PROJET 2013 / 2014 GESTION ADMINISTRATION

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1 PROJET 2013 / 2014 SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION ADMINISTRATION LYCEE PROFESSIONNEL PAUL VALERY - MENTON

2 POLE 4 : Gestion administrative des projets Seconde Baccalauréat professionnel Gestion Administration Classe 4.1 Suivi opérationnel du projet Intitulé du projet : Organiser une tombola Résumé du projet Les élèves du tertiaire en seconde bac pro GA au lycée des métiers Paul Valéry, en partenariat avec la Maison des Lycéens, organisent une tombola qu ils proposeront au sein du lycée aux clients du restaurant ainsi qu à l ensemble des professeurs et des élèves.

3 QUOI? Objectif général du projet Aptitude Accompagner des projets Compétences - Réaliser un descriptif de projet a partir d éléments - Constituer une base documentaire - Chiffrer et présenter des données budgétaires - Assurer les formalités liées a un projet - Suivre le déroulement d un projet - Organiser la communication entre les acteurs - Organiser la mobilisation des moyens matériels nécessaires

4 QUI? Niveau de classe concerné Professeur coordonnateur Autres professeurs associés au projet Autres intervenants Organisme partenaire Niveau de classe concerné Seconde Gestion Administration Arts appliqués Hôtellerie Restauration Chefs des travaux Partenaires Maison des lycéens Lycée Professionnel Paul Valéry Seconde

5 OU? A l intérieur du lycée x A l extérieur du lycée

6 QUAND? Situation dans l année S O N D J F M A M J J Remarques

7 COMMENT? Les étapes principales du projet 1 - Etude du projet : Démarche du projet Constatation des besoins 2 -Organisation : Définition des étapes de la mise en œuvre du projet : Cahier des charges 3 - Conception du projet : Courriers, affiches, vente des billets 4 - Réalisation du projet : Tirage de la tombola 5 - Diffuser le projet : Création du descriptif du projet Moyens mis à disposition : Ordinateurs, suite bureautique, imprimante, feuilles, téléphone

8 DEROULEMENT : Sces Objectif de la séance Durée Lieu 1 2 Présenter le projet aux élèves Etude de faisabilité Choix de la date de la tombola Choix de la sortie pédagogique 2 h Classe Elaborer les courriers pour demande de lots auprès des partenaires du lycée 4 h ½ groupe Professeurs Intervenants Gestion Administration Administration Hôtellerierestauration Lien avec l activité pédagogique Ressources Internet Base de données des partenaires Word 3 Elaborer les courriers de demande d autorisation 4 h ½ groupe Gestion 4 Internet Word 4 Budgétisation prévisionnelle 5 Affiches pour la tombola 6 Création des billets 4 h ½ groupe Gestion 3 Internet Tableur 2 h Classe Arts appliqués 7 Affiches 2H ½ groupe Administration 7 Internet Publisher

9 7 Recensement des lots 1 h Classe Gestion 7 5 Tableur 8 Courriers remerciements 2 h ½ groupe Administration 4 Texteur 9 Préparation vente des billets 2 h Classe Lycée Restaurants Administration Publisher Tableur 10 Budgétisation du projet 2 h ½ groupe Gestion 3 Tableur 11 Organisation de la sortie 2 h Classe Administration 6 7 Tableur 12 Constituer le descriptif du projet 3 h ½ groupe Gestion 8 Power point 13 Préparation du Tirage au sort de la tombola et de la remise des lots 2 h Classe Gestion Administration 6 7 Texteur Tableur

10 COMPETENCES TRANSVERSALES VISEES Savoirs rédactionnels Le descriptif du projet Le tri et la hiérarchisation des informations Le courrier de sollicitation : les procédés d écriture Le lexique du souhait, de la demande, de l autorisation L argumentation : la persuasion Les formules d introduction et de conclusion du courrier Les formules de politesse Savoirs Juridiques et économiques Les administrations, leurs finalités et leurs champs d intervention Les subventions La réglementation juridique en lien avec le projet La normalisation Le rapport d étape

11 Différentes catégories de savoirs Présentation et étude du projet Les activités des élèves Etapes du projet Périodes - Démarche de projet - Organisation : les questions à se poser - Définir les étapes de la réalisation du projet - Choix des dates - Choix de la sortie pédagogique 1 - Etude du projet 2 - Organisation Mars Recherche, analyse des informations - Analyser les formalités obligatoires et collecter les informations - Recherche Internet - Préparer le dossier du pôle Cahier des charges Mars La recherche des lots Organisation et réalisation des activités - Contacter les partenaires pour collecter des lots - Consulter le fichier des partenaires : - Recueillir le fichier des partenaires - Saisir le fichier des partenaires - Rédiger la lettre : Word - Utiliser la présentation normalisée (Afnor) - Fusionner les documents (publipostage simple) : Word - Plier et procéder à l envoi (125 lettres) - Etablir le calendrier des étapes du projet : Publisher 3 Conception du projet Avril

12 La conception des billets de tombola Equipements, matériels, outillage, fournitures - Créer une maquette souches +tickets: Publisher - Imprimer les billets en couleur - Assembler les carnets - Distribuer les carnets La conception des affiches de diffusion de la tombola Mai - Etudier la charte graphique - Participer à la promotion Recenser les lots - Lister les lots reçus : Excel Organisation et réalisation des activités Planifier la vente - Affecter les rôles pour la période de vente du 12 mai au 28 mai - Diffuser les affiches Remercier les partenaires - Lister les réponses (requête) - Rédiger la lettre : Word - Fusionner les documents (publipostage simple) : Word - Utiliser la présentation normalisée (Afnor) 4 - Organisation du projet Mai

13 Le budget Organisation et réalisation des activités - Etablir le budget final - Chiffrer les recettes et les dépenses : Excel - Mettre en forme le document - Analyser les résultats Organiser le tirage de la tombola 4 - Organisation du projet Mai -Préparation du cocktail Organiser la sortie pédagogique -Formalités Le descriptif du projet Rendre compte - Finaliser le projet - Retranscrire les étapes du projet : PowerPoint 5 - Diffusion du projet Mai TIRAGE DE LA TOMBOLA LE JEUDI 05 JUIN 2014!

14 Pôle 4 Activités de référence Accompagner des projets : * Suivi opérationnel du projet * Evaluation du projet Tâches professionnelles Activités pédagogiques Savoirs associés Mise en forme et diffusion du descriptif du projet 1 - Collecte et recherche de l information - La démarche de projet - Le suivi administratif de projet - Les documents composites Organisation de la base documentaire 2 - Préparer une base documentaire - La base documentaire - Les unités de stockage - Les moteurs de recherche Production d états budgétaires liés au projet 3 - Traiter un budget - La budgétisation de projets - La détermination des coûts - La gestion budgétaire

15 4.1.4 Traitement des formalités et des autorisations 4 - Traitement des formalités administratives -Les formalités et les autorisations administratives - Les modalités de traitement des formalités et autorisations : courrier Suivi du planning de réalisation du projet 5 - Etablir un planning - La gestion de projet - La gestion du temps - L ordonnancement et la planification Mise en relation des acteurs du projet 6 - Communiquer oralement - La communication interpersonnelle - La communication de groupe Suivi logistique du projet 7 - Suivre le projet - La logistique évènementielle - Les prestations logistiques - Les outils logistiques Clôture administrative du projet 8 - Respecter les procédures de clôture - La clôture administrative d un projet - La protection et la traçabilité des documents - Les modes de classement et d archivage

16 Pôle 1 : Gestion administrative des relations externes C 1.1 Gestion administrative des relations avec les fournisseurs : - Tenue des dossiers fournisseurs et sous traitants - Saisir la base de données des partenaires - Classer des documents : - Traitement des ordres d achats, des commandes - Rechercher des lots auprès des partenaires : délimiter une zone - Mettre au net des lettres (Norme AFNOR) - Traiter le publipostage sous texteur Word Constituer le plan d une lettre - Présenter le document avec la norme - Plier et mettre sous enveloppes (125 lettres) - Créer des documents de qualité : - Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalie - Recenser les lots reçus sous texteur Word Remercier les partenaires

17 C 1.2 Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers : - Participation à la gestion administrative de la prospection - Créer des étiquettes sous Publisher : - Tenue des dossiers clients, donneurs d ordre et usagers - Adopter des règles comportementales à : vente de billets C 1.3 Gestion administrative des relations avec les autres partenaires : - Traitement des formalités administratives - Préparer un courrier de sollicitations auprès d une administration - Compléter un formulaire administratif - Créer le règlement de la tombola

18 Pôle 3 : Gestion administrative interne C 3.1 Gestion des informations : - Collecte et recherche d informations - Rechercher la base de donnée des partenaires - Communiquer oralement - Rechercher les éléments de la sortie (coûts + horaires) : Internet : - Production d informations structurées - Etablir un budget sous Excel : - Organisation et mise à disposition des informations - Constituer et archiver la base documentaire : pôle 4 C 3.2 Gestion des modes de travail : - Gestion des flux de courriers - Traiter le courrier sortant : tarifs d acheminement : - Gestion des flux d appels téléphoniques - Emettre des appels : fiche téléphonique

19 C 3.3 Gestion des espaces de travail et des ressources : - Orientation et information des visiteurs - Communiquer de manière professionnelle : organisation du tirage au sort : - Participation au suivi du budget de fonctionnement - Mettre à jour le budget sous tableur : Excel 2007 C 3.4 Gestion du temps : - Gestion des agendas - Planifier les taches sous tableur : Word : - Planification et suivi des activités - Définir les priorités et les délais : programmer la vente

20 POURQUOI? Sortie du Vendredi 20 juin 2014 Ile Sainte Marguerite Baie de Cannes

21 - Départ de Nice en bateau - Visite de l île - Déjeuner - Visite du fort et du musée de la mer - Retour en bateau Les différents paysages de l île Visite du fort royal La découverte du musée d archéologie sous marine et terrestre : - Le vieux château, le musée - Les prisons d état - La légende du Masque de fer - Le mémorial huguenot - Le peintre prisonnier, Jean Le Gac - Les citernes romaines - Les épaves

22 MISE SOUS PLIS

23 COUPE DES TICKETS

24 CONTROLE DES TICKETS

25 BON VOYAGE!!!

26

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