JP PRUNIER, Gérant du Cabinet DRH & Associés interviendra le Mardi 20 Mars 2012 de 8h à 10h à la FFB sur le thème :

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1 JP PRUNIER, Gérant du Cabinet DRH & Associés interviendra le Mardi 20 Mars 2012 de 8h à 10h à la FFB sur le thème : COMMUNIQUEZ : parlez la bonne langue! Le chef d entreprise du bâtiment parle à ses clients, à ses salariés mais aussi à son banquier, ses sous-traitants, son médecin du travail. En 45mn d exposé interactif JP PRUNIER donnera ses meilleurs outils de communication interpersonnelle. Partant de situation concrète dans lesquelles les participants se retrouveront, il décrypte les chausses trappes des situations de travail qui peuvent finir par prendre un temps conséquent au dirigeant ou à son encadrement et l éloignent de son activité à forte valeur ajoutée. Seront abordés la reconnaissance, la conduite du changement, le management minute bref des sujets sur lesquels l expérience de chacun sera aussi forte d un participant à l autre. Echanges garantis. Ce petit café bien sympathique étant avalé, je vais me présenter je m appelle Jean-Philippe PRUNIER, je dirige le Cabinet DRH & Associés spécialisé dans l accompagnement des changements humains dans vos entreprises. Souvent mes clients m appellent MONSIEUR LOYAL. C est vrai qu ils me confient - Des séminaires de cohésion d équipe - De la prévention des tensions dans l entreprise - Des démarches d écoute des collaborateurs pour une meilleure productivité. - Des méthodes pour innover AVEC les salariés. J ai la chance d avoir des clients qui vous ressemblent, ce sont des patrons de petites et moyennes entreprises, et, de temps en temps ce sont des établissements de Groupes qui nous font confiance. Je dis NOUS car chaque année une dizaine de consultants collaborent à l activité du Cabinet depuis 2003 sur Dijon.

2 Rentrons maintenant dans le sujet qui est le nôtre COMMUNIQUEZ : parlez la bonne langue! Nous sommes à égalité sur ce terrain-là en terme d expérience, et c est pourquoi Brigitte m a demandé à ce que cela soit interactif. C est donc un prétexte à se rencontrer et à échanger nos pratiques. Comme vous de temps à autre je me sens handicapé car je m y prends mal. Ca rend humble un sujet comme la communication. L important dans le Bâtiment comme ailleurs c est d être des passionnés. Comme je suis un passionné, j ai le plaisir de vous confier mes meilleurs outils de communication interpersonnelle. Le diaporama et ses commentaires pour pourrez les télécharger en allant sur le site je vous enverrais un mail avec le lien, et vous pourrez vous servir. Ma pratique c est de faire du surmesure, avec vous-même, avec votre encadrement, avec votre équipe. Le premier OUTIL que j ai choisi est foncièrement parlant pour quelqu un du bâtiment : LES 3 PORTES DE LA COMMUNICATION La porte de l émotion, celle de l action, et la porte de la pensée. Je m en sers naturellement. Mais je fais référence à cette diapo dans 2 cas très différents 1 ) JE ME PREPARE A UNE SEANCE DIFFICILE, ou AVEC UN ENJEU IMPORTANT. Dans ce cas-là je me demande comment je vais habiter chacun des 3 registres de communication pour que le message passe. Si je prends pour exemple le cas d un donneur d ordre dont vous êtes soustraitant, et qui ne respecte pas les délais. J imagine bien que vous avez besoin de vous préparer de façon un peu plus sérieuse à l entretien de régulation. Pour obtenir de lui un changement de comportement. Echouer dans cette tentative de médiation est trop grave pour votre entreprise. Vous n aurez pas d intérêt à vous fonder sur votre simple bon sens. Vous savez que vous avez intérêt à lister vos arguments, les faits. Dans ce cas vous ouvrez la «porte de la Pensée». Il vous faudra aussi vous préparer à utiliser le comportement adapté, ce sera «la porte de l Action» : vous choisirez d être debout et proche, ou bien

3 vous prendrez le temps d un rendez-vous assis face à face, vous choisirez le moment opportun. Vous aurez un paperboard à côté de vous. Ce qui vous permettra d être ensemble face au problème, et non pas face à face. Enfin vous aurez le choix d ouvrir la «porte de l Emotion». Vous lui direz combien l agacement vous a assailli à plusieurs reprises. Comment vous avez trouvé cette situation injuste. Si c est de la colère que vous ressentez. Vous ferez en sorte de ne pas exploser mais cela peut vous aider de contacter ce sentiment pour lui montrer combien son comportement vous a affecté. Rien ne vous empêchera, 15 jours plus tard, de rééquilibrer et de communiquer avec lui sur le plaisir de travailler sur des chantiers techniquement intéressants avec lui. C est la recherche de la fluidité de la communication comme moyen d arriver à vos fins. C est un outil excessivement utile. 2 ) JE DECRYPTE UNE SITUATION QUI N A PAS FONCTIONNE CORRECTEMENT EN TERME DE COMMUNICATION et je cherche à identifier le déficit (une des 3 portes) Si je prends pour exemple une relation professionnelle qui s est mal passée. J essaye de me refaire le film de cet entretien. A quel moment nous nous sommes empoignés, ou bien au contraire je l ai largué. Qu est-ce qui fait que je n ai pas emporté le morceau? Je vais analyser à froid, que mes arguments n étaient pas assez forts (Pensée), ou bien qu ils n étaient pas dits avec assez de conviction (Comportement / Action), ou enfin que je n ai pas su «toucher» mon interlocuteur (Emotion). Je pourrais également et mettre une hypothèse sur la Raison ou la Cause du problème. Cela me donne une piste pour pouvoir comprendre et m ajuster, ou trouver la parade. Vous voyez que c est un outil dont vous pourrez vous équiper. Vousmême, ou bien votre équipe d encadrement. Dans l exemple que j ai choisi, j ai pris un donneur d ordre, mais vous pouvez également avoir un enjeu avec l Architecte, avec le médecin du travail, le banquier, l un de vos sous-traitants.

4 Le 2 ième OUTIL est la diapositive sur la RECONNAISSANCE. C est un cas de communication majeur. Vous le savez bien notre propre motivation repose sur un facteur décisif la reconnaissance. La reconnaissance sera donc le carburant pour tenter d obtenir de la motivation chez l autre. Je dis tenter, car la motivation est un acte libre. Pourquoi cela fonctionne ainsi, c est que la reconnaissance nourrit chez l autre ses besoins psychologiques. On distingue 4 types de signes de reconnaissance. Les signes concernant ce qu il a fait. Les signes concernant ce qu il est. Les signes positifs de reconnaissance. Les signes négatifs de reconnaissance. Cela dessine une matrice à 4 cases. C est dans ce registre qu on retrouve l évaluation individuelle. C est pourquoi je ne peux pas aborder ce qui se passe dans un entretien d évaluation sans présenter ce tableau qui montre les 3 seules cases qu il est possible d habiter. Si je prends pour exemple le moment où votre conducteur de travaux prend du temps avec un jeune de son équipe pour faire le point après 15 jours. Il y a quelques points à lui reprocher. Ce peut être aussi le cas pour un compagnon plus ancien qui se permet de ne pas faire l effort de finir un chantier éloigné en fin de semaine. La manière de dire, de valoriser tout ce qui peut être valorisé dans d autres aspects professionnels (qualité, technicité, rapidité, relationnel, ). La manière de laisser entendre que cette personne compte pour vous, et apporte à l entreprise, sera déterminante pour qu il entende le point de progrès qu il doit effectuer. C est pour cela qu il est important de s occuper du TRAVAIL des gens qu on encadre, ou avec qui l on travaille. C est pourquoi lorsque la communication est rompue, que les barrières semblent infranchissables, que les gens en finissent par ne plus faire leur travail, que l on nous appelle pour faire un diagnostic, et que nous commençons par les écouter, et les faire parler de leur travail, et de leur organisation.

5 Cela nous amène à nous pencher sur le nombre de fois où nous pouvons en tant que manager donner des signes de reconnaissance. Une fois que la tâche est exécutée? Ce n est pas assez, 4 fois c est mieux. Vous avez 4 occasions de donner des signes de reconnaissance. Une fois avant la tâche, 2 fois pendant l exécution de la tâche, et une fois Après. Quand les managers me demandent de les aider à recadrer les personnalités difficiles de leur équipe, je leur apprends d abord à dire merci. Et puis il y a de nombreuses manières de donner des signes de reconnaissance monétaires ou non monétaires. Une récupération, un arrangement congés, un véhicule neuf pour ceux qui entretiennent le mieux. L équité entre les gens, n empêche pas une gestion différenciée des personnes. Les jeunes nous arrivent pas forcement bien câblés. De temps en temps, l école a savonné la planche, les parents n ont pas trop donné de repères, et on doit faire avec. Les anciens n ont pas forcément envie de transmettre leur savoir. Ou bien, ils trouvent que les conditions ne sont pas réunies pour qu il le fasse. C est devenu un enjeu pour que les compétences s acquièrent et que le boulot soit fait correctement. Et puis nous n avons pas d autres alternatives. Dans nos métiers nous avons besoin de gens. Avoir l outil de la reconnaissance, positive ou négative est essentiel pour réussir. C était mon 2 ième outil.

6 Le 3 ième OUTIL : c est l ORGANISATION. Lorsqu un de vos encadrants est en difficulté. Je vous invite à faire ce schéma-là. Diagramme des frontières. La communication sera bonne si des grands principes de l organisation sont respectés. Sinon c est plus dur. L important c est de trouver une bonne représentation de ce qu il vit avec son équipe, c est à dire trouver la cause du dysfonctionnement dans l organisation. Le diagramme des frontières est le premier des testeurs. Le deuxième est plus élaboré, c est le schéma de Fox, je ne présenterais pas ce matin. Je pars toujours de la pression de l extérieur. Encore faut-il l entendre. Nous avons des cas de dirigeants de structure qui n entendent pas distinctement la nature de la pression. En tous les cas ils répondent mal à la pression de l environnement. C est différents niveaux de méconnaissance. Dans tous les cas, le risque est majeur pour la structure en question. La pression peut se situer à la frontière interne majeure. Nous avons des cas de dirigeants de structure qui n entendent pas distinctement la nature de la pression. Leur surdité s entend. Qui l entend? l interne et l externe. Cela peut être grave. La pression peut se faire à la frontière interne mineure (par exemple entre deux catégories de personnel : les monteurs et l atelier). Que fait l autorité dans ce cas? Dans toutes ces tensions, c est là qu on va voir si l autorité du groupe peut modifier tel ou tel paramètre pour que la situation s améliore. Dans le cas d un conducteur de travaux, qui aura des difficultés avec l autorité. Trop ceci, ou trop cela. Il faudra l associer à recherche de toutes les causes qui font que son autorité n est pas ajustée à la situation. On pourra définir ensemble un contrat triangulaire pour cela. Vous, lui et moi, c est du coaching. On pourra donner à l encadrement quelques règles qui font que cela fonctionnerait mieux, cela devient de la formation. On pourra aussi diagnostiquer une situation plus complexe, et faire participer votre

7 encadrement à la recherche des améliorations de l organisation. Ca marche bien. C est du conseil. Ce troisième OUTIL vous présentez qu il est important, car il rend compte du système. Tout est imbriqué. En plus c est votre domaine. Le 4 ième OUTIL c est le TRIANGLE DU CONFLIT Evidemment, des étincelles se produisent. C est la vie. Vous pouvez vous-même entrer dans le triangle du conflit. Voici comment il fonctionne. Un persécuteur allume l incendie. Mais pour qu il prenne il faut une victime. C est ainsi. Le contraire peut être vrai. Une victime se désigne un persécuteur. Celui-ci entre dans son jeu et devient vraiment persécuteur. On parle de jeux psychologiques. Le problème c est que souvent un Sauveur est appelé par l une des parties : souvent la victime. Et le Sauveur répond présent. Le jeu se complique. Car le grand jeu se produit lors d un coup de théâtre. Les rôles s inversent. C est pourquoi il faut absolument apprendre à repérer les hameçons. Un dirigeant de la métrologie me disait, apprendre à ne pas en rajouter. Il y a des mails auxquels il ne faut pas répondre tout de suite, ou pas répondre du tout. Ne pas confondre les moments où il convient de réagir vite, et les moments où il convient surtout de désamorcer. Un dirigeant de la menuiserie me disait, dégonfler la situation, faire la part du feu. La pression est un facteur aggravant. Elle peut être due à la hausse du CA. Un dirigeant m expliquait être passé de 1 Millions de CA à 2,4 en 2 ans. On imagine la tension. Elle peut être due à l incertitude économique. Le manager, le dirigeant peut être sous stress. Il passera plus facilement sous mode persécuteur. En plus, cela lui fera du bien,. à court terme. Parce que très rapidement il va se rendre compte du temps et de l énergie qu il va passer làdedans.

8 CONCLUSION : Investir dans l accompagnement de vous-même ou de vos encadrants, c est éviter d avoir à payer en démotivation, en travail de mauvaise qualité. C est pour cela que vous venez à ces petits déjeuners FFB. C est pour cela qu il faut de temps en temps décider de creuser une situation et d en sortir par le haut.