BOB Software & BOB 50 - Ouverture d un nouvel exercice comptable GAP Informatique SPRL

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1 BOB Software & BOB 50 - Ouverture d un nouvel exercice comptable GAP Informatique SPRL 1. Introduction Ce document reprend les étapes à suivre pour la création et l ouverture d un nouvel exercice comptable. Avant toute chose, il faut savoir si le nouvel exercice comptable (2017) est déjà disponible. Pour effectuer cette vérification : Menu Utilitaires Gestion des périodes. Vérifier si la liste déroulante propose l exercice comptable Si la liste présente l année 2017, vous pouvez passer au point 3 : Ouverture automatique. Sinon, vous devez d abord créer le nouvel exercice. 2. Création d un nouvel exercice (dans notre exemple, 2017) Remarque : le programme BOB permet de travailler sur 3 exercices comptables. L ouverture de l exercice 2017 va rendre l exercice 2014 indisponible en encodage. Par contre, tous les exercices comptables restent disponibles pour consultation et pour impression. 1. Menu Utilitaires Gestion des périodes 2. Cliquer sur l icône Ajouter 3. Après demande de confirmation, le programme propose la création d un nouvel exercice. On peut éventuellement ajuster le nombre de périodes (exercices prolongés ou raccourcis) 4. Lorsque vous cliquez sur OK, le programme crée le nouvel exercice et transfère certains soldes 5. Il faut éventuellement adapter la numérotation des pièces des journaux, via le Menu Utilitaires Configuration Liste des journaux. 3. Ouverture automatique (dans notre exemple, de l année 2017) Remarque : cette opération consiste à reporter les soldes fin 2016 des comptes au début de l exercice Comme vous allez continuer à travailler sur l année 2016, cette opération devra être effectuée à nouveau pour refléter en 2017 les derniers encodages de l exercice Menu Utilitaires Ouverture d un exercice 2. Choisir l exercice que l on veut ouvrir (dans notre exemple 2017) 3. Le programme affiche l ouverture existante, ou Néant si elle n a pas encore été effectuée. Il affiche également l ouverture à réaliser. 4. Accepter ou modifier le numéro de pièce, la date et le commentaire de l écriture de réouverture. GAP INFORMATIQUE SPRL /7

2 5. Si l écriture d affectation du résultat n a pas encore été effectuée, vous devez reporter le résultat. Il faut indiquer le numéro de compte pour un bénéfice (140000) ou une perte ( ou de préférence ). Si l affectation du résultat a été effectuée, le programme vous indique que les comptes sont déjà soldés. 6. Ensuite, cliquez sur l engrenage pour lancer l ouverture. Attention : En cas de message d erreur durant cette procédure : 1. Fermez la fenêtre en cours et retournez dans le point de menu Utilitaires Ouverture d un exercice. Procédez aux réouvertures des années précédentes GAP INFORMATIQUE SPRL /7

3 2. Dans le cas où cette opération n apporte aucun changement, il faut alors procéder à un recalcul des Balances des comptes généraux et des tiers. Pour ce faire : a) Passez en Mode expert (clic droit Avancé Mode expert) Remarque : si vous n avez pas le mode expert dans la liste déroulante, c est que votre profil utilisateur n a pas les droits nécessaires. Il faut dans ce cas prendre contact avec votre responsable. GAP INFORMATIQUE SPRL /7

4 b) Dans le menu Comptabilité & Finances Utilitaires Maintenance des données Recalcul des balances Dans la fenêtre qui s ouvre, cochez Balances des comptes généraux et Balances des clients/fournisseurs. Cliquez ensuite sur GAP INFORMATIQUE SPRL /7

5 !!! Laissez le processus aller jusqu au bout. Il est important de ne pas arrêter le recalcul en cours. Cela peut prendre un certain temps en fonction de la taille du dossier (parfois plusieurs heures sont nécessaires)!!! Lorsque le recalcul est terminé, le message suivant apparaît Vous pouvez alors cliquer sur le bouton de votre excercice et procéder à nouveau à la réouverture GAP INFORMATIQUE SPRL /7

6 3. Dans le cas où, malgré toutes ces manipulations, la réouverture ne passe toujours pas, il est nécessaire d effectuer les tests comptables du dossier afin de connaître exactement le(s) problème(s). Comptabilité & Finances Utilitaires Maintenance des données Tests dossier Dans le mode de fonctionnement, vous choississez Test simple et dans la sélection, vous choisissez Comptabilité - Tests complets. Cliquez ensuite sur GAP INFORMATIQUE SPRL /7

7 A la fin du processus, BOB affiche les tests erronés Vous pouvez alors prévisualiser le résultat via le bouton. Dans l écran de prévisualisation des tests, vous pouvez les enregistrer avec le bouton situé en haut de l écran. Ces tests seront importants pour la correction du dossier. Contactez alors le support Gap Informatique par téléphone au 04/ option 1 ou par mail à bob@gapi.be. GAP INFORMATIQUE SPRL /7