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1 communiqué de lancement

2 Tour d'horizon des principales nouveautés EXPERT / HUIT V2006 Traitement semi-automatique des pièces déséquilibrées. Mise à jour des paramétrages des éditions légales. Intégration comptable fichier par fichier. Comptabilité Mise à jour légale. Assistants d'archivage des données. Affichage des totaux en saisie analytique. Répartition analytique en contrepassation et en rapprochement bancaire. Gestion des pénalités de retard (conformité loi N.R.E.). Gestion des éditions définitives. Modification groupée des articles (Gestion EXPERT). Gestion Respect de l'instruction de la D.G.I. Traçabilité assurée. Nombreux assistants et automatismes pour une mise en conformité maîtrisée. Ouverture aux principaux C.T.I. du marché, Appels téléphoniques directement depuis les fiches. Export des éditions au format Excel et Texte. Réorganisation simultanée de tous les dossiers. Tri sur deux colonnes dans les listes. Financier Protection contre la suppression des règlements remis en banque. Visibilité sur les tiers depuis la liste échéances et des règlements. Lisibilité optimale sur les totaux des listes d'échéances et de règlements. Création de filtres sans aucune saisie. Invitation plus intuitive à la clôture. Protection contre les clôtures d'exercices involontaires. Lisibilité optimale dans l'édition des paiements. Filtres instantanés. P a ye Récupération des commentaires des registres dans les bulletins. Affichage des prénoms en gestion des acomptes. Gestion des éditions définitives.

3 Les évolutions générales Nouvelle instruction D.G.I. : sécurité & traçabilité La Version 2006 propose des outils et des méthodes de travail permettant de respecter en tout point la nouvelle instruction de la Direction Générale des Impôts (D.G.I.). Cette instruction vise à garantir la traçabilité et la transparence de l ensemble des données qui concourent directement ou indirectement à l établissement des documents légaux. Un archivage périodique vient sécuriser l ensemble de cette chaîne d informations. :: Certains comportements des logiciels ont été modifiés afin d assurer la parfaite mise en conformité avec la nouvelle instruction : messages d informations à l écran, gestion plus rigoureuse notamment au niveau des pièces déséquilibrées, de la purge, des éditions ou encore des exercices. La liste de ces changements de comportements vous est proposée de manière exhaustive pour chaque logiciel dans le présent fascicule. :: L archivage des données (menu Utilitaires / Archivage / Lancement) imposé par la D.G.I. permet désormais d archiver toutes les données contribuant directement ou indirectement à l établissement des documents légaux. Les progiciels APISOFT permettent de respecter cette obligation fiscale au travers d un assistant d archivage générant des fichiers Access (MDB), TXT et PDF. Ces données sont enregistrées à l emplacement désigné par l utilisateur, sous la forme d un fichier.zip. Pour plus de sécurité, cette archive ne pourra être ouverte qu après saisie du mot de passe également défini via l option d archivage. Paye ou au Financier, ces derniers invitent automatiquement l utilisateur à procéder à l archivage lors de l ouverture du dossier, dès lors que la clôture et l archivage ont été réalisés en Comptabilité. :: Une option Historique est également ajoutée aux côtés de l archivage (menu Utilitaires / Archivage / Historique). Cette fonction permet de disposer d un aperçu complet des sessions d'archivage déjà réalisées. Ces rapports ne sont pas modifiables, précisons également que l'archivage n'est pas une sauvegarde, les informations correspondantes ne peuvent donc pas être restaurées dans le logiciel : Traçabilité garantie sur les fichiers d archivage :: La traçabilité des données est assurée au moyen d identifiants uniques appliqués aux écritures de la Comptabilité lors de la clôture mensuelle, ainsi qu aux données de Gestion de Paye et du Financier à l occasion du transfert comptable. Un suivi est ainsi assuré sur l origine des écritures : logiciel émetteur, dossier émetteur, type de pièce et sur la pièce ellemême (date, origine, etc.). Tour d horizon de la V2006 en 10 fonctionnalités :: Mise en conformité avec les nouvelles exigences fiscales :: Assistant d archivage et historique des archivages :: Compatibilité couplage téléphonie/informatique :: Nouvelles possibilités de filtre et de tri dans les listes :: Réorganisation simultanée de tous les dossiers Respect des exigences légales en matière d archivage L utilisateur a donc l obligation légale de réaliser un archivage mensuel avant la fin du mois suivant la période à archiver et un archivage annuel. Sachez cependant que les applicatifs laissent l utilisateur libre de déclencher ou non ces archivages. En outre, si la Comptabilité est liée à la Gestion, à la :: Export au format texte et Excel des éditions écran :: Fonctions de recherche et colorisation syntaxique dans les scripts d édition :: Modification groupée des articles (Gestion EXPERT) :: Choix des fichiers de transfert comptable à importer :: Récupération des commentaires des registres dans les bulletins Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V2006 3

4 LES ÉVOLUTIONS GÉNÉRALES :: Insistons par ailleurs sur l effort de formation et de communication qui sera réalisé ces prochains mois par APISOFT autour de cette évolution légale : - Concrètement, une page dédiée à la mise en conformité avec les nouvelles exigences fiscales a été ajoutée en annexe des aides en ligne de tous nos logiciels. Le fonctionnement des outils (notamment l archivage) ainsi que les méthodes de travail y sont décrits dans le détail. - Des sessions spécifiques seront proposées aux réseaux de formateurs sur ce thème. - Un court mémento D.G.I. résumera par ailleurs les diverses implications de cette instruction sur l ensemble des logiciels de nos gammes. Concernant cette mise à jour légale, il convient de noter que les utilisateurs équipés de plusieurs logiciels APISOFT liés (Comptabilité, Gestion, Paye, Financier) doivent mettre à jour toutes ces applications en V5 pour que l'ensemble soit conforme aux exigences fiscales. Intégration de la téléphonie La Version 2006 implante au cœur des logiciels APISOFT une gestion des services de téléphonie très largement diffusés sur le marché : PhonePC, Click'CTI et Kiapel. Pour à peine quelques dizaines d euros d investissement dans l une de ces solutions, les utilisateurs peuvent désormais passer des appels directement depuis les champs de type Téléphone, Télécopie, Portable de nos logiciels. Aperçu écran : Export Excel / Texte Les éditions écran sont désormais dotées d un bouton proposant l export des données éditées vers un document texte (donc immédiatement exploitable dans Word ), ou Excel (nécessite au minimum la présence d'excel 97 sur la machine), les deux outils de référence de la suite Microsoft Office. Ces deux nouvelles options, qui s ajoutent à celle d export PDF et à l envoi d , assurent une communication parfaitement fluide entre l entreprise et ses partenaires, clients, fournisseurs, experts comptables, etc. Elle facilite également de manière non négligeable la communication au sein de l entreprise elle-même. On imagine aisément l intérêt de cet ajout lorsqu on sait que les logiciels de la suite Microsoft Office équipent à ce jour plus de 12 millions d ordinateurs au sein des entreprises françaises (chiffre Microsoft, 2005). Il est ainsi possible de récupérer rapidement l ensemble de l édition dans votre traitement de texte ou votre tableur. Ce traitement ne se limite pas à une simple conversion dans un autre format : dans le cas de l export vers un document Excel, le colonnage de l édition est conservé et permet donc la réalisation de nouveaux traitements (calculs, regroupements, mise en forme, etc.). La conversion n implique aucun traitement supplémentaire, elle se fait d un simple clic sur le bouton de l édition écran : Ci-dessous, l illustration de la compatibilité avec les systèmes de couplage Téléphonie / Informatique : Appels téléphoniques en deux clics de souris La liaison avec les services de téléphonie installés s opère de manière totalement transparente via le menu Utilitaires / Configuration téléphonie. Récupération des éditions dans un tableur ou un traitement de texte Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V2006 4

5 LES ÉVOLUTIONS GÉNÉRALES Concernant l export vers Excel, sachez cependant que les formules ne seront pas générées, les données sont en effet transférées dans leur état brut. La satisfaction des utilisateurs via une communication personnalisée Cela fait plus de 10 ans qu APISOFT s implique sur le terrain, à l écoute des entreprises, pour proposer à ses utilisateurs des solutions parfaitement à jour et répondant précisément aux besoins des professionnels. APISOFT confirme encore cet engagement et cette volonté de transparence, en ouvrant un nouveau canal de communication avec ses utilisateurs au travers d une communication personnalisée, au cœur des logiciels. Les versions 2006 permettent ainsi d informer en temps réel l utilisateur de la disponibilité de nouvelles mises à jour ou d ajouts fonctionnels métiers propres à son activité. Des messages le tiendront également informés des dernières obligations légales, fiscales ou sociales le concernant. Parmi les applications envisageables, la possibilité d adresser à la volée une tâche d impression d étiquettes sur une imprimante puis une tâche d édition de documents vers une autre, sans avoir à préselectionner l imprimante via le menu Utilitaires ou l icône du menu général de l application. Réorganisation de tous les dossiers Une nouvelle option de réorganisation accessible via le menu Utilitaires / Réorganisation / Tous les dossiers permet de lancer une réorganisation simultanée de l ensemble des dossiers du logiciel. Cet outil en tout point semblable à la réorganisation par dossier déjà présente dans nos solutions permettra notamment un gain de temps appréciable lors de la mise à jour des logiciels : Des informations personnalisées d après la configuration matérielle utilisée par les utilisateurs ou les paramètres de leurs dossiers de travail pourront également être proposées. Dans cette même optique de satisfaction des utilisateurs, l accompagnement technique procuré par les centres de formation APISOFT tirera aussi naturellement profit de cette avancée. Pour ne citer que deux progrès permis par cette nouveauté : l anticipation des mises à jour et un accompagnement technique personnalisé des utilisateurs par leurs revendeurs. Editions : Choix de l imprimante Traitement global de la réorganisation On notera que le temps de traitement est en l occurrence proportionnel au nombre et au volume des dossiers considérés. Grâce à l icône accessible dans la barre d icônes des éditions écran, l utilisateur peut désormais sélectionner l imprimante de son choix avant de lancer l impression du document : Sélection de l imprimante depuis les éditions écran Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V2006 5

6 LES ÉVOLUTIONS GÉNÉRALES Listes : Autofiltres Accessibles via une nouvelle icône proposée aux côtés de l'icône de filtre, les autofiltres permettent de filtrer quasi instantanément une liste grâce à de nouveaux menus déroulants s'affichant sous les en-têtes de colonnes. Cette option facilite encore la gestion des volumes de données les plus importants, en permettant d'accéder rapidement aux données recherchées : A noter également, dans le cadre d'une utilisation réseau du logiciel, le mode de tri d'une liste sera propre à chaque poste. Listes : Filtres instantanés / Contextuels Grâce au menu contextuel accessible par un clic droit dans le corps de la liste, cette dernière peut être filtrée instantanément d'après la donnée désignée par le pointeur de la souris : Des possibilités de filtrage décuplées Chaque autofiltre propose un ciblage instantané sur les 10 enregistrements les plus fréquents, les 10 enregistrements les plus grands et propose également les 100 premiers enregistrements de la liste. Création d un filtre sans aucune saisie Cette action a pour effet d ouvrir automatiquement la fenêtre de personnalisation des filtres avec les données précédemment pointées avec la souris. Le filtre est alors appliqué d un simple clic sur le bouton Valider : Listes : Double-tri Les listes sont par défaut triées sur une seule colonne. Les logiciels permettent désormais de trier chaque liste sur 2 colonnes afin de permettre d'affiner davantage les recherches et faciliter la navigation. L utilisateur pourra par exemple filtrer instantanément une liste d après un code postal, un prix, une famille, etc. L utilisateur peut être amené à exploiter cette fonctionnalité pour réaliser un tri combiné sur le nom en premier, et sur le code postal en second. Ce tri s'avère par exemple utile si plusieurs éléments d'une même liste présentent le même nom, la même référence, etc. : Possibilité de croiser deux tris simultanément Il est possible d activer/désactiver ce double-tri à tout moment, de changer de colonne de tri, voire d inverser l'ordre croissant/décroissant de ces deux colonnes. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V2006 6

7 LES ÉVOLUTIONS GÉNÉRALES Mise à jour de l apparence du calendrier La présentation de la fenêtre du calendrier de la Version 2006 hérite du look XP, déjà adopté par l ensemble des logiciels : Scripts d édition : Recherche Une fonction de recherche est désormais proposée dans les scripts d édition. Celle-ci permet de retrouver en quelques secondes la chaîne de caractères recherchée, y compris dans les scripts les plus longs et les plus complexes. Le raccourci Ctrl+F, ouvre la fenêtre de recherche suivante : Adoption du look XP pour le calendrier Scripts d édition : Colorisation syntaxique Afin d'être plus lisible, les différents éléments des scripts d édition (menu Utilitaires / Paramétrages des éditions) sont identifiés par des couleurs distinctes : :: Bleu : Mots clés du langage/opérateurs (boucles, conditions, etc.) :: Vert : Commentaires :: Vert pâle : Valeurs numériques :: Mauve : Mots clés du script d'édition :: Marron : Chaînes :: Noir : Non identifié (reste du script) Cette fonctionnalité répond aux attentes des revendeurs et des utilisateurs pour une plus grande lisibilité des scripts d édition. Recherche intuitive dans les scripts Il ne reste plus qu'à saisir le mot à trouver, le décrire grâce aux deux coches (Mot entier uniquement, Respecter la casse) et à lancer la recherche par le bouton Suivant. De retour dans le script, la recherche se positionne sur la première occurrence du mot. Pour chercher la suivante, il suffit d'utiliser la touche F3. Editions portrait / paysage Pour les éditions issues d un paramétrage en mode paysage, le logiciel sélectionne dorénavant automatiquement le mode d impression portrait ou paysage d après le contenu du document. Ainsi, le mode d impression paysage est sélectionné automatiquement dès lors que la largeur de l édition le réclame. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V2006 7

8 Gestion fiscales : Modification des comportements existants La Version 2006 de la Gestion est conforme aux nouvelles instructions fiscales définies par la Direction Générale des Impôts (D.G.I.). Cette mise en conformité, renforçant encore la sécurité et la traçabilité des données, passe par une modification de certains comportements existants et par l introduction de nouvelles options. :: Afin de garantir la traçabilité de toutes les informations susceptibles d entrer directement ou indirectement en jeu dans les documents légaux, la préférence Autoriser la suppression d un article déjà facturé (menu Initialisation / Préférences / Fichiers / Articles / Générales) est supprimée. :: De même, les tiers utilisés dans des pièces commerciales ne sont pas supprimables afin de conserver une traçabilité des informations constitutives de ces documents. :: Suppression ou modification impossible sur les pièces commerciales (factures et avoirs) ayant été éditées de manière définitive est impossible. (voir ci-après). :: Une option d édition définitive permet d identifier les factures validées. L'option d'édition définitive se présente sous la forme d'une case à cocher dans la fenêtre d'édition des factures (clients uniquement), dans l'édition groupée des factures (clients uniquement) et dans la grille des livraisons manuelles, si la destination sélectionnée est la facture (clients uniquement) : Lors du transfert comptable, si des factures non définitives sont détectées sur la période du transfert, elles pourront être transférées et prendront automatiquement la qualité de documents définitifs. Un message signalera alors à l'écran ce changement de statut. :: Interdiction de retransférer des pièces commerciales déjà transférées sur la chaîne des ventes ou des achats (à l exception des devis et des demandes de prix). :: Suppression ou modification également impossible sur les pièces commerciales transférées sur la chaîne des ventes ou des achats (à l exception des devis et des demandes de prix). :: La purge des données (menu Utilitaires / Purge) n est acceptée que si les données visées ont été archivées. La date de fin de la période à purger doit par conséquent être antérieure à la date de la dernière période archivée. :: La Gestion interdit toute modification sur les documents une fois le transfert comptable effectué (menu Financier / Transfert comptable). Il convient donc de s assurer que tous les documents pris en compte par le transfert comptable sont définitifs. Si le progiciel détecte des factures non transférées sur un exercice déjà clôturé, il modifie lors du transfert comptable la date de ces factures au premier jour du premier mois non clôturé. Une note (commentaire) sur la pièce comptable précise alors la date d'origine de la pièce. fiscales : Archivage L'archivage de la Gestion consiste à faire une copie protégée des données générant directement ou indirectement des écritures comptables. Cette copie n'est pas une sauvegarde. Chaque archive doit être conservée, et non écrasée comme le sont parfois les sauvegardes. En Gestion, l'archivage (mensuel ou d exercice) se traduit par une copie de la base de données et d autres informations essentielles dans un répertoire prédéfini. Une méthode et des options dédiées assurant une mise en conformité en toute sérénité La mention Original est automatiquement portée sur l édition du document définitif, à la différence des documents Provisoires et des Duplicatas. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V2006 8

9 GESTION Le déclenchement de l'archivage peut être réalisé selon 2 procédés : :: Manuellement via l option Archivage du menu Utilitaires : Cette numération est appliquée lors du transfert comptable. Précisons que ces identifiants ne sont pas nécessaires dans le cadre de l utilisation quotidienne du logiciel, mais qu ils pourront être exigés en cas de contrôle fiscal. Modification groupée des articles (Gestion EXPERT uniquement) Cette nouvelle option du menu Fichier / Modification groupée des articles propose de mettre à jour en une seule opération un grand nombre d'informations du catalogue d articles. Archivage systématique via un assistant Des filtres d en-tête invitent tout d abord l utilisateur à cibler les articles à prendre en compte (Article, Famille, Type Article) : :: Automatiquement au lancement du logiciel, suite à un archivage en comptabilité. Cet automatisme implique que le dossier de Gestion EXPERT/HUIT soit lié au dossier de Comptabilité EXPERT/HUIT : Comme indiqué précédemment, rappelons qu un historique des opérations d archivage est proposé via le menu Utilitaires / Archivage / Consultation des historiques. fiscales : Traçabilité L une des obligations introduite par l instruction de la D.G.I. tient à l identification et à la traçabilité des données transférées en comptabilité. Un code unique IDENTDGI respectant une séquence ininterrompue est associé à chaque facture client et fournisseur transférée ou intégrée en Comptabilité. Conformément aux exigences fiscales, un code identifiant unique DGIORIGINE respectant une séquence ininterrompue est quant à lui associé à tout document contribuant directement ou indirectement à l établissement des documents légaux. Cette information permet d identifier le logiciel à l origine d une écriture. Evolution du catalogue d articles en toute simplicité Les divers onglets de la fenêtre permettent ensuite d intervenir de manière globale sur les informations des onglets Général (libellé, famille, PAMP, frais, coefficient, Prix de base HT, TTC, marge, etc.), Descriptif (ajout ou remplacement du descriptif), Dépôts (initialisation des stocks mini, maxi et/ou de l emplacement) et Comptabilité (initialisation des comptes, de la T.V.A. et/ou des postes analytiques). Comme vous l aurez compris, cette option complète avantageusement les possibilités déjà offertes à ce jour par la mise à jour des tarifs (menu Fichiers / Mise à jour des tarifs), en proposant à l utilisateur d intervenir sur l ensemble des informations des fiches Articles. Afin d assurer la cohérence des modifications, de nombreux contrôles appliqués par le logiciel interdisent toutes les combinaisons de modifications susceptibles de générer des erreurs. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V2006 9

10 GESTION Pénalités de retard et la loi N.R.E. L onglet Informations de la fiche des Renseignements Généraux (menu Initialisation) propose désormais un champ Taux de pénalité de retard. Ce champ permet une gestion automatique des pénalités dans les documents, conformément aux exigences de la loi N.R.E. Ce taux ne sera bien sûr exploité dans les éditions qu en cas de retard de paiement : Gestion des taux de pénalité de retard via les Renseignements Généraux Il est également à noter que les paramétrages d éditions des factures clients fournis en standard intègrent cette information au niveau du pied du document : Taux de pénalités exigibles à compter du lendemain de la date de règlement en l absence de paiement : XX%. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

11 Comptabilité fiscales : Modification des comportements existants La Version 2006 de la Comptabilité élève encore ses standards en matière de sécurité et de traçabilité, conformément à la nouvelle instruction fiscale définie par la Direction Générale des Impôts (D.G.I.). Cette évolution, permettant aux utilisateurs de suivre les évolutions légales et fiscales, passe par une modification de certains comportements existants et l introduction de nouvelles options à forte valeur ajoutée. :: Les écritures issues d un transfert comptable depuis un autre logiciel de la gamme sont désormais distinguées par un T blanc sur fond vert dans la colonne Information. :: En saisie comptable (menu Quotidien / Saisies comptables), un avertissement est désormais automatiquement affiché suite à toute modification ou suppression d écriture provenant d un transfert comptable réalisé en ECR2006. En d autres termes, l utilisateur doit justifier la raison d une modification ou d une suppression d écriture issue d un autre logiciel de la gamme : Les écritures saisies dans le brouillard en Comptabilité (qui ne sont donc pas issues d un transfert comptable) peuvent quant à elles être modifiées et purgées librement tant qu elles n ont pas été clôturées mensuellement. Une fois la clôture mensuelle réalisée, seul l archivage d exercice libère ces écritures saisies dans le brouillard ; ces dernières sont dès lors à nouveau susceptibles d être purgées. De même, on notera qu il n est possible de basculer du Brouillard en Simulation que les écritures qui ne sont pas issues d un transfert comptable. :: Conformément aux critères de cohérence définis par la D.G.I., les écritures doivent obligatoirement être équilibrées, les pièces déséquilibrées ne sont donc pas tolérées. La préférence Equilibrage automatique des pièces est donc supprimée. Le comportement adopté par la Comptabilité correspond au réglage à Oui de cette préférence, pour tous les journaux. Une ligne d écriture de régularisation est donc systématiquement générée en cas de besoin. Cette nouvelle exigence se traduit également par une détection automatique des pièces déséquilibrées à l ouverture du dossier. Si cette détection est positive (présence de pièces déséquilibrées sur le dossier), la règle sur les écritures équilibrées est rappelée à l utilisateur qui dispose alors de trois possibilités : Une méthode et des options dédiées assurant une mise en conformité en toute sérénité A noter, la flèche de la fenêtre Modification d écritures (également accessible via la touche F4 du clavier) permet d accéder aux 10 derrières raisons invoquées et de limiter ainsi les saisies. Cette justification de 240 caractères maximum sera enregistrée lors de l archivage, tout comme les données de l écriture avant modification. :: Les écritures issues d un transfert comptable ne peuvent être purgées qu à la condition d avoir reçu un archivage d exercice. Traitement des pièces déséquilibrées - Contrôle de l intégrité : Ce choix permet de lancer un recalcul des totaux débit et crédit sur tous les journaux afin de mettre évidence les déséquilibres décelés. Notez que cette option, déjà présente dans les versions antérieures, est également accessible directement via le menu Utilitaires / Contrôle. - Editer la liste des pièces déséquilibrées : Permet d afficher une édition des pièces déséquilibrées, lesquelles peuvent ensuite être modifiées manuelle- Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

12 COMPTABILITÉ ment. - Supprimer les pièces concernées : Comme son nom l indique ce troisième choix propose de supprimer automatiquement les pièces déséquilibrées détectées sur les journaux du dossier. :: Mise à jour des paramétrages des éditions légales : De nouveaux paramétrages Archivage DGI ont été ajoutés pour les éditions suivantes : - Grand Livre - Journaux - Balance - Journaux centralisateurs Ces paramétrages sont des copies des paramétrages Standards existants, auxquels est ajoutée une colonne Etat précisant si les écritures sont de type Brouillard, Validées ou Simulation (Journaux et Grand Livre). :: Afin de garantir la cohérence du journal de caisse, le choix proposé par la préférence Interdire caisse créditrice (menu Initialisation / Préférences / Général / Profil Société) n est plus Oui/Non mais Prévenir/Bloquer. Le réglage de cette préférence à Prévenir entraîne l affichage d un message d avertissement lors de la saisie d une écriture passant le journal de caisse créditeur. L utilisateur est ainsi alerté en temps réel des éventuelles erreurs de saisies sur son journal de caisse. :: Intégration des écritures au 1 er jour du 1 er mois non clôturé : Lors de l'intégration d'écritures provenant d'un transfert comptable, certaines écritures peuvent avoir une date située en dehors de l'exercice courant de saisie, ou une date se situant sur un journal clôturé. Dans ces 2 cas, un message est proposé à l'utilisateur afin qu'il précise s'il souhaite : - Rejeter ces écritures. - Les intégrer au 1 er jour disponible : c est-à-dire le 1 e jour du 1 er mois non clôturé, ou 1 er jour de l'exercice selon les cas. :: Ajout d une étape d archivage à la fin des assistants de clôture mensuelle et d exercice : la dernière étape des assistants de clôture mensuelle et d exercice propose désormais d archiver les données de la période qui vient d être clôturée. Cette méthode de travail limite les risques d oublis d archivage et permet une gestion plus rigoureuse des périodes à clôturer et archiver. fiscales : Archivage L archivage permet d enregistrer un instantané des informations du dossier à une date donnée, il est ainsi gage de sécurité pour l utilisateur et de traçabilité pour la direction fiscale. Il ne remplace pas pour autant la sauvegarde, qui doit toujours être réalisée périodiquement. L'archivage mensuel ou d exercice de la Comptabilité consiste à faire une copie des données du dossier. Chaque archive doit être conservée sur un support sûr et non altérable. Afin d éviter tout écrasement d une archive par une autre, l utilisateur est accompagné dans le choix de l emplacement d archivage. L archivage (mensuel et d exercice) est donc une obligation légale. Il doit être réalisé avant la fin du mois suivant la période à archiver. Cette opération est suggérée par des rappels s affichant le moment venu à l écran, mais elle n est cependant pas imposée par le progiciel. :: L option Archivage est proposée via le menu Utilitaires / Archivage / Lancement : Archivage systématique via un assistant :: L archivage est réalisé sous la forme de fichiers Access (MDB), de fichiers texte, de PDF, d un fichier XML, de fichiers.dat et d ECR. Ces fichiers sont compressés dans un fichier.zip protégé par le mot de passe défini via la fonction Utilitaires / Archivage / Lancement - Bouton Mot de passe. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

13 COMPTABILITÉ :: Afin de pallier les risques d oublis d archivage, la Comptabilité affiche automatiquement un message signalant que la clôture mensuelle du mois précédent n a pas été réalisée. Ce message apparaît à partir du 18 de chaque mois dans le cas où la clôture du mois précédent n'a pas été réalisée et une fois par an dans le cas de la clôture d exercice. Notez que ce message apparaît pour chaque poste. Les utilisateurs ont également la possibilité d'ignorer le message. Celui-ci apparaîtra donc de nouveau le 18 du mois suivant. On retiendra que l archivage doit théoriquement être réalisé tous les mois, juste après la déclaration de T.V.A. (dans le cas d une déclaration mensuelle). qu ils pourront être exigés en cas de contrôle fiscal. Choix des fichiers à intégrer Dans les versions antérieures, lorsque des fichiers issus du transfert comptable étaient détectés à l ouverture d un dossier, ces fichiers pouvaient être tous intégrés ou tous rejetés. Désormais, lorsque des fichiers issus du transfert comptable sont détectés à l ouverture d un dossier, une fenêtre s affiche à l écran pour proposer à l utilisateur de choisir les fichiers à intégrer. Il peut ainsi décider de n importer que les fichiers de son choix en cochant tout simplement les cases correspondantes (ventes, achats, opérations diverses, trésorerie, etc.). Une case Tout sélectionner lui permet par ailleurs de réaliser l intégration de tous les fichiers détectés : :: Afin d assurer la cohérence des archivages lorsque la Comptabilité est liée à la Gestion, à la Paye ou au Financier, une invitation à clôturer/archiver dans ces logiciels liés est systématiquement affichée à l ouverture du dossier une fois l archivage réalisé en Comptabilité. :: La clôture mensuelle est indispensable avant l archivage mensuel et la clôture de l'exercice indispensable avant l archivage de l'exercice. Cette règle justifie l ajout des étapes d archivage mensuel et d exercice à la fin des assistants des clôtures mensuelles et d exercices (menu Clôture). Comme indiqué précédemment, rappelons qu un historique des opérations d archivage est proposé via le menu Utilitaires / Archivage / Consultation des historiques. fiscales : Traçabilité Conformément aux exigences fiscales, chaque écriture validée est associée (en interne, dans la base de données) à un identifiant unique s inscrivant dans une séquence parfaitement continue (aucun vide n est toléré dans cette numérotation). Ce code IDENTDGI est automatiquement attribué aux écritures lors de la clôture mensuelle. Ce code sera notamment exploité dans l archivage. Intégration à la demande des fichiers issus du transfert comptable Les fichiers non sélectionnés seront à nouveau proposés lors de la prochaine ouverture du dossier. Affichage des totaux en saisie analytique Le tableau de saisie des écritures analytiques (menu Extracomptable / Analytique / Saisie) affiche désormais le total des débits, des crédits, ainsi que le solde de ces derniers. Précisons que ces identifiants ne sont pas nécessaires dans le cadre de l utilisation quotidienne du logiciel, mais Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

14 COMPTABILITÉ Ces informations présentées au bas du tableau sont mises à jour en temps réel suite aux saisies de l utilisateur : Lecture des saisies d écritures analytiques facilitée Gestion analytique globale Une répartition analytique automatique est désormais assurée dans les deux cas suivants : :: En génération d écriture, lors du rapprochement bancaire : Lorsqu une écriture est générée dans le rapprochement bancaire en mode Relevé (menu Quotidien / Rapprochement bancaire / Relevé bancaire) et que le compte sur lequel l'écriture est générée supporte l'analytique, une répartition analytique est désormais automatiquement appliquée à cette écriture. Si aucune répartition analytique par défaut n'est définie sur le compte comptable en question, le poste analytique imputé sera celui défini via la préférence Poste divers (menu Initialisation / Préférences / Extra-Comptable / Analytique). :: En contrepassation d écritures : Lors de la contrepassation d une écriture (menu Editions principales / Consultation / Comptable - icône Contrepasser écriture), si le compte de l'écriture contrepassée supporte l'analytique, une répartition analytique est désormais appliquée automatiquement (si le compte ne gère pas l'analytique en saisie) ou via l affichage de la fenêtre de répartition analytique (si le compte gère l'analytique en saisie). Si aucune répartition analytique n'est définie sur le compte comptable en question, le poste analytique imputé sera celui défini via la préférence Poste divers (menu Initialisation / Préférences / Extra- Comptable / Analytique). Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

15 Paye fiscales : Modification des comportements existants La Version 2006 de la Paye est elle aussi conforme à la nouvelle instruction fiscale définie par la Direction Générale des Impôts (D.G.I.). Cette mise en conformité, renforçant encore la sécurité et la traçabilité des données, passe par une modification de certains comportements existants et par l introduction de nouvelles options. :: Une option d édition définitive permet d identifier les bulletins validés. L'option d'édition définitive se présente sous la forme d'une case à cocher dans la liste des bulletins (menu Bulletins / Réalisation de bulletins), la fenêtre d impression en création de bulletin et via l option d édition des bulletins (menu Bulletins / Edition de bulletins) : Une note (commentaire) sur la pièce comptable précise alors la date d'origine de la pièce. fiscales : Archivage L'archivage (mensuel ou d exercice) de la Paye consiste à faire une copie non modifiable des données générant directement ou indirectement des écritures comptables. Cette copie n'est pas une sauvegarde. Chaque archive doit être conservée, et non écrasée à l instar des sauvegardes. En Paye, l'archivage se traduit par une copie de la base de données dans un répertoire prédéfini. Le déclenchement de l'archivage peut être réalisé selon 2 procédés : :: Manuellement via l option Archivage du menu Utilitaires : Une méthode et des options dédiées assurant une mise en conformité en toute sérénité Lors du transfert comptable, si des bulletins non définitifs sont détectés sur la période du transfert, ils seront transférés et prendront automatiquement la qualité de documents définitifs. Un message signale alors à l'écran ce changement de statut. Archivage systématique via un assistant :: Automatiquement au lancement du logiciel, suite à un archivage en comptabilité. Cet automatisme nécessite que le dossier de Paye EXPERT/HUIT soit lié au dossier de Comptabilité EXPERT/HUIT : :: Suppression ou modification impossible sur les bulletins ayant reçu une édition définitive. :: La Paye interdit toute modification sur les bulletins une fois le transfert comptable réalisé (menu Financier / Transfert comptable). Il convient donc de s assurer que tous les bulletins pris en compte par le transfert comptable sont définitifs. Si le progiciel détecte des bulletins non transférés sur un exercice déjà clôturé, il modifie lors du transfert comptable la date de ces bulletins au premier jour du premier mois non clôturé. Comme indiqué précédemment, rappelons qu un historique des opérations d archivage est proposé via le menu Utilitaires / Archivage / Consultation des historiques. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

16 PAYE fiscales : Traçabilité L une des obligations introduite par l instruction de la D.G.I. tient à l identification et à la traçabilité des données transférées en comptabilité. Un code identifiant unique IDENTDGI est associé à chaque bulletin transféré en comptabilité. Les bulletins sont ainsi identifiés d'après une séquence de codes ininterrompue appliquée lors du transfert comptable. Afin d'être correctement identifiable, le transfert d'une période de paye se fait par lot. Un lot est déterminé par un utilisateur créateur de bulletins et par une date de création de bulletin. Si deux utilisateurs distincts réalisent les bulletins du mois en deux jours, le transfert comptable va générer quatre écritures. Un code identifiant unique DGIORIGINE respectant une séquence ininterrompue est quant à lui associé à tout document contribuant directement ou indirectement à l établissement des documents légaux. Cette information permet d identifier le logiciel à l origine d une écriture. Précisons que ces identifiants ne sont pas nécessaires dans le cadre de l utilisation quotidienne du logiciel, mais qu ils pourront être exigés en cas de contrôle fiscal. Commentaires dans les registres alimentant cette ligne. Dans l exemple ci-dessous, le libellé de la rubrique Absence congés payés est ainsi automatiquement remplacé dans le bulletin par le commentaire saisi dans le registre, en l occurrence Congés payés Février : Transparence optimale depuis la saisie des registres jusqu aux corps des bulletins Prénom du salarié dans la gestion des acomptes Afin de faciliter l identification des salariés dans la gestion des acomptes (menu Bulletins / Gestion des acomptes), une colonne Prénom est ajoutée au tableau des acomptes : Un champ Récupération du commentaire de registre est ajouté en en-tête de la fiche des rubriques (menu Fichiers / Rubriques / Mise à jour) : Identification plus précise des employés Si cette coche est activée et qu un commentaire est saisi dans le registre (menu Bulletins / Registres / Saisie - colonne Commentaire), alors le libellé de la ligne correspondant à cette rubrique sera remplacé dans le bulletin par le dernier commentaire saisi sur les registres Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

17 PAYE Tri sur les salariés dans l édition des paiements Classement dans les éditions paramétrables L édition des paiements peut désormais être classée d après le code ou le nom des employés. Une liste déroulante Classement proposant le choix entre Code employé et Nom employé a été ajoutée à cet effet à la fenêtre de l édition des paiements (menu Editions / Paiements / Edition) : Un paragraphe Classement est ajouté aux filtres des éditions paramétrables (menu Editions \ Editions paramétrables \ Edition de document - icône Filtre) : Lisibilité optimale dans l édition des paiements Le classement intervient sur chaque liste de paiement située à l'intérieur d'une rupture (banque, mode de paiement). Reformulation du message invitant à la clôture depuis la saisie des bulletins Le message affiché lors de l'échec de création de bulletin (lié au fait que le mois de réalisation du bulletin est postérieur de six mois à la fin de l'exercice courant) a été modifié afin d inviter explicitement l utilisateur à clôturer l exercice précédent. Le message affiché désormais est le suivant : Afin de réaliser de nouveaux bulletins pour cet employé, vous devez d'abord clôturer l'exercice défini dans les renseignements généraux. Classement par défaut pour une meilleure lisibilité des éditions paramétrables Cet ajout autorise un classement de l édition d après n importe quelle information de la fiche Employé. On peut notamment envisager un classement croissant / décroissant sur le nom de l employé, ou encore un classement combinant le code de l employé et l établissement, etc. Par défaut, un filtre croissant sur le code de l employé est appliqué. A noter, ce classement des éditions paramétrables est uniquement actif lorsqu'un regroupement sur l employé est sélectionné dans la fiche d'édition. Le classement des éditions paramétrables est en outre sans effet sur l'ordre d'édition des ruptures. Rappelons que ce message apparaît si l'utilisateur oublie de clôturer son exercice et qu'il continue de réaliser des bulletins via le bouton Saisie bulletin, de la fiche de réalisation des bulletins (menu Bulletins / Réalisation de bulletins). Six mois après la fin de l'exercice, il ne peut plus créer de bulletins à moins de clôturer l'exercice. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

18 PAYE Contrôle de la période clôturée Afin d éviter tout risque de clôture involontaire de l exercice de paye, un second message de confirmation a été ajouté lors de la clôture d'exercice si la date système de l ordinateur est inférieure ou égale à la date de fin de l'exercice en cours de clôture. Lors de la clôture d'exercice, suite au message habituel de confirmation (à gauche dans l image ci-dessous), un second message de confirmation est affiché (à droite dans l image ci-dessous) si la date système est antérieure ou égale à la date de fin de l'exercice en cours de clôture : Protection supplémentaire contre les clôtures d exercices involontaires Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

19 Financier fiscales : Modification des comportements existants La Version 2006 du Financier est conforme à la nouvelle instruction fiscale définie par la Direction Générale des Impôts (D.G.I.). Cette mise en conformité, renforçant encore la sécurité et la traçabilité des données, passe par une modification de certains comportements existants et par l introduction de nouvelles options. :: Dans le respect de l instruction de la D.G.I., le Financier interdit toute modification des règlements transférés en Comptabilité (menu Synthèse / Transfert comptable). Il convient donc de s assurer que tous les règlements clients et fournisseurs pris en compte par le transfert comptable sont définitifs. Si le progiciel détecte des règlements non transférés sur un exercice déjà clôturé, il modifie lors du transfert comptable la date de ces règlements au premier jour du premier mois non clôturé. Une note (commentaire) sur la pièce comptable précise alors la date d'origine de la pièce. Le déclenchement de l'archivage peut être réalisé selon 2 procédés : :: Manuellement via l option Archivage du menu Utilitaires : Archivage systématique via un assistant :: Automatiquement au lancement du logiciel, suite à un archivage en Comptabilité. Cet automatisme implique que le dossier Financier EXPERT/HUIT soit lié au dossier de Comptabilité EXPERT/HUIT : :: La Purge (menu Utilitaires / Purges) ne peut être appliquée qu à des règlements et des échéances ayant reçu un archivage d exercice. Ainsi, si la date limite de purge sélectionnée est postérieure à la date de fin du dernier archivage annuel, la purge est refusée. fiscales : Archivage Comme indiqué précédemment, rappelons qu un historique des opérations d archivage est proposé via le menu Utilitaires / Archivage / Consultation des historiques. L'archivage (mensuel ou d exercice) du Financier consiste à faire une copie non modifiable des données générant directement ou indirectement des écritures comptables. Cette copie n'est pas une sauvegarde. Chaque archive doit être conservée, et non écrasée à l instar des sauvegardes. En Financier, l'archivage se traduit par une copie de la base de données dans un répertoire prédéfini. fiscales : Traçabilité L une des obligations introduite par l instruction de la D.G.I. tient à l identification et à la traçabilité des données transférées en comptabilité. Un code identifiant unique IDENTDGI est associé à chaque règlement transféré en comptabilité. Les règlements sont ainsi identifiés d'après une séquence de codes ininterrompue appliquée lors du transfert comptable. Un code identifiant unique DGIORIGINE respectant une séquence ininterrompue est quant à lui associé à tout mouvement contribuant directement ou indirectement à l établissement des documents légaux. Cette information permet d identifier le logiciel à l origine d une écriture. Précisons que ces identifiants ne sont pas nécessaires dans Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V

20 FINANCIER le cadre de l utilisation quotidienne du logiciel, mais qu ils pourront être exigés en cas de contrôle fiscal. Préférence gérant la suppression des règlements remis en banque Afin d éviter toute suppression abusive de règlements remis en banque, le Financier intègre une nouvelle préférence Suppression d un règlement remis en banque (menu Initialisation / Préférences / Règlements). Celle-ci permet aux utilisateurs de stipuler s ils souhaitent autoriser ou interdire la suppression de ces règlements. Cette préférence est par défaut réglée à Non, ce qui signifie que la suppression des règlements remis en banque sera refusée par défaut sur tout nouveau dossier. Cette préférence demeure naturellement modifiable à tout moment. Totalisation des montants en devises dans les listes des échéances et des règlements Pour une meilleure lisibilité des données, les colonnes des montants en devises des listes des échéances et des règlements clients et fournisseurs sont désormais totalisables : Lisibilité optimale des totaux des échéances et des règlements Protection contre la suppression abusive des règlements remis en banque Présentation du nom des tiers dans la liste des échéances et des règlements (Comptabilité maître) L utilisateur peut désormais d ajouter une colonne Nom dans la liste des échéances et des règlements lorsque la Comptabilité est maître. Cette information facilitera l identification du tiers associé à chaque échéance et chaque règlement dans le cas où la Comptabilité est maître du Financier. Une nouvelle liaison (invisible pour l utilisateur) a pour cela été établie entre la base de données du Financier et celle de la Comptabilité contenant les noms des tiers. Communiqué de lancement GAMME HUIT // GAMME EXPERT V