Hébergement Conditions de souscription

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1 1 Version du 15/10/2012 Hébergement Conditions de souscription 1. Objet Le présent document a pour objet de définir les conditions générales applicables à l hébergement par Infodidac A.S.B.L., dont le siège social est établi 100 avenue Emmanuel Mounier à 1200 Bruxelles, ciaprès désignée «INFODIDAC», sur un serveur informatique, d une ou plusieurs applications que l ETABLISSEMENT souhaite utiliser à distance via Internet dans le seul but de la gestion de 2. Conditions préalables Il appartient à l ETABLISSEMENT de s assurer que les matériels dont il dispose, notamment ses logiciels d interrogation (navigateurs, ) ou ses moyens de connexion, sont susceptibles d utiliser avec toute l efficacité requise le/les logiciel(s) hébergé(s). Une connexion Internet haut débit (ADSL, câble ou équivalent) est indispensable, et la compatibilité des imprimantes avec Microsoft Windows Terminal Server doit être vérifiée. Pendant toute la durée de l hébergement, le PC de chaque utilisateur de l ETABLISSEMENT doit disposer d une licence Microsoft Office valide (version 2010 ou ultérieure acceptée par INFODIDAC). Les prestations définies dans l article 3 ci-après ne sont garanties qu à condition que les utilisateurs travaillent sous Microsoft Windows. En particulier, l ETABLISSEMENT est avisé et accepte expressément qu en dehors de l environnement Microsoft Windows, INFODIDAC n est pas en mesure de garantir la sécurisation des flux de données ni de fournir une assistance quelconque. Le(s) logiciel(s) hébergé(s) restent la propriété intellectuelle de leur éditeur. L ETABLISSEMENT confirme qu il détient une licence valide autorisant chaque utilisateur désigné par lui à utiliser le(s) logiciel(s) hébergé(s). 3. Prestations Le service d hébergement comprend : La mise à disposition d un espace (appelé «dossier») sur un serveur partagé ; L accès au serveur 21h/24h (accès non autorisé entre 1h et 4h du matin) et 7j/7j au moyen d un identifiant et d un mot de passe, sous réserve des pannes ou indisponibilités éventuelles et des périodes de maintenance ou de transfert nécessitant d interrompre l accès au serveur ; La bande passante nécessaire au fonctionnement de l /des application(s) de l ETABLISSEMENT hébergée(s) sur le serveur ; Une liaison cryptée entre le serveur et l /les utilisateur(s) désigné(s) par l ETABLISSEMENT ; Un anti-virus sur le serveur ; La paramétrisation du système en fonction des besoins de l ETABLISSEMENT ; La sauvegarde quotidienne des données ; Une licence Microsoft TCAL, dans le cadre et pour la durée de l hébergement ; Une assistance en ligne par courrier électronique (infodidac@infodidac.be), les jours ouvrables, de 9h à 16h. Toute autre prestation ou fourniture liée à l hébergement sera facturée en sus, le cas échéant au taux horaire en vigueur chez INFODIDAC. INFODIDAC met à la disposition de l ETABLISSEMENT ayant souscrit au service d hébergement, sans facturation supplémentaire et sans garantie quelconque, un système de mise à jour automatisée du logiciel ProEco (dossier actif de travail). Ce système est activé par défaut lorsque le dossier de l ETABLISSEMENT héberge un ou plusieurs ProEco. L ETABLISSEMENT peut demander sa désactivation/réactivation à tout moment, par l envoi d un courrier électronique adressé au responsable du service d hébergement d INFODIDAC.

2 2 Version du 15/10/2012 Un dossier ne peut être attribué qu à un ETABLISSEMENT, un même ETABLISSEMENT étant autorisé à souscrire plusieurs dossiers. Chaque dossier comprend un espace de base minimum de 500 Mo, qui peut être augmenté par tranche de 200 Mo. L espace de base minimum de 500 Mo du dossier est augmenté de 150 Mo par utilisateur dont le profil est hébergé dans ce dossier. Tous les utilisateurs autorisés par l ETABLISSEMENT à accéder à un dossier ont accès à l ensemble de ce dossier, à l exception des profils des utilisateurs qui ne sont accessibles qu à leurs propriétaires respectifs. Seule la liaison cryptée dans la version fournie par INFODIDAC peut être utilisée par l ETABLISSEMENT pour accéder au serveur. L ETABLISSEMENT n est pas autorisé à effectuer d autres téléchargements sur le serveur que ceux qui sont en relation avec les applications hébergées dans son dossier. 4. Procédure L espace serveur alloué à l ETABLISSEMENT, ainsi que l /les application(s) hébergée(s) et le(s) utilisateur(s) autorisé(s), sont définis dans un bon de commande ad hoc, sur base d une offre remise par INFODIDAC. Les offres sont faites sans engagement. Pour être effective et engager INFODIDAC, toute commande doit faire l objet d une confirmation écrite de sa part. Seule(s) l /les application(s) ayant fait l objet d une commande acceptée par INFODIDAC peuvent être hébergées. L ETABLISSEMENT veillera à ne pas dépasser l espace serveur qui lui est alloué. En cas de dépassement, l ETABLISSEMENT en sera avisé par courrier électronique. Si le dépassement persiste plus d une semaine après cet avertissement, l ETABLISSEMENT se verra facturer cet espace supplémentaire. Sans préjudice des dispositions de l article 5 ci-après, les présentes conditions s appliquent dès qu une première commande de l ETABLISSEMENT est acceptée par INFODIDAC, et aussi longtemps qu un service d hébergement est en cours d exécution sur base de cette commande initiale et/ou d une commande ultérieure qui viendrait la remplacer ou la compléter. 5. Durée Le contrat entre en vigueur à la date de l acceptation de la commande initiale de l ETABLISSEMENT par INFODIDAC. Il est conclu pour une durée déterminée prenant fin le 31 décembre de l année en cours. Il sera ensuite reconduit tacitement par périodes successives de douze mois. Chaque partie peut résilier le contrat à l échéance annuelle du 1 er janvier moyennant un préavis d au moins trente (30) jours adressé à l autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception. 6. Prix et facturation Le service d hébergement est fourni moyennant le paiement, d une part, d un forfait d activation, et, d autre part, d une redevance annuelle. Le prix du service varie en fonction du nombre de programmes installés, du nombre d utilisateurs de l ETABLISSEMENT ainsi que de l espace alloué. Il est calculé sur base du tarif en vigueur à la date de facturation. Le forfait d activation est un montant forfaitaire dû une seule fois par l ETABLISSEMENT lors de chaque commande d un service d hébergement.

3 3 Version du 15/10/2012 Lors de la première année, ainsi qu en cas de commande supplémentaire en cours d année, le montant dû au titre de la redevance annuelle sera calculé, le cas échéant, au prorata du nombre de mois d hébergement, tout mois entamé étant comptabilisé en entier. Le prix ne comprend pas le coût des télécommunications et d accès à Internet de l ETABLISSEMENT permettant l utilisation de la/les application(s) hébergée(s), qui restent à charge de Tous les montants indiqués au tarif sont indexés chaque année au 1 er janvier, selon la formule suivante : Prix de base x Indice nouveau Indice de base Le prix de base est le prix du tarif appliqué en L indice de base est l indice des prix à la consommation du mois de novembre 2006 (soit 105,01 en base 2004), l indice nouveau sera celui du mois de novembre précédant chaque nouvelle période d un an. Sans préjudice de l indexation annuelle, le tarif est susceptible d être modifié chaque année au 1 er janvier par INFODIDAC, notamment en fonction de l évolution des coûts supportés et du nombre d établissements souscripteurs. Toute modification autre que l indexation annuelle sera notifiée par courrier électronique à l ETABLISSEMENT au moins soixante (60) jours avant la date de son entrée en vigueur. Une première facturation a lieu au moment de l entrée en vigueur du contrat d hébergement. Le service d hébergement est ensuite facturé chaque année en janvier pour l année qui commence (donc, par exemple, facturation de l année 2008 en janvier 2008). Toute commande supplémentaire en cours d année fera l objet d une facturation distincte, couvrant les montants supplémentaires dus pour l année en cours. Tout montant facturé est dû et non récupérable. Les éventuels changements à la baisse qui seraient demandés par l ETABLISSEMENT en cours d année ne seront pris en compte au niveau de la facturation, qu en janvier de l année suivante. 7. Défaut de paiement Sauf stipulation contraire, les factures sont payables au comptant. Le défaut de paiement d'une facture à son échéance entraîne simultanément, de plein droit et sans mise en demeure, la débition d'intérêts de retard calculés au taux légal majoré de 2% et la débition, à titre de dommages et intérêts pour frais administratifs, d'une somme équivalente à 15% du montant en principal impayé, avec un minimum de 75 Euros. Tout retard de paiement de sommes dues autorise en outre INFODIDAC, de plein droit et sans mise en demeure, à invoquer la résolution de tout ou partie des conventions conclues avec l'etablissement. 8. Changement de serveur/partenaire INFODIDAC se réserve le droit de modifier à tout moment le serveur lui-même et/ou, le cas échéant, le choix de la société auprès de laquelle elle loue le serveur. Dans ce cas, elle en informera l ETABLISSEMENT, si nécessaire, et s efforcera d opérer le transfert dans les meilleurs délais et en réduisant autant que possible la durée d une indisponibilité éventuelle du serveur. 9. Identifiant et mot de passe L accès au serveur et au(x) logiciel(s) hébergés n est possible et autorisé qu avec la combinaison d un identifiant et d un mot de passe fournis par INFODIDAC.

4 4 Version du 15/10/2012 Chaque utilisateur désigné par l ETABLISSEMENT se voit attribuer un identifiant et un mot de passe personnels. Ces deux codes valent preuve de l identité de l ETABLISSEMENT et l engagent sur l utilisation faite par son intermédiaire. L ETABLISSEMENT s engage à les conserver strictement confidentiels, à ne pas les divulguer à des tiers et à ne les utiliser qu à titre strictement personnel. Il supportera seul les conséquences qui pourraient résulter de l utilisation par des tiers qui auraient eu connaissance de ceux-ci. Pour préserver son caractère confidentiel, le mot de passe initial doit être changé par l utilisateur au moment de sa première connexion, et modifié ensuite lors des avertissements adressés périodiquement par INFODIDAC. En cas de perte, de vol ou de tout acte frauduleux à l égard de ces éléments d identification, il appartient à l ETABLISSEMENT d en informer INFODIDAC dans les meilleurs délais. INFODIDAC procédera à la modification dans les meilleurs délais des éléments d identification et les transmettra à 10. Données Toutes les données rattachées à l utilisation du/des logiciel(s) hébergés sont la propriété exclusive de l ETABLISSEMENT ou, en tout état de cause, l ETABLISSEMENT les détient en toute légalité. L ETABLISSEMENT reste seul responsable des données qu il traite et de leur intégrité. Il s engage à se conformer à toutes les règles qui pourraient empêcher, limiter ou réglementer la diffusion ou le traitement d une information au sens large du terme, notamment en matière de protection de la vie privée. En tant que responsable du traitement de données à caractère personnel, l ETABLISSEMENT autorise expressément INFODIDAC à exécuter et détenir une ou plusieurs copies de sauvegarde de ses données, pour les besoins et dans les limites imposées par l exécution du contrat d hébergement. Ce faisant, INFODIDAC agira en tant que sous-traitant de l ETABLISSEMENT, selon les instructions et sous la responsabilité de celui-ci, en veillant : - à ce que les personnes agissant sous son autorité ne traitent les données à caractère personnel de l ETABLISSEMENT que sur la seule instruction de ce dernier et uniquement dans la mesure nécessaire à l exécution de leur tâche ; - à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel de l ETABLISSEMENT contre la destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte accidentelle ou non autorisée ainsi que contre la modification, l accès et tout autre traitement non autorisé ; - à prévenir immédiatement la direction de l ETABLISSEMENT en cas de survenance d un incident de sécurité ou de constat de violation de la législation par une personne agissant sous son autorité ou par une personne extérieure. INFODIDAC s interdit d en faire tout autre usage ou d en communiquer le contenu à un tiers, sauf avec l accord préalable écrit de Lorsque l hébergement d un dossier prend fin, INFODIDAC efface toute copie des données du dossier qu elle détiendrait à ce moment. De son côté, l ETABLISSEMENT doit récupérer toutes ses données et les effacer du serveur, au plus tard à la date à laquelle le service d hébergement prend fin. A défaut, INFODIDAC se réserve le droit d effacer du serveur les données concernées, après avoir adressé à l ETABLISSEMENT un avertissement par courrier électronique. 11. Notifications Sauf disposition contraire, toutes les notifications adressées à l ETABLISSEMENT par INFODIDAC sont valablement faites par courrier électronique à l adresse fournie par l ETABLISSEMENT dans le bon de commande. L ETABLISSEMENT s engage à assurer la validité de cette adresse et à informer par écrit INFODIDAC de tout changement d adresse électronique en cours de contrat.

5 5 Version du 15/10/ Modifications INFODIDAC est autorisée à modifier les présentes conditions générales, sous réserve de notifier une telle modification à l ETABLISSEMENT au moins trente (30) jours avant sa prise d effet. Dans ce cas, l ETABLISSEMENT a le droit de renoncer au contrat d hébergement, le renon devant être notifié à INFODIDAC par lettre recommandée au plus tard trois (3) jours avant la date de prise d effet de la modification. A défaut de renon dans le délai imparti, la nouvelle version des conditions générales d hébergement s appliquera de plein droit à 13. Limitation de responsabilité INFODIDAC assume une obligation de moyens dans l exécution de ses prestations. L ETABLISSEMENT est conscient et accepte que nul ne peut garantir le bon fonctionnement d Internet dans son ensemble et des réseaux entrants et sortants, ni la protection totale des données transmises via Internet. INFODIDAC ne sera responsable d aucun dommage résultant d un manquement ou d un retard dans l exécution de ses obligations contractuelles si la cause de ce manquement ou de ce retard échappe totalement à sa volonté, comme par exemple, le fait du prince, la défaillance du réseau de distribution d électricité ou du réseau public des télécommunications, la guerre, l émeute, la grève ou le manquement de ses propres fournisseurs. Dans tous les cas où la responsabilité d INFODIDAC pourrait être retenue, celle-ci portera sur la restitution totale ou partielle du prix reçu pour l année en cours et uniquement pour la partie non conforme de la commande. 14. Résiliation anticipée Le cas de force majeure suspend les obligations du contrat d hébergement pendant la durée de son existence. Toutefois, si le cas de force majeure devait être d une durée supérieure à trente (30) jours, il ouvrirait droit à la résiliation de plein droit du contrat par l une ou l autre des parties, huit (8) jours après l envoi d une lettre recommandée avec avis de réception, notifiant cette décision. 15. Loi applicable et tribunal compétent Le présent contrat est soumis à la loi belge. En cas de litige, les tribunaux de Bruxelles siégeant en langue française sont exclusivement compétents. Pour réception et acceptation Fait à., le Cachet et signature de l'etablissement