ressources, notamment : 1. Gestion d'une infrastructure globale Les entreprises avec une organisation informatique centralisée sont confrontées à des défis plus nombreux en matière de gestion des infrastructures informatiques sur différents continents. De telles tâches requièrent de gérer plusieurs ressources informatiques sur différentes régions, chacune ayant ses propres spécificités en termes de matériels, de logiciels, de télécoms et d'infrastructures d'entreprise. Des considérations telles que le positionnement du matériel, la gestion de l'espace des centres «Les entreprises avec une organisation informatique centralisée sont confrontées à des défis plus nombreux en matière de gestion des infrastructures informatiques sur différents continents.» de données, les exigences locales en matière de téléphonie, les exigences contractuelles en matière de service et la planification de la continuité pour la redondance alourdissent considérablement le budget informatique, augmentant en outre le niveau de complexité de la gestion. Lorsque des mises à niveau périodiques des serveurs sont programmées à l'échelle de l'entreprise, cet ensemble complexe de ressources génère un cauchemar logistique pouvant provoquer des problèmes au niveau régional et des périodes improductives qui en découlent. 2. Maintien d'un haut niveau de sécurité et de conformité Selon le secteur d'activité, de nombreuses entreprises doivent se conformer à un ensemble de réglementations fédérales aux États-Unis, telles que la loi HIPAA, dans le domaine de la santé, la loi Sarbanes-Oxley sur les sociétés cotées et la loi de modernisation des services financiers Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA). Ces réglementations stipulent que les informations sensibles sur le personnel et les questions financières doivent être protégées lorsqu'elles sont gérées au sein d'une infrastructure d'information d'entreprise. Les documents imprimés laissés dans les imprimantes-télécopieurs de 3 Source : Davidson Consulting, mai Source : Étude de cas interne EasyLink, 2009.

5 certains services peuvent donner lieu à un accès non autorisé et potentiellement dangereux à des informations personnelles et financières sensibles. De telles brèches dans la réglementation peuvent entraîner de lourdes pénalités et des litiges, et même nuire aux relations commerciales et à l'image de marque de l'entreprise. 3. Mise en œuvre d'un plan efficace de reprise sur sinistre Les effets désastreux de phénomènes météorologiques extrêmes et autres catastrophes naturelles peuvent semer le chaos et la destruction dans les opérations commerciales. Chaque entreprise internationale doit mettre en œuvre un plan de reprise sur sinistre assurant la continuité des fonctions stratégiques dans chaque région d'activité, dans l'éventualité d'une catastrophe. Pour une disponibilité permanente des services, les entreprises doivent investir lourdement dans des centres de données régionaux et des systèmes de sauvegarde géographiquement disséminés. Ces systèmes de sauvegarde doivent également fournir des performances évolutives d'un niveau équivalent aux systèmes principaux, afin de pouvoir gérer les pointes de volume de trafic. Par ailleurs, les systèmes de sauvegarde doivent eux aussi être mis à niveau en même temps que les systèmes principaux pour garantir la prise en charge des pics et la conformité de l'équipement. Par conséquent, l'investissement d'une entreprise dans des solutions efficaces de sauvegarde et de reprise sur sinistre peut s'avérer considérable, alors même que ces solutions ne sont pas infaillibles si elles ne sont pas mises en œuvre et entretenues correctement. 4. Récupération et affectation des coûts d'exploitation La plupart des entreprises considèrent les services de télécopie comme un centre de coûts. C'est pourquoi les services informatiques peuvent absorber la totalité des dépenses associées à la gestion d'une infrastructure de télécopie centralisée. Malheureusement, une telle stratégie ne permet pas de réaffecter facilement les coûts de services de télécopie d'après la consommation de chaque département. Cela complique la détermination des coûts réels des services de télécopie au niveau de chaque département dans le cadre de la planification du budget informatique. Alors que les coûts associés à la gestion de services de télécopie internes augmentent, ces dépenses grèvent les fonds disponibles pour d'autres activités commerciales essentielles. 5. Promotion de pratiques environnementales durables La responsabilité environnementale et l'utilisation de ressources énergétiques sont devenues des préoccupations majeures pour de nombreuses entreprises. Outre leur effet positif sur les relations publiques, les politiques des entreprises «vertes» dans le domaine des pratiques durables sont sources d'économies d'énergie et de matériel contribuant à améliorer le résultat net dans un contexte de ralentissement des cycles commerciaux. Les entreprises sont ainsi devenues plus vigilantes visà-vis de leur consommation de papier, du recyclage et de la mise au rebut des matières dangereuses, et elles recherchent en permanence de nouvelles manières de réduire leur consommation énergétique globale. Le recours à une infrastructure globale de télécopie s'appuyant sur une multitude de serveurs de télécopie et de télécopieurs pour produire des documents imprimés, en plus d'accroître les coûts d'exploitation, va à l'encontre des efforts environnementaux. «La plupart des entreprises considèrent les services de télécopie comme un centre de coûts et doivent absorber la totalité des dépenses associées à la gestion d'une infrastructure de télécopie centralisée.» Alors que le modèle impliquant une infrastructure de télécopie gérée en interne était pertinent il y a 20 ans, les coûts élevés et les complexités opérationnelles associés à cette pratique posent désormais un problème particulier, notamment dans le contexte actuel de maîtrise des coûts où se débattent de nombreuses entreprises. Dans leur recherche d'un équilibre entre coût et efficacité opérationnelle, un grand nombre d'entre elles se sont tournées vers des services informatiques externalisés en nuage. Avec ce modèle, les entreprises bénéficient de plusieurs avantages opérationnels associés à des économies considérables par rapport à une infrastructure de télécopie gérée en interne. 5

6 6 Les cinq avantages des services de télécopie en nuage pour l'entreprise internationale Les stratégies en nuage permettent de tirer parti de ressources réseau partagées pour des services informatiques à la demande pratiques pouvant être rapidement mis à disposition avec un haut niveau de souplesse et d'évolutivité. En utilisant les ressources partagées de centres de données en réseau, placés de manière stratégique, les services de télécopie d'entreprise en nuage offrent des niveaux de service équivalant à une infrastructure gérée en interne, sans les coûts associés en termes de ressources. Par conséquent, de nombreuses entreprises remettent en cause leurs stratégies de télécopie en interne pour adopter un modèle en nuage, présentant notamment les avantages suivants : 1. Réductions spectaculaires des coûts Les services de télécopie externalisés en nuage éliminent tout besoin en matière d'acquisition, de déploiement et de maintenance d'une infrastructure de télécopie interne lourde. Les coûts associés à l'acquisition, à l'implémentation, au déploiement et à la gestion de serveurs de télécopie, de lignes télécom et du personnel administratif/de support sont éliminés. En recourant à un modèle de tarification axé sur la transaction d'après le nombre télécopies transmises, les services de télécopie en nuage peuvent réduire jusqu'à 70 % le coût total de transmission par page par rapport au modèle de télécopie géré en interne. 5 Alors que la transmission d'une page de télécopie gérée par l'entreprise peut coûter en moyenne entre 37 et 50 cents, les entreprises ayant adopté un modèle en nuage dépensent en moyenne moins de 10 cents par page télécopiée. Les entreprises avec de hauts volumes de télécopies pourraient ainsi économiser des dizaines, voire des centaines de milliers de dollars par an. En recourant à un modèle de tarification axé sur la transaction [...], les services de télécopie en nuage peuvent réduire jusqu'à 70 % le coût total de transmission par page par rapport au modèle de télécopie géré en interne. 2. Infrastructure simplifiée Le modèle en nuage propose un point de contact unique pour toutes les fonctions administratives, de gestion, d'assistance/support et de reporting. Il est à tout moment possible de surveiller intégralement la consommation au niveau global, départemental ou individuel. Il n'est donc plus nécessaire de dédier une infrastructure informatique et du personnel en charge de son exploitation : le service informatique peut ainsi remobiliser ses précieuses ressources internes sur d'autres domaines stratégiques. Grâce au modèle de paiement à l'utilisation, l'entreprise règle uniquement les services de télécopie réellement utilisés. 3. Indifférence à la plate-forme Dans un modèle en nuage, le service informatique n'est plus responsable de la gestion, de la maintenance ou de la mise à niveau de la plate-forme existante et des normes d'application. Tout client ou toute plate-forme mobile utilisant le protocole SMTP peut fonctionner dans un modèle en nuage, permettant aux différents départements d'une entreprise d'opter pour les meilleures solutions afin de répondre aux exigences de leur activité. Et lorsque de nouvelles exigences commerciales justifient l'ajout de nouvelles solutions, telles que des périphériques multifonction (MFD, Multi-Function Devices) ou des appareils mobiles, ces nouveaux équipements peuvent être intégrés facilement dans le modèle de télécopie en nuage. 4. Intégration souple et transparente Avec un modèle en nuage, il est possible d'ajouter de manière transparente des services de télécopie à un système de messagerie électronique d'entreprise existant. Cela permet à tous les utilisateurs de l'entreprise d'envoyer et de recevoir des télécopies directement depuis leur compte de messagerie, tirant ainsi parti de l'infrastructure de messagerie électronique de l'entreprise et permettant aux utilisateurs de réagir immédiatement à l'information, où qu'ils se trouvent. 5 Source : Étude de cas interne EasyLink, 2009.

7 7 5. Services étendus Le modèle de services de télécopie en nuage permet aux employés internes comme au personnel mobile de bénéficier de nombreux avantages, sans les coûts et le temps autrefois requis pour la planification informatique et/ou la mise en œuvre avec une infrastructure de télécopie d'entreprise en interne. Des services peuvent être ajoutés ou supprimés à tout moment selon l'évolution de l'activité et les exigences des utilisateurs.

8 8 Les services en nuage : la réponse aux défis de la transmission de télécopies d'entreprise Résoudre les défis de l'entreprise internationale Les services de télécopie en nuage offrent au service informatique de l'entreprise une ressource externe unique pour toutes les fonctions informatiques et de support international. Celles-ci incluent la fourniture d'applications, l'assistance multiniveau/le support technique, la redondance, l'audit de niveau de service, le reporting et l'évolutivité. Le coût et la complexité associés à la gestion de plusieurs opérateurs télécom pour chaque région géographique sont ainsi éliminés, car un prestataire unique peut assurer le service sur n'importe quel continent et dans n'importe quel pays. Les centres d'exploitation réseau gèrent l'ensemble des services 24 h/24, 7 j/7 ; ils identifient et préviennent les problèmes techniques avant qu'ils ne donnent lieu à des indisponibilités du réseau et à une interruption de service pour le client. Conformité et totale sérénité grâce à une sécurité optimale Les services de télécopie externalisés offrent des fonctions d'audit de sécurité et de reporting pour garantir la conformité avec toutes les exigences réglementaires du secteur concerné. Dans le cadre du modèle en nuage, les principaux prestataires de services de télécopie suivent des règles de sécurité strictes, notamment : o o o o Audit annuels ou semestriels sur site, conformément aux directives de sécurité du client Audits périodiques de la conformité à SAS 70 6 répondant à des normes de sécurité inflexibles Connectivité pour la messagerie sécurisée en option, avec cryptage point à point des messages Contrôles de base et filtrage des employés Reprise intégrale sur sinistre avec disponibilité constante Les prestataires de services de télécopie en nuage utilisent plusieurs centres de données redondants répartis dans le monde entier pour garantir une redondance et un service disponible 24 h/24, 7 j/7, dans l'éventualité où une catastrophe majeure affecterait un site informatique primaire. Cela permet d'éliminer le coût et la complexité associés à la maintenance de centres de données et de systèmes redondants. En cas de catastrophe localisée, l'entreprise ne souffre d'aucune interruption de ses services de télécopie, ni d'aucun signe de dégradation des performances. Meilleure récupération/affectation des coûts «Plutôt que de traiter les services de télécopie comme un centre de coûts, il est possible de distribuer les dépenses entre chaque département, garantissant une récupération efficace des coûts par le service informatique.» Les services de télécopie en nuage permettent une comptabilité et un reporting complets pour chaque utilisateur/département. Cela permet au service informatique de surveiller les niveaux d'utilisation de la télécopie et d'affecter les coûts à chaque département selon leur consommation réelle. Plutôt que de traiter les services de télécopie comme un centre de coûts, il est possible de distribuer les dépenses entre chaque département, garantissant une récupération efficace des coûts et un bon contrôle par le service informatique. Ainsi, les budgets informatiques peuvent être réaffectés en faveur de projets plus stratégiques générant des revenus. Pour une durabilité verte Comme les télécopies sont envoyées vers des boîtes de réception de messagerie électronique individuelle sous forme de documents électroniques générés directement depuis un ordinateur avant envoi, il n'est plus nécessaire de disposer d'une infrastructure de télécopieurs sur site. Il est possible 6 American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), «SAS No. 70, Service Organizations», rds.htm

9 d'afficher les messages à l'écran ou de les imprimer à la demande, afin de rationaliser la consommation de toner, de papier et d'électricité, tout en optimisant la gestion des déchets. Cela permet à l'entreprise de contribuer à une plus grande responsabilité environnementale tout en diminuant les dépenses en équipement et en consommables. 9

10 10 Serveurs de télécopie et services de télécopie hébergés : comparatif Investissement en capital (infrastructure) Solution avec serveurs de télécopie Serveurs (matériel et logiciel), services télécom Solution de télécopie hébergée Aucun Planification et mise en œuvre 4 à 12 semaines pour la conception, l'achat, l'installation, le déploiement et les essais Moins d'une journée (souvent quelques heures) Investissement informatique courant Investissement télécom courant Matériel, mises à niveau des logiciels client et serveur ; frais mensuels de maintenance du matériel et des logiciels Frais d'abonnement à des lignes T1/E1, numéros DID, taxes et dépassements Aucun Frais de location mensuels faibles uniquement pour les DID Coût de la transaction Prix à la minute pour les longues distances Prix fixe par transaction Fiabilité Souvent, aucune redondance ni surveillance efficace. L'ajout de la redondance et de la surveillance peut plus que doubler l'investissement initial en capital. Haut niveau de disponibilité (plus de 99,5 %), redondance géographique et surveillance des centres d'exploitation 24 h/24, 7 j/7 Évolutivité Limitée par le matériel existant et la configuration télécom. Peut être accrue moyennant un investissement supplémentaire en capital et de longs délais de mise en œuvre. Évolutivité à la demande pour les pics de capacité ou pour accompagner la croissance de l'entreprise Reprise sur sinistre Connaissance/support informatique Administration Reporting Coût total de propriété Technologie d'entreprise verte Sécurité des données Sécurité physique Bien souvent, aucune capacité de reprise sur sinistre. Le cas échéant, les serveurs redondants se trouvent souvent dans le même centre de données et ne bénéficient pas du même niveau de support et de maintenance que les serveurs de production. Ressources requises 24 h/24, 7 j/7 avec des connaissances sur les serveurs de télécopie (matériel et logiciels) et les services télécom L'administration est assurée depuis le serveur de télécopie ou le poste de travail client Capacités de reporting variables selon la configuration. Élevé Non : empreinte importante en matière de matériel et de télécom et consommation énergétique plus élevée Niveau de sécurité selon des domaines clés, notamment : expertise en sécurité informatique, environnement (LAN/WAN/VPN), contrôle de l'accès utilisateur et architecture des communications Bien souvent, aucune capacité de reprise sur sinistre. Le cas échéant, les serveurs redondants se trouvent souvent dans le même centre de données. Centres de données disséminés et redondants pour la continuité de l'activité Peu ou pas de ressources internes requises ; le support est assuré par le centre de support client du prestataire. Administration sur Internet Reporting sur les activités au niveau de la société, du département et de l'utilisateur Faible : souvent la moitié ou moins du coût d'une infrastructure avec serveurs de télécopie Oui : élimination des consommables et de tous les matériels de télécopie sur site Sécurité complète des informations avec des contrôles techniques et administratifs pour protéger les données des clients et l'infrastructure, tout en garantissant la conformité réglementaire Centres de données renforcés avec sécurité avancée et contrôles d'accès

11 11 Étude de cas : Services de télécopie en nuage au sein d'une entreprise pharmaceutique internationale Le problème : Avec plus de 500 sites et des dizaines de milliers d'employés dans le monde, l'une des plus grandes sociétés pharmaceutiques de la planète s'est aperçu qu'elle dépensait une fortune en utilisant une infrastructure de télécopie sur site. Cette infrastructure comptait un total de 24 serveurs de télécopie pour des milliers d'utilisateurs dans un environnement obsolète posant plusieurs problèmes d'ordre financier et opérationnel : La société a identifié des dépenses excessives pour le support et la maintenance de ses serveurs de télécopie et de tous les systèmes de sauvegarde «à chaud» redondants. L'équipe informatique passait tant de temps à la gestion des serveurs qu'elle délaissait les autres projets technologiques vitaux. Les serveurs de télécopie étaient impossibles à gérer de manière centrale, créant une fonction de télécopie fragmentée impossible à concilier avec la stratégie de communication globale de l'entreprise. Les serveurs étaient tout le temps sous-dimensionnés (pour tenter de réaliser des économies) ou surdimensionnés (ports supplémentaires en prévision de périodes de pic), mais jamais dimensionnés correctement d'après les besoins effectifs. Les employés travaillant depuis des régions reculées n'étaient par pris en charge par les serveurs existants et ne bénéficiaient donc d'aucune capacité de télécopie. Les utilisateurs étaient régulièrement confrontés à des dysfonctionnements et à des problèmes d'indisponibilité inacceptables pour un leader mondial du secteur pharmaceutique. La société envisageait une mise à niveau de grande envergure quant à son infrastructure de serveurs de télécopie ; comme le support allait être arrêté, la société allait être contrainte de procéder à une mise à niveau onéreuse. La solution : La société a commencé à explorer des solutions alternatives aux serveurs sur site. Après une étude approfondie, elle a opté pour des services complémentaires auprès d'un prestataire externe de services de télécopie en nuage, avec : le service DESKTOP MESSAGING permettant aux employés d'envoyer et de recevoir des télécopies directement dans leur compte de messagerie électronique existant ; le service PRODUCTION MESSAGING offrant une solution d'informatisation externalisée (STP) qui automatise la création et l'envoi de transactions sortantes provenant des systèmes administratifs. Grâce au modèle de services de télécopie en nuage, la société a rapidement pu commencer à abandonner ses serveurs de télécopie et l'infrastructure télécom associée. Le modèle hébergé s'est révélé bien plus abordable, éliminant les coûts d'équipement tout en permettant un système de paiement à la transaction grâce auquel la société ne payait que les services de télécopie réellement utilisés. Le résultat : Plus d'un million de dollars économisés par an Économie moyenne de 70 % par télécopie Équipe informatique de la société soulagée de la totalité de la fonction de télécopie Alignement des services de télécopie avec les stratégies commerciales et les objectifs de l'entreprise Traçabilité, vérification et archivage améliorés fournissant à la société une piste de vérification complète pour chaque transaction sur son réseau

12 12 Résumé Étant donné le contexte économique actuel, le service informatique de toute entreprise internationale doit trouver de nouvelles manières de réduire ses dépenses d'exploitation sans sacrifier la qualité de service pour les employés et les clients. Si le contrôle interne d'une infrastructure de télécopie gérée centralement a été pertinent à une époque, les coûts croissants associés à la mise en œuvre et à la gestion du matériel, des logiciels, du personnel et des services télécom ont poussé de nombreuses entreprises internationales à remettre en cause ces stratégies en faveur d'un recours à des prestataires externes de services en nuage. Aujourd'hui, les services de télécopie en nuage constituent une solution très économique offrant des niveaux d'administration, de support, de sécurité des données, d'évolutivité et de redondance équivalant à une infrastructure de télécopie interne. La mise en œuvre de services de télécopie en nuage pour l'infrastructure d'une entreprise internationale présente trois avantages commerciaux uniques : Importantes réductions des coûts Les services de télécopie en nuage abaissent le coût total de l'envoi de télécopies en tirant parti d'économies d'échelle externes liées au modèle de paiement à l'utilisation. Affectation des ressources informatiques Les services de télécopie en nuage permettent de réaffecter les coûts d'une infrastructure de télécopie centralisée au niveau de la division/du département/de l'utilisateur. Meilleurs processus commerciaux/plus grande automatisation Les services de télécopie en nuage facilitent les processus commerciaux en intégrant de manière transparente les capacités de télécopie dans l'infrastructure d'information de l'entreprise internationale.

13 13 À propos d'easylink À propos d'easylink Services EasyLink Services est l'un des principaux fournisseurs de services de télécopie dans un environnement Software-as-a-Service (SaaS) pour les grandes entreprises utilisant la télécopie comme un outil essentiel dans leurs communications avec les clients, les partenaires commerciaux et les prestataires. EasyLink propose une gamme complète de solutions de télécopie externalisées éliminant le coût et les inefficacités de la gestion des serveurs de télécopie (matériel et logiciel), tout en offrant des niveaux supérieurs en matière d'évolutivité, de sécurité et de redondance. Le service de télécopie et les autres services associés d'easylink permettent aux entreprises de réduire leurs coûts, de respecter les exigences de sécurité et de conformité, et de réaffecter certaines ressources informatiques à des initiatives plus stratégiques. Solutions de télécopie : Le service Desktop Messaging permet aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des télécopies depuis leur client de messagerie électronique existant, sans avoir besoin de matériel ou de logiciel spécifique, tirant ainsi parti de l'infrastructure de messagerie déjà déployée dans l'entreprise. Le service Production Messaging automatise la transmission de communications de volume important (relevés, factures, rapports, formulaires, avis) depuis les systèmes administratifs (systèmes hôtes, hérités, CRM et ERP), pour une remise sous forme de télécopie, de message électronique, de SMS ou d'edi. Production Messaging rationalise les opérations et améliore la sécurité tout en réduisant les coûts. Document Capture and Management (DCM) convertit les informations des formulaires en données numériques exploitables. EasyLink reçoit et convertit les informations contenues dans ces formulaires en données électroniques aux formats EDI, XML, ACORD XML et plus d'une centaine d'autres. DCM accélère le traitement des données stratégiques au sein des systèmes commerciaux et élimine les erreurs liées à la saisie de données. Pour plus d'informations sur les services de télécopie EasyLink, visitez notre site Web sur ou envoyez-nous un courrier électronique à l'adresse france@easylink.com. À propos d'easylink Services EasyLink Services International Corporation (EasyLink) est un fournisseur mondial de premier plan en matière de messagerie électronique et de services de transactions à la demande, qui aide les entreprises à optimiser leurs relations avec leurs partenaires, fournisseurs, clients et autres interlocuteurs. EasyLink fournit une solution 100 % externalisée et de qualité incomparable pour les services de messagerie d entreprise et de chaîne logistique à la demande, générant des économies d échelle attrayantes et concentrant les responsabilités en un point unique. Au cœur de nos services hébergés se trouve l infrastructure leader du secteur, EasyLink Business Integration Network, une infrastructure globale fiable, sécurisée et totalement redondante, qui gère quotidiennement les millions de transactions de sa clientèle. Siège social 6025 The Corners Parkway Norcross, GA 30092, États-Unis Easylink Services (France) SARL 32 Boulevard Diderot Paris France 1 (678) (800)