Documentation utilisateur Gestion des licences FFSU

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1 Documentation utilisateur Gestion des licences FFSU FFSU_uti.doc édité le 23/10/ Dernière mise à jour le 23/10/ :19:00

2 Table des matières 1. QUE FAIT CE PROGRAMME? DESCRIPTION DE LA FENETRE DE SAISIE Présentation Bouton A envoyer Indicateur Envoi Génération du fichier des licenciés DESCRIPTION DE L ENVOI A LA FEDERATION... 6 FFSU_uti.doc - édité le 23/10/ Dernière mise à jour le 23/10/ :19:00 2

3 1. Que fait ce programme? Ce programme permet de gérer les licences FFSU dans Apogée à partir des inscriptions administratives de l année en cours et de générer un fichier au format attendu par le site Web de la fédération nationale. 2. Description de la fenêtre de saisie 2.1 Présentation L écran de saisie est le suivant : Vous êtes d abord en mode recherche sur l étudiant (zones blanches). Comme sous Apogée, il faut saisir les critères de recherche (avec % si nécessaire) puis faire F8 pour exécuter la recherche. Vous pouvez ensuite cliquer sur les flèches s il y a lieu pour naviguer sur les étudiants sélectionnés. Une fois positionnés sur l étudiant recherché, cliquez sur le bouton Afficher pour afficher ses données relatives à la licence ffsu. 2 cas : l étudiant a payé sa licence au centre d inscription : un n de licence provisoire lui a été attribué dans Apogée FFSU_uti.doc - édité le 23/10/ Dernière mise à jour le 23/10/ :19:00 3

4 L étudiant n a pas payé sa licence au centre d inscription et il n y a pas encore eu de paiement enregistré au bureau des sports. Dans ce cas un message d avertissement apparaît : Cet étudiant n a pas de licence FFSU à ce jour Les champs grisés correspondent à des données dont la saisie est obligatoire. Dans les zones Discipline étudiée et Sport pratiqué, des listes à choix apparaissent correspondant aux valeurs attendues par le site Web de la fédération. 2.2 Bouton A envoyer Ce bouton permet d enregistrer les données saisies et d indiquer que l étudiant pourra être communiqué à la Ffsu lors du prochain envoi. Attention : l envoi ainsi programmé ne sera effectif qu après la prochaine génération/envoi du fichier à la FFSU (cf 2.4) Seuls les étudiants ayant apporté leur certificat médical au bureau es sports peuvent être communiqués à la fédération. A partir de ce moment, les informations contenues dans l encadré Licence FFSU ne sont plus modifiables pour cet étudiant. FFSU_uti.doc - édité le 23/10/ Dernière mise à jour le 23/10/ :19:00 4

5 2.3 Indicateur Envoi Cet indicateur permet, pour l étudiant sélectionné de visualiser si cet étudiant a été communiqué à la FFSU. Lorsque les données relatives à la FFSU sont saisies pour un étudiant, cet indicateur prend la valeur S. L indicateur passe à A lorsque le gestionnaire a cliqué sur A envoyer pour l étudiant. Il passe à E lorsque le fichier des licenciés a été généré contenant cet étudiant. Un bouton Annuler permet d'interrompre l'envoi d'une licence à la FFSU, il fonctionne de la manière suivante: Si le témoin Envoi est à 'E' (Envoyé) et que le gestionnaire a un utilisateur déclaré de type 'TYP_FFSU_TOUT' un bouton 'Annuler' apparait à droite du témoin Envoi Le fait d'activer ce bouton permet de mettre le témoin Envoi à 'X' : cette licence a été envoyée et ne sera plus envoyée à la FFSU Si le témoin Envoi est à 'A' (A envoyer) et quelque soit le type de l'utilisateur connecté, le bouton 'Annuler' apparait à droite du témoin Envoi Le fait d'activer ce bouton permet de mettre le témoin Envoi à 'S' (Saisi) : annule le fait d'avoir activé 'A envoyer' Dans les 2 cas, le gestionnaire peut de nouveau activer le bouton 'A envoyer' si nécessaire 2.4 Génération du fichier des licenciés Pour générer le fichier des licenciés, vous devez sortir du mode recherche (ctrl Q) et dans le menu Web activer la fonctionnalité Génération du fichier des licenciés. Cliquer sur Générer pour activer la génération du fichier dont le nom et l emplacement sont définis via l interface Windows standard. On voit en bas à gauche le nombre d étudiants inscrits. On génère systématiquement le fichier global de tous les licenciés de l université. FFSU_uti.doc - édité le 23/10/ Dernière mise à jour le 23/10/ :19:00 5

6 3. Description du fichier généré pour la fédération Ce fichier est généré au format attendu par la FFSU. Il ne contient pas de ligne d entête. Les champs sont séparés par des ;. A la génération, le nom du fichier à écrire est saisi via l interface Windows Standard. Vous devez impérativement lui donner le suffixe.csv Commentaires N Association sportive 4 caractères Nom patronymique 25 caractères 1 er prénom 25 caractères Code sexe de l étudiant 1 caractère : M ou F Date de naissance de l étudiant au format AAAA-MM-JJ 1 ère ligne d adresse 30 caractères Les 3 lignes d adresse d Apogée sont compactées en 2 2 ème ligne d adresse 30 caractères - champ facultatif Code postal 5 caractères numériques Ville 25 caractères N tel 20 caractères - champ facultatif de l étudiant dans l établissement 50 caractères Code de la discipline étudiée 1 chiffre entre 1 et 9 (*) Année d étude 1 chiffre entre 1 et 9 Libellé du sport pratiqué 20 caractères Témoin licencé étoile 1 caractère : O ou N Autorisation de l étudiant à diffuser ses coordonnées à des partenaires commerciaux de la FFSU 4 champs vides correspondent aux valeurs de la licence "dirigeant" souscription à la couverture d assurance «accidents corporels» proposé par la FFSU 1 chiffre : 1 pour oui ou 0 pour non Toujours à zéro : non autorisation 0 correspondant à la valeur NON. non vendue pas l'université lors de la remise de la licence à l'étudiant, il sera informé de la procédure d adhésion disponible sur le site de la fédération : Jusqu en 2010/2011, le n d association sportive était unique par établissement : U1 : J100 U2 : J200 U3 : J300 INPG : J500 Depuis 2010/2011, il est fonction de la composante de l inscription principale. L dans l établissement n est pas stocké dans Apogée pour INP et Savoie. 4. Description de l envoi à la fédération FFSU_uti.doc - édité le 23/10/ Dernière mise à jour le 23/10/ :19:00 6

7 Ce fichier doit ensuite être communiqué à la fédération. Pour cela, allez dans internet explorer à l adresse Cliquer sur parcourir. Positionnez vous alors sur le fichier ffsu généré précédemment. Comme nous l avons vu précédemment, on envoie systématiquement le fichier global de tous les licenciés de l université. Pour ceux déjà connu de la fédération, on aura un message indiquant qu il n a pu être chargé car déjà communiqué. Puis apparaît un message du nombre d étudiants nouveaux communiqués. A l adresse vous disposez de listes fournies par la fédération. FFSU_uti.doc - édité le 23/10/ Dernière mise à jour le 23/10/ :19:00 7