PRESENTATION AGIRHE 2

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1 PRESENTATION AGIRHE 2

2 PRECONISATIONS TECHNIQUES Utiliser impérativement MOZILLA FIREFOX comme navigateur Internet (au minimum la version 6), Ne jamais utiliser la flèche «retour en arrière» de votre navigateur Internet, Penser à valider toutes les 15 minutes maximum les données saisies au moyen du bouton «valider» en haut ou en bas de chaque page (sans omettre de renseigner tous les champs obligatoires de la page), Un seul clic suffit pour effectuer une action, Déconnexion automatique au-delà de 20 minutes d inactivité, Ne pas ouvrir deux fenêtres AGIRHE 2 sur le même ordinateur, Codes d accès : identiques aux codes d accès au site internet du Centre de Gestion ATTENTION : ne pas modifier les codes d accès remis par le CDG

3 ANOMALIES AGENTS ET ARRETES Permet de visualiser la liste des anomalies existantes sur les fiches «agent» de la collectivité : dates de naissances manquantes Permet de visualiser la liste des anomalies existantes sur les arrêtés saisis dans le déroulement de carrière des agents de la collectivité : données manquantes dans les lignes d arrêté saisies Cette liste d anomalies s affiche automatiquement lors de l ouverture d AGIRHE 2 et est également accessible à tout moment via le menu «Statistiques/Gestion de listes/anomalies».

4 MENU COLLECTIVITE Un guide d utilisation relatif au menu «Collectivité» est disponible sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation.

5 FONCTIONNALITES A partir de l onglet «Identité», vous pouvez : Renseigner et/ou modifier les informations relatives à votre collectivité (adresse, téléphone, mail, nom de l autorité territoriale, nombre d habitants, horaires d ouverture, temps de travail de la collectivité), Renseigner les numéros d immatriculation de la collectivité à divers organismes (N de SIRET, CNRACL, IRCANTEC, ASSEDIC ), Indiquer quelles sont les personnes à contacter en fonction des différents services concernés, Indiquer à quel EPCI est rattachée la commune ou quelles sont les communes rattachées à un EPCI.

6 A partir de l onglet «Congés», vous pouvez : Renseigner les droits à congé annuels, ARTT, autorisations spéciales d absences prévus au sein de la collectivité, ainsi que les modalités d application, Vous pouvez ensuite gérer l attribution des congés et absences de vos agents à partir du menu «Agent/Absences» Paramétrer les modalités d application du Compte Épargne Temps au sein de la collectivité, Paramétrer les modalités de mise en œuvre de la journée de solidarité au sein de la collectivité.

7 A partir de l onglet «Ratios», vous pouvez : Consulter et/ou modifier les différents taux de promotion fixés par délibération pour les avancements de grade, après avis du Comité Technique. Consulter et/ou modifier les différents taux de promotion fixés par délibération pour l avancement à l échelon spécial, après avis du Comité Technique.

8 ELABORATION DE L ORGANIGRAMME DE LA COLLECTIVITE En préalable, vous devez créer les différents services de la collectivité dans l onglet «Collectivité/Services». Ensuite dans l onglet «Fiches de poste», vous pouvez : Créer une fiche de poste, la modifier et/ou la supprimer, Dupliquer une fiche de poste pour permettre d affecter plusieurs agents sur un même profil de poste. L affectation d un agent sur une fiche de poste s effectue à partir du menu «Agent/Affectation fiche de poste». Un guide d utilisation relatif aux fiches de postes est disponible sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation.

9 MENU AGENT

10 FONCTIONNALITES Dans l onglet «Liste des agents», vous pouvez : Rechercher un agent (plusieurs possibilités de tris), Créer un agent, Obtenir un fichier Excel. Dans l onglet «Notation», vous pouvez : Imprimer les fiches de notation de vos agents (impression individuelle ou en masse), Saisir les notes et appréciations de vos agents.

11 Dans l onglet «Entretiens professionnels», vous pouvez : Créer, consulter et modifier les comptes rendus d entretien professionnel des agents de votre collectivité (par défaut n apparaissent que les entretiens de l année précédente mais il est possible de rechercher des entretiens antérieurs à cette date) Permettre aux évaluateurs de créer, consulter et modifier uniquement les comptes rendus d entretien professionnel des agents placés sous leur responsabilité (au vu des renseignements saisis au préalable dans la fiche de poste des évaluateurs) Un guide d utilisation relatif à la saisie des entretiens professionnels est disponible sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation.

12 PRESENTATION D UNE D FICHE AGENT Un guide d utilisation relatif à la création d un agent et à la création d arrêtés est disponible sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation.

13 FONCTIONNALITES Dans l onglet «Identité», vous pouvez : Renseigner les données personnelles relatives à l agent : nom et prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, n de sécurité sociale (clé comprise), n de CNRACL ou d IRCANTEC, Enregistrer les évènements familiaux liés à l agent : naissance ou adoption d un enfant, changement de nom suite à un mariage, divorce, ou décision de justice.

14 Dans l onglet «Carrière», vous pouvez : Consulter la situation administrative actuelle de vos agents, Consulter les prochaines évolutions de carrière possibles pour un agent (dates du prochain avancement d échelon, propositions d avancement de grade ou de promotion interne soumises à l avis de la CAP), Consulter l historique de carrière de vos agents, Consulter les données relatives au grade de l agent (historique de l échelle, références du statut particulier, code NET ), Saisir une nouvelle ligne d historique afin d imprimer le modèle d arrêté correspondant, Procéder au calcul de reprise des services antérieurs de vos agents lors de leur nomination en qualité de stagiaire (un guide d utilisation spécifique à cette fonctionnalité est disponible sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation). Rappel : les arrêtés et contrats de vos agents doivent impérativement être transmis au Centre de Gestion pour validation dans AGIRHE 2 et mise à jour de leur dossier individuel.

15 L onglet «Affectation fiche de poste» vous permet de : Rattacher à votre agent une des fiches de postes créées dans le menu «Collectivité/Fiches de poste», Visualiser l historique des fiches de postes affectées à votre agent. L onglet «Prévention» vous permet de : Indiquer si l un de vos agents est assistant ou conseiller de prévention Saisir une déclaration d accident de travail pour un agent, et visualiser l historique des accidents dont un agent a fait l objet Consulter la liste des visites médicales effectuées par un agent Consulter les risques professionnels liés au poste de travail d un agent, si le document unique a été élaboré au sein de la collectivité

16 Dans l onglet «Formations», vous pouvez : Renseigner les diplômes ou titres détenus par vos agents, Indiquer les concours ou examens professionnels obtenus par vos agents, Renseigner la catégorie de permis de conduire détenue par l agent, ainsi que les éventuelles habilitations professionnelles dont dispose l agent (habilitations électriques ), Renseigner les différentes actions de formations suivies par vos agents Ces informations devront impérativement être saisies afin d apparaître dans le compte rendu d entretien professionnel. Un guide d utilisation relatif à l onglet «Formations» est disponible sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation.

17 Dans l onglet «Expériences», vous pouvez : Renseigner les expériences professionnelles effectuées par vos agents dans le secteur public ou privé, Indiquer si l agent a accompli des activités extra-professionnelles non salariées (exemple : bénévolat), Indiquer si l agent dispose d une ou plusieurs expériences en matière de tutorat. Ces informations devront impérativement être saisies afin d apparaître dans le compte rendu d entretien professionnel. Dans l onglet «Compétences», vous pouvez renseigner les compétences détenues par l agent afin de déterminer un éventuel changement de poste le cas échéant, ou indiquer si l agent a effectué une reconnaissance de ses acquis ou une validation des acquis de son expérience. Des guides d utilisation relatifs à ces deux onglets sont disponibles sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation.

18 Dans l onglet «Absences», vous pouvez : Gérer les congés maladie de vos agents, Saisie des congés maladie, maternité/paternité, accident de travail, Calcul automatique des droits à traitement pendant les congés de maladie, Suivi de l octroi des congés de maladie via un calendrier. Gérer les congés annuels de vos agents : saisie des dates de congés et suivi du solde de congés annuels (les droits à congés annuels doivent avoir été paramétrés au préalable dans le menu Collectivité), Saisir les autres types d absences de vos agents : congé de formation, congé de présence parentale

19 Dans l onglet «Évaluation», vous pouvez : consulter l historique des notations de vos agents, La saisie des notations s effectue à partir du menu Agent/Notation afin de permettre une saisie plus rapide. Saisir un compte-rendu d entretien professionnel, et consulter l historique des compte-rendus des années précédentes. Un guide d utilisation relatif à l entretien professionnel est disponible sur le site internet du Centre de Gestion dans le menu AGIRHE/Guides d utilisation. L onglet «Historiques» vous permet de consulter l historique des saisines de la Commission Administrative Paritaire effectuées pour un même agent, ainsi que l historique des indices de rémunération perçus pour un agent tout au long de sa carrière.

20 MENU INSTANCES PARITAIRES

21 Dans l onglet «Commissions Administratives Paritaires», vous pouvez : Saisir une nouvelle demande pour la prochaine CAP : disponibilité, détachement, prorogation de stage, licenciement Vous devez alors compléter le formulaire de saisine via AGIRHE 2, le valider et l imprimer, puis le transmettre au Centre de Gestion dûment signé par l autorité territoriale. Consulter l état de l instruction de vos saisines de CAP : reçue par le Centre de Gestion, inscrite à l ordre du jour, avis rendu par la Commission, Consulter la liste de vos agents pouvant bénéficier d un avancement d échelon sur la période de référence (du 01/01 de l année N-1 au 31/12 de l année N), Saisir vos propositions d avancement d échelon, puis imprimer le tableau de propositions à transmettre dûment signé au Centre de Gestion

22 Dans l onglet «Comité Technique Paritaire», vous pouvez : Saisir une nouvelle demande pour le prochain CT : suppression de poste, modification de la DHS, fixation du taux de promotion Vous devez alors compléter le formulaire de saisine via AGIRHE 2, le valider et l imprimer, puis le transmettre au Centre de Gestion dûment signé par l autorité territoriale. Consulter l état de l instruction de vos saisines de CT : reçue par le Centre de Gestion, inscrite à l ordre du jour, avis rendu par le Comité Technique.

23 L onglet «Conseil de Discipline» vous permet d accéder à une trame de dossier de saisine du Conseil de Discipline, puis d imprimer le document après avoir renseigné l ensemble des rubriques. L onglet «Commission de Réforme» vous permettra, dès la reprise de la gestion de cette instance par le Centre de Gestion, d effectuer une saisine de cette commission, puis de l imprimer pour transmission au Centre de Gestion, et de consulter l historique de tous les dossiers réalisés auprès de la Commission de Réforme.

24 MENU MEDECINE L onglet «Prévention» vous permet de visualiser la liste des accidents de travail intervenus au sein de votre collectivité (la saisie des accidents de travail s effectue de façon individuelle via le menu «Agent/Liste des agents/prévention»). L onglet «Visites médicales» permet de consulter la liste des visites médicales concernant le personnel de votre collectivité (la saisie est effectuée par le service Médecine du Centre de Gestion).

25 MENU PARAMETRAGES Les codes d accès remis par le Centre de Gestion correspondent à l identifiant administrateur de la collectivité sur AGIRHE 2. Cet identifiant et ce mot de passe ne doivent en aucun cas être modifiés, même si cette fonctionnalité existe dans le menu «Paramétrages». Des accès utilisateurs peuvent être créés afin de restreindre les accès à certains menus (par exemple un accès pour chaque service de la collectivité, un accès pour chaque évaluateur dans le cadre de la mise en place de l entretien professionnel). Les codes d accès créés pour les utilisateurs ne permettront pas la connexion au site internet du Centre de Gestion comme cela est le cas des codes d accès administrateur remis par le CDG. Il convient donc dans ce cas de communiquer aux utilisateurs l adresse internet d AGIRHE 2 :

26 MENU STATISTIQUES L onglet «Gestion de listes/anomalies» vous permet de retourner à tout moment sur la page d accueil d AGIRHE 2 qui contient la liste des anomalies détectées sur les fiches agent et les arrêtés saisis dans votre collectivité. L onglet «Bilan social» vous permet de procéder à la saisie des informations sollicitées par le Centre de Gestion dans le cadre de l établissement du bilan social. L onglet «Absences» permet d établir des statistiques sur le nombre de jours d absences dont vos agents ont bénéficié sur la période que vous souhaitez. Il est possible d obtenir un fichier excel contenant les résultats de ces statistiques.

27 MENU DOCUMENTS A IMPRIMER Ce menu vous permet de : télécharger l ensemble des documents transmis par le Centre de Gestion (arrêtés d avancement d échelon, arrêtés d avancement de grade, courriers de notification des avis relatifs aux avancements d échelon et de grade ), télécharger les documents pour lesquels vous aurez vous-même demandé l impression (possibilité notamment d imprimer des modèles d arrêtés pré-remplis, mais aussi d imprimer les fiches de notation, les tableaux de propositions d avancement d échelon ) Les documents transmis par le Centre de Gestion sont disponibles dans le menu «Documents à imprimer» pendant 30 jours. Ils sont automatiquement supprimés au-delà de ce délai afin de ne pas surcharger le serveur. Les documents transmis par le Centre de Gestion avant l ouverture d AGIRHE 2 continueront d être accessibles dans l onglet «Documents Agirhe 1» jusqu à leur date de suppression automatique.

28 Le menu «Liens» vous permet d accéder à : CAP TERRITORIAL Au logiciel de recensement des postes dans le cadre de l organisation des concours

29 Merci pour votre attention!