Guide informatique pour les nouveaux arrivants

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1 CERN CH1211 Geneva 23 Switzerland EDMS NO. REV. VALIDITY RELEASED REFERENCE EN-GMS/SP Date : Manuel Guide informatique pour les nouveaux arrivants DOCUMENT PREPARED BY: DOCUMENT CHECKED BY: DOCUMENT APPROVED BY: G. Richaud S. Prodon S. Prodon

2 Page 2 of 18 TABLE DES MATIERES 1. Organisation du support informatique dans le Département EN EN Desktop Support Mandat Principales demandes Correspondants dans les groupes Autres services au CERN Compte NICE Délivrance Changer le mot de passe Connexion au réseau CERN Avec un PC fixe CERN Avec un PC portable CERN Avec un autre ordinateur Avec un téléphone Connexion depuis l extérieur Réseau CERN Stockage de documents dans DFS Web Imprimantes Gestion des applications Applications disponibles Installation d applications additionnelles Annuaire CERN (Phonebook) Accéder Modifier les données Système de messagerie Microsoft Outlook Outlook Web Access Fonctions utiles EDH (Electronic Data Handling) System Comment accéder Mot de passe de signature Formulaires utiles Document Management System (EDMS) Informations additionnelles Page internet Directory du CERN Page internet du département IT (Information Technology) E-Groups Applications pour les réunions... 17

3 Page 3 of Réservation d une salle de conférence Application Indico pour pour la gestion des agendas des réunions Liens utiles Lexique... 17

4 Page 4 of Organisation du support informatique dans le Département EN 1.1 EN Desktop Support Pour toute information, veuillez cliquer sur «EN Desktop Support» depuis la Home Page du Département EN. Toutes les demandes de support informatique doivent transiter par le portail EN Desktop Support Service portal ou par téléphone (Gaetan Richaud). 1.2 Mandat Le service fournit un support pour tous les ordinateurs à usage de bureautique et aide à la gestion des équipements informatiques dans le Département. Le Département EN utilise l ensemble du support fourni par le Département IT, notamment l achat et la réparation des PCs, Windows Desktop (NICE), le support Mac, les services de support mails et imprimantes. Le service EN complémente les services offerts par IT avec notamment les activités suivantes: Gestion du parc informatique du Département, y compris les achats de PCs, MACs, écrans et accessoires. Configuration et installation des nouveau PCs à usage de bureautique. Réparation et dépannage du matériel informatique (à l exception des MACs). Suivi du cycle de vie des équipements informatiques du Département (déplacement, changement de responsable, mise au rebut). Formation des utilisateurs du Départment. 1.3 Principales demandes Veuillez cliquer sur les liens ci-après en fonction de votre demande : Rapporter un problème au EN Desktop Support Commander un nouveau PC, MAC, écran ou accessoire Déplacer un équipement informatique Requête pour un Macintosh (dépannage, installation, configuration) au service IT Mac desktop Problème d imprimante (dépannage, installation, déplacement, toner) au service IT printer support Problème de software au Service Desk

5 Page 5 of Correspondants dans les groupes Groupe Correspondant Code budgétaire CV S. Poulsen EL S. Oliger GMS S. Prodon HDO S. Escaffre HE J.M. Chevalley ICE H. Milcent MEF S. Chemli MME A. Rasmussen STI M. Donze Autres services au CERN Support General (toutes demandes et problèmes logiciels): Helpdesk Support => or Pour imprimantes (installation & maintenance): Printer Support => or Pour logiciel CAD (Computer Aided Design): CATIA Support => or Pour workstations (installation & maintenance) GS Support => or Compte NICE Le login CERN (NICE account) vous permet de vous loguer sur votre PC et sur toutes les applications Web mises à disposition par le CERN. Ce login et ce mot de passe est personnel et ne doit en aucun cas être transmis à quelqu un, même au service IT ou au EN-desktop. 3.1 Délivrance Votre login CERN vous est communiqué lors de votre enregistrement au bâtiment 55 moyennant la fourniture d une adresse personnelle. Vous avez ensuite 3 jours pour suivre un cours sur la sécurité informatique. 3.2 Changer le mot de passe Pour changer de mot de passe, il faut aller dans «Account Management» et cliquer sur «My accounts». Vous pourrez changer votre mot de passe dans la rubrique «Account Tasks» en cliquant sur «Change or reset password».

6 4. Connexion au réseau CERN REFERENCE EDMS NO. REV. VALIDITY Page 6 of 18 Un PC fixe ou un PC portable doivent d abord être enregistrés sur le Network Portal (Netops) avant de pouvoir avoir accès au réseau CERN et à internet. Pour aller sur Netops, aller sur la page de IT du CERN et dans la rubrique Connectivity, cliquer sur Network Portal ou cliquer sur ce lien. Se loguer et remplir les champs indiqués. Normalement tous les PC CERN sont préconfigurés, dans le doute appelez le ENdesktop au ou envoyez un mail au 4.1 Avec un PC fixe CERN Un PC fixe CERN doit être branché à un socket Ethernet configuré dans Netops avec son nom et son adresse Mac. Ce socket sera uniquement dédié au PC configuré et connecté dessus, ce qui signifie qu aucun autre PC n aura de réseau. 4.2 Avec un PC portable CERN Pour un PC portable CERN, il faut configurer dans Netops un socket en portable (PB). En effet pour que le PC reste portable, le socket configuré en PB accepte tous les PC enregistrés dans Netops, ce qui permet d avoir de la mobilité dans tout le CERN et de ne pas faire une demande de connexion à chaque déplacement. Les PC portables peuvent aussi se connecter sur le réseau Wifi du CERN qui est actif dans tous les bâtiments et dans le tunnel. 4.3 Avec un autre ordinateur Pour se connecter avec un PC non CERN (PC personnel ou autres), il faut lancer votre navigateur internet (Internet Explorer, Mozilla,..) et suivre les indications écrites sur la page Web qui s affichera. 4.4 Avec un téléphone Pour se connecter au réseau Wifi du CERN avec un téléphone, c est la même chose que le PC portable, il faut juste suivre les instructions écrites sur la page Web ouverte à l aide de votre navigateur Internet. Pour configurer ses mails ou autres, il faut consulter les liens suivants: pour les téléphones CERN pour les téléphones non CERN 4.5 Connexion depuis l extérieur Pour se connecter sur votre PC CERN alors que vous êtes chez vous, il faut tout d abord laisser votre PC allumé et branché sur le réseau. Des informations détaillées sont disponibles en cliquant sur ce lien.

7 Page 7 of Autoriser les connexions à distance depuis votre PC CERN Lors de la première utilisation, vous devez configurer votre PC pour l autoriser à accepter les connections à distance Accéder au réseau CERN (Remote Desktop) A partir de votre PC personnel hors du CERN, cliquer sur le menu «Start / All Programs / Accessories» pour enfin cliquer sur «Remote desktop Connection». Le logiciel va s ouvrir. Il vous faut maintenant taper «cernts.cern.ch» dans le champs «Computer» et ensuite cliquer sur «Connect».

8 Page 8 of 18 Rentrer votre login Nice ainsi que votre mot de passe. Cliquer sur OK. Le Terminal Server va s ouvrir avec votre profil Accéder à votre PC CERN (Terminal Server) Avant de commencer, bien vérifier que votre PC CERN sur lequel vous voulez vous connecter, est bien allumé et connecté au réseau. Sur votre PC CERN, cliquer sur le menu «Start». Ensuite effectuer un clic droit sur «Computer» pour enfin cliquer sur «Properties».

9 Page 9 of 18 Noter ou retenir le nom du PC (PCEN33453 dans l exemple). Accéder au réseau CERN (Remote Desktop) tel que décrit dans la section Depuis votre PC personnel connecté en remote desktop, cliquer sur le menu «Start / All Programs / Accessories» pour enfin cliquer sur «Remote desktop Connection».

10 Page 10 of 18 Taper le nom de votre PC, noté précédemment, dans le champs «Computer». Cliquer ensuite sur «Connect». Rentrer votre login Nice et votre mot de passe pour enfin cliquer sur OK.

11 Page 11 of 18 Vous serez à distance sur votre PC CERN. 5. Réseau CERN 5.1 Stockage de documents dans DFS DFS est un serveur de données. L accès à ce serveur se fait à partir du lecteur réseau présent dans Start/Computer/Network location/dfs (\\cern.ch) Stockage des données personnelles DFS sauvegarde toutes vos données présentes sur votre desktop et dans votre librairie. Seuls les documents enregistrés sous le disque dur C: ne seront pas sauvegardés Le dossier «Public» Le Public de DFS est présent sur votre PC mais aussi peut être visible à l aide du Phonebook. Il vous suffit de mettre un document dans le répertoire Public de votre librairie pour que vous puissiez le partager avec des collègues. Il est aussi possible de mettre des droits sur ces documents partagés Les dossiers de partage de données dans DFS DFS permet d accéder à des serveurs de données CERN: dossiers partagés pour des applications, des départements, des groupes, des expériences, etc Augmenter l espace de stockage de DFS Vous pouvez augmenter l espace de stockage de DFS à l aide de ce lien. Dans la rubrique «DFS requests», cliquer sur «Manage Your DFS Folders and Quotas». Vous pourrez ensuite cliquer sur «Ask for more quota» pour enfin cliquer sur «increase quota to 5 Gb» Il y a possibilité d augmenter le quota jusqu à 10 Gb.

12 Page 12 of Web La plupart des applications du CERN, comme le Phonebook, CMF, etc. sont accessibles sur le Web. Toutes les informations et les applications sont expliquées et présentes sur la page internet «Directory». Grace à ce site vous aurez toutes les informations sur les différents départements et groupes du CERN. 5.3 Imprimantes Pour toutes demandes au niveau des imprimantes (commande, installation et dépannage), il faut appeler le service Printer par téléphone via le helpdesk (77777) ou par Vous avez accès à toutes les informations sur le service Printer du département IT. Pour installer les drivers d une imprimante réseau vous pouvez suivre ce tutoriel. 6. Gestion des applications 6.1 Applications disponibles CMF (Computer Management Framework) est un logiciel client qui vous donne accès via le Web au serveur d application. Grace à CMF, vous pourrez installer et désinstaller tous les logiciels sous licence CERN. Quand votre PC vous est livré, Windows 7 est déjà installé et configuré avec différentes applications indispensables au CERN : Microsoft Office Adobe Reader Phonebook Antivirus 6.2 Installation d applications additionnelles Pour installer ou désinstaller des applications standard CERN, tout se passe avec CMF. Il vous suffit de cocher ou décocher le logiciel et de cliquer sur «save» pour que l application s installe ou se désinstalle automatiquement. CMF vous avertit également dès que IT poste des mises à jour système ou logiciel. Vous n aurez qu à effectuer un clique droit sur l icône CMF et ensuite cliquer sur «Pending action». Vous n aurez qu à cliquer sur «Start Now» pour lancer l installation des mises à jour.

13 Page 13 of Annuaire CERN (Phonebook) 7.1 Accéder Vous pouvez accéder au Phonebook : en cliquant sur l icône présent sur votre desktop ou

14 Page 14 of 18 via le Web sur la page internet Mail Services. Pour cela aller sur la page du CERN/Directory/IT-Information Technology/ /CERN Phonebook ou en allant sur ce lien. 7.2 Modifier les données Pour changer les données présentes dans le Phonebook, veuillez contacter votre secrétaire de groupe. Pour modifier votre adresse (ex : ne garder qu un seul prénom), il est possible de créer un alias. Pour cela il vous suffit d aller sur la page internet du service d information administrative (AIS, Administrative Information Services) à l aide du lien hypertexte. Une fois sur cette page, cliquer sur «Identity Management» et ensuite sur «User Info», pour enfin enregistrer votre alias dans le champ «Preferred First name». Cette manipulation vous permettra d enlever votre deuxième et troisième prénom ou changer votre nom de famille dans le champ «Preferred Last Name». 8. Système de messagerie Il y a deux façons de se connecter à votre compte Mail, à l aide du logiciel Microsoft Outlook ou par internet via le Outlook Web Access 8.1 Microsoft Outlook Aller dans le menu Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Outlook 2010 La première fois que vous vous connectez à Outlook, il faut suivre les instructions en cliquant sur Next à chaque fois. En effet, tout est préconfiguré afin de vous faciliter la vie. 8.2 Outlook Web Access Grace à cet outil, vous pourrez vous connectez partout et sur n importe quel PC CERN ou non CERN. Il vous suffira d aller sur Internet et de taper «mmm mail cern» pour rentrer sur la page Mail services du CERN. Une fois sur cette page, dans la rubrique Mail Services, cliquer sur «Outlook Web Access». Vous n aurez plus qu à rentrer votre Login CERN et votre mot de passe pour avoir accès à votre boite mail. Vous pouvez directement avoir accès au Webmail à l aide de ce lien. 8.3 Fonctions utiles Message d absence Afin de pouvoir signifier d une absence, vous pouvez mettre en place un message automatique qui sera envoyé en réponse de chaque message reçu pendant le temps configuré. Pour cela il vous suffit de vous connecter sur le Web Access et de cliquer en haut à gauche sur Options/Définir les réponses automatiques et de configurer la date, le message et de sauvegarder.

15 Page 15 of Transfert des jours fériés CERN dans le calendrier Outlook Afin d avoir dans votre calendrier Outlook tous les jours fériés déjà visibles, il vous suffit de cliquer sur le lien suivant et de suivre les instructions Augmenter l espace de stockage Vous pouvez augmenter l espace de stockage de vos à l aide de ce lien. Dans la rubrique «CERN Mail Tools», cliquer sur «Mailbox information (spam, sharing, quota )», ensuite cliquer sur «Quota Manager». Vous pourrez augmenter l espace de stockage de votre boite mail en cliquant sur «Upgrade to 5GB». 9. EDH (Electronic Data Handling) System 9.1 Comment accéder Taper «EDH» dans la barre d adresse de Internet Explorer et se loguer avec votre login et mot de passe CERN. 9.2 Mot de passe de signature Ce mot de passe est très important puisqu il sert à signer numériquement vos commandes Magasin CERN, vos TID, vos demande d accès et autres. Ce mot de passe est différent que celui avec lequel vous vous loguer sur votre PC ou votre boite mail. Vous pouvez demander la création d un mot de passe de signature EDH en cliquant sur ce lien. Il peut se gérer en allant sur la page IT/Account Management/EDH Signature Password ou en cliquant sur ce lien. 9.3 Formulaires utiles Pour avoir accès à tous les outils EDH il suffit de taper «EDH» dans la barre d adresse d Internet Explorer ou suivre ce lien. Absence Request: Pour demander une demande d absence ou de congés, il vous suffit de vous connecter sur EDH et de cliquer sur Demande d Absence et de rentrer les informations demandés. DAI: La Demande d Achat Interne permet de commander chez un fournisseur extérieur sans passer par le Magasin CERN. Pour effectuer une DAI, il faut se connecter à EDH et cliquer sur «Demande d Achat Interne». Access Request: Afin de pouvoir faire une demande d accès dans une zone réglementée, il faut vous connecter à EDH et cliquer sur Demande d accès. Il vous suffira ensuite de rentrer la zone demandée et de donner la raison de cette demande. Training Request : Ce formulaire sert pour s inscrire à une formation interne. Il faut vous connecter à EDH, cliquer sur «Catalogue de formation», sélectionner une

16 Page 16 of 18 formation sur le site HR et cliquer sur «Sign-up», puis sauver et envoyer le document. Car Driving Authorization : Ce formulaire permet d enregister votre permis de conduire pour obtenir l autorisation de conduire un véhicule CERN. Il faut vous connecter à EDH, cliquer sur «Autorisation de conduire», entrer les données de votre permis de conduire et le joindre en PDF. A noter que si vous avez besoin d utiliser le tunnel inter-site, il faut demander une autorisation T «Tunnel transit autorisation»par le biais d une demande d accès. 10. Document Management System (EDMS) EDMS est un système informatique de documentation électronique. Cet outil permet d archiver et de faire approuver des documents par signature numérique. Pour avoir accès à EDMS il suffit de taper «EDMS» dans Internet Explorer ou de cliquer sur ce lien. Une formation est disponible pour utiliser cette application. 11. Informations additionnelles 11.1 Page internet Directory du CERN Vous pouvez trouver sur la page internet du CERN toutes les informations nécessaires ou complémentaires : Les pages internet des groupes, des départements et projets du CERN ; Les applications du CERN (EDH, EDMS, phonebook, etc ) ; L application du CERN Map qui vous permet de rechercher un bâtiment au CERN et de le visionner sur une carte Page internet du département IT (Information Technology) Vous pouvez voir sur la page internet du département IT toutes les informations concernant l informatique comme par exemple : Gérer votre compte informatique (Account Management et Windows NICE) Avoir accès au FAQ et tutoriel concernant Linux et Mac au CERN Configurer ses s ou les accès réseaux au CERN Cette page internet regroupe toutes les informations mentionnées précédemment dans ce guide utilisateur. 12. E-Groups Les E-groups servent à vous donner des accès ou des droits sur des fichiers, des outils d administration (Netops, EDH, ), des mailing listes ou autres. Votre appartenance à ces différents E-groups est accessible dans «Account Management» à la rubrique

17 Page 17 of 18 «Authorization, Ressources and CERN Applications», cliquer sur «E-Groups membership» ou à l aide de ce lien. 13. Applications pour les réunions 13.1 Réservation d une salle de conférence Cette application permet de réserver une salle de conférence. Pour avoir accès il vous suffit de cliquer sur «Directory» depuis la Home Page du CERN, puis «Application» et «Book a room». L application va s ouvrir et il vous suffira de faire une recherche à l aide du filtre pour faire votre réservation Application Indico pour pour la gestion des agendas des réunions Cette application vous permet de voir tous les évènements prévus au CERN. Pour y accéder il vous suffit d aller sur la page d IT et de cliquer sur «Meetings (indico)» et ensuite de cliquer sur les différents choix proposés. 14. Liens utiles Services administratifs du Département EN EN Quick guide 15. Lexique Service Link Page CERN Page directory CERN Page IT CERN EN-desktop Helpdesk Printer support Informations sur les imprimantes Notice d installation imprimante CERN CAD support GS-support Network portal Application Phonebook Application Outlook Web Access Application EDH Application EDMS Configuration de son mot de passe NICE EN Desktop Support Service portal https://printservice.web.cern.ch/printservice https://espace.cern.ch/winserviceshelp/printing/configuringprinters/pages/addorrem oveprinteronwin7.aspx https://network.cern.ch https://phonebook.cern.ch/phonebook/# https://mmm.cern.ch/owa/ https://edh.cern.ch/desktop/dir_fr.jsp https://edms.cern.ch/cedar/plsql/cedarw.site_hom e https://account.cern.ch/account

18 Page 18 of 18 Configuration EDH Service Configuration téléphone CERN Configuration téléphones non CERN Configuration Remote desktop Configuration E-Groups Configuration DFS (augmentation de l espace de stockage) Configuration des s (augmentation de l espace de stockage) Configuration du nom et prénom Link https://account.cern.ch/account/management/edh Password.aspx https://espace.cern.ch/mmmserviceshelp/accessingyourmailbox/mobiledevices/pages/d efault.aspx https://remotedesktop.web.cern.ch/remotedesktop / https://e-groups.cern.ch/egroups/egroupssearchmember.do https://dfsweb.web.cern.ch/dfsweb/services/quota /Default.aspx https://mmmservices.web.cern.ch/mmmservices/ AIS, Administrative Information Services

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