4. Les paramètres et les systèmes

Transcription

1 4. Les paramètres et les systèmes 4.1 La clientèle et le système SOCRATE 4.2 Le personnel et le système SPOC 4.3 Les espaces et le système SILC 4.4 La consommation énergétique et le système EnerCEGEP 4.5 Les données financières et le système SIFA

2 4-Les paramètres et les systèmes Comme nous l avons constaté dans la section portant sur le portrait budgétaire et financier du réseau collégial, plus de 80 % du financement des cégeps provient du ministère de l Éducation. Une très grande partie de ce financement est normalisé c est-à-dire calculé à partir de normes applicables à chaque entité. Le calcul de ces normes et le reddition de compte sur leur utilisation est basé sur un certain nombre de données transmises au ministère par la voie de systèmes développés à cette fin. C est un survol de ces données et systèmes que nous allons faire dans cette section et plus particulièrement : La clientèle et le système SOCRATE Le personnel et le système SPOC Les espaces et le système SILC La consommation énergétique et le système EnerCEGEP Les données financières et le système SIFA 1

3 4.1 La clientèle et le système SOCRATE Système Socrate est le système de gestion des données d élèves. Il a été mis en place par le ministère pour permettre aux collèges d effectuer leurs déclarations de clientèle. Financement Les activités associées au service d enseignement sont financées en fonction des 13 cas décrits à l annexe budgétaire C001. Le tableau résumant ces cas est reproduit en annexe. Ces cas sont fonction des inscriptions-cours servant à la déclaration de clientèle et sont la clé du financement. Voici la liste des cas de financement DEC suivis à temps plein Enseignement régulier cas 1 Formation continue cas 7 AEC financées à temps plein Formation continue cas 2 Enseignement régulier cas 8 Fin ou fermeture de programme cas 19 AEC non financées par le MEQ et suivies à temps plein Enseignement régulier cas 17 DEC suivis à temps partiel Enseignement régulier cas 10 Formation continue cas 11 AEC financées à temps partiel Formation continue cas 4 Enseignement régulier cas 14 Reprise de cours et fermeture de programme cas 18 2

4 Cours hors programme Formation continue cas 5 Enseignement régulier cas 16 AEC financées à temps plein (Emploi-Québec) AEC financées à temps partiel (Emploi-Québec) cas 2 A cas 4 A Mesure La PES (période-élève-semaine) sert à mesurer le volume des activités pédagogiques dispensées aux élèves. Une PES représente une période / élève / semaine pendant une session. La PES équivaut à 15 périodes d enseignement, en classe ou en laboratoire. Il existe deux sortes de PES, soit la PES brute (elle ne tient pas compte du programme dans lequel étudie l élève) et la PES pondérée (elle tient compte du programme dans lequel étudie l élève). La PES pondérée est le résultat du produit de la PES brute par un facteur qui tient compte des coûts plus ou moins importants engendrés par l enseignement de ce programme. La mécanique de calcul sera développée dans la section du «A» de FABES. Contrôle des données À chaque session de l année scolaire, les cégeps déclarent au ministère leur effectif scolaire. L annexe budgétaire F063 explique les modalités d application du contrôle des données sur les clientèles que le ministère a appliquées. Les vérifications suivantes sont effectuées sur les données transmises par les cégeps. Vérification informatique (sur données) Vérification administrative (sur dossiers) Vérification sur place (sur échantillons) Vérification externe (sur échantillons) La clientèle constitue la base la plus importante dans le calcul des subventions ministérielles et les systèmes de transmission et de contrôle des données reçoivent une attention de la part du ministère à la hauteur de cette importance. 3

5 4.2 Le personnel et le système SPOC Système La rémunération du personnel représente plus de 80 % de l ensemble des dépenses des cégeps. De façon à pouvoir en prévoir, en assurer et en contrôler le financement et le développement, le gouvernement (le secrétariat du Conseil du trésor, la Direction des relations de travail et la Direction du financement du MELS) ont mis en place un système d information leur permettant de satisfaire leurs besoins. Il s agit du système d information sur les personnels des organismes collégiaux (SPOC). Contenu Les collèges ont l obligation de transmettre pour voie électronique, annuellement, au moment de la présentation du leurs états financiers, un certain nombre de données couvrant tout le personnel, autant ceux syndiqués et syndicables que non syndicables, ayant un lien d emploi avec le collège et pouvant toucher une rémunération. Est exclu, tout personnel embauché sur une base d honoraires et contrats. Les données à transmettre sont de trois ordres : Données socio-démographiques : numéro d assurance sociale, nom, date de naissance, sexe et langue maternelle Données de base sur l employé : ancienneté, régime de retraite, affiliation syndicale, permanence, discipline. Données sur la fonction : corps d emploi, code d activité, classement, traitement régulier versé, traitement supplémentaire versé. Concordance avec le rapport financier annuel La procédure 013 du Régime budgétaire et financier traite de la concordance exigée entre le système SPOC et le rapport financier annuel. La mesure de la concordance est calculée pour les personnels affectés à tous les champs d activité autres que les coûts de convention. Les calculs sont établis tant par catégorie de personnel que pour l ensemble des catégories. 4

6 Pour chaque catégorie de personnel et pour l ensemble de ces catégories, les écarts entre les traitements inscrits au SPOC et ceux inscrits aux RFA ne doivent pas excéder 1 %. De plus, le nombre d enseignantes et d enseignants évalués en ETC (équivalent temps complet) inscrits au Rapport financier annuel (enseignement régulier) doit correspondre à la donnée du système SPOC. Les écarts excédant les limites permises peuvent amener le Ministère à exiger une révision du Rapport financier annuel. 4.3 Les espaces et le système SILC Les subventions pour le fonctionnement des bâtiments de même que pour les réfections et transformations de ces bâtiments sont calculées en fonction des superficies brutes des cégeps. Les subventions pour l entretien des gazons sont calculées de la même façon en fonction des surfaces gazonnées. Le système SILC Le système d information sur les locaux des cégeps (SILC) est un dépôt ministériel destiné à recueillir les données provenant des systèmes de gestion des espaces par les organismes scolaires collégiaux publics. Ce dépôt ministériel et les mises en application nécessaires au traitement des données le concernant ont été implantés en novembre pour les collèges, la première saisie de données obligatoire à partir de ce système a été le 1 er septembre Les données du SILC permettront au ministère de répondre aux besoins spécifiques suivants : Établir l inventaire des espaces bruts et nets d un organisme scolaire collégial public; Fournir les données requises sur les espaces d un organisme scolaire collégial public; Calculer l âge moyen pondéré non ajusté d un organisme scolaire collégial public. 5

7 On peut trouver le guide de télétransmission sur le site du MELS à l adresse Internet suivante : Les superficies reconnues aux fins de financement On utilise quatre types de superficies pour les fins de financement ou pour le calcul de la constante énergétique. C est à l annexe budgétaire B002 que l on retrouve le détail des superficies reconnues aux fins de financement. Le tableau du paragraphe 18 de l annexe B002 illustre le fonctionnement du financement des superficies. Les quatre types de superficies sont utilisés pour fins de financement de la façon suivante : Superficie brute Base pour le calcul des autres superficies De la superficie brute on déduit certains éléments des bâtiments pour déterminer les autres superficies Superficie brute énergie Calcul de la constante énergétique de chaque source d énergie Superficie brute plus Calcul de la subvention pour : - l entretien de la bâtisse - la surveillance - l assurance des biens Superficie brute MELS Calcul de la subvention pour : - L entretien ménager - L énergie - Les réfections et transformations Notons finalement que la superficie brute gazon est utilisée pour calculer la subvention pour l entretien des surfaces gazonnées. 6

8 4.4 La consommation énergétique et le système EnerCEGEP Le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport recueille diverses données relatives à la consommation énergétique des bâtiments du réseau collégial, aux sources d énergie utilisées ainsi qu aux tarifs. De plus, la collecte des données relatives à la consommation énergétique des bâtiments du réseau permet de réviser les tarifs des différentes sources d énergie sur la base des coûts moyens de consommation en gigajoules pour la deuxième année antérieure (t-2). À titre d exemple, nous avons reproduit en annexe le Bilan énergétique du réseau collégial pour , et La transmission des données au ministère se fait annuellement sur le tableau «EnerCEGEP.xls». Un exemple est annexé. Le Ministère a publié en novembre 2007 un document intéressant sur le sujet : Bilan de la consommation d énergie et des émissions de gaz à effet de serre dans les cégeps et universités 1990 à On retrouve ce document sur le site ministériel suivant : sections/ publications/ publications/ Ens_sup/ financement_equipement/ equipement / pdf 7

9 4.5 Les données financières et le système SIFA Le système Le système d information financière par activité (SIFA) est le système de la codification uniforme qui permet aux cégeps de présenter des données financières comparables. Ce système est en vigueur depuis le début des années 80. La procédure 028 en fait la description et un document explicatif récent, datant janvier 2005 est à la disposition des cégeps sur le site du Ministère à l adresse ci-après : Ce document comprend les sections suivantes : 1. Présentation Comptabilité Système d information et de gestion financière des cégeps 2. Généralités Définition des activités et structure de codification Définition des activités par champs Codification comptable détaillée 3. Fonctionnement Bilan Dépenses Revenus 4. Investissements Acquisitions d actifs immobilisables Bilan 8

10 La codification La codification budgétaire utilisée comporte 12 chiffres structurés ainsi pour les revenus et dépenses. Les exigences minimales à respecter touchent les activités (positions 4, 5, 6 et 7) et la nature des dépenses ou revenus (positions 10, 11 et 12). Les collèges ont toute liberté dans l utilisation des centres de responsabilités (positions 1, 2, et 3) et des projets (positions 8 et 9). Les activités Le fondement de la codification est l activité (position 4, 5, 6 et 7) ces activités sont regroupées en neuf champs : La formation champ 1000 : l enseignement champ 2000 : les services à l enseignement champ 3000 : les services à l étudiant Le soutien à la champ 4000 : la gestion des activités d enseignement formation champ 5000 : la gestion des ressources humaines champ 6000 : la gestion des ressources financières champ 7000 : la gestion des ressources matérielles champ 8000 : l administration générale, les coûts de convention et les autres allocations champ 8900 : les opérations de financement Les autres activités champ 9000 : la formation continue, les cours d été et les services auxiliaires On retrouve la liste exhaustive des activités à la section «codification comptable détaillée». 9

11 La nature des revenus et des dépenses De façon minimale, les cégeps doivent aussi respecter la codification des revenus et des dépenses utilisée dans le Rapport financier annuel. Pour le fonds de fonctionnement, les grandes catégories sont les suivantes : 100 Salaires cadres et gérants 140 Salaires enseignants 170 Salaires professionnels 200 Salaires personnel de soutien 300 Coûts de convention 400 Communications et informations 500 Fournitures et matériel 600 Services, honoraires et contrats 700 Autres dépenses 800 Revenus 10

12 Fonds des investissements Au fonds des investissements, la présentation des dépenses est greffée à la notion de projet. La section des dépenses comprend : 950 Réfections et transformations 960 Fonds de la bibliothèque 970 Mobilier 980 Appareillage et outillage Bilans Les postes du bilan des fonds de fonctionnement et d investissement utilisent les positions 4, 5, 6 et 7 du système de codification. Fonctionnement Investissement Actif 0000 à à 0749 Passif 0250 à à 0899 Solde de fonds 0400 à à