Plateforme PIRAMIG : Aide à l utilisation Interface MIG

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1 Plateforme PIRAMIG : Aide à l utilisation Interface MIG 03/2014

2 Sommaire Modification des données de caractérisation... 3 Accès au rapport d activité... 4 Généralités :... 4 Accès MIG :... 4 Remplissage du rapport... 5 Rubrique «B. Moyens»... 6 MIG :... 6 Etablissement de rattachement :... 6 Paragraphes duplicables... 7 Chargement de fichier sur la plateforme... 8 Exports... 9 Année N et N Saisie obligatoire Accès au rapport d activité des structures MIG de même type (spécificité) Validation du rapport d activité MIG : Etablissement de rattachement : ARS : Bureau DGOS :... 14

3 Modification des données de caractérisation Lorsque vous entrez votre login et votre mot de passe, vous arrivez sur cette page : Copie écran n 1 La première fois que vous accédez à la plateforme, il est important de vérifier les données de caractérisation de votre structure afin de vérifier que les informations soient bien conforment à la réalité et, le cas échéant, apporter des modifications. Pour cela, dans la partie identité de la structure assurant la MIG, cliquez sur le bouton «Accès fiche complète» en bas à droite (Accès signalé par le sur la copie d écran n 1). Vous arrivez alors sur la fiche d identité détaillée de votre structure. Nous vous demandons de (i) vérifier, (ii) modifiez et/ou complétez les informations, notamment dans la dernière partie «personnes en charge du rapport d activité». Grâce aux icones en haut et en bas à droite de la page et vous pouvez : - «Annuler» pour revenir à la page d accueil si vous n avez effectué aucune modification ou si vous ne souhaitez pas les enregistrer. - Sauvegarder des modifications en cliquant sur «enregistrer».

4 Accès au rapport d activité Généralités : Le rapport d activité standardisé «PIRAMIG» est accessible aux : Structures MIG, Etablissements de rattachement de ces structures, Agences régionales de santé chargées de la délégation MIG, Bureaux métiers de la Direction Générale de l Offre de Soins Accès MIG : Sur la page d accueil, en dessous de la partie «Identité de la structure assurant la MIG» se trouve une partie intitulée «Collecte des données». Copie écran n 2 Sous l item «collecte des données» vous trouverez l accès à vos rapports d activité. La plateforme Web prévoit une historisation des rapports d activité afin que vous puissiez facilement accéder aux rapports d activité des années précédentes. Pour accéder à un rapport d activité, choisissez le rapport d activité souhaité en cliquant sur «Accès Rapport d activité AAAA» (représenté par le : sur la copie d écran n 2). Précisions : La colonne «année» : correspond à l année de la saisie La colonne «nom de la collecte» : correspond à l année des données renseignées

5 Remplissage du rapport Lorsque vous entrez dans un rapport, vous accédez à l onglet «saisie des données» (représenté par sur la copie d écran n 3) Copie écran n 3 Vous pouvez voir sur le côté gauche de l écran les principales rubriques du rapport d activité (représenté par sur la copie d écran n 3). En cliquant sur chacune d elles, vous pourrez naviguer au sein des différents chapitres qui sont à renseigner. A côté de chaque rubrique, un pourcentage est indiqué : Il s agit du pourcentage de questions obligatoires auxquelles vous avez répondu. ATTENTION : pour pouvoir valider votre rapport d activité, vous devez atteindre le 100% dans toutes les rubriques. Repère : les questions obligatoires sont suivies par une «*», leur remplissage conditionne l atteinte des 100%. Vous pouvez compléter votre rapport d activité en plusieurs étapes pour cela vous devez à la fin de votre saisie et avant de quitter la plateforme PIRAMIG cliquer sur le bouton qui sauvegardera la saisie en cours et vous permettra de revenir ultérieurement compléter ou modifier votre rapport d activité.

6 Rubrique «B. Moyens» La rubrique «B. Moyens» est à remplir de façon partagée entre la structure MIG et l établissement de rattachement. Structure MIG : Le remplissage de la partie «Description des équipes» (et «Moyens matériels» pour certaine MIG) est à la charge de la structure. Etablissement de rattachement : Le remplissage de la partie «Données budgétaires et financières» est à la charge de l établissement de rattachement et plus particulièrement par le référent financier (DAF, ) La mention «Le remplissage de cette partie est assurée par la direction administrative et financière de l établissement» le rappel à l utilisateur. Afin de faciliter la saisie, l établissement de rattachement à un accès en «écriture» au rapport d activité MIG sur la partie «B. Moyens». Il pourra ainsi enregistrer les informations sur la rubrique «B. Moyens» et seulement sur cette partie. Un accès en «lecture» lui est accordé pour toutes les autres parties du rapport d activité.

7 Paragraphes duplicables Lorsque vous répondrez au questionnaire, vous pourrez rencontrer, un chapitre commençant avec le chiffre 1 à côté de la première question, et avec un + en dessous de la dernière : Cela signifie que le chapitre est duplicable. Vous pourrez ainsi renseigner les données du chapitre, puis cliquer sur le + pour faire réapparaitre la même question. Vous pouvez dupliquer les questions autant que de besoin. Par exemple, voilà ce qui apparaît si l on clique une fois sur le + d un chapitre: Les numéros (ici 1 et 2) vous permettent de vous repérer dans les duplications. Si vous avez créé trop de duplicatas, vous pouvez les supprimer en cliquant sur, au niveau du numéro que vous souhaitez voir disparaitre. ATTENTION : Cette action entrainera également la perte des données renseignées.

8 Chargement de fichier sur la plateforme La fonctionnalité «joindre un fichier» sur la plateforme vous permet de charger et stocker un fichier depuis votre ordinateur vers le rapport d activité. Les types de fichier admis sont : Word, Excel, PDF, PPT, Zip, RAR Pour déposer un fichier, cliquez sur le bouton «Parcourir», sélectionnez le fichier désiré sur votre ordinateur et validez. Pour finir de déposer le fichier, sauvegardez la page en cours en cliquant sur l icône en haut ou en bas à droite de la page (2 boutons sont disponibles). Si un fichier est déjà déposé, son nom est alors affiché. La fonctionnalité vous permet également de re-télécharger le fichier. Cette fonctionnalité vous permet alors de stocker vos documents sur la plateforme et d y accéder dès que nécessaire. Vous pouvez également changer de fichier en cliquant sur le bouton correspondant. Attention : Il n est possible de déposer qu un seul fichier pour chaque rubrique du rapport. Toutefois, si vous souhaitez déposer plusieurs fichiers pour une même rubrique, vous pourrez le faire en utilisant des fichiers.zip ou.rar (dossiers compressés comprenant plusieurs fichiers).

9 Exports Il est possible de faire deux types d export : PDF ou Excel. Lorsque vous êtes dans le questionnaire, les icônes Export Excel et Export PDF sont disponibles en haut et en bas à droite de la page. Export pdf : - Si vous êtes sur la page/rubrique «Introduction», l export PDF prendra en compte l intégralité du questionnaire. Cela peut vous permettre, par exemple, de l imprimer pour le remplir à la main ou d avoir une vue d ensemble sur le rapport d activité. - Si vous êtes sur les autres rubriques (de A à D), seule la rubrique sélectionnée sera exportée (exemple A»Organisation», ou B «Moyens», etc ) Note : sur le PDF apparaitront l intégralité des questions et réponses renseignées ou pas dans la plateforme. L export PDF ne prend pas en compte les documents chargés sur la plateforme il vous faudra donc les imprimer de façon séparée. Export Excel : Quelle que soit la page/rubrique du questionnaire sur laquelle vous vous trouvez, l export Excel fera l extraction de l ensemble des données du questionnaire. Cet export peut être utile, par exemple, pour/ analyser vos données d activité par rubrique ou critère transmettre à d autres acteurs pour vous aider à documenter certaines données (InVS, CClin, Arlin).

10 Année N et N-1 L année N correspond à l année de saisie du rapport d activité : exemple en 2014, est saisi le rapport de l activité 2013 de votre structure, soit N=2013 L année N-1 correspond à l année antérieure du rapport d activité : exemple l année N-1 du rapport d activité 2013 correspondant au rapport d activité 2012

11 Saisie obligatoire Comme évoqué dans le paragraphe «remplissage du rapport» de ce document, certaines questions sont obligatoires, les réponses saisies conditionnent l attente des 100% de taux de remplissage et donc la possibilité de valider le questionnaire. Les questions obligatoires sont suivies d une «*» Pour autant, certaines questions obligatoires n ont pas nécessairement de réponses car sont conditionnées à : - l obtention de l information - l activité réelle de votre structure - la réalisation d action(s) et de développement d outil(s), Dans ces cas de figure, la zone de saisie devra être complétée comme suit: - les questions qui nécessitent une réponse chiffrée : inscrire «0» - les questions qui nécessitent une réponse texte : o «sans objet» quand vous n êtes pas concernés par la question o «non réalisé»quand vous n avez pas réalisé d action o «information manquante» quand vous n avez pas réussi à obtenir l information attendue NB : les questions qui ne sont pas suivies d une «*» ne sont pas obligatoires

12 Accès au rapport d activité des structures MIG de même type (spécificité) Certaines structures MIG peuvent accéder aux rapports d activité des autres MIG de même type. L objectif peut-être double : Partage d expérience Permettre aux sites coordonnateurs/régionaux d accéder aux informations des sites constitutifs/locaux Ainsi, lorsque cette fonctionnalité est disponible pour un type de MIG, l accès est fait en cliquant sur l onglet «accès aux rapports d activité». Cette interface vous permet d accéder aux rapports d activité des structures MIG de même nature. Pour cela il vous faudra cliquer sur «rapport d activité XXXX» (en rouge) Vous avez la possibilité de réaliser des filtres afin de faciliter votre recherche (zones de filtres : - Nom de la structure - Nom de la collecte : qui correspond à l année des données saisie - Année : qui correspond à l année où les données ont été saisies NB : le tableau récapitulatif ci-dessus liste tous les rapports d activité pour lesquels la structure, réalisant la MIG, s est connectée au moins une fois au rapport souhaité.

13 Validation du rapport d activité 1/2 Structures MIG : Lorsque vous avez atteint les 100% de remplissage sur toutes les rubriques du rapport d activité (information disponible dans le bandeau de gauche de la page de saisie du rapport) vous avez alors la possibilité de valider les données renseignées. Cette action clôturera définitivement le rapport d activité et un mail de confirmation sera automatiquement adressé au référent du rapport d activité. La version définitive et validée du rapport sera consultable mais non modifiable. Le rapport validé est consultable par la DGOS, l ARS, l établissement de rattachement de la MIG, et la structure concernée. Nota bene : Si une modification doit être effectuée après l étape de validation, le référent ou responsable de la structure devra en faire la demande par mail à son référent DGOS pour obtenir les droits de modifications du rapport d activité. Pour valider définitivement votre rapport d activité : 1. Allez sur la page d accueil dans le paragraphe «collecte des données» 2. Puis dans la colonne «validation de la collecte», Cliquez sur «valider» (en rouge) ce bouton est actif sous réserve que les conditions préalablement citées soient atteintes (100% de remplissage). Par ailleurs la structure réalisant la MIG a la possibilité de connaitre les états de validation/confirmation (en vert) : Validation du rapport d activité par l établissement Confirmation de l ARS

14 Validation du rapport d activité 2/2 Pour information Etablissement de rattachement : L établissement de rattachement aura la possibilité de valider le rapport d activité grâce à son interface d accès PIRAMIG. Grâce à son interface PIRAMIG (qui lui est propre) l établissement à une vue globale sur toutes les MIG qui lui sont rattachées. Rappel : accès en écriture pour la partie «B. Moyens» et lecture pour les autres parties du rapport d activité ARS : L Agence Régional de Santé aura la possibilité de confirmer la réception du rapport d activité grâce à son interface d accès PIRAMIG. Grâce à son interface PIRAMIG (qui lui est propre) l ARS à une vue globale sur toutes les MIG qui lui sont rattachées. Rappel : accès en lecture au rapport d activité Bureau DGOS : Grace à son interface PIRAMIG (qui lui est propre) le bureau DGOS à une vue globale sur toutes les MIG qui lui sont rattachées. Le bureau DGOS aura la possibilité de dévalider un rapport d activité, à la demande d un établissement, afin de redonner momentanément accès à la saisie des données, à la structure MIG.. Grâce à son interface PIRAMIG (qui lui est propre) le bureau DGOS à une vue globale sur toutes les MIG qui lui sont rattachées. Rappel : accès en lecture au rapport d activité