Vérifier dans le plan comptable dossier que l option : lettrage soit cochée pour tous les comptes clients (411xxxxxx) et fournisseurs (401xxxxxx).

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1 AVANT LA CLOTURE Avez-vous saisi vos OD de clôture, fournis par votre expert comptable? Oui Non Avez-vous l aval de votre expert comptable pour procéder à votre clôture? Oui Non Avez-vous fait votre lettrage? Vérifier dans le plan comptable dossier que l option : lettrage soit cochée pour tous les comptes clients (411xxxxxx) et fournisseurs (401xxxxxx). Vérifier dans le plan comptable dossier que l option : écritures non lettrées soit cochée pour tous les comptes clients (411xxxxxx) et fournisseurs (401xxxxxx). Vérifier que le lettrage des comptes clients et fournisseurs est effectué jusqu au dernier jour de l exercice. Avez-vous fait votre rapprochement bancaire? Vérifier dans le plan comptable dossier que l option : écritures non pointées soit cochée pour tous les comptes de banque (512xxxxxx). SAUF SI VOUS SAISSISEZ VOS ECRITURES DE BANQUE SUR RELEVE ET QUE PAR CONSEQUENT VOUS NE FAITES PAS DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE AVEC LE LOGICIEL. Vérifier que l état de rapprochement bancaire est à jour, dans toutes les banques, au dernier jour de l exercice. ETAPE 1 : UTILITAIRES CONTROLE Lancer le menu Utilitaires Contrôle Cette option a pour but de vérifier les différents cumuls de votre comptabilité (soldes N-2, Soldes N-1, Plan Comptable, Journaux, Ecritures, Brouillards/Simulation). OK ETAPE 2 Lancer le menu Utilitaires Réorganisation - Complète - Cocher : Réorganisation avancée - Cliquer sur le bouton Détail - Cocher : Traitement exhaustif - Cliquer sur le bouton Lancer Edité le 21/11/2008 Page 1 sur 5

2 ETAPE 2 : 1 ère SAUVEGARDE Sélectionner la méthode : Avant Clôture Mensuelle OK ETAPE 3 ETAPE 3 : CLOTURE MENSUELLE & ARCHIVAGES Lancer le menu Clôture - Clôture Mensuelle Suivre les instructions de l'assistant de clôture, qui vous permettra de procéder à la clôture mensuelle puis à l'archivage du mois clôturé (à partir du 1 er mois de l exercice à clore jusqu au dernier mois). Remarques : Sur la Unité d archivage sélectionner de préférence l unité C : Lors du premier archivage le logiciel vous demandera de saisir un mot de passe. Conseil : Notez ce mot de passe au niveau de l'icône 'Notes' que vous avez dans la fenêtre des Renseignements Généraux de votre dossier (menu Initialisation - Renseignements généraux, l'icône se situe en bas à droite de la fenêtre). OK ETAPE 4 Editer journaux centralisateurs Chercher le problème et le résoudre avant de continuer ETAPE 4 : 2 ème SAUVEGARDE Sélectionner la méthode : Avant Calcul Résultat OK ETAPE 5 Edité le 21/11/2008 Page 2 sur 5

3 ETAPE 5 : COMPTE DE RESULTAT Lancer le menu Editions principales - Compte de résultat Renseigner dans les critères principaux : les dates de l exercice Dans état des écritures : cocher validées et brouillard Edition : imprimante soignée OK ETAPE 6 ETAPE 6 : BILAN Lance le menu Editions principales - Bilan Renseigner du au : avec les dates de l exercice Etat des écritures : validées et brouillard Edition : Imprimante soignée OK ETAPE 7 ETAPE 7 : CALCUL DU RESULTAT Lancer le menu Clôture - Calcul du résultat Renseigner le journal d OD de la société Dans la zone référence : il est possible de noter RésulXX (XX=année de l ex.) OK ETAPE 8 ETAPE 8 : EDITIONS DEFINITIVES Lancer le menu Editions principales - Journaux Journaux de l exercice Journaux centralisateurs Lancer le menu Editions principales - Balance Balance clients Balance fournisseurs Balance générale Lancer le menu Editions principales Grand livre Grand livre clients Grand livre fournisseurs Grand livre général Comparer les chiffres avec les documents de votre expert comptable OK ETAPE 9 Edité le 21/11/2008 Page 3 sur 5

4 ETAPE 9 : 3 ème SAUVEGARDE Sélectionner la méthode : Avant Clôture Annuelle OK ETAPE 10 ETAPE 10 : CLÔTURE ANNUELLE & ARCHIVAGE Lancer le menu Clôture - Assistant de clôture annuelle Lire attentivement les instructions du chapitre "Page d'accueil", et passez par les 6 chapitres suivants (Vérifications comptables, Editions légales, Archivage, Nouvel exercice, Reports à nouveau et Fin de la clôture d'exercice). Dans le chapitre "Nouvel exercice" : - Renseigner la date de fin du nouvel exercice si ce n est pas fait - Renseigner votre journal d A NOUVEAUX - Renseigner la référence : ex : RESULXX (où XX représente les 2 derniers chiffres de l'année clôturée). OK laisser le logiciel travailler ETAPE 12 : VERIFICATION Lancer le menu Initialisation - Renseignements généraux Vérifier les dates du nouvel exercice Cocher saisi sur exercice N+1 pour ne pas être bloquée au début du prochain exercice. OK Après la Clôture ETAPE 13 : APRES LA CLOTURE Si votre comptabilité est liée à la gestion (Batigest, Turbo Gestion, Huit) ou/et au financier, il y aura un affichage automatique à l'ouverture de chacun, d'un message invitant à procéder à l'archivage des dossiers, suite à l'archivage en comptabilité. Vous devez impérativement effectuer l archivage de ces derniers. Lancer le menu Utilitaire Archivage Lancement et lancer les archivages en attentes. Remarque : Pour lancer l archivage un seul logiciel doit être ouvert à la fois. OK La gravure Edité le 21/11/2008 Page 4 sur 5

5 ETAPE 14 : LA GRAVURE Une fois l archivage terminé de tous vos logiciels, il est impératif de les sauvegarder sur un CD Rom. Vous devez sauvegarder : 1 Les 3 sauvegardes faites lors de votre clôture. 2 Le Répertoire ARCHIVES qui se trouve pour un logiciel : Comptabilité PME : C:\APIBAT\ARCHIVES Comptabilité Expert : C:\APISOFT\ARCHIVES Comptabilité Mécanique : C:\APIMECA\ARCHIVES LA CLOTURE COMPTABLE EST TERMINEE, A L ANNEE PROCHAINE! ANNEXE : CREATION D UNE METHODE DE SAUVEGARDE Lancer le menu Utilitaire Sauvegarde/Restauration Méthode de sauvegarde Saisir le nom de la méthode : Avant Clôture Mensuelle Saisir le chemin de la sauvegarde : - Si vous faites une sauvegarde sur clé saisir : F:\AvantClôtureMensuelle (attention : la lettre F n est pas foncement la lettre de votre clé) - Si vous faites une sauvegarde sur le disque dur saisir : C:\SauvApi\AvantClôtureMensuelle Et cocher compression des données. Puis cliquer sur le bouton Valider. Refaire la procédure pour la sauvegarde Avant Calcul Résultat (AvantCalculResultat) et Avant Clôture Annuelle (AvantClotureAnnuelle). Lors de votre sauvegarde vous devez sélectionner une des méthodes créées cidessus en fonction de l avancement de votre clôture. Edité le 21/11/2008 Page 5 sur 5