Manuel de procédure de la saisie des NOTES D ACTIVITES (Manuel destiné aux conseillers)

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1 version V6 30/10/2015 Manuel de procédure de la saisie des NOTES D ACTIVITES (Manuel destiné aux conseillers) Abréviations utilisées dans ce manuel NDA Note D Activités DD Délégation Départementale ou territoriale. Souvent représentée par les 2 chiffres du département ou par 2 lettres pour repère de territoire. EX : 75 Paris 13 Bouches du Rhône. DDA Fonction d Adjoint de la Délégation Départementale DR Délégation Régionale souvent codifiée avec 4 lettres de la région EX : IDEF Ile de France AQUI Aquitaine POCH Poitou/Charente DRA Fonction d Adjoint de la Délégation Régionale FNC Fichier National des Conseillers Partenaire La structure avec laquelle EGEE a signé une convention Bénéficiaire Le destinataire final (élève, étudiant, demandeur d emploi, créateur d entreprise, entreprise, etc ) du partenaire avec lequel EGEE a signé une convention Barème 2016 des remboursements de frais aux Conseillers Remboursement des frais de Missions Indemnité kilométrique : 0.49 /km Indemnité de repas (sur justificatif) : (maximum) Remboursement des Frais de Fonctionnement Indemnité kilométrique : 0.41 /km Indemnité de repas sur justificatif) : (maximum) Chambres d hôtel et petit déjeuner : (1) (1) A Paris, ce niveau de barème peut être dépassé selon les saisons. Toute réservation doit être faite par le secrétariat d EGEE. Date limite d envoi auprès des DD/DDA Les conseillers doivent avoir fini la saisie de leurs NDA pour le 1 er du mois suivant. Afin de faciliter le déclenchement de la facturation, il est utile et nécessaire de saisir ses NDA mensuellement. Les NDA seront traitées par les DD/DDA entre le 2 et le 7 de chaque mois. Les DR/DRA disposent, ensuite de 7 jours pour valider les NDA Pour ceux qui ont des justificatifs : Vous devez faire parvenir la synthèse (voir modèle page 12) de vos frais, accompagnée des «justificatifs originaux». Tenir compte des «délais postaux» par rapport aux dates limites ci-dessus. Pour ceux qui n ont pas de justificatifs : Envoyer la synthèse de vos frais par courriel, à votre DD/DDA avant le 3 de chaque mois. 1

2 Les synthèses de frais ayant fait l objet d un abandon sous forme de don doivent obligatoirement être signées par le conseiller avant d être transmises à votre DD/DDA. Les remboursements se feront entre le 15 et le 18 du mois suivant. (délai tenant compte des W-E). Si vous avez des frais concernant l administration (papier, carte de visites ) créez une note d activités avec le code mission de type AAAA DD 0000 (ex : IDEF ) et indiquez 1 dans ½ journée. Rappel des codes de fonctionnement : AAAA DD 0000 administration Courrier, travail de synthèse, frais postaux AAAA DD 0001 communication Relations presse, médias, réalisations de flyers AAAA DD 0002 formation Participation à des séminaires de formation générale (interne et/ou externe) n ayant pas de rapport avec une mission précise. Pour une mission précise, à imputer sur la mission spécifique. AAAA DD 0003 prospection Toute action qui s inscrit dans une démarche de recherche d une nouvelle mission AAAA DD 0004 réunions Réunions périodiques, régionales, thématiques, etc (en DD ou DR ou National) AAAA = code région (ex IDEF pour ILE DE France) DD=département (ex 75 pour département de Paris en Ile de France) Pour les MISSIONS ; elles sont codifiées selon le même principe que ci-dessus : Les 4 chiffres sont attribués automatiquement par le système lors de la création de la mission par les DD/DDA Même si vous n avez pas de frais, il est important de faire une note afin de nous permettre de faire des statistiques sur nos actions de bénévolat. Ce temps passé, n engageant pas de remboursement de frais, est néanmoins collecté pour valoriser l ensemble du bénévolat de notre association et fait partie intégrante de nos comptes annuels, d où l intérêt de saisir l information Se rendre sur le Site : avec votre navigateur habituel (MOZILLA-FIREFOX / GOOGLE CHROME / INTERNET EXPLORER, etc ) Code Conseiller : Entrer sur notre site «EGEE» Dans le cadre «espace conseiller» (comme indiqué ci-dessous) Pour «CODE CONSEILLER» : Utiliser le «code conseiller» qui vous a été attribué : il est composé de 4 lettres (celles de votre région) et de 6 chiffres Entrer : les 4 premières lettres en «MAJUSCULES» de votre région Ex : IDEF-ALSA-PACA / suivi des 2 chiffres du département de ratttachement de votre DD, et 4 chiffres correspondant à votre code. Exemple : ALSA

3 Mot de passe : Il s agit de votre «mot de passe» inscrit dans le FNC et que vous utilisez pour accéder à l informatique de gestion (note d activités). Si vous l avez oublié, vous pouvez le recevoir, par courriel, en cliquant sur «mot de passe oublié» Changement de mot de passe : Le mot de passe initial, composé de lettres et de chiffres a été défini d une manière aléatoire par le système. Vous avez la possibilité de le changer de votre propre initiative, suivant la procédure suivante : - Allez dans le site et dans l espace conseiller, comme indiqué plus haut. - Allez dans «fichier des conseillers» - Remettez comme identifiant et mot de passe votre n de conseiller et votre mot de passe, comme vous l avez pratiqué plus haut - Vous avez alors accès à votre fiche personnelle. - Vous cliquez sur «modifier», vous accédez alors à vos données personnelles que vous pouvez modifier par exemple : adresse, téléphone, adresse courriel et mot de passe. - Faites les modifications - IMPORTANT : n oubliez pas en bas de page de valider vos changements, sinon ils ne sont pas pris en compte. Pour ce, il suffit de cliquer sur le bouton «ENREGISTRER et FERMER» Une fois ce changement de mot de passe effectué, il n est disponible que le lendemain, Cliquez sur «connectez-vous» et l écran suivant apparaît : Cliquez sur Informatique de gestion 3

4 Indiquez les codes et mots de passe qui vous ont été donnés lors de votre inscription chez EGEE. Ex : IDEF (sans espace) Le mot de passe : Celui en vigueur sur le FNC Puis cliquez sur connexion Voici l écran qui s affiche Pour créer, lister ou imprimer, il faut diriger la souris vers «GESTION NOTES D ACTIVITES» Sélectionner «NOUVELLE NOTE D ACTIVITES» L écran suivant s affiche 4

5 Inutile de vouloir mettre un n de note, il se mettra automatiquement lors de l enregistrement de la note. Idem pour la date, inutile de vouloir la changer. Cliquez sur la LOUPE à droite de la ligne «mission» L écran suivant s affiche Toutes les missions de la REGION s affichent à l écran. Mais les missions qui vous intéressent sont celles de votre DD uniquement. (1) A droite de Département, cliquez sur la flèche et sélectionnez votre département (1)Sauf exceptions, lorsque vous avez effectué une mission pour votre région ou au niveau National. Auquel cas, se rapprocher du DD/DDA pour vous renseigner sur le N de mission à utiliser. puis cliquez sur Rechercher en dessous de «Nom Partenaire» (En jaune sur l image) 5

6 Apparaissent toutes les missions de votre DD uniquement, mais en désordre. Cliquez 1 fois sur «n mission» ; en tête de colonne et elles se classeront dans l ordre croissant, à nouveau 1 fois, elles apparaîtront dans le sens inverse. Même chose pour l objet. Ne tenez pas compte des autres colonnes, inutiles pour votre saisie «Client» ou Nom Abrégé Partenaire : concerne le code comptable du siège «Nom Client» ou Nom Partenaire : indique le nom du payeur de la mission L Objet : indique le nom de la Mission Sélectionnez la mission pour la note de d activités en cliquant sur le la demande» à gauche de «Voir Le code de la mission se mettra automatiquement sur la note de mission et l écran suivant apparaitra. Cliquez sur le petit calendrier au niveau de la date d intervention Choisir le mois en cliquant sur la flèche à gauche du mois puis sélectionnez la date du jour. 6

7 Renseignez l objet en précisant le nom du RDV ou de thème. En règle générale, précisez dans cette zone objet tout ce qui est nécessaire sur la facture du partenaire le lieu de déplacement. Puis enregistrer en cliquant sur le petit disque en haut à gauche de l écran (entouré de jaune dans l exemple cicontre) Après enregistrement : deux présentations sont visualisées en fonction du code mission (en haut à droite de l écran) ½ journée ou Quantité à facturer et intervention. Si la note d activités concerne une action pour le fonctionnement, l écran suivant apparaît La note concerne le fonctionnement : c'est-à-dire administration réunion, formation, prospection, communication De REGI DD 0000 à REGI DD 0004 l action se compte en ½ journée soit : Une action de 1h à 4h = 1 Une action d 1 jour = 2 Renseignez ce champ. obligatoirement Puis renseignez le nombre de kms, et les dépenses que vous avez faites si besoin, dans les cases blanches de la suite de la note de d activités. Voir instructions sur page suivante dans le cas où vous optez pour l abandon de vos frais de fonctionnement Ne modifiez pas le Statut pour le moment, le laisser «EN COURS» 7

8 Si la note d activités concerne une Mission avec une convention l écran suivant apparaît : la note d activités concerne une Mission spécifiée par une convention les actions se comptent en nombre d interventions Ex : 3 visites de parrainage sur 1 jour = 3 1 journée entière chez un même donneur d ordre = 2 Renseigner ce champ. obligatoirement Le champ Quantité à facturer est inactif pour le conseiller Nombre de bénéficiaires concernés par la prestation (ex : -- accompagnement d un créateur = 1 dispense d une prestation de TRE à l ensemble d une classe de 25 élèves = portez le chiffre 25. Puis renseignez le nombre de kms, et les dépenses que vous avez faites si besoin, dans les cases blanches de la suite de la note d activités. Sur ce même écran vous avez la possibilité de : - Soit vous faire rembourser les frais exposés - Soit opter pour l abandon des frais exposés en cliquant sur la case «j opte pour un don». Lors de l enregistrement de la note, vos frais seront ventilés en DONS ou REMBOURSEMENT. Pour chaque nature de frais l option d un don ou d un remboursement peut être choisie. Ne modifiez pas le Statut pour le moment, le laisser en «EN COURS» IMPORTANT : Toutes demandes de remboursement autres que les kms doivent donner lieu à l envoi du justificatif original. A faire parvenir au DD/DDA avant le dernier jour de clôture du mois avec la synthèse des notes d activités (explication plus loin). Après avoir saisi votre note d activités l enregistrer en cliquant sur le petit disque à gauche de l écran ou bien, si vous en avez une autre en cliquant sur l icône à droite de l icône de l imprimante Chaque fois que vous enregistrez une note d activités celle-ci se rajoute à votre liste de notes d activités. Pour accéder à la liste de vos NDA, choisir l option «LISTE DES NOTES D ACTIVITES» du menu «GESTION DES NOTES D ACTIVITES» 8

9 Image de «Liste des notes d activités» Si vous voulez visualiser la liste des notes d activités par date vous cliquez 1 fois sur «date d intervention» idem pour un tri par n de note ou pour les autres colonnes Vous pouvez modifier vos notes d activités en cliquant sur le n.de la note d activités à gauche de l écran (caractères bleus) Si vous avez besoin de supprimer une note cliquez sur le flèche à droite de son statut actuel «en cours» et sélectionnez «à supprimer» puis cliquer sur «Enregistrer» «Qté déjà facturée» : Information permettant de suivre ce qui a déjà été facturé sur la mission, afin, d éviter les erreurs sur les doubles facturations Nombre de justificatifs : Information permettant aux DR/DD de repérer les NDF avec ou sans justificatifs Précision sur l icône imprimante à droite de la note d activités : L impression à partir du petit icone imprimante à droite ne sert à éditer qu un document papier propre à cette intervention. Il est inutile de l envoyer. Important Pour des raisons d organisation et éviter des erreurs, il est préférable de ne valider vos NDA qu au moment où vous avez décidé d envoyer votre synthèse avec les justificatifs s il y en a, à votre DD/DDA. En effet, quand votre NDA a été validée, vous ne pouvez plus intervenir en cas de modification. Vous devrez solliciter votre DD/DDA/DR/DRA pour le faire Afin que vos notes puissent êtres traitées il faut leur donner le statut «validation DD», pour cela : cliquez sur l icône de l ascenseur du statut «en cours» à droite de l écran (entouré en rouge sur l image ci-dessous), sélectionnez «Validation pour DD». Faire la même opération pour chaque note d activités, puis cliquez sur «enregistrer» à droite de l écran (ex : entouré en vert sur l image ci-dessous 9

10 Une fois l opération terminée l inscription «Enregistrement effectué» doit apparaître (voir la partie de l image entourée en vert ci-dessous) Une fois les notes d activités «validées en DD» vous devez imprimer une synthèse afin de l envoyer à votre DD/DDA par courriel ou par courrier s il y a des justificatifs. Pour cela procédez comme suit : Dirigez la souris vers «gestion notes d activités» (sous le logo EGEE) sélectionnez «Edition des notes d activités» L écran suivant apparaît : Indiquez la 1 ère date d intervention puis la dernière date d intervention grâce à l icône de calendrier Cliquez sur imprimer L écran suivant s affiche : 10

11 Pour imprimer Cliquez sur l icône de l imprimante (entourée de vert sur l image) Pour l enregistrer : Cliquez sur l icône entouré de jaune sur l image Cliquez sur la flèche (entourée en jaune sur l image) Sélectionnez PDF Cliquez sur Exporter. 11

12 . Un pavé peut apparaître en bas de l écran vous demandant d ouvrir ou enregistrer «Cristal ReportViewer2.pdf» Sur certains ordinateurs, le fichier s ouvre directement dans Adobe, sur d autres il est demandé de l enregistrer. Le mieux est «enregistrer sous» soit dans Adobe par le menu fichier soit le menu enregistrer qui est proposé. Puis sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez l enregistrer (ex : NOTES D ACTIVITES EGEE) Avant de cliquer sur «enregistrer» Modifiez le nom du fichier (entouré en vert) «Cristal ReportViewer2.pdf» par : votre nom ; le mois ; et l année. C est plus facile pour le retrouver! Et voilà c est presque fini, encore un peu de patience on arrive à la fin.!! Maintenant vous allez sur votre messagerie, et vous envoyez cette synthèse à l adresse courriel de votre DD/DDA. 12

13 ET! pour ceux qui ont des justificatifs ou qui ont opter pour le DON: Vous imprimez cette synthèse Vous agrafez les justificatifs. Les notes de restaurant à plusieurs doivent comprendre le nom en clair et non pas seulement les initiales, de chaque participant au repas, dans la mesure où vous avez réglé l intégralité de la note. Vous signez votre synthèse si des NDA ont fait l objet partiellement ou totalement d un abandon. (obligatoire pour répondre aux instructions de l Administration fiscale) Vous postez ce courrier à l adresse que vous aura communiquée votre DD/DDA. Et voilà c est fini, normalement vous serez remboursés du 15 ou 18 du mois suivant. Impressions supplémentaires disponibles en cas d option de DONS au cours de l année : Vous pourrez, à tout moment en cours d exercice, connaître le détail des NDA que, en partie ou totalement, vous avez abandonnées en consultant des synthèses à disposition dans l informatique de gestion. Sélectionnez l onglet «édition des notes ayant fait l objet d un don» Vous obtenez l écran suivant : A l aide du calendrier, porter la date de début dans la zone de gauche et la date de fin de période dans la case de droite Ex : A gauche 01/01/2015 A droite 31/12/2015 pour éditer toutes les NDA ayant fait l objet d un don au cours de l année En cliquant sur le bouton «Imprimer», vous obtenez la liste suivante : 13

14 La procédure d édition est la même que celle des synthèses que vous éditez mensuellement. En cliquant sur le bouton «édition des reçus fiscaux», vous obtiendrez l impression du document à la disposition de l Administration fiscale attestant le total des dons par abandon de vos frais au cours de l exercice passé. (Attendre l instruction de clôture comptable de l exercice (instruction éditée à l ouverture de l INFORMATIQUE DE GESTION) Cliquez sur le bouton «édition des reçus fiscaux». 14