Grille de notation des offres NICHE Document explicatif

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1 Grille de notation des offres NICHE Document explicatif Critère I. Capacités du candidat ou du consortium Note I.1 Le candidat et ses sous-traitants ont-ils démontré leur expérience avec des projets comparables de renforcement des capacités, dans le domaine concerné et dans le pays de réalisation du projet (ou autre pays en développement)? 25 I.2 Le candidat et ses sous-traitants ont-ils démontré qu ils disposaient de connaissances ou d expériences d un autre ordre, II. mais pertinentes pour la réalisation du projet? 10 Qualités intrinsèques du projet proposé Sous-total 35 (note minimale ) 21 II.1 Efficacité (aptitude de l approche choisie à produire les effets désirés) 8 II.2 II.3 II.4 II.5 II.6 II.7 III. Efficience (degré auquel la mise en œuvre des ressources, telle qu elle est proposée, peut aboutir aux résultats escomptés) 7 Appropriation du projet (degré auquel la proposition tient systématiquement compte de l appropriation du projet par l organisation sollicitante) 7 Genre (degré auquel l approche et les activités proposées sont susceptibles d avoir des effets positifs sur l accès aux opportunités, les conditions de vie et/ou de travail des femmes) 7 Marché du travail (degré auquel les activités de formation et d enseignement proposées entendent répondre aux besoins du marché du travail au niveau national) 7 Degré d exploitation des possibilités d enseignement et de formation disponibles dans la région (en dehors de celles qui sont offertes par l organisation sollicitante) 7 Pérennisation (degré auquel la proposition entend pérenniser les résultats du projet sur le plan académique, institutionnel, technique et financier) 7 Qualités techniques du projet proposé Sous-total 50 (note minimale) 30 III.1 Qualité du cadre logique 8 III.2 Qualité du budget (transparence et réalisme) 6 III.3 Qualité du système interne de suivi et d évaluation du projet 6 III.4 Qualité d organisation et de gestion du projet 6 III.5 Qualité de présentation de la proposition 4 IV. Qualités des membres de l équipe Sous-total 30 (note minimale) 18 IV.1 Expérience et expertise du directeur de projet, responsable de la direction générale du projet 7 IV.2 IV.3 Expérience et expertise du conseiller ou coordinateur principal, premier contributeur opérationnel à la mise en œuvre et à la gestion du projet 10 Connaissances et expérience professionnelle, dans la région et/ou le domaine en question, des autres membres de l équipe 6 IV.4 Degré auquel l expertise locale ou régionale (en dehors de celle de l organisation sollicitante) sera impliquée dans le projet 6 IV.5 Clarté des rôles et des responsabilités des membres de l équipe quant aux activités définies dans le plan de travail 6 Sous-total 35 (note minimale) 21 Total 150 (note minimale pour les critères I à IV) 90 Explanation NICHE TEC score sheet projects over Euro 200,000 Version 1.1

2 V. Prix V.1 Jusqu à 25% de la note maximale (à calculer par la Nuffic sur la base d une comparaison avec les offres concurrentes) 50 Note maximale 200 Notes explicatives sur les critères employés : A. Evaluation des capacités du candidat et des qualités de la proposition Capacités du candidat ou du consortium I.1 Le candidat et ses sous-traitants ont-ils démontré de l expérience avec des projets comparables de renforcement des capacités, dans le domaine concerné et dans le pays de réalisation du projet (ou autre pays en développement)? - Le candidat et ses sous-traitants ont-ils intégré à leur proposition une liste vérifiable de projets d envergure et pertinents par rapport au projet concerné? I.2 Le candidat et ses sous-traitants ont-ils démontré qu ils disposaient de connaissances ou d expériences d un autre ordre, mais pertinentes pour la réalisation du projet? - Les témoignages sont-ils crédibles, convaincants et pertinents par rapport à l expérience nécessaire à la réalisation du projet? - Les informations fournies montrent-t-elle que le candidat (comme ses sous-traitants) apporte une certaine valeur ajoutée quant aux objectifs et aux besoins du projet? Les projets et les programmes que le candidat a menés ou auxquels il a participé au cours des dernières années doivent témoigner de son expérience professionnelle dans le domaine ou la zone géographique ou le pays en question. Les références à des projets de renforcement des capacités dans l enseignement et la formation postsecondaires sont ici particulièrement pertinentes. Pour chacune d'entre elles, le type d organisations bénéficiaires, le pays concerné, la finalité du projet ou du programme en question, les activités ayant eu lieu, la durée du projet et son budget, ainsi que le rôle joué par le candidat et son personnel, doivent être précisés. II. Qualités intrinsèques du projet proposé Il s agit ici principalement de considérer l approche et la stratégie adoptées pour atteindre les o bjectifs du projet et résoudre les problèmes constatés. II.1 Efficacité (aptitude de l approche choisie à produire les effets désirés) - L approche a-t-elle été spécialement élaborée en fonction des besoins décrits par l avantprojet? - L approche et la stratégie choisies sont-elles claires et réalistes? - Les résultats planifiés sont-ils clairs et réalistes? - Les différents niveaux (individuel, organisationnel et institutionnel) du renforcement des capacités sont-ils en corrélation? Explanation NICHE TEC score sheet projects over Euro 200,000 Version 1.1 2

3 - L approche proposée est-elle innovante de par les solutions proposées, les moyens mis en œuvre (intrants) et la pertinence des technologies employées? - L approche proposée prend-elle en compte la capacité d absorption / «capacité de charge» de l organisation sollicitante? - La stratégie proposée (contenu, processus et gestion) reflète-t-elle les expériences acquises dans le cadre de projets antérieurs similaires en matière de renforcement des capacités? - Est-il proposé de mettre sur pied de façon proactive un échange de connaissances ou une coopération avec des organisations ou des projets NICHE visant les mêmes objectifs, dans le pays ou dans la région? II.2 Efficience (degré auquel la mise en œuvre des ressources telle qu elle est proposée peut aboutir aux résultats escomptés) - Les ressources du projet (finances, matériel, main-d œuvre) sont-elles décrites clairement à la fois en termes quantitatifs et qualitatifs? - Des raisons pertinentes ont-elles été fournies pour le choix et/ou la combinaison des ressources? - Les ressources proposées sont-elles adaptées aux activités envisagées? - Les ressources proposées sont-elles proportionnées aux résultats visés par le projet? - L utilisation prévue de l expertise néerlandaise proposée (missions à court, moyen et long terme) est-elle correctement décrite et motivée? II.3 Appropriation du projet (degré auquel la proposition tient systématiquement compte de l appropriation du projet par l organisation sollicitante) - Est-il bien clair que l organisation sollicitante a une voix décisive dans la conduite et la réorientation des processus du projet? - Est-il bien clair que l organisation sollicitante est responsable du planning, de la reddition des comptes, de la budgétisation et des finances du projet? Ces responsabilités ont-elles été transposées dans la structure de gestion de projet et dans la répartition du travail? - Les responsabilités sont-elles clairement définies et réparties entre le candidat et l organisation sollicitante : qui fait quoi, qui prend les décisions? II.4 Genre (degré auquel l approche et les activités proposées sont susceptibles d avoir des effets positifs sur l accès aux opportunités, les conditions de vie et/ou de travail des femmes) - La proposition a-t-elle identifié et élaboré (en termes d approche) des questions pertinentes relatives au genre? - Le cadre logique du projet tient-il systématiquement compte des questions de genre (objectifs, réalisations, résultats, activités et apports)? Comprend-il des indicateurs de genre? - La proposition indique-t-elle clairement comment les questions de genre et les objectifs qui s y rapportent seront intégrés dans la gestion, la mise en œuvre et le suivi du projet? II.5 Marché du travail (degré auquel les activités de formation et d enseignement proposées entendent répondre aux besoins du marché du travail au niveau national) - La stratégie d adaptation des programmes d études, de formation ou de recherche aux besoins du marché national du travail est-elle clairement expliquée? Explanation NICHE TEC score sheet projects over Euro 200,000 Version 1.1 3

4 - La proposition prévoit-elle un mécanisme visant à impliquer les représentants du marché local du travail (secteur public, privé ou parallèle) dans le planning et le suivi du projet? - La proposition fournit-elle des indicateurs permettant de mesurer les effets du projet sur le marché du travail (et son renforcement)? II.6 Degré d exploitation des possibilités d enseignement et de formation disponibles dans la région (en dehors de celles qui sont offertes par l organisation sollicitante) - A-t-il été proposé à des établissements d enseignement et de formation dans la région ( pays de réalisation du projet, pays voisins ou reste du continent) de fournir leurs services au projet? (Notez que les entreprises privées sont elles aussi éligibles) - S il a été proposé à des établissements régionaux d enseignement et de formation de s impliquer dans le projet, cette implication se concrétise-t-elle dans le consortium candidat? - L implication éventuelle d établissements régionaux d enseignement et de formation figure -telle dans une convention écrite entre le candidat et les acteurs régionaux en question, signifiant leur intention de collaborer? II.7 Pérennisation (degré auquel la proposition entend pérenniser les résultats du projet sur le plan académique, institutionnel, technique et financier) - Le candidat a-t-il proposé des mesures et des activités contribuant à créer un environnement favorable, qui permettra au projet d assurer un haut degré de pérennisation dans les domaines ci-dessous : o Pérennisation sur le plan académique : la proposition ou stratégie du candidat contribue-t-elle à permettre à l organisation sollicitante de maintenir et continuer à améliorer les services éducatifs mis en place pendant la réalisation du projet? o Pérennisation sur le plan institutionnel : la proposition ou stratégie du candidat contribue-t-elle à permettre à l organisation sollicitante d absorber et «d incorporer» les activités du projet à sa structure, son système et ses plans stratégiques? o Pérennisation sur le plan financier : la proposition ou stratégie du candidat comporte-t-elle un volet financier prévoyant la mise à disposition de ressources à l'issue du projet, afin d en prolonger les résultats? o Pérennisation sur le plan technique : y a-t-il suffisamment de compétences et d outils en place pour que le matériel, les équipements et les véhicules soient correctement utilisés et entretenus? - La proposition prévoit-elle des formations spécifiques pour le personnel administratif, comptable et technique, pour assurer la pérennisation des résultats du projet? III. Qualités techniques du projet proposé Les qualités techniques du projet proposé seront examinées selon différents critères et en fonction de leur corrélation. III.1 Qualité du cadre logique Explanation NICHE TEC score sheet projects over Euro 200,000 Version 1.1 4

5 - La proposition établit-elle des rapports clairs et réalistes entre les objectifs, les résultats escomptés, les activités, les ressources nécessaires, les indicateurs au niveau des résultats et des activités, les sources de vérification et les indications budgétaires? III.2 Qualité du budget (transparence et réalisme) - Le budget est-il réaliste et renvoie-t-il clairement à la proposition de projet (rapports entre la stratégie, les objectifs, les activités, les apports et le budget)? - Les budgets alloués au projet sont-ils calibrés selon les objectifs et les résultats escomptés? - La division du budget en catégories de coûts est-elle claire? III.3 Qualité du système interne de suivi et d évaluation du projet - La proposition prévoit-elle un système interne de suivi et d évaluation du projet? - Le système interne de suivi et d évaluation du projet est-il efficace par rapport à son mandat, à l appropriation du projet, ainsi qu au temps et au budget alloués? - La stratégie de S&E, telle qu'elle est proposée, accorde-t-elle une place à la réflexivité? Estil prévu d intégrer un échange actif de connaissances et d informations aux activités et aux apports du projet? - La gestion des risques fait-elle explicitement partie du système interne de suivi et d évaluation du projet? III.4 Qualité d organisation et de gestion du projet - L organisation et la gestion du projet sont-elles présentées dans la proposition (organigramme)? - La structure de gestion du projet est-elle suffisante pour mettre en œuvre, coordonner et assurer le suivi du projet? - Existe-t-il un bon niveau de complémentarité entre le candidat et ses sous-traitants? - Le consortium (candidat et sous-traitants) est-il flexible et de taille assez réduite pour garantir une bonne gestion du projet? III.5 Qualité de présentation de la proposition - A-t-il été fait usage des formulaires prescrits? - Les différentes parties de la proposition sont-elles correctement articulées? IV. Qualités des membres de l équipe S appuyant sur les curriculums vitæ soumis par tous les membres de l équipe de projet, mais aussi sur la liste des effectifs figurant au paragraphe 5.3-a de la proposition, qui précise les tâches et responsabilités de chacun dans l équipe proposée, le comité d évaluation considère chaque individu en regard de son parcours et de l expérience acquise dans le domaine d expertise concer né, dans les pays en développement (particulièrement dans la région), ainsi que dans des projets de renforcement des capacités au sein de l enseignement et de la formation postsecondaires. L expertise du directeur de projet et du conseiller ou du coordinateur principal en matière de gestion et de réalisation de projets comparables est évaluée à part. Explanation NICHE TEC score sheet projects over Euro 200,000 Version 1.1 5

6 Les examinateurs prendront aussi en compte le degré d implication d experts locaux ou régionaux dans le projet. Il est impératif que chaque membre du personnel engagé dans le projet soumette son curriculum vitæ à la Nuffic. Si les curriculums vitæ fournis ne correspondent pas (tout à fait) à l apport en personnel décrit dans la proposition, que ce soit de manière intentionnelle ou non, les membres du CEO procéderont à l examen de la candidature en question mais lui attribueront une note inférieure ou nulle pour ce sous-critère. IV.1 Expérience et expertise du directeur de projet, responsable de la politique générale du projet - Le CV du directeur de projet est-il convaincant et correspond-il aux responsabilités inhérentes à sa fonction? IV.2 Expérience et expertise du conseiller ou coordinateur principal, premier contributeur opérationnel à la mise en œuvre et à la gestion du projet - Le CV du conseiller ou coordinateur principal du projet est-il convaincant et correspond-il aux responsabilités inhérentes à sa fonction? IV.3 Connaissances et expérience professionnelle, dans la région et/ou le domaine concerné, des autres membres de l équipe - Les CV des autres membres de l équipe sont-ils convaincants et correspondent-ils aux responsabilités et aux activités proposées? IV.4 Degré auquel l expertise locale ou régionale (en dehors de celle de l organisation sollicitante) sera impliquée dans le projet - La contribution d experts locaux ou régionaux a-t-elle été prévue? - Des experts locaux ou régionaux ont-ils soumis une déclaration de disponibilité? - La contribution d experts locaux ou régionaux a-t-elle été spécifiée en termes d activités et de responsabilités? IV.5 Clarté des rôles et des responsabilités des membres de l équipe quant aux activités définies dans le plan de travail - Les prestations professionnelles des membres de l équipe sont-elles clairement décrites et correspondent-elles aux activités définies dans le plan de travail? - La répartition des tâches et des responsabilités entre les partenaires du projet est -elle clairement définie? - La responsabilité liée aux questions prioritaires (genre, marché du travail, apprentissage organisationnel) a-t-elle été clairement attribuée au sein de l équipe? V. Prix La note attribuée à la proposition sur le critère du prix est calculée selon la formule suivante, éventuellement augmentée d un bonus pour le moins-disant. Explanation NICHE TEC score sheet projects over Euro 200,000 Version 1.1 6

7 Calcul appliqué à l'offre : (budget maximum prix de l offre) 40 X (budget maximum/100) 25 Dans cette formule, un point correspond à 0,6% du budget maximum. Il est possible d obtenir au maximum 40 points pour le prix de l offre. Le moins-disant reçoit un bonus de 10 points. La note maximale sur le critère du prix est de = 50 points B. Notation finale La somme des résultats obtenus donnent une note totale pour chacune des organisations. Toute note inférieure au minimum indiqué sur la grille est éliminatoire. Un candidat ne peut prétendre à une subvention que s il a obtenu au moins la note minimale dans chacune des catégories. C. Droit de veto de l organisation sollicitante Aussi favorable que soit l opinion du Comité d Evaluation des Offres envers la candidature gagnante, l organisation sollicitante, potentiellement bénéficiaire du projet, est en droit de la rejeter pour des raisons qui lui sont propres et selon ses propres critères. Mais dans ce cas, elle devra fournir des explications écrites à la Nuffic, qui les transmettra au candidat rejeté. Le rejet du candidat choisi par le CEO entraîne l annulation du projet. Explanation NICHE TEC score sheet projects over Euro 200,000 Version 1.1 7