Comment bien gérer son projet européen?

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1 Comment bien gérer son projet européen? Janvier - Février 2009 Par Pauline Boudant et Emilie Dubreuil Les projets de recherche financés par la Commission européenne (CE) ont la réputation d être difficiles à gérer. L intérêt scientifique de telles collaborations et les financements disponibles sont motivants mais il existe certaines règles à respecter. Cet article concerne tant les chercheurs participant déjà à des projets - ils y trouveront quelques précieux conseils que ceux souhaitant s impliquer. En effet, il s agit avant tout de «démystifier» la gestion des projets européens. Les règles sont effectivement nombreuses mais elles relèvent le plus souvent de simples principes de bonne gestion, applicables à tous types de contrat de recherche. Principes fondamentaux de gestion de projet européen (PCRD) Du point de vue financier, les projets européens du 7 e PCRD, de même que ceux du 6 e PCRD, répondent à quelques principes fondamentaux : Contribution maximale potentielle Le montant indiqué dans l accord de financement (dans le FP6 il s agissait d un Contrat avec la CE) est une contribution maximale potentielle de la Commission européenne au projet de recherche. Cette contribution est évaluée sur la base d un budget prévisionnel. Le montant réel reçu par les bénéficiaires sera calculé au fur et à mesure de l avancement du projet en fonction des dépenses effectuées. Le principe est de dépenser tout le montant de la contribution. Remboursement de dépenses s La contribution versée par la CE est un remboursement de dépenses s (selon un taux variable en fonction du type d institution, du type de projet et type d activité : R&D, Management, etc. ). A la fin de chaque «période de rapport» du projet (en général, tous les 12 ou 18 mois), chaque partenaire (établissement contractant) envoie un état certifié de ses dépenses. Si le document est approuvé par la CE, la contribution correspondante est calculée et attribuée au bénéficiaire.

2 Versement d une avance Afin d assurer le financement des dépenses dès le début du projet, la Commission européenne verse une avance aux partenaires. Cette somme n est pas une subvention générale. Elle sert à financer des dépenses réelles sur le projet qui devront être justifiées. Seuls ces justificatifs permettront à la CE d attribuer définitivement de l argent à chaque partenaire (transformation de l avance en paiement réel). En fait la contribution européenne est toujours un remboursement de dépenses qu il faut pouvoir justifier. Règle de non-profit L argent versé par la CE ne doit pas permettre au bénéficiaire de faire du profit. Chaque partenaire déclare donc les dépenses et les recettes liées au projet. La CE s assure ainsi que le bénéficiaire ne reçoit pas plus qu il n a dépensé sur chaque projet. Que peut-on dépenser et comment? Quelques définitions Bénéficiaires / Partenaires / Contractants Établissements, entités légales, ayant signé l accord de financement avec la Commission européenne (CE). L un des bénéficiaires est le Coordinateur du projet, les autres sont les partenaires. En effet, ce sont toujours des établissements, des entités légales qui signent l accord de financement avec la CE. Si c est une UMR qui participe au projet, l accord de financement pourra être signé par une seule des tutelles (CNRS, Inserm ou Université ou École) qui est alors financièrement responsable. En cas de problème, c est vers cet organisme que se retournera la Commission européenne. La plupart des établissements de recherche ont mis en place des services dédiés à la gestion afin d assurer le bon déroulement des projets, selon les règles imposées par la CE. Dépenses s / non s Certaines dépenses ne sont pas s à un paiement par la CE. Ces montants ne sont donc pas pris en compte par la CE pour le calcul de sa contribution. La TVA par exemple n est pas une dépense, les bénéficiaires seront donc remboursés sur la base des montants HT. Vous pouvez vous référer aux guides financiers (cf. liens en fin d article) ou, plus simplement, demander conseil à votre service Europe. Recette : Sont considérés comme recettes, les revenus générés par le projet (par ex. droits d inscription encaissés pour un colloque) ainsi que toutes contributions, financières ou en nature, provenant de tiers (=entités non signataire de l accord de financement). Par exemple, pour un projet dans une UMR, si le projet est géré par le CNRS, le travail des personnels de l Université sera considéré comme une recette au projet (sauf si cela est explicitement prévu par une clause dans l accord de financement). Pour chaque dépense engagée, il faut déterminer s il s agit d un coût direct ou indirect et il faut s assurer que c est un coût. Il est également important de bien identifier toutes les recettes au projet, certaines dépenses sont à la fois des recettes et des dépenses s (opération nulle).

3 / Coût indirect Un coût direct est une dépense effectuée spécifiquement pour le projet et aisément identifiable (achat de consommable pour une expérience donnée ; embauche d une personne spécifiquement pour le projet ; ). Un coût indirect est une dépense qui ne peut pas être attribuée spécifiquement au projet (fourniture de bureau, téléphone, etc ). Les coûts indirects sont également désignés par «frais d environnement», «frais de fonctionnement», «overheads»... Pour les bénéficiaires ne pouvant pas calculer avec précisions leurs coûts indirects, la CE attribue un pourcentage fixe. Ce pourcentage varie selon le type de projet du FP7. Ainsi, pour les projets dits «collaboratifs», les coûts indirects pour une université sont évalués à 60% des coûts directs s. Chaque établissement sera remboursé d une partie de ses coûts s (directs et indirects). Description Classification de la dépense Conséquence financière Commentaire Achat de consommable pour une série d expériences directement liées au projet Achat d autres consommables pour le laboratoire Coût indirect A financer sur le pourcentage Il faut différencier les commandes de consommables afin d avoir des commandes ne concernant que directement le projet Livres ou revues achetés par les fonds du projet et mis à disposition à la bibliothèque Livres dont le sujet correspond exactement au projet et qui restent à disposition directe du chercheur impliqué dans le projet Coût indirect A financer sur le pourcentage A priori livres et revues seront toujours considérés comme de l environnement. Exceptionnellement si un livre/une revue est en lien direct avec le projet et que cette publication n est utilisé que par le chercheur concerné, on pourra considérer qu il s agit d un coût direct (remboursé) Doctorant payé par une subvention régionale qui passe une partie de son temps à travailler sur le projet européen et recette +X -X =0! Le salaire payé au doctorant par l organisme est une dépense, toutefois, la subvention versée par le Conseil régional pour payer ce salaire est considérée comme une contribution financière au projet, c est donc également une recette. L opération est équilibrée Doctorant payé par le projet, embauché par l organisme qui est bénéficiaire Temps de travail de personnel statutaire (chercheur, enseignant chercheur, IGE ) Temps de travail de personnel CDD payé sur fonds propres Temps de travail de personnel CDD payé par le projet (doctorant, post-doc, poste de gestion ) Le coût total employeur (salaire brut+charges patronales) correspondant aux salaires de ce type de personnel est pris en compte comme une dépense

4 Bien connaître les règles financières La Cellule Europe, qui connaît très bien les règles de gestion des projets, dispose d outils pour monter avec vous votre budget prévisionnel. Elle est là pour vous conseiller et trouver une solution aux problèmes que vous pourriez rencontrer dans la gestion de vos projets. Toutefois, afin d éviter les erreurs dans la gestion quotidienne des fonds disponibles (erreurs qui peuvent être difficiles à rattraper a posteriori) il est indispensable que les personnes directement impliquées dans la gestion financière du projet (secrétaire, bureau financier, chercheur responsable) connaissent certaines règles fondamentales. C est pourquoi, au lancement du projet, la Cellule Europe assure une rapide formation de ces personnes. Un des principes souvent rappelés dans les règles financières est celui du respect des règles habituelles de gestion de l établissement : embauches, voyages, achats, etc. Par exemple : si selon les règles de l établissement les chercheurs voyagent normalement en 2 e classe, ils ne pourront pas voyager en 1 e classe avec les fonds européens. Voici, par catégorie de dépenses, quelques règles de base à respecter : Personnel La dépense à prendre en compte est le coût total employeur (salaire brut+charges patronales+primes éventuelles). Concernant les primes, il doit s agir de primes habituellement versées (prévues au contrat ou dans la convention collective), une prime spéciale versée en raison de la participation au projet européen n est pas. Le coût du travail des personnels permanents est, en tenant des feuilles de temps attestant du temps passé au projet. Equipements La dépense pour l achat d un équipement ne sera pas le prix d achat de l équipement mais un montant calculé en fonction de la durée d amortissement du bien et de la durée d utilisation effective sur le projet, cette durée dépendra de la date de livraison de l équipement et du taux d utilisation du bien pour le projet. Coût équipement = (Prix HT/Durée de l amortissement) *Durée d utilisation sur le projet.

5 Consommables et autres achats Les déclarations sont hors taxes (que la TVA soit récupérée ou non). Voyages Garder tous les justificatifs de vos déplacements (tickets, boarding passes, programme de la conférence et liste des participants notamment). Des contrôles à plusieurs niveaux Lorsque les services financiers du bénéficiaire établissent le bilan financier d une période donnée, ils vérifient que toutes les dépenses déclarées sont s et correspondent bien aux règles financières de la CE. Il peut donc y avoir problème à ce niveau si le laboratoire n a pas effectué ses dépenses selon les règles. Il est important que les chercheurs soient en contact régulier avec les services Europe de leurs établissements afin de limiter au maximum les erreurs. A la fin de certaines périodes, la CE demande un certificat d audit, en plus de la déclaration financière, il y a donc dans ce cas un 2 nd contrôle effectué par l auditeur (agent comptable ou auditeur externe). Lorsque les services de la CE reçoivent les rapports financiers ils vérifient la cohérence des données financières avec le rapport d activité et avec les budgets prévisionnels. Le «Legal Officer», en charge de votre projet à la CE, peut également demander des précisions, ou refuser les dépenses non s. Finalement, la CE effectue des contrôles auprès des organismes bénéficiaires en envoyant ses propres auditeurs vérifier les comptes. Un projet peut faire l objet d un audit pendant sa durée et jusqu à 5 ans après la fin du projet. Dans ce cas, les auditeurs de la Commission demandent à voir toutes les factures, les feuilles de temps, les contrats de travail, les équipements achetés En fonction des conclusions des auditeurs, la CE pourra demander le remboursement de sommes perçues et le versement de pénalités. Les documents à tenir à jour Liste des dépenses par work package (WP) Vous devez tenir à jour un tableau des dépenses par WP. Cela facilitera la démarche de l établissement dans ses bilans financiers et son rapport d activités en fin de période. Un modèle est disponible auprès de la Cellule Europe.

6 Les feuilles de temps Il s agit de documents sur lesquels les personnes travaillant sur un projet déclarent leur temps passé. Ces documents sont des pièces comptables indispensables pour prétendre à un remboursement des salaires dépensés pour le projet. A priori, pour les personnes embauchées à temps complet par le projet (doctorants notamment), les feuilles de temps ne sont pas absolument indispensables, mais il est préférable d en établir tout de même, c est une bonne pratique de gestion. Par contre, pour tous les autres cas, personnel permanent et personnel à temps partiel, les feuilles de temps sont obligatoires. Ce document doit rendre compte de l ensemble de votre activité (temps passé sur le projet européen et temps passé sur d autres activités). Elles doivent être établies et signées, par la personne concernée et son supérieur hiérarchique, au fur et à mesure du projet (a minima à la fin de chaque mois). La Commission européenne est très exigeante sur ces documents. Il est donc important d établir des feuilles de temps complètes et adaptées aux attentes de la CE. En cas d audit, si ces exigences ne sont pas respectées, les auditeurs pourront chercher à vérifier l emploi du temps des chercheurs avec les agendas et les cahiers de laboratoire. Afin de se conformer aux exigences de la Commission, le CNRS vient de mettre en place une nouvelle procédure : les feuilles de temps (modèle imposé disponible auprès du Service. Partenariat et Valorisation) devront être renvoyées signées à la fin de chaque mois. Pour l Université, le service Europe et Recherche peut vous fournir un modèle. Pour en savoir plus : Le guide financier du 7 e PCRD b/fp7/docs/financialguide_e n.pdf Le guide sur les rapports financiers (7 e PCRD) b/fp7/docs/project_reportin g_en.pdf Le guide financier du 6 e PCRD : b/documents_r5/natdir /s_ _ _104305_2034en.pdf Le guide sur les rapports financiers (6 e PCRD) b/fp6/docs/reporting_in_fp6 -main_en.pdf Justificatifs financiers Il faut garder en archive une copie de toutes les factures et justificatifs financiers liés au projet ; ainsi que des contrats de travail. Cela permet de garder un dossier complet directement disponible au sein du laboratoire, sans avoir à solliciter les services financiers ou service du personnel.