Outils & services Collaboratifs MS Exchange

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1 Paul ROUGER Directeur Informatique TutoJRES mars 2011 Outils & services Collaboratifs MS Exchange

2 2 Cadre et périmètre Coté serveur Coté client On collabore? Messagerie Calendrier Tâches Notes Dossiers publics Sur les mobiles Bilan Sommaire

3 3 Cadre et périmètre Sciences Po Bordeaux Établissement de la taille et de la structure d une école d ingénieur Environ 2000 étudiants, (Scol en 5 ans + École doc), 150 ETP (Adm + ens) + 2 UMR Gestion en propre : Firewall, routage réseau, serveurs web, stockage, applicatifs spécifiques (RH, Scol), AD, sauvegarde et messagerie (30taine de serveurs à 70% virtualisés)

4 4 Cadre et périmètre Pas d historique de mutualisation sur la messagerie (Réseau des IEP, réseau de campus) Service info «réduit à sa plus simple expression» : 2 à 3 personnes Choix de solutions techniquement «compatibles» (Expérience et environnement Windows) Possibilité de s appuyer sur des partenaires privés pour la mise en œuvre Architecture AD présente et «universelle» => utilisateurs bureautiques et SHS => Parc à 98% Windows. Pas de postes clients en linux, très peu de mac.

5 5 Cadre et périmètre Choix de MS Exchange en 2003 en remplacement d un autre soft Windows (Imailer) trop «petit». Passage d une architecture «95% pop» vers une recentralisation des données. Suivi des versions au fur et à mesure des sorties. Installation initiale 5 jours Migration en 2003 vers jours (en 2008) Migration de 2007 vers jours (en 2010) Toujours accompagné par un prestataire de service

6 6 Coté serveur Actuellement environ 300 boîtes gérées, (1 Go par boîte) => Choix de la facilité 1 seul serveur avec tous les rôles (compte tenu de la volumétrie et de la charge). Possibilité de découper l architecture en 3 (frontal, Rôle Bal, rôle transport) Les rôles pouvant être répartis sur plusieurs machines en fonction de la charge. Les banques de boîtes aux lettres peuvent être sur des stockages différents (et assez facilement déplaçables) et de divers types. Administration facile, pas loin du zéro maintenance, outils fournis pour le diagnostic performants.)

7 7 Coté client Le webmail (OWA) se rapproche de plus en plus du client lourd (Outlook). Fonctionne sur tous les navigateurs. On tend vers l abandon de OWA car Outlook fonctionne désormais partout (RPC over https). Le vrai confort est d utiliser Outlook tout le temps, gros gain en fonctionnalités et productivité. La configuration client est ultra simple (serveur + utilisateur). Pour les clients mobiles : Même constat, configuration ultra simple (Sous winphone mais aussi Android et Iphone connaissent Exchange) sinon en Imap Bonne gestion de la partie messagerie contact, et calendrier, le reste est parcellaire (note, tache, partage)

8 8 On collabore? Au départ dans l Institut c était un produit de messagerie uniquement. Les autres utilisations sont venues par les usages. Il n y a aucune volonté politique de pousser l utilisation, et au départ pas de demandes pour un outil collaboratif. A tiens on peut faire ça aussi? Je découvre de nouvelles possibilités régulièrement. L idée est que presque tout se gère au niveau client. Très peu (ou pas) d administration coté serveur

9 9 On collabore? Coté messagerie Coté messagerie : Gestion des droits d accès aux boîtes, des droits «envoyer en tant que» Gestion multi boîtes Archivage en ligne Typage et classement (indexation quasi instantanée) Fonction automatiques (règles, action rapide, conversation) Gestion d absence avancée Récupération de messages effacés. Carnet d adresse centralisé, partageable, création de carnets communs, gestion des contacts du téléphone (Même sur Iphone!)

10 10 On collabore? Coté calendrier Gestion graphique (heureusement!) Classement et valorisation Même fonctions de partage de co gestion Gestion de visuelle de la disponibilité Interaction entre le planning et le courrier

11 11 On collabore? Coté tâches Création de taches avec des échéances et des rappels. Affectation Même fonctions de partage de cogestion

12 12 On collabore? Coté notes Se gère comme un cahier de post-it Mêmes fonctions de partage de cogestion

13 13 On collabore? Coté dossier public Peu utilisés chez nous Permet de créer des espaces thématiques avec des droits particuliers Lourds à gérer Pas de mode hors ligne

14 14 On collabore? Coté smartphone Bonne gestion des parties messagerie, contact, calendrier et notes Pas de gestion collaborative en lecture

15 15 On collabore? Coté smartphone Exemples d interfaces

16 16 On collabore? Coté smartphone Exemples d interfaces

17 17 Bilan Coté informatique : Produit hyper stable, performant facile à installer et à administrer. Avec le powershell possibilité d automatiser presque tout. Communauté nombreuse et active. Possibilité d administration centralisée/décentralisée. Nouvelle version + sécurisée (transport) et prenant en compte des archis de PCA. Coût raisonnable : De l ordre de 15 par boîte et entre 500 et 1000 par serveur Coût complet : Ajouter la licence office (Ah bon vous en aviez pas?) la licence W cal => Entre 2000 et de licences serveurs et 100 par client (Si on n a pas au départ un AD et pas d office)

18 18 Bilan Coté client : Simplicité d installation, toutes les fonctions sont dans Outlook, OWA très proche. Possibilité d administration centralisée / décentralisée. Les utilisateurs y sont chez nous maintenant très attachés! Véritable progrès de la version 2010.

19 19 Bilan Critiques et améliorations : C est du MS! Ou est le réel problème? Coût => Mais le confort à un prix. Le prix des licences économise le temps homme Sous-tend une architecture AD présente Nécessité de convergence entre les versions serveurs et client (Exchange et Office) Client mac (entourage) à stabiliser, rien pour linux (par MS). Casification d OWA?

20 20 Bilan Voies à explorer : Voir le lien fonctionnel avec SharePoint Découvrir d autres fonctionnalités (Liens avec office en ligne, SharePoint). Apport de MS Lync?

21 21 Q & R Merci Q & R

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