PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES

Transcription

1 PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES PROCÉDURE Conditions d Expatriation des Experts long terme 1. CHAMP D APPLICATION Cette Procédure concerne les Conditions d Expatriation des Experts engagés par LuxDev par le biais d un Contrat d une durée de 6 mois et plus. Ces Conditions d Expatriation ne sont pas d application lorsque le lieu des foyers de l Expert se trouve dans le même pays que le lieu d affectation ou lorsque les Conditions particulières du Contrat le stipulent. 2. VOYAGES Les voyages sont organisés sur la base de billets «classe Économique» pour le transport aérien et/ou du train 1 ère classe. Tous les voyages se font par le trajet le plus rapide et/ou le moins onéreux. Les billets sont réservés et achetés par l Expert et le remboursement, à frais réels, se fait sur présentation des pièces justificatives et dans la limite du montant plafond fixé dans la fiche financière du Contrat. Ce montant est établi en fonction du lieu des foyers et du lieu d affectation de l Expert. Ce droit au voyage ne peut en aucun cas donner lieu à un échange contre espèces. Les ayants droit aux voyages sont l Expert et les membres de sa famille inscrits dans le Contrat. À ce sujet, les définitions énoncées dans le Contrat sont d application. Le nombre de billets autorisés est calculé en fonction du nombre de personnes inscrites dans le Contrat et de sa durée Pièces justificatives Les pièces justificatives à présenter sont : le billet original pour le train et une copie du billet électronique pour l avion (qui doit inclure le prix, à défaut de quoi la facture de l agence devra être présentée), ainsi que les talons (originaux) des cartes d embarquement Au début de l affectation Le coût du voyage Aller simple du lieu des foyers au lieu d affectation, pour l Expert et les membres de sa famille, sera remboursé à l Expert sur présentation des pièces justificatives indiquées ci-dessus. Les frais de visa seront également pris en charge par LuxDev sur présentation des pièces justificatives A la fin de l affectation Le coût du voyage Retour simple du lieu d affectation au lieu des foyers, pour l Expert et les membres de sa famille, sera remboursé à l Expert sur présentation des pièces justificatives indiquées ci-dessus Changement de lieu d affectation En cas de signature d un nouveau Contrat résultant en un changement de lieu d affectation, le coût du voyage Aller simple du lieu de l ancienne affectation au lieu de la nouvelle affectation, pour l Expert et les membres de sa famille, sera remboursé à l Expert sur présentation des pièces justificatives indiquées ci-dessus. Procédure - Conditions d Expatriation des Experts long terme - RHU_62_fr.pdf Page 1/6

2 2.5. Lors des congés annuels LuxDev remboursera à l Expert, pour chaque période de 12 mois intégralement prestés, le coût d'un billet Aller/Retour du lieu d'affectation au lieu des foyers pour l Expert et les membres de sa famille, et/ou du lieu des foyers au lieu d affectation pour les membres de la famille repris au Contrat et ne résidant pas avec l Expert. Le coût du voyage sera remboursé à l Expert sur présentation des pièces justificatives indiquées ci-dessus. Avec l accord du Département des Ressources Humaines, l Expert pourra utiliser son billet avant la fin des 12 mois d affectation Résumé Pour l Expert et les membres de sa famille l accompagnant au lieu d affectation, le droit aux voyages est : un billet Aller simple pour se rendre au lieu d affectation ; un billet Aller/Retour vers le lieu des foyers pour chaque 12 mois intégralement prestés ; un billet de Retour simple vers le lieu des foyers à la fin du Contrat. Pour les membres de la famille n accompagnant pas l Expert au lieu d affectation, le droit au voyage est : un billet Aller/Retour entre le lieu des foyers et le lieu d affectation pour chaque 12 mois intégralement prestés par l Expert. 3. CONSULTATIONS AU SIÈGE DE LUXDEV Lors de ses déplacements au Siège de LuxDev, pendant la durée de son séjour, un Per Diem sera versé à l Expert. Le Per Diem est celui appliqué par la Commission européenne. Si l Expert dispose d une solution alternative au logement à l hôtel (famille, amis, etc.), il reçoit que 50 % du Per Diem prévu. Seuls les jours de présence au Siège nécessitant une nuitée sur place, seront considérés comme jours de travail donnant droit à un Per Diem. Les titres de transport nécessaires à l'accomplissement des déplacements effectués dans le cadre des missions ordonnées par LuxDev sont pris en charge par LuxDev. 4. DÉMÉNAGEMENTS 4.1. Forfait déménagement à l Aller et au Retour Afin de contribuer aux dépenses occasionnées par le déménagement et/ou l achat d équipements lors de l arrivée au lieu d affectation, ainsi qu aux dépenses lors du rapatriement au lieu des foyers, LuxDev versera à l Expert un forfait d installation lors de l arrivée au lieu d affectation, et un forfait de rapatriement lors du Retour au lieu des foyers en fin d affectation. Les montants de ces forfaits sont les suivants : pour un déplacement international : EUR à l Aller et au Retour ; pour un déplacement régional : EUR à l Aller et au Retour. Dans les deux cas, ces forfaits seront majorés comme suit : augmentation de 20 % pour le conjoint et 20 % par enfant (plafonné à deux enfants). Les ayants droit pour le calcul de ces forfaits sont l Expert et les membres de sa famille résidant avec lui et inscrits dans le Contrat. En cas de rupture unilatérale du Contrat par l Expert, le forfait «Retour» n est pas dû. Procédure - Conditions d Expatriation des Experts long terme - RHU_62_fr.pdf Page 2/6

3 Lors d un changement d affectation sans Retour au lieu des foyers, LuxDev se réserve le droit de déterminer quel sera le montant du forfait à appliquer pour le déménagement entre le lieu de l ancienne affectation et le lieu de la nouvelle affectation compte tenu des distances et des difficultés d un tel déménagement. Le cas échéant, LuxDev pourra demander à l Expert la production d un devis des coûts estimés du déménagement pour déterminer le forfait dû. Si l'expert est déjà présent dans le pays d'affectation à la date du Contrat, le forfait déménagement Aller ne sera pas dû. Si l'expert reste dans le pays d'affectation après la fin du Contrat, le forfait déménagement Retour ne sera pas dû. 5. SCOLARITÉ DES ENFANTS Pour la durée du Contrat d Expert et pour tout semestre entamé durant le Contrat mais se terminant après celui-ci, LuxDev supporte les frais de scolarité de(s) enfant(s) de l Expert dès l âge (effectivement atteint) de 3 ans, et ce pour l enseignement maternel, primaire et secondaire. Le remboursement, à frais réels, des coûts de scolarité se fera sur présentation des pièces justificatives par l Expert (facture de l école et preuve de paiement) Localisation de l enseignement pris en considération Les frais de scolarité sont uniquement payés pour des enfants scolarisés dans le pays du lieu d'affectation de l Expert. Si l'enseignement n'est pas disponible dans le pays du lieu d'affectation, l Expert doit soumettre une demande alternative, pour un pays limitrophe, dûment motivée et LuxDev décidera de la prise en charge éventuelle des frais au cas par cas Enfants scolarisés pris en considération Pour le calcul des frais de scolarité, il faut entendre par «enfant scolarisé» tout enfant à charge de l Expert qui suit intégralement le programme d études maternelles, primaires ou secondaires. Ces différents degrés d enseignement peuvent aussi être suivis par correspondance, pour autant qu il s agisse d un enseignement officiel Frais pris en considération Sont pris en considération les frais récurrents de scolarité et les frais de 1 ère inscription ou d inscription familiale, s il y a lieu. Sont exclus les frais suivants : ouvrages scolaires (sauf dans le cas de cours par correspondance), assurances, internat, déplacements, repas, uniformes. Une demande de remboursement des frais de scolarité sera introduite avec, en annexe, la ou les factures ainsi que les preuves de paiement. 6. LOGEMENT Durant le détachement, LuxDev prend à sa charge, aux conditions et modalités décrites ci-après, le loyer d un logement. L octroi de l indemnité de logement est exclusivement soumis aux conditions suivantes : bail : le locataire de la maison ou de l appartement est l Expert, qui est responsable de la location. LuxDev ne sera en aucune manière responsable de la location de l immeuble d habitation de l Expert, la durée du bail ne peut excéder la durée du détachement de l Expert. Le bail inclura obligatoirement la clause diplomatique, c est-à-dire la résiliation, de plein droit, du Contrat de location pour cause professionnelle ou politique, qui est étrangère à sa responsabilité et sa volonté, et ce idéalement sans indemnité ni préavis. Une copie du Contrat de bail sera envoyée au Département des Ressources humaines de LuxDev ; garantie locative : au cas où une garantie locative serait demandée, celle-ci est à charge de l Expert ; Procédure - Conditions d Expatriation des Experts long terme - RHU_62_fr.pdf Page 3/6

4 loyers de référence : pour chaque pays, un loyer de référence moyen est établi par Eurocost : il correspond au loyer moyen d une petite maison individuelle pour un Cadre supérieur expatrié dans les quartiers résidentiels d expatriés, sur base de pièces justificatives (copie du Contrat de bail), LuxDev prend en charge le prix réel du loyer payé avec un maximum de 100 % par rapport au loyer moyen Eurocost pour le lieu d affectation, le loyer de référence est augmenté de 5 % par enfant à charge vivant auprès de l Expert, avec un plafond de deux enfants. Le loyer est remboursé mensuellement à l Expert, en EUR, au taux de change publié par InforEuro ( la liste des loyers de référence en vigueur pour l année en cours se trouve en Annexe des présentes Conditions d Expatriation, cette liste est mise à jour périodiquement par LuxDev. Si, suite à cette révision, le loyer de référence subit une diminution, la contribution de LuxDev ne sera pas modifiée, en cas d augmentation du loyer par le bailleur, LuxDev ne supportera pas cette augmentation au-delà du loyer de référence. En aucun cas l allocation logement ne peut indemniser l achat d un bien immobilier par l Expert. paiement de l allocation logement : l allocation logement est payée mensuellement en même temps que le salaire. À la demande de l Expert, le Département des Ressources humaines peut exceptionnellement accorder un paiement d avance trimestriel s il correspond à une dépense effective de l Expert conformément aux termes du Contrat de bail ; charges, assurances et autres frais : les frais d enregistrement du bail et autres frais administratifs (par exemple : frais d agence immobilière, ouverture des compteurs d eau, gaz, téléphone, etc.) ainsi que les charges courantes de la maison d habitation, telles que l eau, l électricité, le chauffage et le gaz, sont à charge de l Expert, au cas où les charges courantes seraient incluses dans le loyer, l Expert devra fournir à LuxDev un décompte distinguant le détail de ces charges du loyer effectif, l Expert prendra à sa charge les assurances nécessaires pour son habitation (par ex. incendie) ainsi que sur les biens qu elle contient. 7. INDEMNITÉS D INSTALLATION Une indemnité forfaitaire d'installation provisoire est payée à l Expert, lors de son arrivée dans le pays d affectation. Cette somme forfaitaire couvre tous les frais nécessaires liés à cette arrivée et au caractère provisoire du logement. À titre d exemple, ces frais concernent notamment les dépenses de téléphone, de blanchisserie, de taxi, etc. L'indemnité forfaitaire équivaut à 10 jours de Per Diem au taux LuxDev en vigueur au lieu d affectation. Si le caractère provisoire de l installation devait se prolonger au delà de cette période, une extension peut-être exceptionnellement accordée par le Département des Ressources humaines, sans pouvoir dépasser 30 jours au total. L Expert disposant déjà d un logement dans le pays d intervention au démarrage du Contrat ne peut bénéficier de cette indemnité. Procédure - Conditions d Expatriation des Experts long terme - RHU_62_fr.pdf Page 4/6

5 8. ASSURANCES LuxDev ne souscrit à aucune assurance pour l Expert. Il est à la charge de l'expert de prendre et de maintenir les assurances suivantes : assurance rapatriement pour l Expert et les membres de sa famille ; assurance maladie ; assurance responsabilité civile ; le cas échéant, en fonction de la nature des occupations assignées à l Expert, l assurance responsabilité professionnelle. 9. FRAIS ET MOYENS POUR LES DÉPLACEMENTS LOCAUX Afin d être en mesure d exécuter ses tâches, des moyens de déplacements adéquats seront mis à la disposition de l Expert sur le lieu d affectation. Dans ce cas, il se conformera aux Procédures LuxDev en vigueur. ANNEXE Allocation logement Procédure - Conditions d Expatriation des Experts long terme - RHU_62_fr.pdf Page 5/6

6 ANNEXE Allocation logement Plafonds Eurocost applicables à partir du Pays Expatrié & conjoint Supplément par enfant (max deux) Burkina Faso EUR 70 EUR Cap-Vert EUR 54 EUR El Salvador USD 84 USD Kosovo EUR 56 EUR Laos USD 74 USD Mali EUR 100 EUR Mongolie USD 88 USD Myanmar USD 137 USD Nicaragua USD 86 USD Niger EUR 56 EUR Sénégal EUR 79 EUR Vietnam USD 105 USD Pour chaque enfant : plus 5 % Plafonné à deux enfants maximum Procédure - Conditions d Expatriation des Experts long terme - RHU_62_fr.pdf Page 6/6