THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL. Module 1 : Les généralités sur la communication écrite

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1 THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL Sous thème : La communication écrite au cabinet médical : les écrits professionnels Module 1 : Les généralités sur la communication écrite Le domaine médico-social utilise une grande variété de documents écrits. La rigueur et l exigence sont indispensables dans leur élaboration afin d obtenir des documents exploitables par leurs destinataires. En tant que secrétaire médicale, vos principales tâches seront : la mise en forme des courriers médicaux et administratifs, la création de documents administratifs. Module 1 : GENERALITES SUR LA COMMUNICATION ECRITE I. LES CARACTERISTIQUES D UN ECRIT Chaque texte est à la fois un discours (succession de mots courants ou spécialisés) et un document (mise en forme de ce discours). Il laisse une trace (qui peut servir de preuve), il est disponible dans le temps (il peut être relu, archivé). Chaque écrit doit être lisible pour favoriser la compréhension du message et son exploitation. Pour être lisible, un écrit doit allier deux critères :

2 la rédaction : vous devez écrire dans un français correct, la présentation : vous devez allier l esthétique de la mise en page et la mise en valeur des informations importantes facilitant ainsi la lecture et mémorisation du message. La présentation s organise autour de quatre éléments : le support : la qualité du papier, son format, sa couleur, la mise en page : le sens de l utilisation du support (portrait ou paysage), les marges, la pagination. la mise en forme du texte : l interlignage, les paragraphes et le cadrage du texte, éventuellement son encadrement, la typographie : les caractères (police, hauteur, attributs «gras, italique, souligné, en capital»). II. REDIGER UN ECRIT FACILE À LIRE Savoir rédiger un écrit quel qu il soit, vous amène à réaliser une communication écrite aussi parfaite que possible. Le tableau présenté ci-dessous présente les composantes de la communication écrite, ainsi que les objectifs à atteindre et les moyens à utiliser pour réaliser un travail de qualité. COMPOSANTES OBJECTIFS MOYENS Orthographe Il est important de réaliser des courriers sans faute car ceci serait très mal vu par les praticiens, et mal perçu par les patients. Réalisez une relecture de vos écrits. Utilisez un Dictionnaire de français, de terminologie médicale (Petit Larousse de la Médecine, précis de Terminologie Médicale, Jacques Chevallier Edition Maloine), une grammaire française type Bescherelle. Un Vidal pour le nom des médicaments sera mis à votre Ponctuation Le plan Votre texte doit «respirer» et l utilisation de la ponctuation facilite la lecture et la compréhension. Votre texte doit être organisé puisque vous serez notamment chargée de créer des écrits administratifs (lettre de rappel, information). Dans certains cas, le médecin ne vous donnera que les passages essentiels (comptesrendus ) ce qui vous amènera à rédiger certains passages de l écrit. disposition dans la structure. Relisez votre écrit, vous devez bien sûr connaître les signes et le respect des règles de ponctuation. Vous devez donc être capable de mettre les idées principales en évidence en utilisant des paragraphes.

3 (Nous vous renvoyons à l étude du manuel de français si vous possédez des lacunes sur différents points). En fonction des structures, des médecins, vous constaterez que certaines habitudes existent dans la réalisation des courriers. 1 er cas : le médecin dicte avec précision jusqu au dernier mot. Dans ce cas, vous devez transcrire exactement les termes dictés. 2 ème cas : le médecin ne dicte que les passages essentiels. Ici vous serez amenée à rédiger certains passages de la lettre. 1. Le dictaphone et la sténorette Ce sont des outils courants dans beaucoup de structures médicales. Les praticiens utilisent un dictaphone, c'est-à-dire un petit magnétophone à l aide duquel ils dictent leurs courriers. Ensuite, ils remettent cette cassette à la secrétaire qui l insère dans la sténorette que l on nomme aussi transcripteur de bureau (voir utilisation ci-dessous) afin de dactylographier le courrier. La sténorette est composée : d un lecteur de cassette, d un casque, d une pédale qui permet de ralentir, d accélérer le début de la voix ou de revenir en arrière si nécessaire. LA STENORETTE

4 2. La dictée numérique «Nouvel élan pour les secrétariats médicaux» La dictée numérique tend à remplacer les cassettes des dictaphones et commence à se développer de plus en plus. Fonctionnement Le médecin dicte les rapports directement dans le PC avec un dictaphone numérique ou un téléphone. Lorsque le médecin a terminé, la dictée numérique est envoyée directement vers un serveur. Les textes arrivent alors de façon centralisée. La secrétaire connaît alors immédiatement la quantité de travail et peut, de ce fait, traiter en premier les rapports urgents car le médecin peut donner une priorité à chaque dictée. Avantages Gain de temps : la secrétaire n est plus tenue d attendre que le médecin lui donne la cassette. Elle peut, dès que le temps le lui permet, commencer immédiatement la dactylographie des courriers. Elle gère mieux son travail ce qui lui permet de ne pas accumuler de retard. Fiabilité : ce système est plus fiable que la cassette qui pouvait se perdre ou le ruban se casser. Là où il fallait faire défiler la cassette pour dactylographier en priorité par exemple le 3 ème courrier, la dictée numérique permet de traiter le courrier en priorité. Plus grande capacité d enregistrement. Echange plus rapide des données et des informations.

5 3. La reconnaissance vocale «Parlez à votre ordinateur et il retranscrit vos paroles à l écran». La reconnaissance vocale sert à retranscrire les mots prononcés par un locuteur lors de traitement de textes. Cette fonction permet à l utilisateur un gain de temps considérable. Le locuteur émet une phrase, une fois le son émis, il est capté par un microphone. Le signal vocal est ensuite numérisé à l aide d un convertisseur analogique-numérique. Le paramétrage du signal permet d avoir une empreinte. Le décodage se fait à la reconnaissance de cette empreinte et la reconnaissance vocale peut commencer. La technologie de reconnaissance vocale utilise des ordinateurs entraînés à reconnaître la dictée des médecins mais attention, les documents produits nécessitent encore un travail de relecture. Les secrétaires n ont plus besoin d attendre que le médecin veuille bien leur remettre la cassette contenant le compte-rendu et les patients sont rapidement fixés sur leur état de santé. III. LES SUPPORTS DE LA COMUNICATION ECRITE 1. Les documents à circulation interne Ils sont échangés par des professionnels à l intérieur d une structure. Ils permettent : de transmettre : un ordre : exemple : une note de service, une information : exemple : note d information, une synthèse : exemple : note de synthèse. de relater : une information : exemple : un compte-rendu, une analyse : exemple : un rapport. de narrer avec impartialité des informations ou des faits : exemple : le procès-verbal. Ces documents peuvent être donnés de la main à la main, cachetés ou non, affichés, transmis par messagerie électronique voire télécopiés. 2. Les documents à circulation externe Ils sont utilisés par les professionnels pour transmettre des informations aux partenaires extérieurs à la structure. Ils permettent : de transmettre des informations : exemples : une lettre type, une lettre «unique», une lettre circulaire, d informer ou convaincre d une action : exemples : le dépliant, le tract,

6 de relater : une information : exemple : un compte-rendu, une analyse : le rapport médical. Qu il s agisse de document interne ou externe, la structure du message est construite sur un même principe : une introduction, un développement (argumentation, rappel des faits, un apport de précisions), une conclusion. Remarque Nous allons voir dans les chapitres suivants que chaque document élaboré doit tenir compte : du récepteur, du canal, et de la situation de la communication dans son ensemble. Après avoir étudié la 2 ème partie du livre, vous devez donc être capable de dégager les particularités des écrits professionnels et de pouvoir les identifier.

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