UCL. The Electronic Document Handling System Web EDH is available at

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1 UCL The Electronic Document Handling System Web EDH is available at Check List pour utilisateur : Modification de Contrat et Extension Applicable aux Membres du Personnel Associés (MPA) suivants: Utilisateurs (USER), Attachés de coopération (COAS) et Visiteurs Scientifiques (VISC) Introduction Le document de modification et d extension du contrat vous permet : De renouveler votre contrat de MPA avec le CERN. Vous serez informé par lorsque vous pourrez renouveler votre contrat avec ce formulaire. De changer votre expérience ou unité organique si vous êtes un USER De changer le pourcentage de votre présence au CERN Ce formulaire est applicable aux Membres du Personnel Associés suivants: USERS participant à une expérience qui sont affiliés à un team et pour qui le statut USER est indiqué en haut du document COAS: Attachés de Coopération participant comme scientifiques dans le cadre d un accord entre leur Institut d Origine et l Organisation, qui sont attachés à un groupe CERN (unité organique), et pour qui le statut COAS est indiqué en haut du document. VISC: Visiteurs Scientifiques invités par un Chef de Département pour participer aux activités de ce département où ils sont attachés à un groupe (Unité organique), pour qui le statut VISC est indiqué en haut du formulaire. Les différentes étapes pour vérifier et demander la prolongation de votre contrat, changer votre expérience ou projet, ou changer votre pourcentage de présence au CERN sont : Cliquez sur l icône du formulaire Contract modification and extension Vérifiez vos données personnelles et mettez-les à jour si nécessaire : Choisissez un mode d approbation. Joignez les justificatifs et envoyez le document 1 P a g e

2 Etape 1 Cliquez sur l icône du formulaire EDH modification et extension de contrat. Sure votre bureau EDH, vous pouvez accéder au formulaire modification et extension de contrat en cliquant directement sur l icône correspondant. Le formulaire modification et extension de contrat est affiché avec vos informations personnelles : votre nom est automatiquement affiché en haut du document. Vous pouvez accéder à vos informations personnelles telles que votre adresse privée et les données contractuelles en cliquant sur l hyperlien "Voir détails dans HRT" Chaque USER, COAS et VISC peut mettre à jour son propre formulaire. Etape 2: Rentrez la nouvelle date de fin de votre contrat - CERN Pour être enregistré en tant que USER, COAS ou VISC vous devez fournir une déclaration de votre Institut (HID : Home Institution Declaration) signée. Si votre contrat avec votre institut a été prolongé, vous devez indiquer la nouvelle date de fin de votre contrat CERN demandée. La date de fin de votre contrat CERN ne peut excéder la date de fin de contrat mentionnée dans votre HID. Etape 3: Vérifiez votre adresse L adresse indiquée est celle qui sera utilisée pour toute communication officielle. Il est essentiel qu elle soit correcte. Merci de la modifier si nécessaire. Etape 4: Vérifiez vos numéros de bureau et téléphone CERN Si une modification doit être faite : Les USERs doivent informer leur secrétariat d expérience (ou le Users Office si leur expérience n a pas de secrétariat) Les COAS ou VISC doivent informer leur secrétariat de département. Etape 5: Vérifiez votre adresse privée locale (votre adresse dans la région genevoise) Votre adresse locale actuellement enregistrée dans la base de données est affichée. Si elle a changé, vous DEVEZ la mettre à jour avec le document EDH LAC avant de procéder aux changements sur le document modification et extension du contrat. 2 P a g e

3 Etape6 : Vérifiez votre adresse privée non-locale Il s agit de votre adresse privée dans votre pays d origine. Vous devez la mettre à jour si elle a changé. 7: Vérifiez vos contacts en cas d urgence Les coordonnées de vos contacts en cas d urgence sont affichées. Si nécessaire, vous devez les mettre à jour avec le formulaire EDH EC 8: Confirmez votre statut dans votre institut d origine Par votre signature électronique du document, vous attestez comprendre et certifier votre statut professionnel dans votre Institut d Origine et avoir choisi l option qui correspond à celle mentionnée dans la déclaration de votre Institut d origine. 9: Confirmez ou modifiez la participation à votre expérience primaire Un USER est associé à une expérience primaire. Le formulaire de modification et d extension du contrat doit être signé par le Team Leader (ou son adjoint) de son expérience primaire. Mettez à jour votre expérience primaire si elle a changé. Seules les expériences auxquelles participe votre institut apparaissent dans la liste déroulante. Un COAS ou un VISC est rattaché à une unité organique CERN. Le formulaire de modification ou d extension du contrat doit être signé par votre superviseur. Vous devez mettre à jour votre unité si elle a changé. Si vous avez changé de département, contactez le secrétariat du département que vous quittez pour préparer le transfert (via un PAF) et ensuite allez au Users Office. 10: Confirmez ou modifiez vos participations à des expériences secondaires Si vous êtes un USER et que vous participez à des expériences secondaires, indiquez pour chacune si elle est terminée ou non. Si vous avez une nouvelle participation, ajoutez-la. 3 P a g e

4 11: Modifiez votre pourcentage de présence annuelle au CERN Votre temps de présence annuelle au CERN pendant votre association avec le CERN est très important car il détermine votre statut résidentiel. Vous devez le mettre à jour s il a changé. 12: Sélectionnez le mode d approbation du document (USER seulement) Le formulaire peut être approuvé dans EDH avec "Signature par EDH" ou, exceptionnellement sur "Signature sur papier". Dans le cas de la signature EDH, vous pouvez choisir l ordre des responsables vers qui le document sera routé. Pour une signature sur papier, le formulaire doit être imprimé et signé par le Team Leader ou son adjoint et apporté au Users Office avec les justificatifs nécessaires. 13: Attachez vos justificatifs et Envoyez le formulaire Une fois le document complété, vous devez l envoyer avec le bouton "send " en rentrant votre mot de passe d autorisation EDH. Si vous ne vous en souvenez pas (ou n en avez pas), contactez le service desk. Tous les justificatif doivent, si possible, être scannés et joints au formulaire EDH. Vous serez informés par quand votre Team Leader aura approuvé le formulaire, ainsi que lorsque le document aura été traité par le Users office. 4 P a g e

5 Schéma du routage du document: Une fois le document envoyé, il suivra ce routage: 5 P a g e