PAIE ET INDEMNITES SOMMAIRE. Guide utilisateur DADS-U 2011

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1 PAIE ET INDEMNITES Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 A partir du 0/0/0, la déclaration des données sociales se fera avec la nouvelle norme NDS (Norme pour la Déclaration Dématérialisée Des Données Sociales). Si la collectivité n a pas de détachés d état, vous pouvez télécharger la version.a du module DADSU pour générer le fichier avec la nouvelle norme NDS. Pour les collectivités déclarant des détachés d état, il vous faudra la version.b du module DADSU. Vous recevrez une lettre d information courant janvier qui vous permettra de télécharger la version. Vous pouvez déjà contrôler le paramétrage de votre logiciel jusqu au point 6 ci-dessous. SOMMAIRE Sélection de la période Décembre 0... Vérification des paramètres de la collectivité... Vérification des données pour la DADS... Mise à jour des agents... a Contrôle des fiches des agents... b Mise à jour des éléments DADS des agents... 5 Mise à jour des rubriques Génération du fichier DADSU Visualisation et/ou re-génération du fichier DADSU0... 7a Visualisation du fichier DADSU0... 7b Re-génération du fichier DADSU Comment déclarer une période d inactivité... 9 Contrôle du fichier avec le module de précontrôle DADSU CTL... 0 Editions de la DADSU... Remarques es... Transmission de vos données... Validation du fichier DADSU... Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /

2 Sélection de la période Décembre 0 Vous devez être positionné sur la période de Décembre 0. A partir de la fenêtre de la «période», vérifiez que le mois de décembre est bien affiché, sinon le sélectionner, ainsi que l année. Enregistrez. Vérification des paramètres de la collectivité [Paramètres] [Collectivité] onglet (Identification) Vérifiez que les zones obligatoires soient correctement renseignées : N de Siret / étab : chiffres. Code INSEE : 5 chiffres ( pour le département + pour la commune). Code NAF : code APE Onglet (Organismes) N CNRACL : chiffre + lettres + chiffres + lettres (attention à ne pas confondre le chiffre 0 avec la lette O). N : chiffre + lettres + chiffres + lettres (attention à ne pas confondre le 0 avec le O). N RAFP : chiffre + lettres + chiffres + lettres (attention à ne pas confondre le 0 avec le O). Enregistrez une fois toutes ces zones obligatoires renseignées. [Liaisons externes] [DADSU] [Paramètres DADSU] [Paramètres établissement] Cochez les éléments à déclarer dans la DADSU 0 (Ircantec, Cnracl, taxes sur les salaires et tarification des AT). Vérifiez que toutes les informations soient correctement renseignées : N d affiliation au FNC, Activité, Signataire (nom prénom et adresse mail), Taux de taxe sur les salaires, Codes et Taux Accident du travail. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /

3 Vérification des données pour la DADS Un outil de pré-contrôle permet de faire une première vérification de vos données, par rapport aux éléments saisis sur les fiches agents. [Liaisons externes] [DADS-U] [Pré contrôle] Si le pré-contrôle des données ne relève aucune anomalie, vous pouvez passer à l étape suivante. Par contre si des anomalies ont été détectées, imprimez le rapport d anomalies et apporter les corrections nécessaires. Pour cela, retournez en paie dans [Agents] [Agent] [Fiche agent] et modifiez les éléments à partir des onglets (Agent suite) et/ou (Dads). Mise à jour des agents a Contrôle des fiches des agents [Agents] [Agents] [Fiche agent] onglet (Agent) Vérifiez la présence du nom patronymique, de l emploi, de la date d entrée de l agent dans son statut, de la date d entrée de l agent dans la collectivité et de la date de sortie si l agent a quitté votre collectivité dans l année. Onglet (Agent suite) Vérifiez la présence de la rue, du code postal, de la ville, de la date de naissance, du département de naissance, du code INSEE de la commune, du pays de naissance (vierge pour la France) et du numéro de sécurité sociale (l absence du numéro de sécurité sociale sera un motif de rejet de votre fichier DADSU0). S il vous manque des numéros de sécurité sociale (NIR), recomposez le début du code à partir des informations de naissance et complétez avec des 9. Ces codes seront pris en charge par la CARSAT. Par contre pour les organismes de retraite, le NIR est indispensable pour l ouverture des droits à la retraite. C est pourquoi il est important d obtenir le véritable NIR de vos agents. Bouton Paie (éléments du mois) Vérifiez le mode de traitement et le nombre d heures travaillées de vos agents sur tous les mois de l année. Bouton Carrière Vérifiez la présence de la date d effet lors d un changement d indice brut, elle est très importante car elle détermine les périodes d activité de vos agents. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /

4 b Mise à jour des éléments DADS des agents [Liaisons externes] [DADS-U] [Paramètres DADS-U] [Paramètres agents] Affectation globale des éléments DADS : Vous pouvez affecter globalement certains éléments DADS. Il s agit des éléments communs à une catégorie. Par exemple : mettre «hors régime» à tous les agents ne cotisant pas à la sécurité sociale (CNRACL, Elu ). Cochez «Par catégorie» et sélectionnez la catégorie souhaitée. Cochez «Affectation globale». Sélectionnez l élément à affecter et renseignez la valeur à affecter. Cliquez sur «Affecter la sélection». Cliquez sur «Enregistrer». Affectation individuelle des éléments DADS : Vous devez affecter individuellement certains éléments DADS. Il s agit des éléments particuliers ne concernant pas une catégorie entière : Décochez «Affectation globale». Sélectionnez un agent en cliquant dessus. Mettez à jour tous les champs situés sur le bas de la fenêtre. Le «Code emploi INSEE» est obligatoire. Cliquez sur la loupe pour le rechercher. Vous pouvez le saisir directement si le code n est pas référencé dans la liste. Cliquez sur «Enregistrer». Remarques : La zone «Montant des avantages en nature» n est à renseigner que si ceux-ci n'apparaissaient pas sur le bulletin de paie. Cochez alors uniquement la nature de l avantage. La zone «Retenue sur salaire» est utilisée pour renseigner les montants retenus sur le salaire du type pension alimentaire, retenue pour paiement des impôts, etc Afin de faciliter la mise à jour des éléments, vous trouverez ci-après le tableau synoptique des éléments DADSU. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /

5 Titulaires stagiaires CPA - CFA CNRACL Catégorie Code CIPDZ ou non partiel partiel Code Régime Hors régime Condition de travail Taux AT Total Taux rub. Plaf Code emploi INSEE T Ou S Code Participe Fonction au FNC 000 Oui (sauf CFA) Titulaires Contractuels vacataires ou non Régime partiel ou non partiel partiel Régime partiel.7(*) 0.00 T 000 oui.7(*) 0.00 B 000 non PACTE Régime.7(*) 0.00 N_X7 00 oui Emplois jeunes Régime.7(*) 0.00 N_X 00 non CES Régime.7(*) 6.55 N_X 000 non CEC Régime.7(*) 6.65 N_X 000 non CAE-CUI- CAV Régime.7(*) 6.65 N_X 000 non Elus Hors régime Ou Emplois multiples YYX 090 à 096 non Apprentis Régime YYX 00 non Percepteurs Instituteurs indemnités diverses Régime Code emploi INSEE : Remplacez le symbole _ par les lettres et les chiffres adéquats. (*)Taux spécifique à chaque collectivité. Pour les adjoints techniques ème classe le code emploi insee est TTH Pour les adjoints techniques ère classe le code emploi insee est TTH YYX 000 non Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page 5/

6 5 Mise à jour des rubriques [Liaisons externes] [DADSU] [Paramètres DADSU] [Paramètres rubriques] Vous devez mettre à jour le type de cumul de toutes les rubriques utilisées. Pour ne pas commettre d erreur, pointez vos rubriques catégorie par catégorie. Pour mettre à jour la zone «Code cumul à affecter», aidezvous du tableau de la page suivante : Catégorie Rubrique Type de cumul Observations 500 NBI Cumul CNRACL nouvelle bonification indiciaire 500 S F T Cumul SFT 500 Avantages en nature Cumul Avantage en Nature (*) 500 SS Maladie Titulaires stagiaires CNRACL CPA CFA 500 SS FNAL 55 Fnal Supp 500 SS AF 550 Contribution solidarité autonomie 5700 Transport 6000 CNRACL Cumul CNRACL cotisations normales Il n y a pas de déclaration URSSAF à faire pour ces catégories Sauf si vous êtes assujetti à la taxe sur les salaires, les types de cumul pour la rubrique 500 et 500 sont les mêmes que pour les agents ircantec RAFP Cumul RAFP 600 Validation de service Cumul CNRACL cotisations rétroactives suite validation de services 600 ATIACL 600 FCCPA 7500 CSG déductible Cumul base C.S.G./ R.D.S CSG non déductible sur Indemnité CPA/CFA. Cumul base CSG Spécifique 7990 Réduction Heures Exo Cumul Déduction Heures Exonérées 800 CSG CPA / CFA 800 RDS CPA / CFA Cumul base RDS 850 RDS sur Indemnité CPA / CFA 8950 Réduction heures exo (de même pour la 895 s il y a lieu) Cumul base RDS Cumul déduction Heures Exonérées Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page 6/

7 500 S F T Cumul SFT 500 Avantages en nature Cumul Avantage en Nature* 6000 Pension civile Cumul service de retraite de l Etat Détachés d Etat 6050 RAFP Cumul RAFP 7500 CSG déductible Cumul base C.S.G./ R.D.S. 500 S F T Cumul SFT 500 Avantages en Nature Cumul Avantage en Nature Titulaires Contractuels vacataires Emplois jeune 500 SS Maladie Cumul base sécurité sociale En totalité 500 FNAL Cumul base sécurité sociale plafonnée 55 Fnal Supp 550 Contribution solidarité autonomie Autres rubriques SS 6500 Tr A Cumul tranche A 6550 Tr B Cumul tranche B Pour l Ircantec tranche b, si calcul automatique ne renseigner que la rubrique Ircantec tranche A (rubrique 6500 dans notre exemple). CES 7500 CSG déductible Cumul base C.S.G./ R.D.S Réduction Heures Exo Cumul Déduction Heures Exonérées 8950 Réduction heures exo (de Cumul déduction Heures Exonérées même pour la 895 s il y a lieu) 500 SS Maladie Cumul base sécurité sociale exonérée 50 SS maladie non exonéré Cumul base sécurité sociale nonexonérée 50 SS FNAL non exonéré 550 Contribution solidarité autonomie Autres rubriques SS Heures effectuées au delà de 87 heures 7500 CSG déductible Cumul base C.S.G./ R.D.S. 500 SS Maladie Cumul base sécurité sociale exonérée 50 SS maladie non exonéré Cumul base sécurité sociale nonexonérée 500 SS FNAL Heures effectuées au delà de 0 heures 50 SS FNAL non exonéré CEC / CAE / CAV CUI / PACTE 550 Contribution solidarité autonomie Autres rubriques SS 6500 Tr A Cumul tranche A 7500 CSG déductible Cumul base C.S.G./ R.D.S Réduction Heures Exo Cumul Déduction Heures Exonérées 8950 Réduction heures exo (de Cumul déduction Heures Exonérées même pour la 895 s il y a lieu) 6500 Tr A Cumul tranche A ELUS 6550 Tr B Cumul tranche B 7500 CSG déductible Cumul base C.S.G./ R.D.S. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page 7/

8 Apprentis Percepteurs Instituteurs indemnités diverses 500 FNAL Cumul base sécurité sociale plafonnée 550 Contribution solidarité autonomie 6500 Tr A Cumul tranche A 7500 CSG déductible Cumul base C.S.G./ R.D.S. (*) Avantage en nature : Les montants cumulés sur les rubriques ne seront transmis sur le fichier DADSU que si dans l onglet DADS de la fiche agent, les éléments concernés sont cochés (nourritures ) et que la zone «montant» est vierge. Le code des rubriques sont donnés à titre indicatif. Les autres rubriques doivent avoir un code cumul égal à. Les rubriques de régularisation doivent avoir le même code cumul que les rubriques qu elles régularisent si la base est différente. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page 8/

9 6 Génération du fichier DADSU0 [Liaisons externes] [DADS-U] [Génération de la DADS-U] La fenêtre ci-contre apparaît. Sélectionnez les établissements concernés par le fichier DADSU0. Cochez Fichier réel. Si vous désirez faire en envoi fictif, cochez «Fichier test». Vous devrez alors redéposer un fichier en réel. Saisissez le numéro de téléphone de la collectivité. Cliquez sur «OK». Onglet «Emploi statutaire (NET)» Vous devez renseigner le code profession de vos agents en fonction du code emploi insee renseigné sur la fiche de l agent. Cliquez sur la ligne à renseigner ou à modifier et sélectionnez le code profession. Par défaut, certains codes sont déjà alimentés. Veuillez vérifier qu ils correspondent bien à vos agents. Si toutefois vous ne trouvez pas de correspondance dans la liste, par défaut le code générique «9999» peut être utilisé. Au pré-contrôle du module de net-entreprises, une anomalie ressortira mais ne sera pas prise en compte quand vous déposerez votre fichier sur le site. En effet cet outil ne contrôle que 80% de la conformité du fichier. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page 9/

10 Onglet «Correspondance des Primes» La génération reprend toutes les lignes d indemnités et de primes utilisées en 0. Vous devez vérifier la correspondance avec la nomenclature des primes NDS. Pour les primes relevant du régime indemnitaire, il suffit d utiliser le code. Pour les lignes déjà alimentées, vérifiez la concordance. Si la ligne de prime ou d indemnité ne correspond à aucune correspondance, sélectionnez «Pas de correspondance». La nomenclature fournie par la NDS regroupe les fonctions publiques. Si vous dépendez de la fonction publique territoriale, la principale ligne à utiliser est le code «Prime présentant un lien particulier avec un élément statutaire ou indiciaire autre que 0 à». Cliquez sur la ligne de paie à modifier et sélectionnez le code correspondant. Refaites la manipulation pour toutes les lignes à modifier. Cliquez sur «OK» pour démarrer la génération. Pour revenir sur le logiciel de paie cliquez sur «Quitter» Avant de vous donner accès au fichier de la DADSU0, le logiciel DADSU peut vous fournir un rapport d anomalies complémentaire. Faites [Fichier] [Imprimer], ne poursuivez pas la génération et corrigez toutes les anomalies recensées. Sans ces corrections le fichier DADSU0 sera rejeté. Après ce contrôle, le logiciel vous demande si vous souhaitez saisir des honoraires. Si la collectivité a versé des honoraires pendant l année, répondez «Oui» à la question. Sinon, répondez «Non». Si vous répondez «Oui» vous obtenez la fenêtre ci-contre : Renseignez les éléments relatifs à la personne physique ou morale. Dans l onglet «Honoraires», saisissez le montant versé. Enregistrez. Cliquez sur «Nouvel enregistrement» pour saisir un nouvel honoraire, sinon quittez la fenêtre. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page 0/

11 Lors d une nouvelle génération, le logiciel garde en mémoire tous vos honoraires. Si vous souhaitez modifier ou contrôler les honoraires, répondez «Oui» à la question «Il existe des honoraires. Voulez-vous les ouvrir pour vérification?». Si vous avez répondu «Non» à la question «Voulez-vous saisir des honoraires?», vous pouvez toujours, une fois le fichier généré, retourner les saisir dans [Visualisation des structures] [(70) Honoraires]. Le logiciel vous propose alors de copier le fichier DADSU0 sur un support amovible. Cliquez sur «oui» si vous désirez copier le fichier sur un autre emplacement. Si vous cliquez sur «non» le logiciel vous indique où le fichier est enregistré. 7 Visualisation et/ou re-génération du fichier DADSU0 7a Visualisation du fichier DADSU0 Vous avez la possibilité de visualiser le fichier généré en allant dans [Fichier] [Visualisation des Structures] [ ] à partir du logiciel DADS-U Si vous souhaitez visualiser le fichier à l avenir, allez dans la paie Millésime dans [Liaisons externes] [DADSU] [Visualisation de la DADSU]. Si vous générez plusieurs fichiers DADSU, un explorateur Windows sera mis à votre disposition pour aller rechercher le bon fichier (C:\DATA \DADSU\ ). 7b Re-génération du fichier DADSU0 Pour générer de nouveau le fichier DADSU0, allez dans le logiciel de Paie Millésime dans [Liaisons externes] [DADSU] [Génération de la DADSU]. Le fichier se génère de nouveau. Si des honoraires avaient été saisis, il vous propose de les consulter. Si des situations particulières avaient déjà été saisies, elles seront reprises. Par contre si vous aviez fait des modifications sur vos agents directement dans le logiciel DADSU, ces informations seront perdues et devront être saisies à nouveau. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /

12 8 Comment déclarer une période d inactivité [Visualisation des structures] [Identification du salarié] S60 Période d inactivité : il s agit de périodes où l agent n a pas travaillé (maternité ou paternité, mi-temps thérapeutique, maladie, disponibilité, service non fait ). Pour connaitre tous les motifs pris en compte dans la NDS, vous devez vous référez au cahier technique disponible sur net-entreprises. Pour les agents cotisant à l, ne sont pris en compte que les absences de plus de 0 jours consécutifs. Après avoir sélectionné l agent concerné, cliquez sur l onglet (Déclarations). Cliquer sur pour ajouter une nouvelle période d inactivité. Cliquez sur la flèche pour sélectionner le code motif pour la période d inactivité. Renseignez la date de début et de fin de la période. 5 Sélectionnez le «Code type de montants». 7 6 Saisissez la «Perte d assiette» pour les agents. Saisissez le taux de rémunération pour les agents CNRACL 7 Enregistrez. 5 6 Remarques : Les périodes d inactivités (situations particulières) doivent être inclues dans les périodes d activités. S il existe deux S0 (période d activité) pour l agent, il faut créer deux S60. Par exemple, si l agent a deux S0 (0/0/0-0/06/0 et 0/07/0-//0) et une période d inactivité du 0/06/0 au /07/0, il faudra créer deux S60 une du 0/06/0 au 0/06/0 et une du 0/07/0 au /07/0. En fonction du code type renseigné : Pour les, il faut indiquer le montant de la perte d assiette pour les périodes d au moins 0 jours consécutifs. Pour les CNRACL, il faut indiquer le taux de la rémunération en centième (5000 pour 50%) Attention, pour supprimer une période d inactivité, sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur. Ne cliquez pas sur l icône «corbeille», cela supprimerait totalement l agent de votre DADSU. Les périodes d inactivité seront conservées si vous refaite la génération du fichier au même titre que les honoraires. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /

13 9 Contrôle du fichier avec le module de pré-contrôle DADSU CTL [Fichier] [Contrôle du fichier par DADS-U CTL] Si vous avez des anomalies bloquantes, il faut les corriger en paie ou dans le module DADSU. Si aucune anomalie n est détectée, vous pourrez insérer un certificat de conformité. Fermez la fenêtre. Si l anomalie ci-dessous sur le code PCS apparait, n en tenez pas compte. «S0.G /Code profession et catégorie socioprofessionnelle PCS M56 / Valeur incohérente / Cette rubrique ne contient pas une valeur autorisée par la norme pour un agent relevant de la fonction publique d'état ou de la fonction publique territoriale (S0.G = ou ). Un code PCS ou PCS-ESE est attendu dans ce cas, sans valeur d'échappement.» 0 Editions de la DADSU [Editions] [ ] Vous pouvez éditer les données qui seront transmises aux différents organismes. Vous devez impérativement contrôler les informations contenues dans la DADS-U avec les données de la paie. Vous pouvez vous aider des éditions récapitulatives par agent ou de vos états de charges. Remarques es S il vous manque des numéros de sécurité sociale (NIR), recomposez le début du code à partir des informations de naissance et complétez avec des 9. Ces codes seront pris en charge par la Carsat (CRAM). Par contre au niveau des droits à la retraite, les agents ne seront pas reconnus, c est pourquoi il est fortement conseillé d obtenir les véritables NIR. La transmission des informations CNRACL sur le fichier dadsu ne vous dispense pas de faire la déclaration de cotisations demandées par la CNRACL sur votre espace employeurs de la caisse de dépôt et de consignations Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /

14 Transmission de vos données Il vous faut impérativement vous inscrire sur le site si vous ne l avez pas fait l année précédente. A l issue de la génération du fichier, vous pouvez déposer votre fichier NDS0 directement par Internet en cliquant sur [Fichier] [Accès au site des déclarations sociales]. Suivez ensuite les instructions données par le site. Validation du fichier DADSU Vous recevrez à l issue de la prise en charge un mail vous signalant si le fichier est KO ou OK. Si le fichier est KO, il y a des anomalies dans le fichier qui a été envoyé (N de sécurité sociale incohérent, nombre d heures non renseigné ). Corrigez les anomalies dans le logiciel de paie puis refaites la génération du fichier DADSU Si le fichier OK, deux possibilités : Vous avez envoyé un fichier «réel» : dans ce cas, votre DADSU est acceptée et terminée, Vous avez envoyé un fichier «test» : il peut alors être validé en tant que fichier réel. Passage du fichier «test» en fichier «réel» : A partir du logiciel Paie, cliquez sur [Liaisons externes] [DADSU] [Génération de la DADSU], puis cliquez sur sur «Visualisation». Puis cliquez sur [Procédures Exceptionnelles] [Passage en fichier REEL]. Suite à cette modification, le message suivant apparaît lorsque vous souhaitez quitter le logiciel DADSU ou lorsque vous souhaitez accéder au site des déclarations sociales : Cliquez sur «Oui» pour mettre à jour le fichier en tenant compte des modifications ou cliquez sur [Fichier] [Enregistrement du fichier]. Vous pouvez ensuite l envoyer à la CARSAT directement par Internet en cliquant sur [Fichier] [Accès au site des déclarations sociales]. Ref : Millésime / Paie et Indemnités / Guide utilisateur DADS-U 0 Décembre 0 Page /