Modification : Par DGSP Le Voir la section historique si la case est cochée.

Transcription

1 Page 1 sur OBJET : Cette procédure définit la façon dont le Curateur public fait des biens successoraux d'une personne décédée qu'il représentait, en vertu de l'article 42 de la Loi sur le curateur public. 2. CHAMP D APPLICATION : La procédure est d application sectorielle et vise la Direction de l'administration des patrimoines de la. 3. CADRE NORMATIF : Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64); Loi sur le curateur public (L.R.Q., c. C-81); Règlement d'application de la Loi sur le curateur public (C-81, r. 1). PRO-085 : Orientations en matière d administration du patrimoine des personnes représentées après leur décès 4. DÉFINITIONS : CAPITAL CERTIFICAT DE NON-APPEL DÉVOLUTION LÉGALE HÉRITIER Différence entre l actif et le passif dans un bilan. L expression «avoir net» est également utilisée. Document délivré par la cour dans les 30 jours suivant un jugement confirmant qu il s agit d un jugement final dans l affaire en cause. Mode de transmission des biens d une succession prévu au Code civil du Québec en l absence d un testament ou de dispositions testamentaires. Tout successible qui accepte une succession, exception faite d un légataire particulier au testament qui n est pas considéré comme un héritier ou un successible.

2 Page 2 sur 24 LIQUIDATEUR D UNE SUCCESSION NOTIFICATION PERSONNE SIGNIFICATIVE PREUVE D'IDENTITÉ REDDITION DE COMPTE RENONCIATION À UNE SUCCESSION SUCCESSIBLE Personne désignée par le testateur, les héritiers ou le tribunal pour veiller, selon le cas, à la liquidation d une succession testamentaire ou ab intestat. Elle exerce sa fonction à compter de l ouverture de la succession et pendant le temps nécessaire à sa liquidation. Dépôt ou envoi d'un document impliquant d'un récépissé à l'expéditeur au moment de sa réception ou de son dépôt chez le destinataire. L'expédition par poste recommandée ou recommandée ou par télécopieur sont des exemples de notification. Proche parent ou ami d une personne, au sens de l'article 52, paragr. 4, de la Loi sur le curateur public, par ordre d'importance : «le conjoint, un proche parent, un allié, toute autre personne ayant démontré un intérêt particulier pour le majeur ou la personne qui a reçu une délégation du Curateur public, avec l'autorisation de ce dernier». Tout document officiel attestant l'identité d'une personne. Par exemple, un certificat de citoyenneté canadienne, un permis de conduire, une carte d'assurance maladie délivrée en vertu d'un régime public d'assurance maladie, etc. La reddition de compte comprend un bilan établi au début et à la fin de l administration d un patrimoine par le Curateur public, un état des revenus et des dépenses, ainsi que tout renseignement requis pour établir un reliquat. Acte notarié ou déclaration judiciaire par lequel un successible renonce à une succession. Une renonciation peut aussi résulter de la loi. Personne susceptible de recevoir une succession en tout ou en partie avant qu'elle en ait manifesté l'acceptation.

3 Page 3 sur PRINCIPES : Le Curateur public : o Établit les sommes à remettre, s il s avère une remise d un solde nul, la procédure de recherche testamentaire remise est allégée,.en ce qui a attrait aux recherches testamentaires, le Curateur public informe par lettre l héritier potentiel ou la personne-ressource concernée de la remise nulle et avise les créanciers de la fermeture administrative du dossier; o remet au liquidateur la succession de la personne. En l absence d un liquidateur, le Curateur public demande aux héritiers d en désigner un. Si le liquidateur ou les successibles n acceptent pas la charge de la succession dans les délais prescrits, celle-ci est recueillie par l État; o ne fait jamais une remise partielle des biens successoraux aux héritiers; o doit transmettre la succession au ministère du Revenu du Québec (MRQ) dans les six mois suivant le décès lorsque le liquidateur ou les héritiers en ont refusé la charge de la succession ou s ils sont introuvables; o informe clairement les liquidateurs et les héritiers de ses exigences et de la façon d'y répondre; les exigences doivent permettre de justifier de la succession et de prouver la qualité des réclamants; o n interprète pas le testament, il s en remet au tribunal quant à sa portée de ce dernier ou s il s avère impossible de nommer un liquidateur à la majorité des héritiers; o réfère les héritiers à un notaire toute dévolution complexe (héritiers collatéraux ordinaires) en l absence d un testament et dans le cas d une remise substantielle. 6. CONSERVATION DES DOCUMENTS : Les documents originaux fournis par les successibles, les notaires, les avocats ou toute autre personne sont toujours retournés à leur expéditeur dans les meilleurs délais. Les documents originaux fournis par le Curateur public sont remis au liquidateur. Le responsable de des biens en conserve une copie au dossier avec la mention «Copie conforme à l'original vu le (date)» et avec sa signature. 7. LIBELLÉ DES CHÈQUES DE REMISE :

4 Page 4 sur 24 Les chèques sont faits à l'ordre de «Nom du liquidateur», liquidateur en fidéicommis pour la succession de. Ils peuvent aussi être faits à l'ordre de la succession et du procureur en fidéicommis, à la demande du liquidateur ou des héritiers. Si une remise est faite au MRQ, le chèque doit être libellé à l'ordre de «Ministre du Revenu du Québec ès qualités à la succession de YZ, n o de dossier CP».

5 Page 5 sur 24 Liste des lettres modèles et des formulaires reliés à la reddition et aux remises aux ayants droit (successions) P:\DAP\REMISE\Lettres modèles et formulaires N o de la lettre Étape et scénario Description Révision linguistique demandée Traduction anglaise demandée 1 Étape 2 Scénario 1 Liquidateurs(s) nommés(s) dans un testament notarié 2 Étape 2 Scénario 1 Second liquidateur nommé dans un testament 3 Étape 2 Scénario 2 Seul successible nommé dans un testament notarié 4 Étape 2 Scénario 2 Testament notarié dans le cas où il n y a pas de liquidateur 5 Étape 2 Scénario 3 Testament olographe ou fait devant témoins 6 Étape 2 Scénario 4 Testament notarié pendant une tutelle 7 Étape 2 Scénario 4 Testament olographe ou fait devant témoins pendant une tutelle 8 Étape 2 Scénario 5 Testament fait pendant une curatelle 9 Étape 2 Scénario 6 Succession légale comptant un seul successible 10 Étape 2 Scénario 6 Succession légale lettre à l un des successibles 11 Étape 2 Scénario 8 Legs à une personne d un établissement de santé et de services sociaux ou à une famille d accueil 12 Étape 3 Scénario 1 Lettre de remise au liquidateur

6 Page 6 sur 24 N o de la lettre Étape et scénario Description Révision linguistique demandée Traduction anglaise demandée 13 Étape 3 Scénario 1 Biens personnels entreposés 14 Étape 3 Scénario 1 Biens personnels en garde 15 Étape 3 Scénarios 1 et Avis de fin d administration au 2 16 Étape 3 Scénarios 1 et 2 ministère du Revenu Avis de fin d administration à l Agence des douanes et du revenu du Canada 17 Étape 1 Lettre de fin de compétence Fichier central 18 Étape 1 Lettre de fin de compétence Sécurité de la vieillesse 19 Étape 1 Lettre de fin de compétence Revenu Québec 20 Étape 1 Lettre de fin de compétence Centre fiscal 21 Étape 1 Lettre de fin de compétence Établissement d hébergement 22 Étape 1 Recherche testamentaire Archives nationales F-1 Usage interne Guide de fermeture seulement F-1.1 Usage interne Résumé du dossier et du guide seulement de fermeture F-1.2 Usage interne seulement Résumé du dossier et du guide de fermeture administrative (remise à zéro) F-2 Usage interne Résumé du dossier seulement F-3 Déclaration solennelle du liquidateur F-4 Déclaration solennelle de

7 Page 7 sur 24 N o de la lettre Étape et scénario Description Révision linguistique demandée l héritier unique F-5 Usage interne seulement F-6 Déclaration solennelle des héritiers et désignation d un liquidateur F-7 Usage interne seulement F-8 Usage interne seulement F-9 Formulaire F-7 remplacé par F-9 le Traduction anglaise demandée Déclaration du représentant légal Formulaire de transfert des dossiers au MRQ Justificatif d une décision administrative Conciliation jointe à la reddition (2 onglets ECEL) 8. PROCÉDURE : Cette procédure comporte trois étapes : 1 re étape La constitution du dossier de remise 2 e étape La vérification du testament ou l'établissement de la qualité du liquidateur 3 e étape La remise des biens au liquidateur ou le transfert du dossier au MRQ. 1 RE ÉTAPE : LA CONSTITUTION DU DOSSIER DE REMISE Sur réception de la liste des fins de compétence, assigner le dossier au responsable de. Transmettre la lettre de fin de compétence aux divers intervenants concernés. Chef d'équipe Agent de bureau

8 Page 8 sur Consulter le dossier physique et le dossier informatique de la personne représentée dans le but d'en extraire tous les renseignements pertinents pour effectuer. Récupérer dans le dossier physique tout document pertinent à la remise, tel que testament, contrat de mariage, jugement de divorce, jugement de compétence, police d'assurance, titres de propriété d'immeuble, dernière déclaration de revenus, etc. Remplir et signer le formulaire Résumé de dossier et guide de fermeture. Demander par téléphone à une personne significative, au liquidateur, aux successibles ou au notaire, selon le cas, tout document pertinent à qui pourrait être en leur possession (incluant le testament). Obtenir du Directeur de l'état civil la copie de l acte de décès de la personne représentée. Obtenir une recherche testamentaire de la Chambre des notaires du Québec et du Barreau du Québec. Si la personne représentée est un ancien combattant, demander une recherche testamentaire au Centre national des archives du Canada. Si la personne représentée est amérindienne, demander un acte de désignation du liquidateur au ministère des Affaires indiennes. Responsable de Responsable de Responsable de 1.6 Obtenir la reddition de compte (au 60 e jour). Responsable de la reddition ou de

9 Page 9 sur 24 2 e ÉTAPE : LA VÉRIFICATION DU TESTAMENT OU L'ÉTABLISSEMENT DE LA QUALITÉ DU LIQUIDATEUR Scénario 1 TESTAMENT NOTARIÉ AVEC DÉSIGNATION D UN LIQUIDATEUR Autant que possible, communiquer avec le liquidateur désigné pour l informer des démarches et vérifier son adresse. Aviser par courrier le liquidateur désigné dans le testament : 1. Lui faire parvenir la reddition de compte, le formulaire Déclaration solennelle du liquidateur (ou, selon le cas, Déclaration solennelle de l héritier unique) et tout autre document jugé pertinent. 2. Lui demander de faire notification de l'acceptation de sa charge et de prouver son identité. Note : Si plusieurs liquidateurs sont nommés conjointement, les aviser tous. Si le liquidateur n'a pas répondu dans les 183 jours suivant la date du décès, appliquer la procédure prévue au scénario 2 de l'étape 3. Sur réception de la notification, de la preuve d'identité et de la déclaration solennelle du liquidateur, passer au scénario 1 de l'étape 3. Si le liquidateur n a pas reçu le courrier ou s il l a refusé, appliquer le scénario 2 de l étape Si le liquidateur renonce à sa charge, lui demander d envoyer un avis écrit ou de compléter la section 2 du formulaire Déclaration solennelle du liquidateur, à moins que le testament ne contienne une disposition l'obligeant à renoncer à sa charge par un acte notarié; dans ce cas, lui demander une copie de l'acte notarié. Si aucun autre

10 Page 10 sur 24 liquidateur n est désigné au testament, appliquer le scénario 2 de l étape Si un deuxième liquidateur est désigné dans le testament, procéder comme dans le cas du premier, en utilisant la lettre appropriée. Si le liquidateur n'a pas répondu dans les 183 jours suivant la date du décès, appliquer la procédure prévue au scénario 2 de l'étape 3. Sur réception de la notification, de la preuve d'identité et de la déclaration solennelle, passer à l'étape 3. Si le second liquidateur renonce à sa charge, lui demander d envoyer un avis écrit ou la section 2 du formulaire Déclaration solennelle du liquidateur, à moins que le testament ne contienne une disposition l'obligeant à renoncer à sa charge par un acte notarié; dans ce cas, lui demander une copie de l'acte notarié. Si aucun autre liquidateur n est désigné au testament, appliquer la procédure prévue au scénario 2 de l étape 2. Scénario 2 TESTAMENT NOTARIÉ SANS DÉSIGNATION D UN LIQUIDATEUR (incluant le cas où le ou les liquidateurs ont renoncé à la succession et s il y a un ou des successibles) S'il n'y a qu'un seul successible, celui-ci est considéré être le liquidateur. Appliquer la procédure du scénario 1 de l étape 1. Note : Utiliser la lettre appropriée pour aviser le successible. Si le successible renonce à la succession, obtenir copie de l'acte de renonciation et passer au scénario 2 de l'étape 3.

11 Page 11 sur S'il y a plusieurs successibles : Autant que possible, communiquer avec un des successibles ou, à défaut, avec une personne significative à qui transmettre les documents afin de l informer des démarches. Vérifier son intérêt et son adresse. Faire parvenir par courrier la reddition de compte, le formulaire Déclaration solennelle des héritiers et désignation d'un liquidateur et tout autre document jugé pertinent à cette personne. Sur réception de la notification de l'acceptation de la succession, des preuves d'identité des héritiers et de la déclaration solennelle, passer au scénario 1 de l'étape 3. Si la personne n a pas reçu le courrier ou si elle l a refusé, tenter dans la mesure du possible de communiquer avec un autre successible. Si aucun successible n accepte d être désigné liquidateur, passer au scénario 2 de l étape 3. Si le successible n'a pas répondu dans les 183 jours suivant la date du décès, passer au scénario 2 de l étape 3. Scénario 3 TESTAMENT OLOGRAPHE OU FAIT DEVANT TÉMOINS Communiquer avec le liquidateur désigné ou avec l un des successibles par téléphone si possible et l aviser par courrier pour vérifier son adresse et pour l informer qu il doit obtenir une copie du jugement de vérification de la cour ou le procès-verbal de vérification du notaire et la désignation d'un liquidateur si aucun n'était désigné dans le testament. Lui demander de confirmer par écrit son intention d entreprendre les procédures.

12 Page 12 sur Sur réception de la confirmation du liquidateur ou de l un des successibles, lui faire parvenir le testament s il est en la possession du Curateur public. Si la personne ne répond pas dans les 183 jours à compter de la date du décès ou si elle refuse d entreprendre les démarches, passer au scénario 2 de l étape 3. Sur réception de la copie du jugement confirmant le testament et désignant le liquidateur ou du procès-verbal de vérification du notaire et après consultation du plumitif, passer au scénario 1 de l'étape 2. Si le tribunal infirme le testament, effectuer une recherche testamentaire historique et traiter le dossier selon le scénario approprié de l étape 2. Scénario 4 TESTAMENT FAIT PAR UNE PERSONNE MAJEURE SOUS RÉGIME DE TUTELLE Un testament fait par un majeur après sa mise en tutelle peut être confirmé par le tribunal (a. 709, C.c.Q.). Testament notarié, olographe ou fait devant témoins Communiquer avec le liquidateur ou avec l un des successibles par courrier pour lui demander un jugement du tribunal confirmant le testament et la nomination d un liquidateur si aucun n y est désigné. Sur réception du jugement du tribunal confirmant le testament et après consultation du plumitif, appliquer la procédure prévue au scénario 1 de l étape 2. Si le tribunal infirme le testament et qu il s agit d un document notarié, effectuer une recherche testamentaire historique et traiter le dossier selon le scénario approprié de l étape 2.

13 Page 13 sur 24 Scénario 5 TESTAMENT FAIT PAR UNE PERSONNE MAJEURE SOUS RÉGIME DE CURATELLE Un testament fait par une personne pendant qu elle était sous régime de curatelle est nul (a. 710, C.c.Q.). Testament notarié, olographe ou fait devant témoins Aviser les successibles par courrier de la nullité du testament S il s agit d un testament notarié, effectuer une recherche testamentaire historique et traiter le dossier selon le scénario approprié de l étape Informer le chef d équipe. Chef d équipe Scénario ABSENCE DE TESTAMENT Communiquer avec les personnes significatives nommées dans le dossier qui pourraient avoir la qualité de successibles ou avec toute personne significative qui pourrait avoir des renseignements sur l existence de successibles. Si la recherche a permis de retracer un ou plusieurs successibles, utiliser la lettre appropriée et appliquer la procédure prévue au scénario 2 de l étape 2, selon le cas. Si la recherche de successibles est négative, appliquer la procédure prévue au scénario 2 de l étape 3.

14 Page 14 sur 24 Scénario 7 SUCCESSION DE PERSONNES REPRÉSENTÉES DÉCÉDÉES DONT L HÉRITIER EST SOUS RÉGIME DE PROTECTION PUBLIC Dans tous les cas, vérifier la situation selon les scénarios 1 à 6 de l étape 2 et aviser le chef d équipe des successions du Service de la gestion des patrimoines. Informer les mandataires externes du décès de la personne représentée. Obtenir les factures et notes d honoraires. Informer le secteur responsable de toute modification à apporter au bilan. Si la personne représentée est la seule héritière, transmettre au conseiller aux successions la reddition de compte, les recherches testamentaires, le testament ou le contrat de mariage s il y a lieu, ainsi que toute information et tout document permettant d établir la dévolution successorale afin que la décision d accepter la succession ou de ne pas la réclamer puisse être prise. Informer les secteurs appropriés de la décision d accepter la succession ou non au moyen du formulaire Déclaration du représentant légal. Conseiller aux successions Responsable de Sur réception du document Déclaration du représentant légal, si la succession n est pas réclamée, appliquer la procédure prévue au scénario 2 de l étape SI LA SUCCESSION EST RÉCLAMÉE, PRENDRE LA DÉCISION, S IL Y A LIEU, DE CRÉER UNE COMPÉTENCE AUILIAIRE ET INFORMER LE RESPONSABLE DE LA REMISE DE L ENDROIT OÙ LES ACTIFS ET LES PASSIFS SERONT VERSÉS. Informer, s il y a lieu, les autres secteurs concernés en leur transmettant une copie conforme du formulaire Déclaration du Conseiller aux successions

15 Page 15 sur 24 représentant légal Demander au secteur concerné la disposition des placements collectifs détenus au Curateur public. Prendre toute décision concernant la disposition ou la conservation des placements nominatifs. Informer le secteur responsable de la décision. Faire immatriculer les placements nominatifs au nom de l héritier et donner suite. Conseiller aux successions Placements Transmettre l information au secteur approprié pour entreprendre le transfert des biens au dossier de l héritier Rapatrier les comptes bancaires. Procéder au paiement des créances le cas échéant. Si la succession comprend un immeuble, obtenir la déclaration de sa transmission. Aviser le secteur responsable. Publier la mainlevée de compétence sur l immeuble. Mettre le fichier de l immeuble du dossier de la personne décédée à gestion complétée. Déposer l avis de juridiction dans le dossier de la personne représentée. Créer le fichier de l immeuble dans le dossier de l héritier. Conseiller aux successions Conseiller aux successions Secteur Meubles, immeubles et assurances

16 Page 16 sur CONFIRMER LA DISPOSITION ET LA CRÉATION DU FICHIER DE L IMMEUBLE AU CONSEILLER AU SUCCESSIONS ET AU RESPONSABLE DE LA REMISE. Assurer le lien avec le secteur responsable. Clore la compétence auxiliaire s il y a lieu, lorsque le règlement de la succession est terminé. Conseiller aux successions Scénario 8 LEGS À UNE PERSONNE D UN ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAU OU À UNE FAMILLE D ACCUEIL Aviser les successibles par courrier de la nullité du legs Remplir les parties A et B du formulaire Justificatif d une décision administrative et transmettre le dossier au chef d équipe Appliquer le scénario 9. Chef d équipe Scénario 9 AUCUN DES SCÉNARIOS NE S APPLIQUE DE FAÇON SATISFAISANTE Remplir les parties A et B du formulaire Justificatif d une décision administrative et transmettre le dossier au chef d équipe. Remplir la partie C du formulaire Justificatif d une décision administrative et transmettre le dossier au chef de service. Chef d équipe reddition et remise

17 Page 17 sur Exiger de la documentation supplémentaire ou différente de celle qui serait normalement requise si le bien-fondé en est démontré. Déterminer la procédure à appliquer dans les cas particuliers. La décision ne doit pas avoir pour effet de diminuer les exigences de. Ses motifs doivent être consignés par écrit sur le formulaire Justificatif d une décision administrative. Le document doit être numéroté, inscrit au registre des décisions de la DAP et classé au dossier. Chef de service Retourner le dossier au chef d équipe. Chef de service Transmettre le dossier au technicien responsable de. Chef d équipe Traiter le dossier selon la procédure convenue. 3 E ÉTAPE : LA REMISE DES BIENS SUCCESSORAU Scénario REMISE DES BIENS À UN LIQUIDATEUR Transmettre le dossier au responsable du contrôle de la qualité pour vérification des documents de remise et pour approbation. Vérifier la conformité du dossier à la procédure et le remettre au technicien responsable de en y indiquant des commentaires s il y a lieu. Responsable du contrôle de la qualité

18 Page 18 sur Dès l approbation finale des documents, si les biens successoraux comportent des placements au fonds du Curateur public ou des objets de valeur en garde chez un fiduciaire, aviser le secteur responsable de disposer de ces placements et de récupérer les objets, si ce n est pas déjà fait. Demander l information relative aux placements pour les besoins des déclarations fiscales. Si les biens successoraux comportent des valeurs mobilières ou des placements nominatifs, récupérer tout document pertinent (certificat, relevé, etc.). Si les biens successoraux comportent un REEI, récupérer tout document pertinent (relevé de compte). Aviser le liquidateur et l institution financière de la fin de juridiction en utilisant la lettre appropriée. Si les biens successoraux comportent un immeuble, aviser le secteur responsable des gestes à faire (réserver une somme d argent pour les primes d assurance à payer, publier la mainlevée de compétence sur un immeuble, etc.) et prendre toute autre disposition pertinente. Aviser toutes les personnes ayant des fichiers à gestion non complétée ou des activités inscrites dans l application informatique du Curateur public d en disposer. Assurer le suivi. Si les biens successoraux comportent des biens mobiliers et des effets personnels que le Curateur public a entreposés, aviser le liquidateur par courrier de les récupérer. Envoyer une copie de la lettre à l employé responsable du secteur concerné.

19 Page 19 sur Si les biens successoraux comportent des biens mobiliers, des effets personnels ou des souvenirs confiés à la garde d une personne significative, aviser le liquidateur par courrier de les récupérer Si les biens successoraux comportent des objets de valeur ou des souvenirs conservés dans la voûte du Curateur public, les récupérer et les expédier au liquidateur par courrier, accompagnés de deux exemplaires du formulaire Remise de valeurs et du formulaire Description des effets personnels. Demander au liquidateur de retourner une copie signée du formulaire Remise de valeurs N.B. : Ces deux formulaires sont fournis par le secteur responsable de la voûte. Préparer la conciliation du solde au compte. Si le solde au compte est négatif, aller à l étape Remplir la demande de service Remise aux ayants droit Saisir l écriture de journal pour les intérêts crédités Saisir la demande de paiement Si la demande de paiement est supérieure à $, aviser le secteur responsable de la gestion budgétaire. Remplir le Résumé du dossier et guide de fermeture. Préparer la lettre de remise au liquidateur et y joindre tous les Contrôle de la qualité

20 Page 20 sur documents pertinents. Soumettre les documents de remise et la demande de paiement, s il y a lieu, au responsable du contrôle de la qualité et au chef d équipe pour approbation et signature. S il y a lieu, après approbation, signer la demande de paiement et l écriture de journal selon l acte de délégation de signature en vigueur. Transmettre le dossier de remise au responsable de. Expédier au liquidateur par courrier, par l entremise du Service de la comptabilité, le chèque, la lettre de remise et tout autre document pertinent. S il s agit d un solde dû au Curateur public, les documents doivent être acheminés par le responsable de. Fournir les coordonnées du liquidateur à la personne responsable des lettres de fin de compétence. Consigner au système opérationnel toute information pertinente relativement à la recherche du liquidateur et les appels téléphoniques effectués à cette fin. Aviser par courrier les organismes concernés de la fin de l administration et des coordonnées du liquidateur. Chef d équipe ou chef de service Agent de bureau Scénario 2 REMISE DES BIENS AU MINISTÈRE DU REVENU DU QUÉBEC

21 Page 21 sur Créer l activité «Succession transférée au MRQ» (PU91100) Remplir le Formulaire de transfert des dossiers au MRQ (se référer aux instructions). Transmettre le dossier au chef d équipe et au responsable du contrôle de la qualité pour vérification des documents de remise et pour approbation. Vérifier les documents. Approuver les documents. Après approbation finale des documents, si les biens successoraux comportent des placements au fonds du Curateur public ou des objets de valeur en garde chez un fiduciaire, aviser le secteur responsable de disposer de ces placements et de récupérer les objets. Demander l information relative aux placements pour les besoins des déclarations fiscales. Si les biens successoraux incluent des valeurs mobilières ou des placements nominatifs, récupérer tout document pertinent : certificat, relevé, etc. Si les biens successoraux comportent un REEI, récupérer tout document pertinent (relevé de compte). Aviser le liquidateur et l institution financière de la fin de juridiction en utilisant la lettre appropriée. Si les biens successoraux comprennent un immeuble, aviser le secteur responsable des gestes à faire (réserver une somme d argent pour les primes d assurance à payer, inscrire une note sur le Formulaire de transfert des dossiers au MRQ, publier une mainlevée de compétence, etc.) et de prendre toute autre disposition pertinente. Responsable du contrôle de la qualité

22 Page 22 sur Expédier au MRQ par courrier, par l entremise du Service de la comptabilité, le chèque, la lettre de remise et tout autre document pertinent. S il s agit d un solde dû au Curateur public, les documents doivent être acheminés par le responsable de. Si les biens successoraux incluent des biens mobiliers et des effets personnels que le Curateur public a entreposés, aviser par écrit le MRQ de les récupérer, avec copie au secteur concerné du Curateur public. Si les biens successoraux incluent des biens mobiliers, des effets personnels ou des souvenirs confiés à la garde d une personne significative, inscrire une note sur le Formulaire de transfert des dossiers au MRQ, incluant les coordonnées de la personne qui a la garde de ces biens. Préparer la conciliation du solde au compte. SI LE SOLDE AU COMPTE EST NÉGATIF, SE RÉFÉRER AU INSTRUCTIONS DE TRAVAIL. Remplir la demande de service Remise aux ayants droit sur l application informatique du Curateur public Saisir l écriture de journal pour les intérêts crédités Saisir la demande de paiement Si la demande de paiement est supérieure à $, aviser le secteur approprié.

23 Page 23 sur Remplir le Résumé du dossier et guide de fermeture. Remplir le Formulaire de transfert des dossiers au MRQ et y joindre tous les documents pertinents. Soumettre les documents de remise, la demande de paiement (chèque de remise) et l écriture de journal (intérêts) au responsable du contrôle de la qualité pour approbation et signature, puis au chef d équipe. Vérifier les documents. Approuver les documents. Transmettre les documents au chef d équipe ou au chef de service, selon la délégation de signature en vigueur. Signer, s il y a lieu, la demande de paiement (chèque de remise) et l écriture de journal (intérêts) selon l acte de délégation de signature en vigueur. Transmettre le dossier au responsable de. Expédier, par l entremise du Service de la comptabilité, le chèque, le formulaire de transfert et tout autre document pertinent au MRQ. Réaliser l activité Succession transférée au MRQ (PU91100). S il s agit d un solde dû au Curateur public, les documents doivent être acheminés par le responsable de au MRQ et l activité Succession transférée au MRQ (PU91100) doit être réassignée au nom de la personne responsable de la comptabilité. Si des biens sont gardés dans la voûte du Curateur public, aviser le secteur responsable par courrier électronique, avec copie au responsable du MRQ, que des objets seront à récupérer par le Ministère. Indiquer une mention sur le Formulaire de transfert des dossiers au Responsable à Responsable du contrôle de la qualité Chef d équipe ou chef de service

24 Page 24 sur MRQ selon laquelle des objets de valeur doivent être récupérés. Fournir les coordonnées du MRQ (liquidateur) à la personne responsable des lettres de fin de compétence. Consigner au système opérationnel toute information pertinente relativement à la recherche des héritiers, du liquidateur, incluant sur le Net, et les appels téléphoniques effectués à cette fin. Aviser par courrier les organismes concernés de la fin de l administration du Curateur public et leur transmettre les coordonnées du MRQ (liquidateur). Agent de bureau 9. HISTORIQUE Entrée en vigueur Mise à jour Mise à jour Mise à jour