Utilisation de l outil OpenOffice pour l impression des listes et des étiquettes

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1 1 Utilisation de l outil OpenOffice pour l impression des listes et des étiquettes Un outil a été réalisé, par l équipe TICE de Moselle, sous OpenOffice pour permettre aux directeurs d école d imprimer des listes et des étiquettes et notamment les étiquettes pour les élections des représentants de parents. Voici la marche à suivre pour pouvoir l utiliser : Première étape :téléchargement et réglage de l outil 1. Vérifier que vous disposez de la suite OpenOffice ou de la suite LibreOffice sur votre ordinateur, si non téléchargez l une ou l autre à ces adresses : pour OpenOffice ou pour LibreOffice. 2. Téléchargez l outil, allez sur le site de l IA49, rubrique Elèves et famille, puis Base élèves 1 er degré. 3. Ensuite cliquez sur «Espace réservé» et identifiez-vous avec vos identifiants Iprof (pas avec les identifiants OTP).

2 2 4. Choisissez ensuite «Outils_BE1d version 2.08 pour l'impression de listes». 5. Choisissez l option «ouvrir» et ensuite enregistrez ce fichier dans un dossier à votre convenance. 6. Vous devez maintenant régler la sécurité des macros au niveau «moyen». Cliquez sur «outils». Puis sur «options» ensuite sur «sécurité» et enfin sur «sécurité des macros».

3 3 Réglez la sécurité des macros au niveau «moyen» et cliquez sur «OK». A chaque démarrage de l outil vous devrez confirmer l activation des macros en cliquant sur «Activer les macros». 7. Au premier démarrage, une fois les macros activées, vous devrez renseigner la fiche d identité de l école, afin que ces données apparaissent dur vos listes. Votre fichier OpenOffice est prêt à recevoir les données. Seconde étape : extraction et importation des données 1. Réaliser une extraction des élèves. Connectez-vous sur base élèves Menu «gestion courante» sous menu «extraction»

4 4 Ensemble des élèves de votre école Laissez les champs «niveau» «cycle» et «classe» vides, cliquez sur «élève» puis sur chercher. Récupérez votre extraction des élèves au format csv en cliquant dessus. Choisissez l option «Enregistrer le fichier» et cliquez sur «OK»

5 5 Choisissez le répertoire dans lequel vous voulez placer votre extraction (je vous conseille la même que l outil BE1D) et donnez-lui un nom (je vous conseille extraction eleves) puis cliquez sur «enregistrer». 2. Réaliser une extraction des responsables. Même procédure que précédemment mais en choisissant l option «responsable» Récupérez votre extraction comme précédemment Et enregistrez-là en utilisant la même procédure mais en lui donnant un autre nom (je vous conseille «extraction parents»), n oubliez pas de cliquer sur enregistrer

6 6 Vos extractions sont terminées vous pouvez quitter base élèves. Troisième étape : importation des données dans l outil BE1D 1. Ouvrez votre fichier OpenOffice «Outil BE1D» 2. Cliquez sur «Imports» puis sur «continuer»

7 7 3. Cliquez sur «choisir le fichier élèves» et retrouvez le dans le répertoire dans lequel vous avez placé votre «Extraction élèves», sélectionnez-le et cliquez sur «ouvrir». Recommencez l opération avec le fichier des responsables. Laissez votre ordinateur travailler puis cliquez sur «import effectué» Votre Outil BE1D est prêt à l emploi. Quatrième étape : utilisation de l outil Cet outil vous permet d imprimer : des étiquettes pour les élèves, les étiquettes pour les élections, des listes de classe traditionnelles et des listes de classe personnalisées.

8 8 1. Impression des étiquettes pour les élections. Cliquez sur «Etiquettes élections» Réglez le nombre d étiquettes en largeur Forcez le nb de pages en largeur à 1 Réglez le nombre d étiquettes en hauteur Réglez toutes les marges à 0 Validez Votre page d étiquettes pour les élections est prête à être imprimée. Attention, parfois rien n apparaît sur la page, c est que l ascenseur qui est sur le côté droit est descendu, il suffit de le remonter pour voir apparaitre les étiquettes.

9 9 Vous pouvez, en sélectionnant les étiquettes, modifier la couleur et les caractères (polices, attributs, hauteur etc.). Il ne vous suffit plus que de placer des pages d étiquettes dans votre imprimante et de cliquer sur imprimer. 2. Impression des étiquettes classe. Cliquez sur «Etiquettes classe» Choisissez votre classe Choisissez les données que vous souhaitez voir figurer sur les étiquettes Réglez le nombre d étiquettes en largeur Validez Réglez le nombre d étiquettes en hauteur Réglez toutes les marges à 0 Forcez le nb de pages en largeur à 1 Votre page d étiquettes apparaît, Vous pouvez, en les sélectionnant, modifier la couleur et les caractères (polices, attributs, hauteur etc.). Il ne vous suffit plus que de placer des pages d étiquettes dans votre imprimante et de cliquer sur imprimer. 3. Impression des listes réglementaires Cliquez sur «Listes réglementaires».

10 10 Vous pouvez choisir : La classe L affichage alphabétique avec possibilité de tri par niveau et de distinction filles/garçons (couleur) L affichage chronologique avec possibilité de tri par niveau et de distinction filles/garçons (couleur) Il vous suffit de valider pour voir apparaitre votre liste. Vous pouvez ensuite modifier les caractères et imprimer. 4. Impression des listes paramétrées Cliquez sur «Listes paramétrées» Vous pouvez vous-même définir le critère de choix de la liste : sexe, commune, cycle, niveau, classe. Ainsi que le critère de tri : nom, date de naissance, sexe, commune, niveau, classe. Lorsque vous avez défini vos critères vous cliquez sur valider.

11 11 Il vous suffit alors de choisir les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre liste et cliquer sur valider pour avoir votre liste paramétrée selon vos souhaits.