Bilan du projet MAG2.0

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1 Aust Chloé Andrieu Mickael Capon Julien El Moatemri Sami Khodla Ismail Faculté des sciences IUP Miage 33 Rue Saint Leu, Amiens Bilan du projet MAG2.0 Objectifs : Ce document permet au chef de projet et à son équipe de restituer les éléments issus de l analyse du travail réalisé en couvrant tous les aspects du projet. Sommaire : 1. Informations sur le projet 2. Technique de gestion de projet 3. Travail collaboratif et cohésion du groupe 4. Techniques de production du produit 5. Savoir-faire et connaissances acquis ou développés 6. Synthèse Date : 30 octobre 2012 M1.9 Module «Gestion de Projet»

2 1. Informations sur le projet 1.1. L intitulé Le projet à réaliser a pour intitulé «Conception d un cours en ligne de conduite de projet qui s appuie sur les concepts et connaissances donnés dans les quatre premiers chapitres du cours de Gestion de projet» Le chef de projet Chloé Aust a été désignée au début du projet par l ensemble du groupe MAG2.0 comme Chef de projet pour la bonne réalisation de ce dernier Le maître d ouvrage Notre enseignante, Mme Leclet correspond au maître d ouvrage, c est-à-dire qu elle joue le rôle du commanditaire en charge de fixer les coûts et les délais à tenir pour la réalisation du projet Le résumé du projet Objet Le cours en ligne à développer doit être le plus ergonomique, interactif et ludique possible. Il doit permettre aux internautes d accéder à un enseignement simple et clair qui décrit les connaissances et concepts de base de la Conduite d un projet Utilisateurs Le site à réaliser est avant tout destiné à des étudiants et des professeurs mais il peut également convenir à un public plus large et curieux qui s intéresse à la Gestion de projet Caractéristiques du projet En début du projet, nous avions identifiés les risques suivants : Défaillance matérielle, Compétences insuffisantes, manque de maîtrise technique, Modification de la demande du client en cours de projet Appréhension du travail en groupe. Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 2

3 2. Technique de gestion de projet 2.1. La méthode de gestion de projet employée Pour le bon déroulement du projet, nous avons suivi la méthode pédagogique MAETIC créée par Mme Leclet. Cette méthode a pour but de favoriser le développement de compétences chez les étudiants, en ciblant surtout le développement de leur savoir-faire professionnel en expérimentant une réalisation concrète d un projet Les différentes étapes La méthode MAETIC se décline en cinq étapes : Etape 1 - Lancement : Définir les rôles, mise en place d un suivi du projet (Journal de bord), répondre à la demande du client, fixer les aspects graphiques du groupe. Les livrables attendus à la fin de l étape 1 sont : la Charte graphique, la Réponse à la demande et la mise en ligne du Journal de bord. Etape 2 - Cadrage : Définir le périmètre du projet, communiquer son contenu et son organisation, fixer les modes de communication à utiliser. Les livrables attendus à la fin de l étape 2 sont : la Note de cadrage et le Plan de communication. Etape 3 - Planification : Planifier le déroulement du projet. Le livrable attendu pour cette étape est : le Planning selon le diagramme de Gantt. Etape 4 - Pilotage : Contrôler l avancement du projet avec la rédaction de tableaux de bords et comparer avec le planning établi à l étape précédente, mettre en place une bonne communication au sein du groupe avec l élaboration des comptes rendus de réunion. Les livrables attendus à la fin de l étape 4 sont : les tableaux de bord du projet. Etape 5 - Clôture : Rédiger les documents associés au produit final et le bilan du projet, livrer l ouvrage, archiver l ensemble des documents associés au projet sur un support numérique, mettre en place une présentation Power Point. Les livrables attendus pour cette étape sont : le Bilan de projet, les documents associés au projet, le support numérique contenant toute la documentation et la présentation Power Point Le planning prévisionnel Le planning prévisionnel qui a été mis en place selon le diagramme de Gantt est le suivant (la lisibilité du document laisse à désirer mais vous pouvez le trouver dans les livrables du projet) : Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 3

4 Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 4

5 2.4. Le planning réel En réalité, le projet s est déroulé sur 5 séances comme suit : Séance 1 Hors séance Séance 2 Hors séance Séance 3 Hors séance Séance 4 Hors séance Séance 5 Objectif : Etape 1 et début de l étape 2 Définition des rôles Choix d un nom et de l image graphique du groupe Mise en ligne du Journal de bord sur Blogspot Début de rédaction de la Charte graphique Fin de la rédaction de la Charte graphique Rédaction de la réponse à la demande Migration du Journal de bord vers Wordpress Rédaction du Plan de communication et de la Note de cadrage Objectif : Etape 3 et début de l étape 4 Réalisation du Planning Début de réalisation du site avec Wordpress Finalisation du Planning Changement d avis : Développement du site complet sans utiliser Wordpress Mise en place du squelette du site et du CSS Rédaction de l accueil du site Développement d un QCM «test» Objectif : Etape 4 Amélioration du code source du site Rédaction des chapitres 1, 2 et début du chapitre 3 sur le site + Mise en page Amélioration du code des QCM avec appel à une BDD Choix d un nom de site Réalisation d une bannière Rédaction des chapitres 3, 4 et du glossaire sur le site + Mise en page Mise en place des QCM Finalisation du site Vérification de la mise en page et de l interface Correction des fautes Hébergement du site en ligne Objectif : Début de l étape 5 Début de rédaction du Bilan de projet Début de réalisation du Power Point Fin de la rédaction du Bilan de projet Objectif : Etape 5 et fin du projet Finalisation du Power Point Tri de la documentation et archivage sur un support numérique Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 5

6 2.5. L analyse des écarts Etant donné que le projet s est déroulé sur 5 séances au lieu de 6 séances prévues initialement, on trouve certains écarts entre le planning prévisionnel et le planning réellement suivi : les étapes 1 et 2 ont été regroupées en une séance, nous avons donc dû effectuer l étape 2 entre la séance 1 et la séance Travail collaboratif et cohésion du groupe 3.1. Les membres de l équipe et leur rôle L équipe projet est la suivante : Chef de projet : Aust Chloé, Responsables graphiques : El Moatemri Sami et Khodja Ismail, Chargé de documentation : Capon Julien, Chargé du Journal de bord : Andrieu Mickael Les tâches liées à chaque rôle Le Chef de projet : Il est chargé de suivre le bon déroulement du projet et surveiller son avancement. Il manage l équipe projet et supervise les tâches effectuées. Le Responsable graphique : Il est responsable de l image du groupe et du produit, c est lui qui crée les éléments graphiques utiles tout au long du projet et qui définit la Charte graphique. Le Chargé de documentation : Il est responsable de la documentation associée au projet qu il a pour mission d organiser et d archiver. Le Chargé du journal de bord : Il est chargé de la mise en place et de la tenue du Journal de bord. Il doit mettre en ligne les différents livrables réalisés, administrer les commentaires et mettre à jour le blog Les tâches réellement assurées Chaque acteur a correctement assuré les tâches relatives à son rôle : Les Responsables graphiques : création du logo et de la bannière du groupe, création de la bannière du site, choix des couleurs, réalisation d une grande partie de la Charte graphique, aide à la réalisation du Planning Le Chargé de documentation : archivage et tri des synthèses de cours et qcm, des livrables, des fichiers relatifs au site web, des documents associés au projet, participation au développement du site avec notamment le codage des QCM Le Chargé du Journal de bord : tenue et mise à jour régulière du Journal de bord, aide à la rédaction du Plan de communication et du Planning, participation au développement du site avec la rédaction d un partie des cours Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 6

7 Le Chef de projet a finalisé et contribué à la mise en œuvre de tous les livrables et a géré l équipe du mieux possible. L un des membres n ayant pas le matériel nécessaire (ordinateur et connexion internet), il n a donc pas pu assurer toutes les tâches relatives à son rôle, il a donc aidé à la réalisation d autres activités. La Note de cadrage et le Bilan de projet ont été rédigés par l ensemble du groupe. Chacun a pu mettre sa touche personnelle durant l élaboration du site web L organisation Nous nous sommes organisés de la façon suivante : Pour chaque livrable à réaliser, la répartition du travail se faisait au début de la séance de TD puis chacun commençait la réalisation de sa tâche. Si ce n était pas terminé en fin de séance, le travail était à finir pour le TD suivant. Le Chef de projet donnait un délai et relançait les membres de l équipe par mail en cas de retard. Ensuite, il devait corriger et vérifier chaque livrable avant de l envoyer au Chargé du Journal de bord qui devait le mettre en ligne sur le blog. Des réponses plus rapides et une communication plus intense entre les membres du groupe auraient parfois permis d effectuer des tâches plus rapidement. De même, les charges de travail auraient pu être réparties de façon encore plus équitable Les outils La communication peut être considérée comme l outil essentiel qui a permis au groupe de s organiser. L envoi des livrables et des informations utiles se sont faits via la boîte de messagerie électronique Gmail. Google Drive a également permis de stocker les documents, de pouvoir les partager avec l ensemble du groupe et de travailler dessus à plusieurs personnes et en même temps. 4. Techniques de production du produit 4.1. La méthode production et les différentes étapes La méthode employée pour l élaboration du site La Boite à projet est la suivante : Développement du squelette du site et du CSS global Développement, rédaction et mise en page de l index en HTML Développement, rédaction et mise en pages des chapitres de cours en HTML Codage des QCM en PHP Développement, rédaction et mise en page du Glossaire en HTML Vérification, correction des fautes et amélioration finales Hébergement du site Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 7

8 4.2. L analyse du processus Le processus utilisé a été efficace puisqu il a permis à l ensemble du groupe de progresser rapidement. Nous avons pu suivre des objectifs précis dans les délais impartis. 5. Savoir-faire et connaissances acquis ou développés 5.1. Les connaissances Ce sont, en premier lieu, les chapitres de cours qui nous ont permis d acquérir des connaissances en gestion de projet puis nous avons développer des compétences en nous lançant dans la réalisation d un projet concret. Nous avons dû appliquer des outils qui nous serons utiles dans la vie professionnelle comme le diagramme de Gantt. Nous avons également amélioré notre qualité rédactionnelle avec les résumés de cours et les livrables à rendre Le savoir-faire Savoir-faire opérationnel Au niveau opérationnel, il a fallu apprendre à maîtriser l organisation du travail en groupe. Il a également fallu établir un planning avec des délais à suivre et mettre en application nos compétences informatiques pour développer le site web Savoir-faire social Concernant le savoir-faire social, il a fallu apprendre à mettre en place une bonne communication entre les membres du groupe avec un esprit d écoute et d entraide. Chacun a dû proposer des solutions, débattre au sein du groupe pour régler les problèmes rencontrés. Paradoxalement, nous avons appris à travailler à la fois en autonomie et en équipe Savoir-faire cognitif Au sujet du savoir-faire cognitif, le chef de projet a compris l importance des notions de responsabilité et de management d une équipe. Il a fallu savoir prendre des décisions rapidement, être réactif. Nous avons dû mettre en place une logique de travail collectif pour réaliser le produit attendu et tout cela dans un bon esprit d équipe. La réalisation du site internet et des livrables a aussi fait appel à notre créativité, à notre esprit critique et à notre esprit de synthèse. Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 8

9 6. Synthèse 6.1. Les points positifs Les points positifs de ce projet sont les suivants : Une bonne maîtrise technique et des compétences suffisantes concernant la création du site web, Enrichissement des connaissances en informatique, Stimulation de la créativité et du sens de l esthétisme, Acquisition d un grand nombre de connaissances et d un savoir-faire supplémentaires, Apprentissage d une méthode de conduite de projet en conditions réelles avec un travail de groupe, des délais à tenir et des solutions à trouver pour répondre aux problèmes rencontrés, Une cohésion de groupe maintenue tout au long du projet grâce à une bonne communication entre les membres et grâce à une bonne entente équipe/chef de projet, Un produit apprécié par les membres du groupe rendu en temps et en heure avec une réalisation technique efficace et rapide Les points négatifs Les points négatifs constatés sont : Des changements de décision en cours de projet (Journal de bord sur Blogspot puis sur Wordpress, développement du site avec le CMS Wordpress puis développement en php/html/css) qui ont pu retarder l élaboration de certaines étapes, Un équilibre entre les quantités de travail un peu bancal, Une organisation du travail compliquée avec l alternance des semaines cours-entreprise, La réalisation du projet s est faite principalement à distance donc parfois une coordination des acteurs difficile Les améliorations principales Si nous avions eu plus de temps pour réaliser le projet, nous aurions apporté un certains nombre d améliorations au site : niveau esthétique, plus de contenu, interface encore plus ergonomique, fonctionnalités supplémentaires A l avenir, il faudra être plus vigilant concernant la répartition du travail entre les membres du groupe. Projet MAG2.0 jdbmag2.wordpress.com 9