Mode opératoire de réservation. Services de visioconférence et audioconf SIT N START

Transcription

1 Mode opératoire de réservation Services de visioconférence et audioconf SIT N START

2 Tous les moyens de connexions possibles

3 Portail : Login Adresse URL du portail : Cliquer sur Espace personnel et Saisir le login / mdp En cas de perte du mot de passe, cliquez sur ce lien pour le régénérer

4 Portail : Accueil Paramétrages de son compte Faire une réservation instantanée Faire une réservation planifiée Formulaire de contact en ligne Accéder au menu d administration du portail Déconnexion Accéder à une réservation déjà enregistrée

5 Portail : Réunion instantanée Obtenir immédiatement par mail une salle de réunion virtuelle pour faire une visio. /!\ En mode réunion instantanée, la connexion est à l initiative des participants (pas de connexion par le VNOC Rétis) Saisir un titre Saisir la durée de la réunion (2h par défaut) Renseigner les participants qui recevront automatiquement par mail les modalités de connexion (facultatif) Saisir les mails des participants non présents dans la liste du champ précédent Valider la demande. Vous recevrez instantanément par mail les modalités de connexion à la salle virtuelle, charge à chaque participant de se connecter

6 Portail : Réunion Planifiée Planifier la réservation d un salle de réunion virtuelle pour faire une visio. /!\ En mode réunion planifiée, vous pouvez bénéficier de l assistance Rétis pour vous connecter (connexion de chaque équipement Visio référencés dans la réservation par la conciergerie) (pas de connexion par le VNOC Rétis des équipements mobiles) Titre de la réunion Date Heure de début Liste des salles visio qui doivent être connectées par Rétis Liste des participants qui recevront les modalités de connexion par mail Message personnalisable qui apparaitra dans le mail de confirmation de réservation Durée Ajout des salles visio hors Client à connecter Ajout d un participant non présents la liste déroulante

7 Portail : Réunion Planifiée Options des réservations planifiées Créer une réunion périodique Demander l enregistrement vidéo de la visio (il faut s assurer que tous les participants soient informés de cet enregistrement). Le fichier sera mis à disposition après la visio. Option à cocher si vous souhaitez une audioconf sans aucune connexion visio Possibilité de renseigner l organisateur de la réunion si différent de la personne qui fait la réservation (l organisateur doit avoir un compte sur le portail)

8 Portail : Réunion Planifiée Valider la réservation Cliquer sur Planifier pour valider la réservation A l issue de cette planification, la personne qui fait la réservation, l organisateur différent (si option renseignée) et tous les participants renseignés dans la réservation recevront une confirmation de réservation par mail avec les modalités de connexion.

9 Portail : Afficher une réservation Cliquer sur Réservations Rechercher votre réservation au moyen du moteur de recherches Cliquer sur votre réservation pour l afficher

10 Portail : Supprimer ou modifier une réservation Rechercher la réservation concernée dans le menu Réservation Suppression : Cliquer sur l icone de suppression Puis valider la suppression Modification : Afficher la réservation Faire les modifications Valider la réservation modifiée

11 Portail : Menu administration Menu accessible uniquement pour les comptes «admin client» Gestion des utilisateurs Modification du compte Création d un nouveau compte via formulaire Création de comptes «collaborateur» via import fichier csv Téléchargement modèle fichier csv 2 profils possibles : - Admin client (voit toutes les réservations et accède au menu administration) - Collaborateur (ne voit que ses réservations) Désactivation du compte (un mail est envoyé à l utilisateur pour l informer)

12 Portail : Menu administration Menu accessible uniquement pour les comptes «admin client» Gestion des salles Modification de la salle Création d une salle via formulaire Création d une salle via import fichier csv Téléchargement modèle fichier csv IP de la salle : un test est recommandé avec la conciergerie pour tester son fonctionnement avant enregistrement Désactivation d une salle (un mail est envoyé au contact technique de la salle) Sélection du contact technique de la salle (qui doit avoir un compte sur le portail)

13 Questions? Si vous avez des questions merci de contacter votre VNOC : - Mail : vnoc@retis.fr - Tel :