Note à l intention de la Société Proposante

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1 Institutions Financières Questionnaire Globale de Banque Note à l intention de la Société Proposante Ce questionnaire est un document confidentiel, sa signature n engage pas la Société Proposante à souscrire un contrat d assurance. Le questionnaire doit être obligatoirement accompagné du dernier rapport annuel de la Société Proposante incluant toutes ses filiales et participations pour lesquelles elle souhaite bénéficier des garanties. Nous vous remercions de bien vouloir fournir en Annexe au présent questionnaire toutes les informations complémentaires pertinentes relatives aux questions posées ci-après. Toute réponse doit être fournie dans le cadre de votre Groupe, si une filiale a des réponses différentes, celles-ci doivent être fournies séparément sur papier à entête. Détails relatifs à la Société Proposante 1. Nom de la Société Proposante 2. Adresse principale 3. Date de création 4. Activités / Services principaux 5. La Société Proposante a-t-elle été impliquée ou fait l objet de fusions ou acquisitions au cours des cinq dernières années? Oui.. Si oui, veuillez préciser: 6. Des fusions, acquisitions, consolidations ou ventes d actifs sontelles envisagées?. Oui Si oui, veuillez fournir des détails sur document séparé. 1/15

2 7. Indiquer les actionnaires / associés possédant plus de 15 % du capital de la Société Proposante: Actionnaires % Détenu 8. Veuillez indiquer: Année en cours Année précédente (données consolidées) Nombre total d employés (y compris personnel temporaire) dont nombre: (a) à l étranger (b) employés temporaires (c) auditeurs internes / 'compliance' (e) commerciaux, front-office et autres chargés de clientèle (f) administratifs 9. Nombre d implantations (y compris agences): (a) Pays d'origine (b) Etranger 10. Veuillez fournir une liste complète des filiales de la Société Proposante à assurer: Joindre une Annexe si nécessaire Nom de la filiale Pays % Détenu Date (*) Activités principales Nombre d employés (*) Date d acquisition / de création 2/15

3 11. Veuillez indiquer: Année en cours Année précédente (chiffres consolidés) (a) Total Actifs (b) Capital (c) Revenu avant impôt (ebit) (d) Total des dépôts (e) Total des prêts / crédits (f) Total des fonds sous gestion 12. Veuillez indiquer: (chiffres consolidés) (a) nombre de clients (b) nombre de comptes_ (c) nombre de comptes inactifs (pour lesquels aucun mouvement n a été enregistré durant les 12 derniers mois) (d) nombre de comptes de dépôt et d épargne 13. Veuillez indiquer la répartition du revenu d exploitation consolidé (a) Par type d'activités Activités % (b) Par type de clientèle (Particuliers, PME/PMI, Institutionnels, etc.) Type de clientèle % 3/15

4 Ressources Humaines 1. Existe-t-il une fonction Ressources Humaines centralisée pour l'ensemble du Groupe (Société Proposante et TOUTES ses filiales)?... Oui Si oui, combien d employés compte ce département? Si non, comment cette fonction est-elle exercée et par combien d employés? 2. La Société Proposante dispose-t-elle d un Manuel du personnel (Règlement intérieur,etc.) à l'usage des employés?... Oui Si oui (a) contient-il des instructions sur tous les aspects de vos activités?.. Oui (b) définit-il les tâches individuelles de chaque catégorie d'employé?. Oui (c) aborde-t-il les aspects de procédures de sécurité? Oui (y compris la sécurité informatique) 3. Les employés sont-ils formés en permanence en ce qui concerne les aspects: (a) de sécurité physique et informatique? Oui (b) opérationnels? Oui 4. Les tâches de chaque employé sont-elles définies de sorte qu aucun employé ne contrôle seul une transaction du début à la fin? Oui 5. Tous les employés sont-ils tenus de prendre deux semaines consécutives de vacances chaque année? Oui Si oui, cette obligation est-elle contrôlée de manière centrale et les exceptions sont-elles identifiées? Oui 6. Existe-t-il une politique de recrutement au niveau du Groupe définissant le profil requis pour chaque fonction? Oui 7. Lors du recrutement, des références sont-elles demandées et vérifiées?.. Oui 8. Les antécédents judiciaires de chaque employé sont-ils vérifiés?. Oui 9. Les vérifications initiales sont-elles répétées à intervalle régulier? Oui (au mois tous les deux ou trois ans) 10. Existe-t-il des règles fixant les modalités de départ des employés? Oui 11. Les départs sont-ils communiqués au département informatique pour suppression immédiate de tous les accès aux systèmes? Oui 4/15

5 12. Y a-t-il un code de déontologie écrit?... Oui (Si oui, veuillez fournir une copie de celui-ci en annexe) Si oui, l ensemble de la Direction et des employés: (a) ont-ils reçu copie de ce code? Oui (b) doivent-ils signer un document reconnaissant l'avoir lu et y adhérer? Oui 13. Tous les employés sont-ils formés en ce qui concerne: (a)... les normes et procédures de personnel?... Oui (b)... la sensibilisation aux risques de fraude?... Oui 14. Y a-t-il obligation pour vos sous-traitants qu'ils aient leur propre assurance Fraude? Oui Procédures et Contrôle Interne 1. Existe-t-il des politiques Groupe écrites (normes, standards, 'best practices', etc) qui abordent TOUS les processus opérationnels?..... Oui Si oui, (a) peuvent-elles être consultées?.... Oui (b) sont-elles d application dans toutes les implantations et filiales?... Oui 2. Des implantations ou filiales sont-elles autorisées à suivre des procédures opérationnelles différentes?.. Oui Si oui, une autorisation préalable est-elle requise?... Oui 3. Existe-t-il au sein de chaque service opérationnel une fonction de contrôle interne propre exerçant les contrôles et vérifications journalières? Oui 4. Existe-t-il un contrôle simultané par 2 personnes pour l'accès / la manipulation de: (a) titres et autres valeurs?... Oui (b) chèques, traites et instruments similaires?... Oui (c) comptes inactifs (de plus de 12 mois)?... Oui (d) codes d accès, clés de chiffrement?... Oui 5. Existe-t-il un contrôle conjoint pour la conservation: (a) des codes d accès, clés de chiffrement?... Oui (b) des valeurs placées dans des coffres?... Oui 6. Les comptes nostro sont-ils réconciliés quotidiennement par des employés distincts de ceux préparant et autorisant les paiements?... Oui 5/15

6 Audit et Compliance 1. La Société Proposante dispose-t-elle d un Audit Interne exerçant des tâches distinctes de celles des auditeurs externes pour l'ensemble du Groupe?... Oui Si oui, y a-t-il (a) un programme d audit formel incluant l informatique?... Oui (b) un programme d audit couvrant toutes les activités?..... Oui (c) un audit au moins une fois par an de toutes les implantations / filiales?. (d) indépendance de l 'Audit Interne de toute autre fonction?.... Oui (e) des rapports écrits adressés à un Comité d Audit ou de Direction?... Oui Oui (f) une procédure de suivi de l'application des recommandations émises? Oui (g) unel revue de la séparation des tâches, exactitude des enregistrements gestion et supervision des procédures et contrôles internes physiques? Oui 2. L'Audit Interne dispose-t-il d'outils permettant l'audit à distance des agences?... Oui N 3. La dernière Management letter des Auditeurs Externes contient-elle des commentaires importants relatifs au contrôle interne?... Oui Si oui, ce document peut-il être consulté?... Oui 4. Les Auditeurs Externes couvrent-ils le département informatique?... Oui 5. Existe-t-il un Comité d Audit?... Oui 6. Il y a-t-il un responsable Compliance / Déontologie?... Oui Valeurs 1. Indiquez le montant maximum de Valeurs autres qu'espèces (titres, etc.) conservé: (a) au siège central (b) dans les agences principales (c) dans les autres agences (d) chez des tiers 2. Indiquez la valeur maximale en espèce conservée: (a) au siège central (b) dans les agences principales (c) dans les autres agences (d) par chaque guichetier (e) dans les distributeurs automatiques 6/15

7 (f) chez des tiers 3. Indiquez le montant maximum des valeurs transportées par: (a) véhicules spécialisés de transport de fonds: (i) espèces (ii) autres Valeurs (b) messagers / coursiers: (i) espèces (ii) autres Valeurs (c) employés: (i) espèces (ii) autres Valeurs 4. Toutes les portes sont-elles munies de serrures de sécurité?... Oui 5. Toutes les fenêtres sont-elles munies de barreaux?... Oui 6. Toutes les entrées d'agences sont-elles équipées de détecteurs de métal?... Oui 7. Toutes les entrées d agence sont-elles équipées d'un sas de sécurité?... Oui 8. Existe-t-il des systèmes d alarme dans toutes les implantations / filiales?... Oui Si oui, sont-ils reliés à: (a) une centrale d alarme?... Oui (b) un poste de police?... Oui (c) autres, veuillez spécifier 9. Y a t-il des coffres-forts et chambres fortes dans vos installations?... Oui Si oui, sont-ils munis de : (a) serrure à combinaison?... Oui (b) serrure à fermeture horaire?... Oui (c) d'une grille fermée en permanence... Oui 10. Les guichetiers disposent-ils d'un coffre individuel?... Oui Si oui, sont-ils tous équipés de systèmes d'ouverture à retardement?... Oui 11. Les guichets sont-ils protégés par des vitres à l épreuve des balles?... Oui 7/15

8 Coffres clients JOINDRE UN EXEMPLAIRE DE CONTRAT DE LOCATION DE COFFRE CLIENT 1. Combien d'implantations disposent de coffres clients? 2. Indiquer le nombre total de coffres clients? Dont: (a) au siège central (b) dans les agences principales (c) dans les autres agences 3. Combien de ceux-ci sont loués? Dont: (a) au siège central (b) dans les agences principales (c) dans les autres agences 4. Tous les coffres clients sont-ils situés dans une chambre forte séparée?... Oui Si non, veuillez préciser 5. L'accès aux coffres clients est-il placé sous double contrôle? Oui Transferts de Fonds 1. La Société Proposante gère-t-elle un réseau de distributeurs automatiques de billets ou un système de guichets électronique?... Oui 2. Réalisez-vous ou recevez-vous des instructions de transfert de fonds par l intermédiaire d un des moyens cités ci-après? (a) Systèmes inter-bancaires (SWIFT, ).. Oui (b) Internet. Oui (c) courrier électronique.. Oui (d) télex.. Oui (e) on-line cash management.. Oui (f) autre, veuillez spécifier 3. Les instructions par téléphone ou fax sont-elles acceptées pour des transferts de fonds?... Oui Si oui : (a) existe-t-il un accord écrit avec les clients incluant une décharge de responsabilité?... Oui (b) l accord prévoit-il des limites sur les transferts?... Oui 8/15

9 (c) une vérification par une personne indépendante de celle ayant reçu l instruction de transfert est elle requise avant exécution?... Oui 4. Toutes les instructions de transfert de fonds sont-elles soumises à vérification et authentification de l'émetteur?... Oui 5. Les instructions de transfert de fonds sont-elles toujours sécurisées (utilisation de mots de passe, encryption, clés de chiffrement, rappels ou autres systèmes d'authentification)?... Oui 6. Tous les systèmes de transfert de fonds (domestiques et étrangers) sont-ils soumis à double contrôle par deux employés distincts?... Oui Procédures relatives aux activités de crédit 1. Disposez-vous d un manuel formel de politiques à suivre en matière de crédits ou autre document interne similaire?... Oui Si oui, comprend-il : (a) des limites de crédit individuelles... Oui (b) différents niveaux d autorisation?... Oui (c) des critères d'octroi de crédit?... Oui (d) des règles quant aux garanties (nantissements, hypothèques, cautions, lettres de crédit, lettres de change, etc.)?... Oui 2. Toutes les facilités de crédit sont-elles revues de manière indépendante afin d assurer le respect des règles de crédit?... Oui Trésorerie et Marchés 1. Les conversations des opérateurs sont-elles enregistrées?... Oui Si oui, ces enregistrements sont-ils protégés de tout accès non-autorisé? Oui 2. Existe-t-il une liste formelle des contreparties et 'brokers' autorisés?... Oui Si oui, est-elle contrôlée de manière indépendante du front-office?... Oui 3. Y a-t-il des limites permanentes (limites financières, gamme des produits, contreparties, etc.) contrôlées par des employés indépendants des opérateurs du front-office? Oui 4. Le principe de la séparation de fonctions est-il quotidiennement d'application dans les opérations de marché?... Oui Si oui, les fonctions suivantes sont-elles indépendantes du front-office: (a) réconciliation des transactions?... Oui (b) liquidation des transactions?... Oui (c) confirmation des transactions?... Oui 5. Front-office et back-office rapportent-ils à des Directions distinctes?... Oui 9/15

10 6. Les employés du front-office sont-ils autorisés à opérer après les heures normales de travail?... Oui 7. Les employés du front-office sont-ils autorisés à opérer en dehors des locaux de la Société Proposante?... Oui Fonds/Investissements/Gestion d'actifs A compléter uniquement si la Société Proposante ou toute entité devant être couverte par l assurance offre de tels services à des tiers 1. Quelle est la taille moyenne des portefeuilles/fonds gérés: 2. Quelle est la taille des portefeuilles/fonds gérés les plus importants: 3. Les gestionnaires sont-ils autorisés à passer eux-mêmes leurs ordres sur les marchés?... Oui 4. Les transactions sont-elles exécutées sur la base d instructions en accord avec les critères de la Direction?... Oui 5. La Direction a-t-elle défini et communiqué des politiques de gestion formelles et des limites de positions?... Oui 6. Les transactions et positions sont-elles revues afin de s assurer du respect des procédures en matière de gestion tout autre document interne similaire?... Oui 7. Les positions qui excèdent les limites fixées sont-elles identifiées, corrigées et communiquées directement à la Direction pour action immédiate?... Oui 8. Les contreparties reçoivent-elles une confirmation pour toutes les transactions avant liquidation?... Oui ou 9. Les positions sont-elles revues et valorisées périodiquement et indépendamment des opérateurs et gestionnaires?... Oui 10. Les responsabilités en matière de décisions d investissement sontelles bien distinctes des responsabilités relatives aux activités comptables et de conservation?... Oui 11. Tous les clients reçoivent-ils au moins une fois par an un état de leurs investissements? Oui 12. Les clients peuvent-ils domicilier leur courrier bancaire chez la Société Proposante ou dans ses agences?... Oui Si oui, vous assurez-vous que les clients reçoivent l information?... Oui Assurance A compléter uniquement si la Société Proposante ou toute entité devant être couverte par l assurance offre de tels services à des tiers 1. Disposez-vous d un manuel formel de souscription relatif à toutes les catégories d assurances proposées?... Oui 10/15

11 2. Veuillez indiquer par l intermédiaire de quel canal vous réalisez votre chiffre d affaires 'Assurances' consolidé (en %): (a) agents sur commission (b) ventes directes (c) courtiers/consultants (d) autres, veuillez spécifier 3. Les intermédiaires (agents, courtiers,etc.) sont-ils autorisés à encaisser les primes?... Oui 4. Le département recevant les primes est-il complètement indépendant de la gestion journalière des contrats?... Oui 5. La gestion des sinistres est-elle tout à fait indépendante de la souscription? Oui 6. Avant tout règlement, les sinistres sont-ils analysés et acceptés par un minimum de deux personnes autorisées... Oui 7. Les règlements de sinistres sont versés directement aux assurés?... Oui Systèmes informatiques 1. Avez-vous désigné un Responsable de la sécurité informatique chargé de la mise en place et de l administration des aspects informatiques?... Oui Si oui, de qui ce Responsable dépendil? 2 Faites-vous appel à du personnel intérimaire pour votre informatique?... Oui Si oui, combien de personnes? 3. Avez-vous des normes et/ou standards informatiques couvrant les sujets suivants: (a) sécurité et contrôles des accès... Oui (b) protection des données... Oui (c) back-up et plan d urgence... Oui (d) réseau et télécommunications... Oui (e) développement... Oui (f) micro informatique... Oui 4. Ces normes et/ou standards peuvent-ils être consultés?... Oui 5. Sont-ils d'application dans toutes les implantations / filiales?... Oui 6. Existe-t-il un département d audit informatique interne?... Oui Si oui, combien de personnes compte-t-il? 7. Des mots de passe sont-ils utilisés afin de permettre différents niveaux d accès au système informatique en fonction des besoins et des autorisations des utilisateurs? Oui 11/15

12 8. Les systèmes obligent-t-il à changer les mots de passe au minimum tous les 45 jours?... Oui 9. Les bases de données des Ressources Humaines et de l'informatique sont-elles synchronisées afin d assurer que seuls les employés existants et autorisés ont accès aux Systèmes? Oui 10. Utilisez-vous des logiciels de sécurité reconnus afin de contrôler l accès à vos systèmes informatiques?... Oui 11. Les mots de passe sont-ils cryptés selon des standards reconnus?... Oui 12. Les Centres de Traitement Informatiques (CTI) sont-ils localisés dans des locaux construits spécialement à cet effet?... Oui 13. Les CTI sont-ils spécifiquement protégés par les moyens suivants: (a) alarmes anti-intrusion... Oui (b) caméras de surveillance... Oui (c) systèmes d extinction d incendie... Oui (d) détecteurs d eau... Oui (e) gardes... Oui (f) systèmes de contrôle d accès... Oui (g) autres méthodes (veuillez décrire)... Oui 14. Y a-t-il in système de contrôle d'accès au CTI utilisant les moyens suivants: (a) sas de sécurité... Oui (b) caméra reliée à un centre de garde... Oui (c) identification personnelle par des contrôleurs ou gardes... Oui (d) système de badge... Oui 15. Au moins une copie des données, programmes et systèmes estelle sauvegardée dans un site protégé différent de celui du CTI?... Oui 16. La Société Proposante dispose-t-elle d un plan d urgence / plan de continuité couvrant tous les aspects informatiques (y compris télécommunications et services Internet)?... Oui Si oui, (a) Ce plan est-il opérationnel pour toutes les implantations / filiales? Oui (b) Prévoit-il un site de back-up extérieur?... Oui 17. A-t-il été testé de manière satisfaisante au cours des 12 derniers mois?... Oui Si oui, pour toutes les implantations / filiales?... Oui 18. Suivez-vous une méthodologie de développement reconnue?... Oui 12/15

13 19. Faites-vous appel à des sous-traitants pour le développement de programmes informatiques?... Oui Si oui, (a) Ont-ils accès à l environnement production?... Oui (b) si oui au point (a), des mesures spécifiques sont-elles en place afin de restreindre et contrôler cet accès?... Oui Services Internet 1. Offrez-vous des services Internet?... Oui Si oui, offrez-vous les services suivants: (a) information sur les produits... Oui (b) suivi des soldes de comptes... Oui (c) demande de crédits... Oui (d) demandes interactives d hypothèques... Oui (e) gestion de comptes sociétés / 'cash management'... Oui (f) produits d assurance... Oui (g) achat/vente de titres en ligne... Oui (h) autres, veuillez spécifier: _ 2. Les services Internet sont-ils soumis à des conditions incluant les obligations et responsabilités des utilisateurs... Oui 3. L identité des utilisateurs est-elle vérifiée et autentifiée?... Oui Si oui, veuillez préciser la méthode utilisée (a) 'login' avec mot de passe... Oui (b) mot de passe unique... Oui (c) encryption clé publique / privée... Oui (d) signature electronique / PKI (public key infrastructure)... Oui (e) autre, veuillez spécifier 4. Vos données sont-elles cryptées sur votre système Internet?... Oui 5. Des 'firewalls' et/ou softwares comparables sont-ils utilisés afin d autoriser l accès à vos services Internet?... Oui Si oui, y-a-t-il deux niveaux de firewalls... Oui 6. Utilisez-vous des softwares anti-virus?... Oui Si oui, sont-ils mis à jour de manière permanente?... Oui 13/15

14 7. Contrôlez-vous les intrusions / accès non-autorisés et font-ils l'objet de rapports?... Oui Si oui, ce contrôle est-il permanent (24h/24h)... Oui 8. Y a-t-il des protections en place entre les serveurs Internet et le système informatique central?... Oui 9. Des tests d intrusion (scanning, ) sont-ils effectués de manière régulière?. Oui 10. Avez-vous un département spécifique chargé de la maintenance de votre système Internet (ex suivi du programme de développement, test, maintenance des firewalls, contrôle des intrusions)?... Oui 11. Disposez-vous d'un plan d urgence / plan de continuité testé pour votre système internet?... Oui Si oui, (a) Ce plan a-t-il été testé de manière satisfaisante cours des 12 derniers mois... Oui (b) Celui-ci prévoit-il un site de back-up extérieur?... Oui au Information sinistres 1. Indiquez les différents sinistres (assurés ou non et avant application de toute franchise) subis par la Société Proposante et toute entité devant être couverte par l'assurance au cours des 5 dernières années: Nature du sinistre Date de Découverte Situation Montant du sinistre Nature du sinistre Date de Découverte Situation Montant du sinistre Pour chaque sinistre de type fraude, veuillez fournir en annexe des détails (circonstances détaillées, comment celui-ci est-il survenu, qui était impliqué, sur quel laps de temps celuici a-t-il perduré avant d être découvert, etc.) 2. Après enquête, la Société Proposante ou l'un de ses dirigeants a-t-elle connaissance de faits ou circonstances qui pourraient donner lieu à un sinistre au titre de l assurance envisagée?... Oui Si oui, veuillez fournir des détails en Annexe. 3. En cas de découverte de sinistre, la Société Proposante a-t-elle pris des mesures afin de prévenir ou éviter toute résurgence?... Oui 14/15

15 Déclaration La Société Proposante déclare que les renseignements communiqués dans ce questionnaire sont exacts et qu elle n a ni altéré ni omis ou supprimé aucun fait ou information importante. La Société Proposante convient que ce questionnaire ainsi que toute autre information fournie par elle sera la base et fera partie intégrante du contrat d'assurance en cas de souscription. La Société Proposante s'engage à informer l'assureur de toutes les modifications à ses déclarations qui pourraient survenir entre ce jour et la date d effet du contrat d'assurance. Fait à Le Représentant de la Société Proposante (Signature autorisée) Cachet de la Société Proposante Nom, Prénom: Fonction: Signature: Veuillez joindre au présent questionnaire Le dernier rapport annuel de la Société Proposante ainsi qu'un exemplaire du contrat de location coffre client. Nous vous remercions de bien vouloir fournir également toutes les informations complémentaires pertinentes relatives aux questions posées dans ce questionnaire. 15/15