gagnez du temps sans rien manquer d important

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1 gagnez du temps sans rien manquer d important 1

2 Etes-vous accro aux mails? Consultez-vous vos mails régulièrement sur votre smartphone, juste pour savoir (et vous les traitez plus tard)? Vous plaignez-vous de recevoir trop de mails? En ce qui me concerne, c est ce que je fais : dès que j ai 5 mn disponibles, je consulte mes mails, ce qui ne m empêche pas de soupirer quand je vois 200 ou 300 mails à traiter dans ma boîte de réception. La vérité, c est que traiter ses mails comporte deux parties : - une partie irrésistible : qui a pris contact avec moi, pourquoi? - une partie moins amusante : répondre à une remarque énervée de son boss ou répondre à une question compliquée. Devez-vous vous empêcher de consulter vos mails à tout bout de champ? Si vous êtes épuisé, au bord du burnout, il est sans doute temps d envisager de vous discipliner et de prendre du recul. L excellent site de Leo Babaut, zen habits (en anglais) vous y aidera. Lisez ce post : Why Killing Time Isn t a Sin. 2

3 3 questions à se poser Et si quelqu un essaie de me joindre en urgence? Quelqu un qui essaie de vous joindre en urgence le fera par téléphone ou SMS. Et si c est quelqu un qui n a pas votre numéro de téléphone, pourquoi a-t-il besoin de vous joindre en urgence? Et si je ratais quelque chose d important? Combien de fois est-ce arrivé? Dans ces cas-là, vos interlocuteurs vous relanceront ou vous laisseront un message téléphonique. Et si quelqu un attend une réponse immédiate? Ca peut arriver. Je me souviens avoir reçu des appels téléphoniques une demi-heure après avoir reçu un tu as bien reçu mon mail? Oui, je l avais reçu mais il est acceptable de répondre en quelques heures voire quelques jours. Votre interlocuteur doit le comprendre, y compris votre chef. 3

4 10 moyens de gagner du temps 1/ Spécifiez la réponse que vous attendez. Qu attendez-vous de votre correspondant : une action? Une réponse? Une information? Précisez-le. 2/ Si la conversation s enlise, décrochez votre téléphone. Vous venez d échanger par mail et votre interlocuteur semble ne pas comprendre votre point de vue : il faut lui parler de vive voix, par téléphone ou en face à face. 3/ Utilisez la fonctionnalité signature pour des réponses types. Créez plusieurs réponses types dans la signature, par exemple pour répondre à des personnes qui sollicitent un emploi. Il ne vous reste plus qu à la personnaliser quand vous l utilisez. Dans Outlook, les signatures se trouvent dans Outils ==> Options ==> Format du courrier. 4/ Utilisez un forum ou la messagerie instantanée quand vous consultez vos collaborateurs. Si vous devez entamer une conversation avec plusieurs personnes, le forum ou la messagerie instantanée seront plus performants : ils vous éviteront de recevoir 18 réponses : c est OK pour moi ou moi aussi. 5/ Ne laissez aucun mail lu dans votre boîte de réception. Si vous avez lu un message, traitez-le selon la règle 8. 4

5 6/ Limitez le nombre de dossiers. Il est tentant de créer des dossiers par thème. Malheureusement, il est possible de classer un mail dans plusieurs dossiers : un mail qui vient d un auditeur sur un problème juridique : où l avez-vous classé? Dans le dossier juridique ou dans le dossier audit? Inspirés de la méthode de David Allen, voici les dossiers que j utilise : Action : pour les mails qui nécessitent une action ou une réponse longue. Attente : pour les mails qui sont en attente d une réponse ou d une action qui ne dépend pas de moi. A lire : pour les newsletters auxquelles je suis abonnée. Je planifie du temps pour les lire ou je me désabonne si, à l usage, je ne les lis pas. Références : pour les mails qui comportent des identifiants et des mots de passe ou qui proposent une offre qui, je le sais, m intéressera un jour ou l autre. Accès rapide : pour les mails que je sais devoir consulter dans les jours qui viennent. Purgatoire : pour les mails qui ont été traités. Je peux retrouver rapidement un mail par son expéditeur. Je les supprime impitoyablement au bout de six mois. 7/ Interdisez à vos collaborateurs de vous mettre en copie. Si vos collaborateurs vous mettent en copie pour appuyer leur point de vue ou leur demande, ça fonctionne peut-être mais ça encombre votre boîte de réception. S ils ont des problèmes, qu ils viennent vous voir et voyez avec eux comment ils peuvent résoudre leur problème. 8/ Utilisez la règle des 2 mn. Si la réponse doit vous prendre moins de 2 minutes, répondez immédiatement. Sinon, mettez le mail dans le dossier Action et planifiez du temps pour y répondre. 9/ Fixez-vous des règles. Le dossier réception doit être vide quand je quitte le logiciel de messagerie. Pas plus de X mails dans le dossier action. Etc. 5

6 10/ Planifiez un temps pour répondre à vos mails. Il n y a rien de plus traître que les mails : vous vous dites que vous allez y passer juste 5 mn, juste pour voir s il n y a rien d urgent ou d important et 2 heures plus tard, vous y êtes toujours. Mettez une alarme au bout du temps que vous avez décidé, et arrêtez de les traiter jusqu au nouveau temps planifié. Allongez le temps si nécessaire mais décidez-le avant de vous y mettre et réglez une nouvelle alarme. 6

7 5 règles pour ne rien perdre d important 1/ Sauvegardez Sauvegardez un mail important dans le dossier correspondant de votre ordinateur, comme vous le feriez d un courrier papier qui irait dans un dossier physique. 2/ Classez les mails avant de les traiter Si vous classez les mails par expéditeur, vous les traiterez plus rapidement. Vous pouvez aussi les classer par objet. En lisant en premier le mail le plus récent, vous aurez immédiatement une vue d ensemble : les mails précédents sont souvent repris dans le dernier mail. 3/ Faites une règle de message pour les newsletters Mettez-les dans un dossier «Newsletter» ou «A lire» et planifiez du temps pour les consulter. Cette règle vous évitera d encombrer votre boîte de réception. 4/ Revoyez les dossiers «Attente» et «Action» régulièrement C est une des règles les plus importantes. Faute de quoi les mails risquent d être oubliés. 5/ Eliminez, éliminez Si dans votre boîte de réception figurent les mails professionnels, les newsletters et les innombrables mails commerciaux que vous recevez, il peut être facile d oublier un mail professionnel, surtout si vous avez déjà parcouru vos mails rapidement sans les traiter. Eliminez tous les mails commerciaux : votre boîte de réception sera plus claire. 7

8 10 règles pour que vos s soient lus Si vous envoyez un mail confus, il s en suivra un échange qui aurait pu être évité et qui vous fera perdre du temps. 1/ Mettez le message clé dans l objet de votre mail Evitez les titres génériques qui ne veulent pas dire grand-chose. Lequel de ces deux objets a le plus de chances d être remarqué? Objet : Agenda Objet : La prochaine réunion du comité de pilotage aura lieu le 11 décembre à 11 H. 2/ Vérifiez l objet avant de transmettre un mail Et ajoutez ce que vous attendez : «pour action», «pour information» ou «qu en pensez-vous?». 3/ Un seul sujet par mail Cela facilitera la lecture et le traitement par votre destinataire. 4/ Le message doit être court Les mails sont lus sur un écran, au milieu de dizaines d autres mails qui attendent d être traités. Personne ne lit les longs paragraphes. 5/ Le design compte Choisissez un format simple avec des polices classiques. Aérez votre texte, laissez de l espace. 8

9 6/ Ne donnez pas de multiples explications De multiples explications risquent de rendre votre mail confus. Choisissez-en une et tenez-vous-en à celle-ci. 7/ Faites comme les journalistes Choisissez la phrase la plus importante de votre texte et utilisez-là comme introduction. 8/ Mettez-vous à la place du destinataire Que connaît-il du sujet? Si votre interlocuteur connaît bien le sujet, allez du spécifique au général. S il ne connaît rien du sujet, allez du général au spécifique. 9/ Jamais de mauvaise nouvelle par mail Les mauvaises nouvelles passent très mal par mail : téléphonez ou allez voir la personne. 10/ Ne jamais, jamais, jamais envoyer un sous le coup d une émotion Si un vous déstabilise, ou vous met en colère, fermez votre logiciel de messagerie et allez prendre un café ou faites le tour du pâté de maison. Vous répondrez demain, ou après-demain, ou plus tard. 9

10 N encombrez pas les boîtes de réception de vos correspondants Evidemment, vous ne pouvez pas passer en revue cette check-list chaque fois que vous envoyez un mail, mais lisez-là et relisez-là. Pensez-y quand vous envoyez un mail qui représente un enjeu fort. Etes-vous sous le coup d une émotion, la colère par exemple? Avez-vous indiqué la bonne adresse? Si vous n envoyez pas ce mail, votre correspondant va-t il le réclamer? Votre correspondant répond-il habituellement à vos mails? Sinon, décrochez votre téléphone. Avez-vous besoin de vous excuser d envoyer ce mail? Si c est le cas, inutile de l envoyer. Vous pouvez peut-être communiquer autrement. Votre adresse et votre numéro de téléphone figurent-ils dans ce mail? Votre réponse est-elle utile? Faites-vous suivre un hoax potentiel? Avez-vous vérifié l orthographe? Votre texte pourrait-il être plus court? Si vous deviez payer 0,5 pour envoyer ce mail, le feriez-vous? 10

11 Ce document est édité par Finance Technique & Trend. Vous connaissez quelqu un qu il peut intéresser? Vous pouvez le diffuser librement à condition de ne rien modifier à ce document. Finance Technique & Trend Villa Créatis, 2 rue des Mûriers CP Lyon cedex 09 Crédits photos : fotolia.com 11