Excel 2002 Initiation

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1 Excel 2002 Initiation Guide de formation avec exercices et cas pratiques Patrick Morié, Bernard Boyer Tsoft et Groupe Eyrolles, 2003 ISBN :

2 4 - CRÉER UNE FORMULE

3 CRÉATION DE FORMULE 1 - SOMME AUTOMATIQUE Cette fonction permet d obtenir rapidement la somme d une ligne ou d une colonne. Placer le curseur sous la colonne ou à la fin de la ligne dont on veut calculer la somme Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou appuyer sur -=. La plage de données qu Excel va additionner apparaît entourée de pointillés : si cette sélection est incorrecte, sélectionner la bonne plage Appuyer sur pour confirmer Remarque : si l on clique sur la flèche associée au bouton précédent, un menu permet de choisir un autre calcul qu une somme : moyenne, nombre d éléments, valeur maximale ou valeur minimale. 2 - CRÉER UNE FORMULE Cliquer dans la cellule devant afficher le résultat du calcul Taper = pour indiquer que l on va créer une formule Construire la formule Appuyer sur Pour terminer, vous pouvez également cliquer sur l une de ces deux icônes dans la barre de formule : Abandonne la formule. Valide la formule. Le résultat est alors affiché dans la cellule, mais c est la formule qui apparaît dans la barre de formule. La formule est dynamique : si vous changez des valeurs dans la feuille de calcul, la formule est automatiquement recalculée. Construire une formule La formule est composée de références aux cellules (ex : A1, B10) et d opérateurs : + : addition - : soustraction * : multiplication / : division % : pourcentage ^ : puissance (ex : 2^3=2 3 ) Pour indiquer une cellule : cliquer dans la cellule et ses références s inscrivent automatiquement. Pour indiquer un opérateur : taper son signe. Pour indiquer une valeur : taper le chiffre. Priorité des opérateurs Les formules respectent la priorité des opérateurs (la multiplication et la division sont prioritaires sur l addition et la soustraction). On peut donc taper des parenthèses dans une formule de façon à obtenir le résultat souhaité. Par exemple, 10*2+5 donnera 25, alors que 10*(2+5) donnera RÉVISER UNE FORMULE Double-clic dans la cellule, ou cliquer sur la cellule, puis dans la barre de formule Les cellules utilisées par la formule sont mises en évidence par un contour en couleur. Réviser la formule directement dans la cellule ou dans la barre de formule Appuyer sur ou cliquer sur l icône de coche pour terminer 4 - CALCULS TEMPORAIRES Pour information, Excel affiche en permanence dans la barre d état la somme du contenu de la sélection. Si vous êtes davantage intéressé par un calcul statistique : Clic-droit sur la zone affichant la somme dans la barre d état, puis sélectionner une autre fonction dans le menu contextuel qui apparaît. 54 Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques

4 RÉFÉRENCE AUX CELLULES 1 - LES RÉFÉRENCES DANS EXCEL Référence à une cellule Ex : B12 Cellule se trouvant à l intersection de la colonne B et de la ligne 12 Référence à une plage de cellules Ex : C5:K12 Plage de cellules allant de la cellule C5 à la cellule K12 Références de type L1C1 Il est possible d utiliser des références du type L(-5)C(2), caractérisant par exemple la cellule se trouvant cinq lignes au-dessus de la cellule active et deux colonnes à droite. Pour adopter ce type de références, passer la commande Outils/Options, cliquer sur l onglet Général, puis cocher Style de référence L1C RÉFÉRENCES RELATIVES Les formules créées par Excel sont par défaut relatives : la formule est définie par rapport à la position de la cellule qui la contient. Cela veut dire qu une formule qui utilise par exemple le contenu des deux cellules qui sont au-dessus d elle, continuera à utiliser les deux cellules au-dessus d elle, même si elle est recopiée ailleurs dans la feuille de calcul. Exemple : (a) (b) (a) (b) La formule en (a) fait le produit des deux cellules qui sont au-dessus d elle (5 et 10). Si on la recopie en (b), elle fait encore le produit des deux cellules qui sont au-dessus d elle (5 et 25). Les références B2 et B3 contenues dans la formule initiale sont relatives car en recopiant la formule ailleurs, elles se modifient et deviennent dans cet exemple D2 et D RÉFÉRENCES ABSOLUES Parfois, il est indispensable quand on recopie une formule que les copies fassent toujours référence à une cellule particulière : il faut alors référencer cette cellule de manière absolue. Transformer une référence relative en référence absolue En cours de création de formule : Cliquer dans la cellule pour faire apparaître sa référence relative Appuyer sur pour la transformer en référence absolue Pour une formule existante : Double-clic dans la cellule contenant la formule à modifier Insérer le curseur derrière la référence que l on veut rendre absolue et appuyer sur Appuyer sur pour terminer Des signes $ apparaissent alors avant la lettre et le nombre dans la référence de la cellule. Ainsi, A1 devient $A$1. Si vous utilisez des références du type L1C1, L(-5)C(2) devient L7C RÉFÉRENCES MIXTES Il est possible d avoir dans une formule une référence dont l une des coordonnées (la ligne ou la colonne) est relative, et l autre absolue. En cas de recopie, le numéro de la ligne s adaptera à la nouvelle position de la formule, mais pas la lettre de la colonne, ou l inverse. Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques 55

5 RÉFÉRENCE AUX CELLULES Exemples de références : C5 Référence relative $C5 Référence colonne absolue et ligne relative $C$5 Référence absolue C$5 Référence colonne relative et ligne absolue Pour obtenir ces références mixtes, procéder comme pour créer une référence absolue, mais appuyer sur deux ou trois fois au lieu d une seule fois. 5 - RÉFÉRENCES EXTERNES Lorsqu une formule fait référence à une plage de cellules appartenant à une autre feuille de calcul, dans le même ou dans un autre classeur, la référence est externe et prend cet aspect : Même classeur : =Feuil1!H3 Autre classeur : = [CLASSEUR.XLS]Feuil1!$A$1 Si la feuille appartient à un classeur qui n est pas enregistré dans le même dossier que le classeur actif, Excel fera précéder cette référence par son chemin. Par exemple : = C:\EXCEL\GESTION\[CLASSEUR.XLS]Feuil1!$H$3 6 - RÉFÉRENCES 3D Permet de faire référence à une même plage sur plusieurs feuilles successives. Par exemple : =SOMME(Feuil1:Feuil5!A1:H3). Vous pouvez utiliser des références 3D pour faire référence à des cellules situées sur d autres feuilles, pour définir des noms et créer des formules à l aide des fonctions suivantes : SOMME MOYENNE AVERAGEA NBVAL MAX STDEVA ECARTYPE STDEVPA PRODUIT MINA VAR NB VARPA ECARTYPEP MAXA MIN VAR.P VARA 7 - EN CAS D ERREUR DANS UNE FORMULE En cas d erreur dans la composition d une formule, la cellule qui la contient affichera l un des messages suivants : ##### La cellule n est pas assez large pour afficher le nombre dans le format choisi. #DIV/0! Division par zéro. #NOM? La formule utilise un nom inexistant ou il y a une erreur dans le nom d une fonction. #N/A! La formule fait référence à une valeur non disponible. #NUL! Référence invalide (hors feuille par exemple). #NOMBRE! Argument invalide dans une fonction. #REF! Référence à quelque chose qui n existe pas ou qui a été effacé. #VALEUR! Arguments incompatibles dans une fonction. Suite à la création d une formule erronée ou quand on sélectionne une cellule contenant une erreur potentielle (cellules avec un triangle vert dans leur coin supérieur gauche), une balise s affiche. Cliquer sur la balise signalant l erreur. Ce menu propose diverses commandes pour vous aider à identifier et à corriger l erreur, ou pour l ignorer. Les erreurs devant être signalées par cette balise sont à préciser dans le dialogue amené par la commande Outils/Options, onglet Vérification des erreurs. 56 Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques

6 LIAISON ENTRE FEUILLES La liaison permet de récupérer un résultat apparaissant dans une autre feuille de calcul, que celle-ci appartienne au même classeur ou à un autre. Les cellules étant liées, si les données de la feuille source changent, les modifications sont automatiquement répercutées dans les cellules liées. Il s agit d une référence externe : on peut ainsi récupérer le contenu d une cellule ou le contenu d une plage de cellules. On peut également construire des formules impliquant des cellules appartenant à des feuilles distinctes. 1 - RÉFÉRENCE À UNE CELLULE OU À UNE PLAGE D UNE AUTRE FEUILLE Liaisons avec des cellules appartenant à d autres feuilles Méthode 1 Ouvrir le ou les classeurs contenant les feuilles Activer la feuille d origine Sélectionner la plage de cellules dont on veut récupérer le contenu Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Edition/Copier, ou appuyer sur -C. Activer le classeur et la feuille de destination Placer le curseur à la position où l on veut récupérer la plage de cellules Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Edition/Coller, ou appuyer sur -V. Cliquer sur la balise qui s affiche automatiquement à proximité de la zone de collage. Dans le menu qui s affiche, cocher Lier les cellules On crée ainsi une référence externe dont la formule est du type : Si les feuilles appartiennent au même classeur : =Feuil1!$B$5 Si elles appartiennent à des classeurs différents : = [Classeur.xls]Feuil1!$B$5 Méthode 2 Ouvrir le ou les classeurs contenant les feuilles Activer la feuille de destination Sélectionner une plage de la même taille que la plage à récupérer Taper = pour créer une formule Activer la feuille d origine et sélectionner la plage à récupérer Appuyer sur - - pour confirmer On crée ainsi une référence externe. La formule est du type : {=Feuil2!A4:C6} ou {= [Classeur.xls]Feuil2!$A$4:$C$6}. Il s agit d une matrice. Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques 57

7 LIAISON ENTRE FEUILLES 2 - FORMULE UTILISANT DES RÉFÉRENCES EXTERNES Il s agit de créer une formule qui utilise le contenu de cellules appartenant à d autres feuilles de calcul ou à d autres classeurs. La formule sera mise à jour en cas de modification dans les feuilles sources. Avant de créer la formule, enregistrer le/les classeurs contenant les feuilles sources. Ouvrir le ou les classeurs contenant les feuilles sources et la feuille de synthèse Placer le curseur dans la feuille de synthèse (celle où apparaîtra la formule) Taper = Activer la première feuille source et cliquer dans la donnée à utiliser dans la formule Taper un opérateur (+, -, / ou *) Activer la seconde feuille source et cliquer dans la donnée à utiliser dans la formule Et ainsi de suite... Taper pour achever la formule On obtient par exemple, =Ventes1!A15+Ventes2!A25 si les feuilles appartiennent au même classeur, ou = [Classeur.xls]Ventes1!$A$15+ [Classeur.xls]Ventes2!$A$25 si les feuilles appartiennent à des classeurs distincts. Remarque : on peut ne pas ouvrir les feuilles sources et taper directement la formule si on est certain des références des cellules externes utilisées dans la formule. 3 - MISE À JOUR DES RÉFÉRENCES EXTERNES A l ouverture d un classeur contenant des formules qui font référence à d autres classeurs : Si ceux-ci sont ouverts, la mise à jour des formules est automatique. Si ceux-ci ne sont pas ouverts, Excel affiche un message : dans ce dialogue, cliquer «Mettre à jour» pour mettre à jour les liaisons. En cours de session : Edition/Liaison Sélectionner la description de la liaison à mettre à jour Cliquer «Mettre à jour les valeurs» 58 Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques

8 ÉTIQUETTES Les tableaux comportent généralement des libellés (Excel parle d étiquettes), placés en haut de chaque colonne et à gauche de chaque ligne, et qui décrivent les séries du tableau. Vous pouvez utiliser ces étiquettes dans les formules lorsque vous voulez vous référer aux données en question. Il faut toutefois vérifier que la case Accepter les étiquettes dans les formules est cochée dans le dialogue amené par la commande Outils/Options, onglet Calcul. La différence entre les étiquettes et les noms (voir pages suivantes) est que les noms doivent être créés par l utilisateur, et qu ils sont utilisables dans la totalité du classeur alors que les étiquettes sont automatiquement identifiées par Excel, mais ne peuvent être utilisées que dans la feuille en cours. Si l on modifie les étiquettes d un tableau, leur nom est automatiquement mis à jour dans les formules qui les utilisent. 1 - UTILISER LES ÉTIQUETTES DANS LES FORMULES Par exemple, si un tableau contient les montants des ventes dans une colonne étiquetée Ventes et une ligne pour un pays étiquetée Espagne, on peut calculer les ventes pour l Espagne en tapant la formule =Espagne Ventes. L espace entre les étiquettes est l opérateur d intersection, qui commande à la formule de renvoyer la valeur de la cellule située à l intersection de la ligne Espagne et de la colonne Ventes. Par exemple, dans ce tableau nous avons tapé les formules suivantes : En B8 =SOMME(Ventes) En D4 =France Ventes-France Objectif En D8 =Total Ventes-Total Objectif 2 - DÉFINIR LES ÉTIQUETTES Si les étiquettes ne sont pas dans la première ligne ou la première colonne du tableau, il faut signaler leur position à Excel. Sélectionner les étiquettes en ligne ou en colonne Insertion/Nom/Étiquette (a) Préciser en (a) s il s agit d étiquettes de lignes ou de colonnes Cliquer «Ajouter» Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques 59

9 NOMS DE CELLULE/PLAGE DE CELLULES Si les données d un tableau ne possèdent aucune étiquette, ou si l on désire utiliser des données enregistrées dans une autre feuille de calcul du même classeur, on peut créer un nom qui désignera la cellule ou la plage. Il devient ensuite possible d utiliser ce nom dans les formules pour faire référence à cette cellule ou à cette plage nommée. 1 - NOMMER UNE PLAGE DE CELLULES Avec la barre de formule Sélectionner la plage de cellules Cliquer dans la zone de saisie qui se trouve à l extrémité gauche de la barre de formule Taper un nom Appuyer sur Ici Avec un dialogue Sélectionner la plage Insertion/Nom/Définir, ou appuyer sur - Taper un nom (sans espaces) Cliquer «Ajouter» 2 - RÉCUPÉRER LA LISTE DES NOMS UTILISÉS Pour insérer dans une partie de la feuille de calcul la liste des noms définis et les références des plages associées. Placer le curseur dans la zone vide de la feuille Insertion/Nom/Coller, ou appuyer sur Cliquer «Coller une liste» 3 - UTILISER UN NOM DANS UNE FORMULE Lors de la création d une formule, plutôt que de cliquer dans une cellule ou de sélectionner une plage de cellules pour en faire apparaître les références, on peut saisir ou récupérer le nom de la cellule ou de la plage. La formule devient beaucoup plus lisible. Le curseur étant dans la barre de formule, à la position où l on souhaite insérer le nom, Taper le nom Ou Insertion/Nom/Coller, ou appuyer sur Sélectionner dans la liste le nom à insérer 60 Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques

10 NOM DE CELLULE/PLAGE DE CELULES 4 - SUPPRIMER UN NOM Insertion/Nom/Définir, ou appuyer sur - Sélectionner le nom dans la liste Cliquer «Supprimer» 5 - GÉNÉRER AUTOMATIQUEMENT LES NOMS EN UTILISANT LES LIBELLÉS Si un tableau contient des libellés, Excel peut automatiquement nommer les lignes et les colonnes du tableau en utilisant ces libellés comme noms. Sélectionner le tableau Insertion/Nom/Créer, ou appuyer sur - - Indiquer dans le dialogue qui s affiche où se trouvent les libellés du tableau 6 - REMPLACER LES RÉFÉRENCES PAR LES NOMS DANS LES FORMULES Si vos formules n utilisent pas de noms, vous pouvez créer les noms après coup et demander à Excel de remplacer dans toutes les formules les références par les noms existants. Sélectionner le tableau, ou ne rien sélectionner pour un remplacement dans toute la feuille Insertion/Nom/Appliquer Cliquer «Options» (a) (b) (c) (d) (a) Remplace des références par des noms quel que soit le type de référence. Si vous désactivez cette case, les références absolues ne sont remplacées que par des noms absolus, et les références relatives par des noms relatifs. (b) Cette option permet d utiliser le nom des plages de lignes et de colonnes contenant les cellules auxquelles il est fait référence si les noms des cellules exactes référencées ne peuvent être trouvés. (c) Si la cellule référencée se trouve dans la même colonne que la formule et à l intérieur d une plage orientée en ligne nommée, permet de remplacer la référence par le nom orienté en ligne. (d) Si la cellule référencée se trouve dans la même ligne que la formule et à l intérieur d une plage orientée en ligne nommée, cette option remplace la référence par le nom orienté en colonne. Si nécessaire, sélectionner les noms devant être utilisés dans la procédure de remplacement Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques 61

11 CALCUL MATRICIEL Une matrice est une plage de cellules repérée comme une entité unique. Au sein d une formule, on pourra utiliser une matrice plutôt qu une référence à une plage de cellules. L intérêt est que l on pourra remplacer une formule et ses copies par une seule formule matricielle. On gagne du temps et la taille de la feuille de calcul est réduite. 1 - CRÉER UNE FORMULE MATRICIELLE Avec la méthode habituelle Exemple : (a) Créer la formule en (a) : =A2*B2 Recopier la formule vers le bas En utilisant le calcul matriciel Sélectionner la zone de calcul (C2 à C5) Taper = Sélectionner la plage A2 à A5 Taper * Sélectionner la plage B2 à B5 Appuyer sur - - pour valider la formule matricielle Pour toute la zone calculée, c est la même formule qui apparaît. On reconnaît qu elle est matricielle car elle est placée entre accolades : {=A2:A5*B2:B5}. 2 - RÉVISER UNE FORMULE MATRICIELLE Double-clic dans l une des cellules contenant la formule Modifier la formule Appuyer sur - - pour valider la formule 3 - SUPPRIMER UNE MATRICE On ne peut pas effacer une partie de la matrice : elle doit être effacée dans sa totalité. Cliquer sur une cellule de la matrice Edition/Atteindre, ou appuyer sur -T Cliquer «Cellules» Cocher Matrice en cours Appuyer sur 62 Tsoft/Eyrolles Excel 2002 Initiation Formation avec exercices et cas pratiques

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